ジョブカン経費精算・ワークフローのデータをチャットツールに自動的に送信・転送する
申請承認後に発生する確認作業や情報共有の煩わしさも、チャットツールへの自動送信によって解消できます。
申請承認後に作成した請求書を、SlackやDiscordの指定チャンネルに自動で送信。
通知とファイル共有をセットで完了させることにより、業務のテンポと透明性の向上が期待できるでしょう。
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Yoomにはジョブカン経費精算・ワークフローのデータを自動で通知するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
経費精算や稟議の申請が承認されたあと、請求書の作成や関係者への共有って、意外と手間がかかりますよね。
そのたびに手動で対応していると、つい忘れてしまったり、作業が偏ってしまったりしがちです。
とはいえ、「自動化したいけど、設定がむずかしそう…」「エンジニアに頼らないと無理かも」と感じる方もいるかもしれません。
<span class="mark-yellow">そんなときにおすすめなのが、ノーコードツールのYoomです。</span>
専門知識がなくても、ジョブカン経費精算・ワークフローと外部ツールをかんたんに連携できます。
この記事では、「申請が承認されたら請求書を自動作成する」フローを中心に、通知やデータ共有までを一気に自動化する方法をご紹介します。
「できることから効率化したい」と考えている方は、ぜひこのまま読み進めてみてください！
ジョブカンでの請求書作成は、基本的な手順を押さえればスムーズに進められます。まず、「請求書」メニューから「新規作成」を選び、得意先を選択すると、必要な情報が自動で入力されます。また、作成した請求書は、メールで簡単に送付でき、送信状況を管理できます。
しかし、月締め作業や請求書の一括作成が必要な場合、手作業が多くなることがあります。これにより、時間と労力がかかり、ヒューマンエラーが生じる可能性も。そこで、自動化ツールを使った効率化が求められます。
ここで役立つのが、ノーコードで複数のツールと連携できる自動化機能です。Yoomのようなツールを活用することで、面倒な手作業から解放され、より生産的な業務運営が実現できるでしょう。
いろいろな方法で、ジョブカン経費精算・ワークフローのデータで請求書を自動作成することができます。
その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにジョブカン経費精算・ワークフローの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
経費や稟議申請に伴う請求書作成やファイル整理を自動化。申請が承認されたタイミングで必要な請求書が自動作成されるため、経理担当の負担を減らせます。
さらに、作成されたファイルを自動でOneDriveに格納すれば、社内共有や保管もスムーズに。
<span class="mark-yellow">人の手を介さずに「承認→請求書発行→保存」まで一気通貫で処理できます。</span>
申請承認後に発生する確認作業や情報共有の煩わしさも、チャットツールへの自動送信によって解消できます。
申請承認後に作成した請求書を、SlackやDiscordの指定チャンネルに自動で送信。
通知とファイル共有をセットで完了させることにより、業務のテンポと透明性の向上が期待できるでしょう。
チャットツールへの送信は素早く情報を共有したい場合に役立ちますが、より正式で形式的な対応が求められる場面ではメールで自動送信する以下のフローが活用できます。
それでは、さっそく実際にジョブカン経費精算・ワークフローのデータで請求書を自動作成するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
<span class="mark-yellow">この記事では、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、請求書を作成する」フローを作成していきます！</span>
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleドキュメントのマイアプリ登録方法を解説していきます。
ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録
まずはジョブカン経費精算・ワークフローを連携しましょう。
「マイアプリ」の画面に戻り、ジョブカン経費精算・ワークフローが追加されていれば連携は完了です。
Googleドキュメントのマイアプリ登録
次にGoogleドキュメントを連携しましょう。
「マイアプリ」の画面に戻り、Googleドキュメントが追加されていれば連携は完了です。
ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleドキュメントの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされました！「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
まずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
テストに成功すると、「アウトプット」に選択した申請フォームの直近の申請が追加されました！
アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「申請が承認されたら」にチェックマークがついていれば完了です。
次に、申請データを元に作成する請求書の設定を行いましょう。
ステップ3で取得した値は、入力欄クリック時に表示されるアウトプットから選択可能です。
雛形ドキュメントの置換対象（{}で囲われた文字列）を、ステップ3で取得した値に変換します。
デフォルトでは下図のようなドキュメントを想定しており、{申請ユーザの姓}、{申請ユーザの名}、{関連プロジェクト名}、{合計金額}、{最終承認日}が置換対象の文字列となっています。
置換対象の文字列を指定した雛形ドキュメントに合わせる場合は、「置換条件を再取得」をクリックしてください。
※ 再取得した場合の置換対象の例を以下です。
テストが成功したら、指定したGoogle Driveフォルダに、申請データで置換された請求書のPDFファイルが作成されていることを確認して、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
認の先に続くタスク追加、ユーザー登録、社内通知などの事務作業を、他のアプリとの連携で一括処理。申請情報を軸として、経費精算に伴う様々なアクションを自動化します。
ジョブカン経費精算・ワークフローと連携すれば、申請の承認をきっかけに請求書を自動で作成したり、チャットやメールでスムーズに情報共有ができたりと、日々の業務をもっとラクに整えることができます。
しかも、Yoomを使えばプログラミングの知識がなくてもかんたんに設定できるのが嬉しいポイントです。
まずはYoomに無料登録して、できることの広がりをぜひ体験してみてください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
Q：Googleドキュメント以外で請求書は作れますか？
A：はい、できます。
連携可能なアプリやテンプレートの一覧は、こちらのページでご確認ください。
Q：この連携はYoomの無料プランでどこまでできますか？
A：ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleドキュメントはフリープランで利用できるアプリです。
Yoomには、各プランごとに利用可能な機能や、毎月の無料タスク数・無料ライセンス数が異なります。
詳しい機能比較や料金プランについては、以下のヘルプページをご参照ください。
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