【ノーコードで実現】フォーム入力をもとに帳票を自動生成する方法

作成した帳票PDFをメールで送信する

<span class="mark-yellow">フォーム回答をもとに生成した帳票PDFを、GmailやOutlookといったメールツールで自動送信できる</span>ため、取引先への送付や関係者への報告といった定型業務の手間を削減し、送信ミスを防ぐことができます。

作成した帳票PDFをストレージサービスに保存する

<span class="mark-yellow">フォームから作成した帳票PDFを、DropboxやBoxなどのオンラインストレージに自動で保存・整理できる</span>ので、ファイル管理の手間を省き、必要な時にすぐアクセスできる環境を整えましょう！

フォーム回答内容から帳票を自動生成しGmailで送付するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Yoomのフォームに回答が送信された際に、その内容をもとに帳票PDFを自動で生成し、指定した宛先にGmailで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

•  Yoomフォームと書類作成機能、Gmail、Googleスプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フォームトリガーの設定
• 書類作成アクション(Googleスプレッドシート)の設定
• Gmailアクションの設定
• フローをONにし、テスト回答を送信してフローが起動するかを確認

ステップ1：マイアプリ登録の流れ

【事前準備 Googleスプレッドシート】
このフローは、情報を基にGoogleスプレッドシートで書類を作成するため、Googleスプレッドシートの書類を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、営業担当や社内スタッフが発注書を作成するイメージで以下のような発注書を作成しました。

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。

【Googleスプレッドシート、Gmailの場合】

Googleスプレッドシート、Gmailを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：フォームが回答されたら起動するトリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「フォームトリガー　帳票作成フォーム」をクリックしてみましょう！

2) 帳票作成フォームを作成します。
今回は、発注番号や発注日、発注元・会社名など帳票に必要な情報を回答してもらうフォームを作成しています。
取得したい情報にあわせて質問を編集してみてください。
右上の「レビューページ」をクリックすると実際の表記も確認することができますよ！
フォームの基本設定・オプション設定について | Yoomヘルプセンター

回答フォームを完了した際に表示される、完了ページの内容の設定も可能です。
※完了ページのプレビューは次のページで確認できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

3)「取得した値」はこの後のフローで回答のサンプルとして表示されます。
サンプルとして使用するわかりやすい内容を入力して「保存」してください。

ステップ4：書類を作成するアクションを設定

1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。

雛形書類の連携はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、事前に用意した書類のIDを選択してください。

出力ファイル名にはぜひ帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター

‍3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した作成した書類の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」には出力ファイル名と同様に帳票作成フォームのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。

入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。

ステップ5：メールを送るアクションを設定

1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「メールを送る」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。

取得ファイルが「取得した値」「発行した書類」になっていることを確認して、「次へ」をクリックします。

メール内容を確認して「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。

‍

これで【フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをGmailに送付する】というフローが完成です。

ステップ6：テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。

書類作成機能を使ったその他の自動化例

書類作成機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

書類作成機能を使った自動化例

クラウドサービスの請求書を取得してGoogle Driveに保存したり、HubSpotのコンタクトページから請求書を作成・送付したりできます。また、Notionデータベースの情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を作成して、メールで送信することも可能です。

まとめ

この記事では、「フォーム入力をもとに帳票を自動生成する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。書類作成機能を活用した帳票自動生成は、単純な繰り返し作業にかかる時間を大幅に削減できるだけでなく、手動による作成ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐ上でも非常に効果的です。

<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した帳票自動生成以外にも、様々な業務を効率化できるテンプレートが豊富に用意されています。</span>
特定のスケジュールに応じた書類発行、フォーム送信後の自動帳票作成、チャットツールやストレージへの連携など、業務フローに合わせた柔軟な自動化が可能です。
「帳票作成にかかる手間を減らしたい」「情報共有のスピードを上げたい」「作成・送信ミスを防ぎたい」と考えている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化を試してみてください。難しい操作は不要で、すぐに始めることができますよ！

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