【プログラミング不要】Dropboxのレポート更新を自動通知する方法

メールでDropboxのレポート更新を自動で通知する方法

Dropboxにレポートがアップロードされた際に、GmailやOutlookなどのメールツールへ自動でその情報を送信することも可能！
関係者や特定のメーリングリストへ確実に情報を届けたい場合などに便利です。定期的なレポート共有や、重要度の高いレポートの通知など、関係者への確実な情報伝達をサポートします。

Dropboxのレポート更新をSlackに自動通知するフローを作ってみよう

今回は、「Dropboxに新しいレポートファイルが追加されたら、その情報をSlackに自動通知する」フローの作成手順を解説していきます！
この自動化を活用すれば、レポートのアップロードを見逃すことなく、チーム内で迅速に情報を共有できるようになるでしょう。
Yoomを使えば複雑な設定は不要！画面の指示に従うだけで、簡単に自動化フローを構築できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておいてくださいね！

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• DropboxとSlackのマイアプリ登録
• テンプレートのコピー
• Dropboxのトリガー設定とSlackの通知設定
• トリガーをONに設定して動作確認

ステップ1：DropboxとSlackのマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリをYoomと連携する、マイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後のフローの設定がスムーズに進みます。

Yoomにログインしたら、画面左側の「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。

Dropboxのマイアプリ登録

まずはDropboxのマイアプリ登録から行いましょう！
アプリ一覧からDropboxを検索してください。

以下の画面が出てきたら、Yoomと連携するアカウント情報を入力して「続行」をクリックします。

パスワードを入力後、ログインしてください。

以上でDropboxのマイアプリ登録完了です！

Slackのマイアプリ登録

次はSlackのマイアプリ登録です。
先程同様、アプリ一覧からSlackを検索しましょう。

Slackのマイアプリ登録は、こちらの記事を参考に行っていきます。
ワークスペースのサインイン画面が表示されるので、Yoomと連携するワークスペースのURLを入力してください。入力後、「続行する」をクリックしましょう。

アクセス権限許可の内容を確認し、Yoomとの連携を許可する「投稿先チャンネル」をプルダウンメニューから選択します。選択したら「許可」ボタンをクリックしてください。

以上でSlackのマイアプリ登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから実際に、フローボットを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを活用します。下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると自動的にテンプレートがコピーされ、下図のポップアップが表示されます。「OK」を押して、次に進んでください。

ステップ3：アプリトリガーを設定する

まずは、Dropboxにレポートがアップされたら、フローボットが自動で起動するようにするための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。

連携するアカウント情報に誤りがないかを確認して、次に進みます。

続いて、API接続設定です。
トリガーの起動間隔を5分、10分、15分、30分、60分から選択しましょう。基本的にご利用中プランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※ご利用のプランによって、設定できる最短の起動間隔が違うのでご注意ください。

今回は「5分」に設定しました！

「対象のフォルダのパス」は、Dropboxから取得して入力してください。
ここで設定したフォルダに、後に設定する「ファイル名」のキーワードにマッチするファイルがアップされると、フローボットが自動的に起動するようになります。

「ファイル名」に、フローボットを起動するキーワードとなる値を入力しましょう。
活用する業務内容に合わせて設定してみてくださいね！
今回は、レポート更新をSlackに自動通知するので、「レポート」と設定しました。

設定が完了したら、テストを行います。
実際に、先ほど指定したDropboxのフォルダに、「ファイル名」で設定したキーワードを含むファイルをアップロードしてください。
テスト用なので、架空の情報（「テストレポート」や「テスト株式会社」など）でOKです！

アップロード後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると以下の画面が表示され、Dropboxにアップロードしたファイル情報がアウトプットとして取得できます。

ここで取得したアウトプットの値は、後のフロー設定時に引用できます。
正しくファイル情報が取得できていることを確認しましょう。

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

確認後、「保存する」をクリックして次に進みます。

ステップ4：Slackに自動通知する設定

最後に、Dropboxのレポート更新をSlackに自動通知する設定を行います。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

連携するアカウント情報に誤りがないかを確認して、次に進みましょう。

続いて、API接続設定です。

まずは、「投稿先のチャンネルID」を候補から選択しましょう。
候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
ここで指定したSlackのチャンネルに、Dropboxのレポート更新の通知が届くようになりますよ！

メッセージは設定例を参考に入力してください。
「レポートが追加されました。」など、毎回同じテキストを使用する定型的な文章は直接入力します。
「ファイル名」や「パス」など、Dropboxの情報を引用する部分は、アウトプットを用いて入力しましょう！

ここまで設定したら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のような「テスト成功」画面が表示されます。

指定したSlackのチャンネルに、Dropboxのレポート追加の通知が届いていればOKです！Yoomの画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

設定が完了すると以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」を押してください。実際にフローボットが稼働するので、正常に動作するか確認してみてくださいね！

‍

これで全ての設定完了です！おつかれさまでした。

Dropboxを活用したその他の便利な自動化例

Dropboxはファイル共有だけでなく、様々な業務自動化の起点や終点としても活用できます。
たとえば、他のツールのデータを用いてフォルダを自動作成したり、書類を自動的に格納することも可能！
ここでは、Dropboxを使った業務フローを自動化する、便利なテンプレートをいくつかご紹介します。
テンプレートはカスタマイズもできるので、気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽に体験してみてください！

まとめ

いかがでしたか？この記事では、Dropboxにレポートがアップロードされた際に、チャットやメールなどのツールに自動通知する方法について解説しました。
自動化を導入することで、レポートの確認漏れを防ぎつつ、関係者への情報共有をより迅速化できるでしょう。手作業による確認や通知作業を削減して時間を節約し、より重要な業務に集中できる環境を整えませんか？

Yoomを使えば、こうした便利な業務フローの自動化をノーコードで実現可能。
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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