【ノーコードで実現】フォーム送信されたファイルをOCRで読み取り、自動で処理する方法

フォームで受け取ったファイルをOCRで読み取り、メールを自動で送信する

フォーム送信をトリガーに添付されたファイルをOCRで処理し、その内容に基づいてメール（SendGridやMailchimpなど）を自動送信。
例えば、申込書の内容を読み取って受付完了メールを送ったり、抽出した情報をもとにマーケティングメールのコンテンツを作成したりできるため、メール送信の手間を省き、顧客とのコミュニケーションを円滑化できるかもしれません！

フォームで受け取ったファイルをOCRで読み取り、書類を自動作成後、ストレージサービスへ保存する

フォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、その内容を基に別の書類を自動で作成し、指定のストレージサービス（OneDriveやGoogle Driveなど）へ保存します。
書類作成にかかる時間と手間を削減してヒューマンエラーを防ぐことができる可能性が高まり、関連書類も一元管理できるため、後からの確認も容易になりますね！

Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知するフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
ここでは具体例として、代表的な自動化フローの一つである「Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知する」設定手順の概要をご紹介しましょう。
このフローを使えば、フォーム送信後のファイル確認と通知の手間を自動化できます！

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

設定は、大きく分けて以下のプロセスで行います。

•  Googleフォーム・Google Drive・Google Chatのマイアプリ連携
•  テンプレートをコピー
•  Googleフォームのトリガー設定、OCRとGoogle Chatのアクション設定
•  トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Googleフォーム・Google Drive・Google Chatをマイアプリ連携

Googleフォーム・Google Drive・Google ChatをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！

【Googleフォームのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。

検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。

以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。

アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。

以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。

すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。これでGoogleフォームの登録は完了です。

【Google Driveのマイアプリ連携】

先ほど同様に、検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から「Google Drive」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックし、Googleフォームの時と同じように設定していきましょう。

下記画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

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‍【Google Chatのマイアプリ連携】

続いて、Google Chatのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に検索窓にGoogle Chatと入力し、以下の画面が表示されたら、Google Chat(OAth)を選択しましょう。

以下の画面が表示されたら、「Sigh in with Google」をクリックします。

次の画面で、こちらを参考にし、「Client ID」と「Client Seacret」を入力してください。
入力後、「登録する」をクリックして、登録完了です！

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マイアプリに Googleフォーム・Google Drive・Google Chatが表示されていれば、連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定

最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。

クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて変更し、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！

次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。

今回はこのようなフォームを用意しました！
フォームにファイルを添付してテスト送信しましょう。

Googleフォームの設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。

• 「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
• 「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。

入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう。
※フォームに回答されないとテストに成功しませんので、ご注意ください。

テストに成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
表示されているアウトプットはテスト毎に取得できるものです。なお、その後の設定で活用するデータとなります。

※以下のように「fileId」と「fileName」が空欄の場合、「＋取得する値を追加」から追加する必要があります。「＋取得する値を追加」をクリックしましょう。
※詳しくはこちらをご確認ください。

以下の画面が表示されたら、「fileId」の横にある赤枠に囲まれた「＋」ボタンをクリックしてください。すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
確認ができたら、「追加」をクリックしましょう。

最後に、「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。

ステップ4：ファイルをダウンロードする設定

以下の赤枠をクリックしましょう！

クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて変更し、トリガーアクションは変更せず、次に進みましょう！

続いて、API接続設定画面に遷移したら、「ファイル ID」を入力します。以下のように、先ほど取得した値から入力をしましょう。

入力後、「テスト」をクリックし、以下のように表示されたら、次に進みましょう！

ステップ5：OCRの設定

以下の赤枠で囲まれた「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→画像・PDFから文字を読み取る
• 「アクション」→【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）

画面が遷移したら、注意事項を確認しましょう。

次に、「ファイルの添付方法」を選択します。
取得した値を使用するため、以下のように設定してください。

次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回は以下のように設定しました。入力する際は、入力欄下の注釈に沿って入力しましょう。

使用するAIを任意で選択しましょう。ChatGPTかClaudeを選択できます。今回はChatGPTを選択しました。

各項目の設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、OCRで読み取った情報が「取得した値」に表示されました。問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。

これで、画像・PDFから文字を読み取る設定は完了です！

ステップ6：アクション設定

いよいよ最後の設定です！

ここでは、OCRで読み取った情報をGoogle Chatに通知する設定を行います。以下の赤枠をクリックしましょう。

以下の画面に遷移したら、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行います。
実行アクションは変更せず、次に進みましょう！

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続いて、API接続設定画面に遷移したら、「スペースのリソース名」を設定してください。入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。

次の項目で、Google Chatに通知する文章を設定しましょう。
入力欄をクリックして表示される情報と任意で作成した文章を組み合わせて自由に設定してください。

設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、OCRで読み取った情報がGoogle Chatに追加されます。

確認ができたら「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

以上、「Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Chatに通知する」方法でした！

OCRやGoogleフォームを活用したその他の自動化例

Yoomでは、今回紹介した以外にもたくさんの自動化テンプレートを提供しています。業務に合わせて、便利な自動化を見つけてみましょう。

Googleフォームを活用した自動化例

OCRを活用した自動化事例

まとめ

今回は、フォームで受け取ったファイルをOCRで読み取り、後続の業務を自動化する方法について解説しました！
フォームからのファイル提出は便利ですが、その後の手作業による処理が負担になりがちです…。<span class="mark-yellow">そのような時にOCRとYoomのような自動化ツールを組み合わせることで、ファイルの内容確認、データ入力、関係者への通知、書類作成といった一連の作業を自動化できる可能性があることがお分かりいただけたかと思います！</span>

これにより、作業時間の削減、入力ミスの防止、対応スピードの向上といった効果が期待できますよね。

なお、Yoomには、この記事で紹介した以外にも、様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
プログラミング不要で、誰でも簡単に設定可能です。自動化が初めての方でも扱いやすいツールのため、ぜひYoomのテンプレートを活用して、フォームとOCRを使った業務自動化を体験してみてくださいね！