【簡単設定】Backlogのデータを自動で通知する方法

Backlogのデータをチャットツールに自動で送信・転送する

Backlogのデータ更新をMicrosoft Teamsなどのチャットツールに送信・転送するフローです。チャットツールを開かずに自動的に情報を確認できます。

BacklogのデータをOutlookに自動で通知するフローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にBacklogのデータをOutlookに自動で通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は「Backlogでプロジェクトが追加されたらOutlookに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• BacklogとOutlookをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Backlogのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：BacklogとOutlookをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

【Backlogのマイアプリ連携】

続いて、Backlogのマイアプリ連携をします。
同様に「マイアプリ」をクリックし、右の「新規接続」を選択します。

右上の検索窓に「Backlog」と入力し、検索結果からBacklogを選択します。

以下の画面が表示されたら、ドメインを入力してください。

これでBacklogのマイアプリ連携は完了です！

【Outlookのマイアプリ連携】

「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。

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以下の画面が表示されるので、今回連携したいMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。

下記の画面が出ましたら、アカウントのパスワードを入力しサインインしてください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証ができない可能性があります。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター

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これで、Outlookのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリにBacklogとOutlookが表示されていれば、登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここからは自動化の設定を行っていきます。
以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、以下のような画面が表示されるので「OK」をクリックしましょう。

‍ステップ3:Backlogのトリガー設定

最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。

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今回連携するアカウントに間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。

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次に進むと、以下の画面が表示されます。

• トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
• ドメイン：入力欄下の注釈に沿って設定します。

入力後、「テスト」をクリックすると画面下にアウトプットを取得できます。
テスト成功確認後、「保存する」をクリックします。

これで、Backlogのトリガー設定は完了です！

‍ステップ4:Outlookへの通知設定

トリガーの設定が完了したら、以下の赤枠をクリックします。

次に進むと以下の画面が表示されます。
連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう。

次に、メールの内容の設定をします。以下のような画面が表示されたら、必須項目を設定します。

「件名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用することができます。

「本文」も同様に入力欄をクリックして表示されるアウトプットから設定できます。

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入力後「テスト」をクリックすると実際にテスト送信が行われます。
テスト成功後、「保存する」をクリックしましょう。

最後にOutlookの画面に移り、実際に通知されているかを確認しましょう。
以上が【Backlogでプロジェクトが追加されたらOutlookに通知する方法】でした！

ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

BacklogのAPIを使ったその他の自動化例

BacklogのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Backlogを使った自動化例

Backlogで課題が登録されたタイミングで、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelに自動で追加したり、Discordに通知したりすることが可能です。また、Notionでステータスが更新されたらBacklogに課題を追加したり、Backlogの課題をAsanaにも連携することで、タスクの一元管理が実現できます。

終わりに

いかがでしたか？Backlogと他のツールを連携すれば、「課題の通知を手作業で行っていて面倒」「共有の抜け漏れが発生してしまう」「もっとタスク管理を効率化したい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。通知作業を自動化することで、業務の見落としを防ぎつつ、よりスムーズなチーム運営が実現できます。

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