「毎回フォーム回答を受け取るたびに、手作業で帳票を作って送信して…正直、時間がいくらあっても足りない！」
そんな悩みを抱える方に向けて、今回はフォーム入力をトリガーに、帳票を自動で作成・共有する方法をご紹介します。たとえば、SlackやDiscordなどのチャットツールに、完成した帳票PDFを自動共有することや、GmailやOutlookを使って、取引先へ自動で帳票をメール送信することも可能です。さらに、DropboxやBoxといったストレージサービスに帳票を自動保存するところまで自動化してしまえば、ファイル管理まで簡単にできますよ！Yoomのテンプレートを使えば、プログラミング知識がなくても誰でもすぐに自動化を試すことができるのでおすすめです。
この記事では、フォーム入力をもとに帳票を自動生成する方法について実際の設定している画面を画像で見せながら詳しく解説していきます。業務効率化に興味のある方は、ぜひ最後までチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォーム入力内容から帳票を自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをGmailで送付する
試してみる
■概要
フォームからの申込みや問い合わせ後、手作業で帳票を作成しメールで送付する業務は、手間がかかる上にミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームに入力された情報を元に、Google スプレッドシートの雛形から帳票を自動で生成し、GmailでPDFとして自動送信することが可能です。面倒な定型業務を自動化し、迅速で正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ後、手作業での帳票作成に時間を取られているご担当者の方
- Google スプレッドシートを帳票の雛形としており、手入力による転記ミスを防止したい方
- 顧客への書類送付を迅速化し、対応スピードと業務品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答を起点に帳票作成からメール送信までが自動実行されるため、一連の手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや送付先の誤り、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、必要な情報を収集するフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を設定し、連携したGoogle スプレッドシートから任意の雛形ファイルを選択して帳票を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで生成した帳票のPDFを添付して、任意の宛先にメールを送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、テキスト入力、選択式、ファイルアップロードなど、取得したい情報に合わせて質問項目を自由に設定できます。
- 書類を発行する機能では、お使いのGoogle スプレッドシートを雛形として指定でき、フォームで取得した情報を任意のセルに変数として差し込めます。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先（To, CC, BCC）を任意で設定でき、件名や本文にもフォームで取得した情報を変数として利用可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
フォーム入力から帳票を自動生成・共有する方法
ここでは、Yoomのフォーム機能や外部のフォームサービスへの入力内容をトリガーとして、帳票を自動で生成し、メールやチャット、ストレージサービスなど、様々なツールへ連携する方法を具体的なテンプレートを交えて紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
作成した帳票PDFをチャットツールで共有する
フォーム入力から帳票を自動生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールに通知できるので、チーム内での迅速な情報共有や、作成された帳票内容の確認作業などを効率化しましょう！
フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをDiscordに送付する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた内容をもとに、都度帳票を作成して関係者に共有するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。手作業での対応は、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、内容を反映した帳票を自動でPDF化し、指定のDiscordチャンネルへ送信できるため、一連の定型業務を自動化し、ミスなく迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた内容を元に、手作業で帳票を作成している方
- 作成した帳票PDFをDiscordで共有しており、一連の作業を効率化したい方
- 定型的な書類作成や共有業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答から帳票生成、Discordへの送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスやファイル共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、帳票の雛形として使用するGoogle スプレッドシートと、通知先であるDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、フォームの回答内容を反映させる箇所を指定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを選択し、前のステップで生成された帳票PDFを指定のチャンネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガー機能では、氏名や連絡先、申込内容など、取得したい情報を自由に項目として設定できます。
- 書類を発行する機能では、帳票の元となるGoogle スプレッドシートの雛形ファイルを任意で指定し、フォームで取得した情報をファイル内の特定箇所に変数として埋め込めます。
- Discordへの通知では、送信先のチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文にフォームで受け付けた内容を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
作成した帳票PDFをメールで送信する
フォーム回答をもとに生成した帳票PDFを、GmailやOutlookといったメールツールで自動送信できるため、取引先への送付や関係者への報告といった定型業務の手間を削減し、送信ミスを防ぐことができます。
フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをGmailで送付する
試してみる
■概要
フォームからの申込みや問い合わせ後、手作業で帳票を作成しメールで送付する業務は、手間がかかる上にミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームに入力された情報を元に、Google スプレッドシートの雛形から帳票を自動で生成し、GmailでPDFとして自動送信することが可能です。面倒な定型業務を自動化し、迅速で正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせ後、手作業での帳票作成に時間を取られているご担当者の方
- Google スプレッドシートを帳票の雛形としており、手入力による転記ミスを防止したい方
- 顧客への書類送付を迅速化し、対応スピードと業務品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答を起点に帳票作成からメール送信までが自動実行されるため、一連の手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや送付先の誤り、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、必要な情報を収集するフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を設定し、連携したGoogle スプレッドシートから任意の雛形ファイルを選択して帳票を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、前のステップで生成した帳票のPDFを添付して、任意の宛先にメールを送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、テキスト入力、選択式、ファイルアップロードなど、取得したい情報に合わせて質問項目を自由に設定できます。
- 書類を発行する機能では、お使いのGoogle スプレッドシートを雛形として指定でき、フォームで取得した情報を任意のセルに変数として差し込めます。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先（To, CC, BCC）を任意で設定でき、件名や本文にもフォームで取得した情報を変数として利用可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをOutlookに送信する
試してみる
■概要
Webフォームからの申し込み後、その内容をもとに手作業で見積書や申込書を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていないでしょうか。この定型業務は、入力ミスや送信漏れのリスクも伴うため、慎重な対応が求められます。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに帳票を自動で作成し、OutlookからPDF形式で自動送信までを完結させることが可能です。一連の作業を効率化し、ミスなく迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームからの回答内容を元に見積書や申込書などを手作業で作成している方
- 作成した帳票のPDFをOutlookに添付し、手動でメール送信している営業や管理部門の方
- 定型的な書類発行と送付業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から帳票作成、PDF化、メール送信までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記ミスやメールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートで作成した雛形を元に書類を発行するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、氏名や会社名、問い合わせ内容など、取得したい情報を任意で設定してください。
- 書類を発行する機能では、帳票の元となるGoogle スプレッドシートの雛形ファイルを指定し、フォームで取得した情報をどのセルに反映させるかを変数として設定できます。
- Outlookでのメール送信設定では、宛先を任意で設定できるほか、件名や本文にもフォームで取得した情報（会社名や氏名など）を変数として差し込むことが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
作成した帳票PDFをストレージサービスに保存する
フォームから作成した帳票PDFを、DropboxやBoxなどのオンラインストレージに自動で保存・整理できるので、ファイル管理の手間を省き、必要な時にすぐアクセスできる環境を整えましょう！
フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをDropboxに保存する
試してみる
■概要
フォームからの申し込みがあるたびに、手作業で帳票を作成し、指定のフォルダに保存するのは手間がかかる作業です。特に件数が多い場合、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、Google スプレッドシートのテンプレートから帳票を自動生成し、PDFとしてDropboxへ保存する一連の作業を自動化するため、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの回答内容をもとに、日常的に見積書や申込書などの帳票を作成している方
- Google スプレッドシートとDropboxを利用し、手作業で帳票作成と保存を行っている方
- 帳票作成における入力ミスや保存漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があると、帳票の生成からDropboxへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やファイル保存がなくなることで、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートのテンプレートから帳票を生成するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能で設定する質問項目（氏名、会社名など）は、業務内容に合わせて自由に作成、変更が可能です。
- 書類を発行する機能では、任意のGoogle スプレッドシートを帳票の雛形として指定でき、フォームで取得した情報を帳票内の特定のセルに自動で反映できます。
- Dropboxにアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名もフォームの回答内容を引用して動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをBoxに格納する
試してみる
■概要
フォームに回答された内容をもとに、一件一件手作業で帳票を作成し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Google スプレッドシートを雛形とした帳票を自動で作成し、PDFとしてBoxへ格納する一連のプロセスを自動化でき、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答内容をもとに、手作業で帳票を作成・管理している方
- Boxを活用しており、生成したPDFの格納作業を効率化したいと考えている方
- 定型的な書類の作成業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からBoxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた帳票作成やファイル管理にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記やファイル操作が不要になることで、入力ミスや格納先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、任意のフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートを雛形として帳票を自動生成するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成された帳票のPDFを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、質問項目や形式を任意で設定し、独自の入力フォームを作成してください。
- 書類を発行する機能では、帳票の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルや、フォームの回答内容を反映させるセルを任意で指定可能です。
- Boxへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。ファイル名にはフォームの回答内容を変数として含めることも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォーム回答内容から帳票を自動生成しGmailで送付するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームに回答が送信された際に、その内容をもとに帳票PDFを自動で生成し、指定した宛先にGmailで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Yoomフォームと書類作成機能、Gmail、Googleスプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーの設定
- 書類作成アクション(Googleスプレッドシート)の設定
- Gmailアクションの設定
- フローをONにし、テスト回答を送信してフローが起動するかを確認
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
【事前準備 Googleスプレッドシート】
このフローは、情報を基にGoogleスプレッドシートで書類を作成するため、Googleスプレッドシートの書類を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、営業担当や社内スタッフが発注書を作成するイメージで以下のような発注書を作成しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Googleスプレッドシート、Gmailの場合】
Googleスプレッドシート、Gmailを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
フォームの問い合わせ内容をDeepSeekで多言語翻訳し、Slackで通知する
試してみる
■概要
海外からの問い合わせが増加する中、手作業での翻訳や担当者への共有に手間を感じていませんか。対応の遅れや翻訳ミスは、ビジネスチャンスの損失にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームに届いた問い合わせ内容をAI（DeepSeek）が自動で多言語翻訳し、Slackへ即時通知するため、グローバルなコミュニケーションを円滑にし、迅速な対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外からの問い合わせが多く、手動での翻訳や共有に時間がかかっている担当者の方
- 多言語対応のWebサイトを運営しており、問い合わせ対応の迅速化を図りたいと考えている方
- 問い合わせ対応の属人化を防ぎ、チーム全体でスムーズな情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム受信から翻訳、Slackへの通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた翻訳や情報共有にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業による翻訳ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速かつ正確な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepSeekとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、任意のフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、フォームで受け取った問い合わせ内容を1つ目の言語へ翻訳するように指定します。
- さらに、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを再度設定し、2つ目の言語へ翻訳するように指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、お名前や会社名、問い合わせ内容など、取得したい情報に合わせて自由にフォームの項目を設定してください。
- DeepSeekの翻訳設定では、翻訳したいテキストとしてフォームで受け取った内容を変数で指定できます。また、翻訳先の言語も日本語や英語など、必要に応じて自由に設定可能です。
- Slackへの通知では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、メッセージ本文にフォームの受付内容や翻訳結果などを変数として埋め込むことで、分かりやすい通知内容にカスタムできます。
■注意事項
- DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：フォームが回答されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「フォームトリガー 帳票作成フォーム」をクリックしてみましょう！
2) 帳票作成フォームを作成します。
今回は、発注番号や発注日、発注元・会社名など帳票に必要な情報を回答してもらうフォームを作成しています。
取得したい情報にあわせて質問を編集してみてください。
右上の「レビューページ」をクリックすると実際の表記も確認することができますよ！
フォームの基本設定・オプション設定について | Yoomヘルプセンター
回答フォームを完了した際に表示される、完了ページの内容の設定も可能です。
※完了ページのプレビューは次のページで確認できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
3)「取得した値」はこの後のフローで回答のサンプルとして表示されます。
サンプルとして使用するわかりやすい内容を入力して「保存」してください。
ステップ4：書類を作成するアクションを設定
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。
雛形書類の連携はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、事前に用意した書類のIDを選択してください。
出力ファイル名にはぜひ帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した作成した書類の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」には出力ファイル名と同様に帳票作成フォームのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
ステップ5：メールを送るアクションを設定
1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールを送る」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。
取得ファイルが「取得した値」「発行した書類」になっていることを確認して、「次へ」をクリックします。
メール内容を確認して「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。
これで【フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをGmailに送付する】というフローが完成です。
ステップ6：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
書類作成機能を使ったその他の自動化例
書類作成機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
書類作成機能を使った自動化例
クラウドサービスの請求書を取得してGoogle Driveに保存したり、HubSpotのコンタクトページから請求書を作成・送付したりできます。また、Notionデータベースの情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を作成して、メールで送信することも可能です。
HubSpotのコンタクトページから請求書を作成・送付する
試してみる
◼️概要
HubSpotのコンタクトページからYoomのフローボットを起動し、スプレッドシートの雛形をもとに請求書を作成。
作成した請求書をGmailで送付するフローボットです。
HubSpotからフローボットを起動し、請求品目や金額などの情報を入力フォームで設定すると、請求書が自動で作成されます。
請求書の雛形は自由なフォーマットでご利用いただけます。
◼️注意事項
・HubSpot、GmailそれぞれとYoomの連携が必要です。
・こちらのようなスプレッドシートで作成した請求書の雛形を用意してください。
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、メールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談情報を登録・管理している方
・見積発行の詳細内容を管理している方
2.Microsoft Excelを業務に活用している企業
・見積書発行のための雛形作成に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはあらゆる情報を可視化でき、チーム内への共有をスムーズにするツールです。
しかし、Notionに登録された情報を手入力し毎回見積書を発行するのは、顧客満足度の低下を招く可能性があります。
このフローを活用すると、Microsoft Excelの雛形にNotionの情報を自動追加して見積書を作成し、メールで取引先に送付することができます。
見積書送付までの一連の流れを自動化することで、作業にかかっていた時間と手間を大幅に削減し、業務工率化につなげます。
フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付する
試してみる
■概要
海外のクライアントへの見積書作成時、言語の壁や手作業による作成・送付に手間を感じていないでしょうか。翻訳ミスや送付遅延は、ビジネスチャンスの損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力でDeepLが自動翻訳し、Google スプレッドシートで見積書を生成、そのままメールで送付までの一連の流れを自動化でき、迅速で正確な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外の顧客向けに見積書を作成しており、翻訳や送付作業を効率化したい方
- DeepLとGoogle スプレッドシートを使った手作業での見積書作成に手間を感じている方
- 見積もり作成から送付までのプロセスを自動化し、属人化を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに入力された内容を基に、翻訳から見積書発行、送付までを自動化し、手作業の時間を短縮します。
- 手作業による翻訳内容の誤りや、書類への転記ミス、送付漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、見積もりに必要な情報を取得するためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでDeepLを選択し、フォームで受け取った内容を翻訳するアクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、翻訳されたテキストを基に見積書を発行するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、発行した見積書を添付して顧客に送付するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、見積もりに必要な項目（例：品目、数量、単価など）に合わせて質問内容を自由に設定してください。
- DeepLのアクションでは、翻訳したい項目をフォームトリガーのアウトプットから指定し、翻訳先の言語も任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、見積書の雛形となるスプレッドシートや、発行するファイル名を任意のものに設定可能です。
- メール送信のアクションでは、件名や本文にフォームで受け取った顧客名などを組み込み、パーソナライズした内容で送付できます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドサービスの請求書を取得しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
毎月発生する複数のクラウドサービスの請求書取得や、所定のフォルダへの保存作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、ダウンロード漏れや保存ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに必要な情報を入力するだけで、RPAが各サービスにログインして請求書を取得し、自動でGoogle Driveに保存するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のクラウドサービスを利用しており、毎月の請求書管理に手間を感じている経理や総務担当者の方
- 請求書の取得漏れや保存ミスを防ぎ、管理業務を効率化したいと考えているバックオフィス責任者の方
- RPAを活用し、Webサイトからの情報取得やファイル保存を自動化したいと考えているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- RPAが請求書取得から保存までを代行するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるダウンロード忘れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- トリガーとしてフォームトリガーを設定し、請求書を取得したいサービス名や対象月などを入力する項目を作成します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、各クラウドサービスにログイン後、請求書をダウンロードするまでの一連の操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAが取得した請求書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、請求書取得に必要なサービス名、ID、パスワード、対象年月など、管理しやすいように入力項目を任意で設定してください。
- RPA機能では、請求書を取得したい各クラウドサービスのログインページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを操作内容に合わせて設定してください。
■注意事項
- Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- なお、このフローはご利用されているクラウドサービスによっては実現できない可能性もあるため、ご了承ください。
フォームの情報をもとに、請求書を作成してOneDriveに保存する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書を作成してOneDriveに保存する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの情報送信をきっかけに、Google スプレッドシートでの請求書発行からOneDriveへのファイル保存までの一連の流れを自動化できます。
自動化の導入によって、業務の質向上と作業完了までの時間短縮が見込めるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームに入力された顧客情報を基に、手作業で請求書を作成している方
- 作成した請求書を都度OneDriveへ手動でアップロード・管理している方
- 請求書発行業務の効率化と、それに伴うヒューマンエラー削減を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書作成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、他の業務に注力できます。
- 手作業による転記ミスや計算間違い、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を設定し、指定のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、フォーム情報を基に請求書を作成します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、作成された請求書ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」では、事前に請求書の雛形となるスプレッドシートファイルを用意する必要があります。
- 「ファイルをアップロード」では、フォームから取得した顧客名や日付などの情報を用いてファイル名を動的に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
まとめ
この記事では、「フォーム入力をもとに帳票を自動生成する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。書類作成機能を活用した帳票自動生成は、単純な繰り返し作業にかかる時間を大幅に削減できるだけでなく、手動による作成ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐ上でも非常に効果的です。
Yoomには、今回ご紹介した帳票自動生成以外にも、様々な業務を効率化できるテンプレートが豊富に用意されています。
特定のスケジュールに応じた書類発行、フォーム送信後の自動帳票作成、チャットツールやストレージへの連携など、業務フローに合わせた柔軟な自動化が可能です。
「帳票作成にかかる手間を減らしたい」「情報共有のスピードを上げたい」「作成・送信ミスを防ぎたい」と考えている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化を試してみてください。難しい操作は不要で、すぐに始めることができますよ！
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