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「毎回フォーム回答を受け取るたびに、手作業で帳票を作って送信して…正直、時間がいくらあっても足りない！」
そんな悩みを抱える方に向けて、今回はフォーム入力をトリガーに、帳票を自動で作成・共有する方法をご紹介します。たとえば、SlackやDiscordなどのチャットツールに、完成した帳票PDFを自動共有することや、GmailやOutlookを使って、取引先へ自動で帳票をメール送信することも可能です。さらに、DropboxやBoxといったストレージサービスに帳票を自動保存するところまで自動化してしまえば、ファイル管理まで簡単にできますよ！Yoomのテンプレートを使えば、プログラミング知識がなくても誰でもすぐに自動化を試すことができるのでおすすめです。
この記事では、フォーム入力をもとに帳票を自動生成する方法について実際の設定している画面を画像で見せながら詳しく解説していきます。業務効率化に興味のある方は、ぜひ最後までチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォーム入力内容から帳票を自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
「フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをGmailに送付する」フローは、入力データを基に効率的に帳票を作成し、自動でメール配信する業務ワークフローです。
フォームへの回答内容を活用して、必要な帳票を自動で生成するプロセスを構築することで、手作業による作成の手間や時間を削減できます。
また、生成されたPDFをGmailに自動送信することで、情報共有がスムーズになり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム入力後の帳票作成に時間を取られている事務担当者の方
・手作業で帳票を作成し、メール送信している業務プロセスを自動化したい方
・帳票の自動生成システムを導入して、業務効率を向上させたい企業のIT担当者
・ミスなく正確な帳票をスムーズに配信したい経営者や管理職の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
フォーム入力から帳票を自動生成・共有する方法
ここでは、Yoomのフォーム機能や外部のフォームサービスへの入力内容をトリガーとして、帳票を自動で生成し、メールやチャット、ストレージサービスなど、様々なツールへ連携する方法を具体的なテンプレートを交えて紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
作成した帳票PDFをチャットツールで共有する
フォーム入力から帳票を自動生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールに通知できるので、チーム内での迅速な情報共有や、作成された帳票内容の確認作業などを効率化しましょう！
■概要
「フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをDiscordに送付する」ワークフローは、データ収集から帳票作成、共有までをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、日常業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中できる環境を整えることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・オンラインフォームを活用してデータを収集しているが、帳票作成に手間を感じている方
・生成した帳票をチーム内でスムーズに共有したいDiscord利用者の方
・手動でのデータ管理や帳票作成に伴うミスを減らしたい業務担当者の方
・業務フローの自動化を検討しており、効率化を図りたい企業のIT担当者の方
・帳票の管理と共有を一元化し、業務の透明性を高めたい管理職の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
作成した帳票PDFをメールで送信する
フォーム回答をもとに生成した帳票PDFを、GmailやOutlookといったメールツールで自動送信できるため、取引先への送付や関係者への報告といった定型業務の手間を削減し、送信ミスを防ぐことができます。
■概要
「フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをGmailに送付する」フローは、入力データを基に効率的に帳票を作成し、自動でメール配信する業務ワークフローです。
フォームへの回答内容を活用して、必要な帳票を自動で生成するプロセスを構築することで、手作業による作成の手間や時間を削減できます。
また、生成されたPDFをGmailに自動送信することで、情報共有がスムーズになり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム入力後の帳票作成に時間を取られている事務担当者の方
・手作業で帳票を作成し、メール送信している業務プロセスを自動化したい方
・帳票の自動生成システムを導入して、業務効率を向上させたい企業のIT担当者
・ミスなく正確な帳票をスムーズに配信したい経営者や管理職の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをOutlookに送信する」フローは、フォームの入力データから自動的に帳票を作成し、PDF形式でOutlookに送信する業務ワークフローです。
手動で行うと時間がかかる作業を自動化することで、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームの回答内容を基に帳票作成を行っている業務担当者の方
・帳票生成やメール送信のプロセスを自動化したいと考えている方
・データ共有のスムーズ化と業務フローの改善を目指すチームリーダーや管理者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
作成した帳票PDFをストレージサービスに保存する
フォームから作成した帳票PDFを、DropboxやBoxなどのオンラインストレージに自動で保存・整理できるので、ファイル管理の手間を省き、必要な時にすぐアクセスできる環境を整えましょう！
■概要
「フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをDropboxに保存する」ワークフローは、フォーム入力から帳票作成、そしてクラウド保存までをシームレスに自動化する業務ワークフローです。
Yoomを活用することで、フォームの回答内容を基に自動的に帳票を生成し、指定のDropboxフォルダにPDF形式で保存することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム入力データを活用して定期的に帳票を作成する業務を担当している方
・手動での帳票作成やファイル保存に時間を取られている事務担当者の方
・データ管理の効率化を図り、クラウドストレージへの自動保存を実現したい企業のIT担当者
・帳票自動生成システムを導入して業務プロセスを改善したいと考えている中小企業の経営者の方
・フォームと連携する他のSaaSアプリともスムーズにデータを共有したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
フォームに回答された内容をもとに帳票を自動生成し、PDF形式でBoxに保存する業務ワークフローです。
YoomのAPI連携、AI、OCR、RPA機能を活用することで、手動での帳票作成や保存作業の手間を削減し、効率的な業務運用を実現します。
これにより、正確なデータ管理とスムーズな情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームの回答をもとに定期的に帳票を作成している方
・帳票作成やPDF保存のプロセスを自動化したい事務担当者
・Boxを活用して文書管理を効率化したい企業やチーム
・業務のデジタル化を進め、手作業を減らしたい経営者
・Yoomを利用して既存の業務フローを改善したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォーム回答内容から帳票を自動生成しGmailで送付するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームに回答が送信された際に、その内容をもとに帳票PDFを自動で生成し、指定した宛先にGmailで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
【事前準備 Googleスプレッドシート】
このフローは、情報を基にGoogleスプレッドシートで書類を作成するため、Googleスプレッドシートの書類を準備する必要があります。
こちらを参考にしてください。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
なお、今回は、営業担当や社内スタッフが発注書を作成するイメージで以下のような発注書を作成しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Googleスプレッドシート、Gmailの場合】
Googleスプレッドシート、Gmailを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
■概要
「フォームの問い合わせ内容をDeepSeekで多言語翻訳し、Slackで通知する」ワークフローは、多言語での問い合わせ対応を効率化するための業務ワークフローです。
フォームから送信された問い合わせ内容をDeepSeekの多言語翻訳機能で迅速に翻訳し、Slackに通知します。
これにより、チーム全体が素早く適切な対応を取ることができ、グローバルなビジネス環境でもスムーズな対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・多言語対応が必要なカスタマーサポート担当者の方
・フォームで集まる問い合わせを迅速に処理したい営業チームの方
・Slackを活用してチーム内で情報共有を強化したい方
・DeepSeekの多言語翻訳機能を活用して業務効率化を図りたい企業のIT担当者の方
・グローバル市場でのビジネス展開を支援したい企業経営者の方
■注意事項
・DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：フォームが回答されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「フォームトリガー 帳票作成フォーム」をクリックしてみましょう！
2) 帳票作成フォームを作成します。
今回は、発注番号や発注日、発注元・会社名など帳票に必要な情報を回答してもらうフォームを作成しています。
取得したい情報にあわせて質問を編集してみてください。
右上の「レビューページ」をクリックすると実際の表記も確認することができますよ！
フォームの基本設定・オプション設定について | Yoomヘルプセンター
回答フォームを完了した際に表示される、完了ページの内容の設定も可能です。
※完了ページのプレビューは次のページで確認できます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
3)「取得した値」はこの後のフローで回答のサンプルとして表示されます。
サンプルとして使用するわかりやすい内容を入力して「保存」してください。
ステップ4：書類を作成するアクションを設定
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。
雛形書類の連携はボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、事前に用意した書類のIDを選択してください。
出力ファイル名にはぜひ帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用して入力してくださいね！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した作成した書類の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」には出力ファイル名と同様に帳票作成フォームのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」をクリックします。
ステップ5：メールを送るアクションを設定
1) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「メールを送る」を選択して、項目を入力します。
件名や本文には帳票作成フォームで取得したアウトプットを活用できます。
取得ファイルが「取得した値」「発行した書類」になっていることを確認して、「次へ」をクリックします。
メール内容を確認して「テスト」をクリックし、テストが完了したら、「保存」します。
これで【フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをGmailに送付する】というフローが完成です。
ステップ6：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
書類作成機能を使ったその他の自動化例
書類作成機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
書類作成機能を使った自動化例
クラウドサービスの請求書を取得してGoogle Driveに保存したり、HubSpotのコンタクトページから請求書を作成・送付したりできます。また、Notionデータベースの情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を作成して、メールで送信することも可能です。
HubSpotのコンタクトページからYoomのフローボットを起動し、スプレッドシートの雛形をもとに請求書を作成。作成した請求書をGmailで送付するフローボットです。
■概要
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、メールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談情報を登録・管理している方
・見積発行の詳細内容を管理している方
2.Microsoft Excelを業務に活用している企業
・見積書発行のための雛形作成に使用している方
■注意事項
・Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
フォームで回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・海外企業向けの見積書の作成を担当している方
・日本語から外国語への翻訳作業を効率化したい方
・手動で行っている見積書の作成や送付の作業を自動化したい方
■注意事項
・DeepLとYoomを連携してください。
クラウドサービスの請求書を取得しGoogle Driveにアップロードするフローです。
■概要
「フォームの情報をもとに、請求書を作成してOneDriveに保存する」フローは、入力フォームから取得したデータを活用して自動的に請求書を生成し、OneDriveに保存する業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、フォームに入力された情報をもとに、自動的に請求書を作成し、OneDriveに保存します。
これにより、作業の効率化と正確性の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・請求書作成に多くの時間を費やしている経理担当者の方
・請求書の管理・保存を効率化したいビジネスオーナーの方
・請求書作成時のヒューマンエラーを減らしたい方
・入力フォームとOneDriveを活用して業務を自動化したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まとめ
この記事では、「フォーム入力をもとに帳票を自動生成する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。書類作成機能を活用した帳票自動生成は、単純な繰り返し作業にかかる時間を大幅に削減できるだけでなく、手動による作成ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐ上でも非常に効果的です。
Yoomには、今回ご紹介した帳票自動生成以外にも、様々な業務を効率化できるテンプレートが豊富に用意されています。
特定のスケジュールに応じた書類発行、フォーム送信後の自動帳票作成、チャットツールやストレージへの連携など、業務フローに合わせた柔軟な自動化が可能です。
「帳票作成にかかる手間を減らしたい」「情報共有のスピードを上げたい」「作成・送信ミスを防ぎたい」と考えている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化を試してみてください。難しい操作は不要で、すぐに始めることができますよ！
まずはテンプレートをコピーして、その手軽さと効果を実感してみませんか？
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