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営業レポート、分析レポート、プロジェクト進捗報告など、日々様々なレポートがアップロードされるDropboxのデータ管理。スピード感が求められるビジネスシーンでは、レポートの確認漏れや共有の遅延は避けたいものですよね…しかし、
「新しいレポートがアップロードされたことに気づかなかった…」
「関係者への共有が遅れてしまった」
そんな経験、ありませんか？
そこで活用したいのが、Dropboxのレポート更新を自動通知する仕組み！
実は、Dropboxと様々なツールを連携して、新しいレポートがアップロードされた際に、チャットツールやメールといった普段お使いのツールへ自動通知する方法があるんです。
本記事では、ノーコードで誰でも簡単にこの仕組みを構築する手順を詳しく解説します。この記事を読めば、日々の業務効率を改善するヒントがきっと見つかるはず！
Yoomには、「Dropboxにアップロードされたレポートを、指定のツールへ通知する」業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、早速スタートしましょう！
■概要
Dropboxに日次や週次のレポートをアップロードした後、関係者への共有連絡をSlackで手動で行っていませんか。この定型的な報告作業は、対応漏れやタイムラグが発生する可能性を伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダへのファイルアップロードをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が送信されるため、こうした課題を円滑に解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Dropboxに新しいレポートファイルが追加されたことを、普段使っているチャットツールやメールに自動で通知する方法をご紹介します。
手動での確認や連絡の手間を省き、チーム内の情報共有をスムーズにできる、具体的な連携例を見ていきましょう。
気になる自動化例のテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてくださいね！
Dropboxにレポートがアップロードされると、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールへ自動通知することができます。
チームメンバーへのタイムリーな情報共有が可能になり、レポートの見落としを防いで迅速な対応を促します。わざわざDropboxを確認しにいく手間を省ける点も、大きなメリットでしょう。
■概要
Dropboxに日次や週次のレポートをアップロードした後、関係者への共有連絡をSlackで手動で行っていませんか。この定型的な報告作業は、対応漏れやタイムラグが発生する可能性を伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダへのファイルアップロードをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が送信されるため、こうした課題を円滑に解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々のレポート作成後、関係者への共有のために都度チャットツールを開いて通知するのは手間ではないでしょうか。特に急ぎの報告では、共有の遅れや漏れが業務に影響を及ぼすこともあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにレポートをアップロードするだけで、Microsoft Teamsの指定チャンネルに自動で通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Dropboxにレポートがアップロードされた際に、GmailやOutlookなどのメールツールへ自動でその情報を送信することも可能！
関係者や特定のメーリングリストへ確実に情報を届けたい場合などに便利です。定期的なレポート共有や、重要度の高いレポートの通知など、関係者への確実な情報伝達をサポートします。
■概要
Dropboxに重要なレポートをアップロードしたのに、関係者になかなか気づいてもらえず、確認依頼の連絡を手動で行っていませんか？このような定型的な連絡作業は、手間がかかるだけでなく、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動で関係者にGmailで通知を送信でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Dropboxにアップロードしたレポートを都度関係者にメールで通知する作業に手間がかかっていませんか？また、手動での連絡は共有漏れや遅延の原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に自動でOutlookから関係者に通知メールを送信できるため、こうした共有に関する課題を解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回は、「Dropboxに新しいレポートファイルが追加されたら、その情報をSlackに自動通知する」フローの作成手順を解説していきます！
この自動化を活用すれば、レポートのアップロードを見逃すことなく、チーム内で迅速に情報を共有できるようになるでしょう。
Yoomを使えば複雑な設定は不要！画面の指示に従うだけで、簡単に自動化フローを構築できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておいてくださいね！
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Dropboxに日次や週次のレポートをアップロードした後、関係者への共有連絡をSlackで手動で行っていませんか。この定型的な報告作業は、対応漏れやタイムラグが発生する可能性を伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダへのファイルアップロードをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が送信されるため、こうした課題を円滑に解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、使用するアプリをYoomと連携する、マイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後のフローの設定がスムーズに進みます。
Yoomにログインしたら、画面左側の「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。
まずはDropboxのマイアプリ登録から行いましょう！
アプリ一覧からDropboxを検索してください。
以下の画面が出てきたら、Yoomと連携するアカウント情報を入力して「続行」をクリックします。
パスワードを入力後、ログインしてください。
以上でDropboxのマイアプリ登録完了です！
次はSlackのマイアプリ登録です。
先程同様、アプリ一覧からSlackを検索しましょう。
Slackのマイアプリ登録は、こちらの記事を参考に行っていきます。
ワークスペースのサインイン画面が表示されるので、Yoomと連携するワークスペースのURLを入力してください。入力後、「続行する」をクリックしましょう。
アクセス権限許可の内容を確認し、Yoomとの連携を許可する「投稿先チャンネル」をプルダウンメニューから選択します。選択したら「許可」ボタンをクリックしてください。
以上でSlackのマイアプリ登録完了です！
ここから実際に、フローボットを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを活用します。下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Dropboxに日次や週次のレポートをアップロードした後、関係者への共有連絡をSlackで手動で行っていませんか。この定型的な報告作業は、対応漏れやタイムラグが発生する可能性を伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダへのファイルアップロードをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が送信されるため、こうした課題を円滑に解消し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると自動的にテンプレートがコピーされ、下図のポップアップが表示されます。「OK」を押して、次に進んでください。
まずは、Dropboxにレポートがアップされたら、フローボットが自動で起動するようにするための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
連携するアカウント情報に誤りがないかを確認して、次に進みます。
続いて、API接続設定です。
トリガーの起動間隔を5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。基本的にご利用中プランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※ご利用のプランによって、設定できる最短の起動間隔が違うのでご注意ください。
今回は「5分」に設定しました！
「対象のフォルダのパス」は、Dropboxから取得して入力してください。
ここで設定したフォルダに、後に設定する「ファイル名」のキーワードにマッチするファイルがアップされると、フローボットが自動的に起動するようになります。
「ファイル名」に、フローボットを起動するキーワードとなる値を入力しましょう。
活用する業務内容に合わせて設定してみてくださいね！
今回は、レポート更新をSlackに自動通知するので、「レポート」と設定しました。
設定が完了したら、テストを行います。
実際に、先ほど指定したDropboxのフォルダに、「ファイル名」で設定したキーワードを含むファイルをアップロードしてください。
テスト用なので、架空の情報（「テストレポート」や「テスト株式会社」など）でOKです！
アップロード後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると以下の画面が表示され、Dropboxにアップロードしたファイル情報がアウトプットとして取得できます。
ここで取得したアウトプットの値は、後のフロー設定時に引用できます。
正しくファイル情報が取得できていることを確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」をクリックして次に進みます。
最後に、Dropboxのレポート更新をSlackに自動通知する設定を行います。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
連携するアカウント情報に誤りがないかを確認して、次に進みましょう。
続いて、API接続設定です。
まずは、「投稿先のチャンネルID」を候補から選択しましょう。
候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
ここで指定したSlackのチャンネルに、Dropboxのレポート更新の通知が届くようになりますよ！
メッセージは設定例を参考に入力してください。
「レポートが追加されました。」など、毎回同じテキストを使用する定型的な文章は直接入力します。
「ファイル名」や「パス」など、Dropboxの情報を引用する部分は、アウトプットを用いて入力しましょう！
ここまで設定したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のような「テスト成功」画面が表示されます。
指定したSlackのチャンネルに、Dropboxのレポート追加の通知が届いていればOKです！Yoomの画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
設定が完了すると以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」を押してください。実際にフローボットが稼働するので、正常に動作するか確認してみてくださいね！
これで全ての設定完了です！おつかれさまでした。
Dropboxはファイル共有だけでなく、様々な業務自動化の起点や終点としても活用できます。
たとえば、他のツールのデータを用いてフォルダを自動作成したり、書類を自動的に格納することも可能！
ここでは、Dropboxを使った業務フローを自動化する、便利なテンプレートをいくつかご紹介します。
テンプレートはカスタマイズもできるので、気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽に体験してみてください！
■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、手作業で書類を作成してDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を元にしたPDF書類が自動で発行され、Dropboxの指定フォルダに格納されます。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしDropboxに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.契約プロセスの自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・証明書が安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、法務文書の管理がシンプルでスムーズになり、迅速な対応や効果的なリソース管理が可能で業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いかがでしたか？この記事では、Dropboxにレポートがアップロードされた際に、チャットやメールなどのツールに自動通知する方法について解説しました。
自動化を導入することで、レポートの確認漏れを防ぎつつ、関係者への情報共有をより迅速化できるでしょう。手作業による確認や通知作業を削減して時間を節約し、より重要な業務に集中できる環境を整えませんか？
Yoomを使えば、こうした便利な業務フローの自動化をノーコードで実現可能。
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
ぜひこの機会に、あなたの業務効率の改善にYoomをお役立てください。まずは一つ、本記事を参考に、Dropboxのレポート更新を自動通知する方法からスタートしてみてください！
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