フローボット活用術

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2025-10-24

【ノーコードで実現】フォーム送信されたファイルをOCRで読み取り、自動で処理する方法

a.sugiyama

とにかく早く試したい方へ
一般的なフォームOCRの実現方法
フォームとOCRを組み合わせた様々な自動化例
Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知するフローを作ってみよう
OCRやGoogleフォームを活用したその他の自動化例
まとめ
よくあるご質問

とにかく早く試したい方へ

Yoomには「フォームで受け取ったファイルをOCRで読み取り、その内容を様々なツールへ連携する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！

Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知する

試してみる

■概要
Googleフォームで受け取った申込書や請求書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認して関係部署に共有する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCR機能が自動で読み取り、その結果をGoogle Chatに通知できます。これまで手作業で行っていたプロセスを自動化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでファイルを受け付け、内容確認や転記に手間を感じている方
手作業での確認や共有で発生する、見落としや連携ミスなどの課題を解消したい方
Google Chatを活用し、チームへの情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答から内容の読み取り、関係者への通知までが自動化されるため、一連の確認作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業による確認漏れや転記ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google ChatをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します
次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスペースに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームでは、質問項目やファイルアップロードの設定などを、業務に合わせて任意で設定してください。
OCR機能では、読み取るファイルから抽出したい特定の項目（例：金額、会社名など）を任意で設定することが可能です。
Google Chatでは、通知メッセージのフォーマットや、通知を送信するスペースなどを任意で設定してください。
■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

詳細を見る  試してみる

Webフォームは、問い合わせ、申し込み、アンケート、資料請求など、様々なビジネスシーンで活用されていますよね。
しかし、フォーム経由でファイルを受け取る場合、その後の処理に手間がかかること、ありませんか？例えば、担当者がファイルを開いて内容を確認し、システムに入力したり、関係部署に転送したり…。これらの作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。

特に、受け取るファイルの量が多い場合は、担当者の負担が大きくなり、業務全体のボトルネックになりかねません。

そこでこの記事では、フォームに送信されたファイルの内容をOCR（光学的文字認識）技術を使って自動で読み取り、その後の処理（データ入力、通知、書類作成など）までを一気通貫で自動化する方法について解説します！

なんだか便利そうな気がしますよね…！プログラミングの知識は不要！誰でも簡単に設定できる方法をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

一般的なフォームOCRの実現方法

フォームOCRを活用することで業務の効率化やコスト削減が可能ですが、導入にはいくつかの課題も存在します。OCRは、手書きや活字のデータを自動でデジタル化する強力なツールですが、複雑なフォームレイアウトや手書き文字の認識精度に限界があるため、完全に精度の高い結果を得るには追加の工夫が必要です。また、ツール間の連携や設定に手間がかかることもあります。

このような課題を解決するには、ノーコードで複数のツールと簡単に連携できるプラットフォームが重要です。Yoomのようなツールを活用すれば、専門的な技術がなくてもOCRを使った自動化が簡単に実現できます。

フォームとOCRを組み合わせた様々な自動化例

フォームから送信されたファイルの内容をOCRで読み取り様々なツールへ連携することで、面倒な手作業を自動化できます！
まずは実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？

フォームで受け取ったファイルをOCRで読み取り、チャットツールへ自動で通知する

フォームにファイルが添付されて送信されると、OCRがファイル内の文字情報を読み取り、その結果を指定したチャットツール（Google ChatやLINEなど）へ自動で通知。
担当者はファイルの内容をすぐに確認できるため、迅速な対応が可能になり、申請や問い合わせへの対応スピード向上に繋がります！

Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知する

試してみる

■概要
Googleフォームで受け取った申込書や請求書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認して関係部署に共有する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCR機能が自動で読み取り、その結果をGoogle Chatに通知できます。これまで手作業で行っていたプロセスを自動化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでファイルを受け付け、内容確認や転記に手間を感じている方
手作業での確認や共有で発生する、見落としや連携ミスなどの課題を解消したい方
Google Chatを活用し、チームへの情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答から内容の読み取り、関係者への通知までが自動化されるため、一連の確認作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業による確認漏れや転記ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google ChatをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します
次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスペースに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームでは、質問項目やファイルアップロードの設定などを、業務に合わせて任意で設定してください。
OCR機能では、読み取るファイルから抽出したい特定の項目（例：金額、会社名など）を任意で設定することが可能です。
Google Chatでは、通知メッセージのフォーマットや、通知を送信するスペースなどを任意で設定してください。
■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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フォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、LINEに通知する

試してみる

■概要
Webフォームからファイルが添付された際、その都度ファイルを開いて内容を確認し、関係者に連絡する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、急ぎの対応が必要な場合に確認が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出した情報を即座にLINEへ通知するため、確認漏れや対応の遅れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
Webフォームで受け付けた添付ファイルの内容確認と情報共有に手間を感じているご担当者様
手作業でのファイル確認やデータ転記による見落としや入力ミスをなくしたいと考えている方
OCRとLINEを連携させて、ファイルの内容を関係者へ迅速に共有する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信から内容の読み取り、LINE通知までが自動化され、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
OCRによる自動テキスト抽出で、手作業での転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、LINEをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付用の項目を作成します。
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、トリガーで受け取ったファイルを指定します。
最後に、オペレーションでLINEを選択し、「テキストメッセージを送信する」アクションを設定し、本文にOCRで抽出したテキスト情報を埋め込み、指定の宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、質問項目やファイル添付欄など、用途に合わせて自由にフォームを作成・編集することが可能です。
OCR機能では、読み取りたいファイルの種類（請求書、領収書など）や、抽出したい項目（会社名、金額など）を任意で設定できます。
LINEへの通知では、メッセージを送る宛先を自由に設定できます。また、通知するメッセージ本文に、OCRで読み取った特定の情報を組み込むことも可能です。
■注意事項
LINE公式とYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで受け取ったファイルをOCRで読み取り、メールを自動で送信する

フォーム送信をトリガーに添付されたファイルをOCRで処理し、その内容に基づいてメール（SendGridやMailchimpなど）を自動送信。
例えば、申込書の内容を読み取って受付完了メールを送ったり、抽出した情報をもとにマーケティングメールのコンテンツを作成したりできるため、メール送信の手間を省き、顧客とのコミュニケーションを円滑化できるかもしれません！

フォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、その内容を基に書類を作成し、OneDriveに保存する

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■概要
フォームから送信された請求書や申込書などのファイル。その内容を目視で確認し、手作業で別フォーマットの書類に転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付・送信されるとAIが内容を自動で読み取り、その情報をもとにMicrosoft Excelで書類を作成してOneDriveへ保存する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取ったファイルの内容を、手作業で書類に転記している方
手入力による転記ミスや確認漏れを減らし、業務の正確性を高めたい方
AI(OCR)やOneDriveを活用して、書類の受付から管理までを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル送信を起点に、書類作成から保存までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
AI(OCR)がファイルから文字情報を読み取るため、人間による確認や転記作業がなくなり、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「ファイル送信フォーム」を作成します。
次に、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、フォームから送信されたファイルを指定します。
最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に書類を作成してOneDriveに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を任意で設定してください。
OneDriveへの保存設定では、書類を保存するフォルダを任意で指定できるほか、ファイル名にOCRで読み取った会社名や日付といった変数を含めることも可能です。
■注意事項
OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、その内容を基に書類を作成し、Google Driveに保存する

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■概要
Googleフォームで受け付けた添付ファイルの内容を確認し、手作業で書類を作成・保存する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を基にGoogle スプレッドシートで書類を作成後、Google Driveへ保存します。一連の定型業務を自動化し、業務の正確性と速度の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったファイルの内容を手作業で確認・転記している方
OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化を効率化したいと考えている方
Google DriveやGoogle スプレッドシートを用いた書類管理業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信から書類作成、保存までが自動化されるため、手作業での転記やファイル操作に費やしていた時間を短縮できます。
AI-OCRによる自動読み取りと書類生成により、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、マイアプリ連携からGoogleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを指定します。
次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
最後に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで、抽出したテキストを基に書類を作成し、指定のGoogle Driveフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveでファイルをダウンロードする際、トリガーであるGoogleフォームの回答情報から、対象ファイルのIDを動的に指定してください。
AI-OCRで文字を読み取る際、対象となるファイルの指定方法や、抽出したい項目、読み取り言語などを任意で設定してください。
Google スプレッドシートで書類を発行する際は、あらかじめ用意した雛形と連携し、発行する書類の保存先や、抽出したどのテキストを書類のどこに反映させるかを設定します。
■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで受け取ったファイルをOCRで読み取り、書類を自動作成後、ストレージサービスへ保存する

フォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、その内容を基に別の書類を自動で作成し、指定のストレージサービス（OneDriveやGoogle Driveなど）へ保存します。
書類作成にかかる時間と手間を削減してヒューマンエラーを防ぐことができる可能性が高まり、関連書類も一元管理できるため、後からの確認も容易になりますね！

フォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、SendGridからメールを送信する

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■概要
フォームから送信される申込書や請求書などのファイル、その内容を確認して手動でメールを送付する作業に手間を感じていませんか。手作業では内容の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームへのファイル送信を起点としてAI-OCRが自動で内容を読み取り、SendGridからメールを自動送信するため、こうした定型業務の課題を解消し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け取ったファイルの内容を手作業で確認・転記している担当者の方
SendGridを利用した定型メールの送信業務を効率化したいと考えている方
AI-OCRを活用して、書類の確認から連絡までを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル送信を起点に、内容の読み取りからメール送信までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスや送信内容の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、SendGridをYoomと連携します。
次に、トリガーでYoomの「ファイル送信フォーム」を設定し、ファイルが送信されたタイミングでフローが起動するようにします。
次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで受け取ったファイルからテキスト情報を抽出します。
最後に、SendGridの「メールを送信する」を設定し、前段で抽出したテキスト情報などを基にメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AIによる文字読み取りの設定では、読み取りたいファイルの種別（請求書や身分証明書など）や、読み取り範囲などを任意で設定できます。
SendGridのメール送信設定では、送信先のメールアドレスを任意に設定可能です。また、件名や本文にはAIで読み取った情報を変数として差し込むことで、内容を動的に変更できます。
■注意事項
‍‍SendGridとYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Mailchimpのキャンペーンにコンテンツを追加する

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■概要
Googleフォームで集めた画像やPDF形式のファイルを、手作業で内容を確認し、Mailchimpのキャンペーンコンテンツとして入力していませんか。この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、ファイルの内容をOCRで自動で読み取り、Mailchimpのキャンペーンにコンテンツとして追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとMailchimpを連携させ、コンテンツ作成を効率化したい方
フォームで受け取った画像やPDFファイルの内容を手作業で転記している方
マーケティングにおける定型業務を自動化し、より創造的な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル提出からOCRでの読み取り、Mailchimpへのコンテンツ追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
手作業による情報の転記ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、キャンペーンコンテンツの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、MailchimpをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームの回答に含まれるファイルをダウンロードします。
続いて、YoomのAI機能である「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
最後に、Mailchimpの「キャンペーンにコンテンツを追加（Plain-textメール）」を設定し、抽出したテキストを対象のキャンペーンに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AIによる文字読み取りのオペレーションでは、読み取り対象の言語を指定したり、抽出する情報の条件を設定したりすることが可能です。
Mailchimpにコンテンツを追加するオペレーションでは、追加対象のキャンペーンIDや、追加するコンテンツの内容などを任意で設定してください。
■注意事項
‍‍Googleフォーム、Google Drive、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知するフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
ここでは具体例として、代表的な自動化フローの一つである「Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知する」設定手順の概要をご紹介しましょう。
このフローを使えば、フォーム送信後のファイル確認と通知の手間を自動化できます！

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

設定は、大きく分けて以下のプロセスで行います。

Googleフォーム・Google Drive・Google Chatのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Googleフォームのトリガー設定、OCRとGoogle Chatのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知する

試してみる

■概要
Googleフォームで受け取った申込書や請求書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認して関係部署に共有する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCR機能が自動で読み取り、その結果をGoogle Chatに通知できます。これまで手作業で行っていたプロセスを自動化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでファイルを受け付け、内容確認や転記に手間を感じている方
手作業での確認や共有で発生する、見落としや連携ミスなどの課題を解消したい方
Google Chatを活用し、チームへの情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答から内容の読み取り、関係者への通知までが自動化されるため、一連の確認作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業による確認漏れや転記ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google ChatをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します
次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスペースに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームでは、質問項目やファイルアップロードの設定などを、業務に合わせて任意で設定してください。
OCR機能では、読み取るファイルから抽出したい特定の項目（例：金額、会社名など）を任意で設定することが可能です。
Google Chatでは、通知メッセージのフォーマットや、通知を送信するスペースなどを任意で設定してください。
■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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ステップ1：Googleフォーム・Google Drive・Google Chatをマイアプリ連携

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。

先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それでは、今回のフローで使用するGoogleフォーム・Google Drive・Google Chatのマイアプリ登録方法を解説していきます。

【Googleフォームのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。

以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。

アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。

以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。

すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。これでGoogleフォームの登録は完了です。

【Google Driveのマイアプリ連携】

先ほど同様に、検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から「Google Drive」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックし、Googleフォームの時と同じように設定していきましょう。

下記画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

【Google Chatのマイアプリ連携】

以下の手順をご参照ください。

※こちらを参考にし、「Client ID」と「Client Seacret」を入力してください。

マイアプリに Googleフォーム・Google Drive・Google Chatが表示されていれば、連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知する

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■概要
Googleフォームで受け取った申込書や請求書などの添付ファイルを都度開き、内容を確認して関係部署に共有する作業は、手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCR機能が自動で読み取り、その結果をGoogle Chatに通知できます。これまで手作業で行っていたプロセスを自動化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでファイルを受け付け、内容確認や転記に手間を感じている方
手作業での確認や共有で発生する、見落としや連携ミスなどの課題を解消したい方
Google Chatを活用し、チームへの情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答から内容の読み取り、関係者への通知までが自動化されるため、一連の確認作業に費やしていた時間を短縮することができます。
手作業による確認漏れや転記ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google ChatをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します
次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスペースに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームでは、質問項目やファイルアップロードの設定などを、業務に合わせて任意で設定してください。
OCR機能では、読み取るファイルから抽出したい特定の項目（例：金額、会社名など）を任意で設定することが可能です。
Google Chatでは、通知メッセージのフォーマットや、通知を送信するスペースなどを任意で設定してください。
■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定

最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。

クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて変更し、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！

次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。

今回はこのようなフォームを用意しました！
フォームにファイルを添付してテスト送信しましょう。

Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。

「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。

入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
※フォームに回答されないとテストに成功しませんので、ご注意ください。

テストに成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
表示されているアウトプットはテスト毎に取得できるものです。なお、その後の設定で活用するデータとなります。

※以下のように「fileId」と「fileName」が空欄の場合、「＋取得する値を追加」から追加する必要があります。「＋取得する値を追加」をクリックしましょう。
※詳しくはこちらをご確認ください。

以下の画面が表示されたら、「fileId」の横にある赤枠に囲まれた「＋」ボタンをクリックしてください。すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
確認ができたら、「追加」をクリックしましょう。

最後に、「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。

ステップ4：ファイルをダウンロードする設定

以下の赤枠をクリックしましょう！

クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて変更し、トリガーアクションは変更せず、次に進みましょう！

続いて、API接続設定画面に遷移したら、「ファイル ID」を入力します。以下のように、先ほど取得した値から入力をしましょう。

入力後、「テスト」をクリックし、以下のように表示されたら、次に進みましょう！

ステップ5：OCRの設定

以下の赤枠で囲まれた「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）

画面が遷移したら、注意事項を確認しましょう。

次に、「ファイルの添付方法」を選択します。
取得した値を使用するため、以下のように設定してください。

次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回は以下のように設定しました。入力する際は、入力欄下の注釈に沿って入力しましょう。

使用するAIを任意で選択しましょう。ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。

各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されました。問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。

これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！

ステップ6：アクション設定

いよいよ最後の設定です！

ここでは、OCRで読み取った情報をGoogle Chatに通知する設定を行います。以下の赤枠をクリックしましょう。

以下の画面に遷移したら、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
実行アクションは変更せず、次に進みましょう！

続いて、API接続設定画面に遷移したら、「スペースのリソース名」を設定してください。入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。

次の項目で、Google Chatに通知する文章を設定しましょう。
入力欄をクリックして表示される情報と任意で作成した文章を組み合わせて自由に設定してください。

設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、OCRで読み取った情報がGoogle Chatに追加されます。

確認ができたら「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

以上、「Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知する」方法でした！

OCRやGoogleフォームを活用したその他の自動化例

Yoomでは、今回紹介した以外にもたくさんの自動化テンプレートを提供しています。業務に合わせて、便利な自動化を見つけてみましょう。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する

試してみる

■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
‍
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方

■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
‍
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。

■注意事項‍
Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。

詳細を見る  試してみる

Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceに連携する

試してみる

■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやイベント申込などの情報を、一件ずつSalesforceへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceへリード情報が自動で登録されるため、こうした定型業務の負担を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで集めた情報をSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
手作業でのデータ入力によるミスや対応の遅れをなくしたいと考えている営業担当者の方
反復的なデータ転記作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答を起点にSalesforceへ自動でデータが連携されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。
人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、フォームの回答内容をリード情報として登録するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定し、Salesforceに連携したい回答情報を選択することが可能です。
Salesforceのオペレーション設定では、リード以外のオブジェクトにレコードを追加することもでき、各項目には固定値を設定したり、Googleフォームで取得した回答を変数として埋め込んだりするなどのカスタムができます。
■注意事項
Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。

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Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする

試してみる

■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。

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Googleフォームの回答内容をMicrosoft Excelに入力

試してみる

■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつMicrosoft Excelに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Microsoft Excelへ内容が自動で入力されるため、こうした課題を解消し、よりスムーズなデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで収集した回答を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
フォームからの問い合わせや申し込み情報をリアルタイムで関係者に共有したいと考えている方
手作業によるデータ入力のミスをなくし、データの正確性を高めたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答が送信されると自動でMicrosoft Excelに行が追加されるため、これまで手作業に費やしていた転記時間を削減できます。
手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームの回答が送信されたら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードに追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を、指定したExcelファイルに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelのレコード追加アクションでは、フォームのどの回答をExcelのどの列に追加するかを任意に設定することが可能です。例えば、フォームの「氏名」の回答をMicrosoft Excelの「名前」列に、「メールアドレス」の回答を「連絡先」列に紐付けるといった柔軟な設定ができます。
■注意事項
‍‍Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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OCRを活用した自動化事例

DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する

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■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。

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Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する

試してみる

※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
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■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方
OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方
SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。
手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。
最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。
Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。
■注意事項‍
Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加する

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■概要
紙のカタログや手書きのメモ、打ち合わせで受け取った名刺などをデジタルデータとして管理する際、手入力の作業に手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これまで手作業で行っていたデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
紙媒体のカタログや資料から情報を抽出し、Notionで一元管理をしたい方
手書きの議事録やメモなどをOCRでテキスト化し、情報の検索性を高めたい方
様々な書類の情報をNotionに集約しており、手入力による作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
フォームにファイルを添付するだけで文字の読み取りからNotionへの追加までが自動で完結するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
手作業によるデータの転記が不要になるので、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、NotionをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定して、読み取りたいファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け付けたファイルを指定します。
最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、ファイルのアップロード項目以外にも、管理に必要な情報を入力するための質問項目などを自由に設定・追加することが可能です。
OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAIの種類、読み取りたい言語などを任意で設定できます。
Notionでレコードを追加するアクションでは、追加対象のデータベースIDを指定し、どのプロパティにどのOCR結果（アウトプット）を格納するかを自由に設定できます。
■注意事項
NotionとYoomを連携してください。
AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納

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◼️概要‍
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、それをGoogleスプレッドシートに格納し、さらに指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
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◼️設定方法‍
1. 名刺データを収集するためのフォームを作成します。
2. 必要な情報を収集する項目を設定します。
3. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定します。
4. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをGoogleスプレッドシートに自動的に格納します。
5. メールを送信します。送信先や宛名は名刺情報に基づいて自動生成されます。
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◼️注意事項‍
・名刺データをご用意ください。
・Googleスプレッドシートへのアクセス許可と連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

今回は、フォームで受け取ったファイルをOCRで読み取り、後続の業務を自動化する方法について解説しました！
フォームからのファイル提出は便利ですが、その後の手作業による処理が負担になりがちです…。そのような時にOCRとYoomのような自動化ツールを組み合わせることで、ファイルの内容確認、データ入力、関係者への通知、書類作成といった一連の作業を自動化できる可能性があることがお分かりいただけたかと思います！

これにより、作業時間の削減、入力ミスの防止、対応スピードの向上といった効果が期待できますよね。

なお、Yoomには、この記事で紹介した以外にも、様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
プログラミング不要で、誰でも簡単に設定可能です。自動化が初めての方でも扱いやすいツールのため、ぜひYoomのテンプレートを活用して、フォームとOCRを使った業務自動化を体験してみてくださいね！