Dropboxにファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存したファイルを元に、ClickUpで手動でタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。ファイルのアップロードとタスク作成が別々の作業になっていると、抜け漏れや二度手間の原因にもなりかねません。
このワークフローは、DropboxとClickUpを連携させ、特定のフォルダにファイルが格納された際に、自動でClickUpへタスクを追加するものであり、このような定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxでのファイル管理とClickUpでのタスク管理を連携させたいと考えている方
- ファイル受領後のタスク作成を手作業で行っており、対応漏れや遅延に課題を感じている方
- ClickUp Dropboxの連携による、具体的な業務自動化の方法を探しているプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動でClickUpにタスクが作成されるため、手作業での情報入力やアプリ間の移動時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、タスクの起票漏れやファイル名の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでClickUpを選択し、「タスクを作成」のアクションを設定することで、指定したリストにタスクが自動で追加されるようになります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ClickUpでタスクを作成する際に、タスク名や説明、担当者、期日などの内容を任意で設定してください。Dropboxのファイル名や格納日時といった情報を含めることも可能です。
◼️注意事項
- DropboxとClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、ClickUpでタスクを手作りするのは面倒…」
「ファイル管理とタスク作成を別々で行っているから、タスクの作り忘れやファイルの添付漏れが起こりがち…」
DropboxとClickUpを併用している方の中には、このような手作業による連携の非効率さに課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、Dropboxにファイルが格納されたことをトリガーに、必要な情報を盛り込んだClickUpのタスクを自動で作成できる仕組みがあれば、こうした日々の細かなストレスから解放されるでしょう。
そして、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、エンジニアに頼ることなくスピーディに導入可能です。
ぜひこの機会に業務自動化を取り入れ、日々の業務をさらに効率化させましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはDropboxとClickUpを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Dropboxにファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存したファイルを元に、ClickUpで手動でタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。ファイルのアップロードとタスク作成が別々の作業になっていると、抜け漏れや二度手間の原因にもなりかねません。
このワークフローは、DropboxとClickUpを連携させ、特定のフォルダにファイルが格納された際に、自動でClickUpへタスクを追加するものであり、このような定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxでのファイル管理とClickUpでのタスク管理を連携させたいと考えている方
- ファイル受領後のタスク作成を手作業で行っており、対応漏れや遅延に課題を感じている方
- ClickUp Dropboxの連携による、具体的な業務自動化の方法を探しているプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動でClickUpにタスクが作成されるため、手作業での情報入力やアプリ間の移動時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、タスクの起票漏れやファイル名の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでClickUpを選択し、「タスクを作成」のアクションを設定することで、指定したリストにタスクが自動で追加されるようになります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ClickUpでタスクを作成する際に、タスク名や説明、担当者、期日などの内容を任意で設定してください。Dropboxのファイル名や格納日時といった情報を含めることも可能です。
◼️注意事項
- DropboxとClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
DropboxとClickUpを連携してできること
DropboxとClickUpのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたファイル管理とタスク管理にまつわる様々な業務を自動化できます。
これにより、作業の手間が省けるだけでなく、ヒューマンエラーの防止にも繋がるでしょう。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、ぜひ気になる内容があればクリックしてみてください！
Dropboxにファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する
Dropboxにデザインデータや契約書、報告書などのファイルが格納された際に、関連するタスクを自動でClickUpに作成する連携です。
ファイルアップロード後のタスク作成漏れを防ぎ、関連メンバーへの情報共有を迅速化できます。
これまで手動で行っていた一連の作業がなくなるため、業務の抜け漏れ防止と効率化を同時に実現します。
Dropboxにファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存したファイルを元に、ClickUpで手動でタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。ファイルのアップロードとタスク作成が別々の作業になっていると、抜け漏れや二度手間の原因にもなりかねません。
このワークフローは、DropboxとClickUpを連携させ、特定のフォルダにファイルが格納された際に、自動でClickUpへタスクを追加するものであり、このような定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxでのファイル管理とClickUpでのタスク管理を連携させたいと考えている方
- ファイル受領後のタスク作成を手作業で行っており、対応漏れや遅延に課題を感じている方
- ClickUp Dropboxの連携による、具体的な業務自動化の方法を探しているプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動でClickUpにタスクが作成されるため、手作業での情報入力やアプリ間の移動時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、タスクの起票漏れやファイル名の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでClickUpを選択し、「タスクを作成」のアクションを設定することで、指定したリストにタスクが自動で追加されるようになります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ClickUpでタスクを作成する際に、タスク名や説明、担当者、期日などの内容を任意で設定してください。Dropboxのファイル名や格納日時といった情報を含めることも可能です。
◼️注意事項
- DropboxとClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する
Dropboxの特定のフォルダにファイルが格納された場合や、ファイル名に「請求書」といった特定のキーワードが含まれる場合にのみ、ClickUpにタスクを自動作成する連携です。
例えば「経理フォルダ」に追加されたファイルだけを経理担当者のタスクとして起票する、といった柔軟な業務フローを構築できます。
これにより、不要な通知やタスク作成を防ぎ、より的確な情報伝達が可能になります。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する
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■概要
Dropboxにアップロードしたファイルを元に、ClickUpでタスクを作成する際、手作業での対応に手間を感じていませんか。特定のファイルのみをタスク化する場合、見落としや作成漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、指定した条件に基づき、自動でClickUpにタスクを追加します。ClickUpとDropboxを連携させることで、タスクの作成漏れを防ぎ、ファイル管理とタスク管理をスムーズに繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxのファイル管理とClickUpのタスク管理を連携させ、業務効率を改善したい方
- ファイルをもとに手動でタスクを作成する作業に、手間や漏れなどの課題を感じている方
- ClickUpとDropboxをAPI連携させ、より円滑な情報共有の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが格納されるたびに自動でClickUpへタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのタスク作成時に起こりがちな、対応漏れや入力内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、任意のリストにタスクを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、タスクを作成したいファイルの条件を任意で設定してください。
- ClickUpでタスクを作成するアクションでは、タスク名や担当者、期限などを、Dropboxから取得した情報を用いて任意に設定してください。
◼️注意事項
- DropboxとClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
DropboxとClickUpの連携フローを作ってみよう
それでは実際に、DropboxとClickUpを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Dropboxにファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- DropboxとClickUpのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Dropboxのトリガー設定とClickUpのタスク追加設定
- フロー稼働の準備
Dropboxにファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存したファイルを元に、ClickUpで手動でタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。ファイルのアップロードとタスク作成が別々の作業になっていると、抜け漏れや二度手間の原因にもなりかねません。
このワークフローは、DropboxとClickUpを連携させ、特定のフォルダにファイルが格納された際に、自動でClickUpへタスクを追加するものであり、このような定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxでのファイル管理とClickUpでのタスク管理を連携させたいと考えている方
- ファイル受領後のタスク作成を手作業で行っており、対応漏れや遅延に課題を感じている方
- ClickUp Dropboxの連携による、具体的な業務自動化の方法を探しているプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動でClickUpにタスクが作成されるため、手作業での情報入力やアプリ間の移動時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、タスクの起票漏れやファイル名の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでClickUpを選択し、「タスクを作成」のアクションを設定することで、指定したリストにタスクが自動で追加されるようになります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ClickUpでタスクを作成する際に、タスク名や説明、担当者、期日などの内容を任意で設定してください。Dropboxのファイル名や格納日時といった情報を含めることも可能です。
◼️注意事項
- DropboxとClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：DropboxとClickUpのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいDropboxアカウントとClickUpアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択します。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリックしてください。
- アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではDropbox）を検索して選択します。
- 連携させるアカウントでログイン。
※ ログイン済みのアカウントがある場合、この画面はスキップされます。他のアカウントと連携させる際にはDropboxからログアウトしてください。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Dropboxが追加されていることを確認してください。
続けて、ClickUpも連携していきましょう。
- アプリ一覧画面でClickUpを検索して選択。
- ClickUpのログイン画面が表示されます。
連携させるアカウントでログインしてください。
- Yoomが接続するワークスペースを選択し、「Connect Workspace」をクリック。
- 連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
ClickUpも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Dropboxにファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存したファイルを元に、ClickUpで手動でタスクを作成する作業に手間を感じていませんか。ファイルのアップロードとタスク作成が別々の作業になっていると、抜け漏れや二度手間の原因にもなりかねません。
このワークフローは、DropboxとClickUpを連携させ、特定のフォルダにファイルが格納された際に、自動でClickUpへタスクを追加するものであり、このような定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxでのファイル管理とClickUpでのタスク管理を連携させたいと考えている方
- ファイル受領後のタスク作成を手作業で行っており、対応漏れや遅延に課題を感じている方
- ClickUp Dropboxの連携による、具体的な業務自動化の方法を探しているプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動でClickUpにタスクが作成されるため、手作業での情報入力やアプリ間の移動時間を短縮できます。
- 手動でのタスク作成時に発生しがちな、タスクの起票漏れやファイル名の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでClickUpを選択し、「タスクを作成」のアクションを設定することで、指定したリストにタスクが自動で追加されるようになります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ClickUpでタスクを作成する際に、タスク名や説明、担当者、期日などの内容を任意で設定してください。Dropboxのファイル名や格納日時といった情報を含めることも可能です。
◼️注意事項
- DropboxとClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Dropboxのトリガー設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- Dropboxの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
- 連携アカウントには、マイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
アカウントとアクションを確認して、「次へ」をクリックしてください。
- 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択します。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、ファイルがアップロードされた際に、より早くClickUpでタスクを作成できるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「対象のフォルダのパス」と「ファイル名」に、トリガー対象となるフォルダのパスとキーワードを指定しましょう。
ここで指定したパスに、指定したキーワードを含むファイルがアップロードされるとフローが稼働します。
- Dropboxの指定したパスに、テスト用のファイルをアップロードしてください。
※ テスト用ファイルの例
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」にファイルの各情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に変わる値）として使用できるようになります。
詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
ステップ4：タスクの作成
それでは、Dropboxから取得したファイル情報を用いてタスクを作成しましょう。
- ClickUpの「タスクを作成」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- タスクを作成するチーム・スペース・フォルダ・リストを順に設定していきます。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるため、対象となるチームを選択してください。
※ 検索欄にチーム名を入れることで候補が絞られます。
- 以降も順に設定していくことで候補が表示されます。
- 「name」にタスク名を設定しましょう。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、ステップ3で取得したファイルの各項目を選択できます。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
- 取得した値は「description（タスク説明）」にも用いることができます。
- その他にも任意でタスクの設定を追加できます。
固定値やプルダウンで選択するものはフロー毎に変わらない点に気を付けてください。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリックします。
- テストに成功すると、ClickUpの指定したリストにタスクが作成されます。
※ 作成されたタスク
- 期待通りにタスクが作成できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Dropboxの指定したパスにファイルをアップロードし、そのファイルに紐づくタスクがClickUpに作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
ClickUpのデータをDropboxに連携したい場合
今回はDropboxからClickUpへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にClickUpからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
タスク管理とファイル管理を双方向で連携させることで、さらに業務の網羅性を高めることができるでしょう。
ClickUpでタスクが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
ClickUpで新しいタスクが作成されたタイミングで、そのタスク名に対応するフォルダをDropboxに自動で作成する連携です。
プロジェクトやタスクに関連する資料・成果物を格納する場所を自動で確保できるため、手動でフォルダを作成し、命名規則を統一する手間を削減できます。
情報の散在を防ぎ、整理されたファイル管理体制を維持するのに役立つでしょう。
ClickUpでタスクが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
プロジェクト管理ツールClickUpでタスクを作成するたびに、関連ファイルを格納するフォルダをDropboxで手動作成する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、ClickUpとDropboxを連携させることで、こうした定型業務を自動化します。ClickUpで新しいタスクが作成されると、その情報をもとにDropboxへ自動でフォルダが作成されるため、ファイル管理の効率化と作成漏れの防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClickUpとDropboxを併用し、ファイル管理の効率化を目指すプロジェクトマネージャーの方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名規則の不統一といった課題を抱えているチーム
- タスク管理とファイル保管の連携を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ClickUpでのタスク作成を起点に、Dropboxへのフォルダ作成が自動で完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでClickUpを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでClickUpの「タスクを取得」アクションを設定し、トリガーとなったタスクの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したタスク情報に基づいてフォルダを作成します
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、どのフォルダ配下に新しいフォルダを作成するかを任意で設定してください
- 作成するフォルダ名は、ClickUpのタスク名などの動的な情報を用いて、任意の名称に設定することが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
◼️注意事項
- ClickUpとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
ClickUpで特定条件に合うタスクが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
ClickUpで特定の条件のタスクが作成された場合にのみ、Dropboxにフォルダを自動作成する連携です。
この条件分岐処理を活用することで、「資料作成」を含むタスクに対して資料用のフォルダを作成するといった、より実務に即した運用が可能になり、不要なフォルダの乱立を防げます。
ClickUpで特定条件に合うタスクが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
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■概要
ClickUpでタスクを管理し、関連ファイルをDropboxで保管しているものの、タスクごとに手作業でフォルダを作成する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、ClickUpで特定のタスクが作成された際に、Dropboxへ自動でフォルダが作成されるため、ファイル管理の初動を効率化し、手作業による手間や作成漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClickUpとDropboxを併用しており、タスクとファイルの紐付けを手作業で行っている方
- ClickUpでのタスク作成をきっかけに、Dropboxへ自動でフォルダを生成し管理を徹底したい方
- プロジェクトのファイル管理体制を整備することで、チームの生産性向上を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- ClickUpでタスクが作成されると自動でDropboxにフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成や命名の手間を削減できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでClickUpを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでClickUpの「タスクを取得」アクションを設定し、トリガーで起動したタスクの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したタスク情報が特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、指定した場所にフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のリストやステータスなど、フォルダ作成の対象としたいタスクの条件を任意で設定してください
- Dropboxでフォルダを作成するアクションでは、作成先のフォルダを指定し、フォルダ名にClickUpから取得したタスク名などを設定してください
◼️注意事項
- ClickUpとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
DropboxやClickUpのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、DropboxやClickUpのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Dropboxを使った便利な自動化例
Dropboxのファイルが格納されたら、Google スプレッドシートやboardに登録したりLINE WORKSに通知することができるため、業務の効率化が期待できます。
また、フォームの回答をもとに見積書や契約書を作成しDropboxやBoxに格納できるため情報の一貫性を向上できるでしょう。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保管された申込書や請求書などのファイルから、手作業でboardへ顧客情報を入力する作業に時間を取られていませんか。このワークフローは、そうした手入力による手間や転記ミスといった課題を解決するために設計されました。Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、定型業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに格納したファイルからboardへ手作業で情報を転記している方
- ファイル管理と顧客管理のプロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
- 手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されるだけで、boardへの顧客登録が自動で完了するため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
- 人の手による転記作業がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たすファイルの場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
- 条件に合致した場合、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから顧客情報を読み取ります
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて顧客データを登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、ファイル名やファイル形式など、処理対象としたいファイルの条件を任意で設定してください
- OCRで抽出する情報と、boardに登録する顧客情報の項目（会社名、担当者名、連絡先など）を、自社の運用に合わせて設定してください
■注意事項
- DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニ以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
Dropboxでファイルが更新されたら、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
Dropboxに保存しているファイルの更新状況を、管理用のGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？
このような定型業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Dropboxで特定のファイルが更新されると、自動でGoogle スプレッドシートのレコードを更新できます。
手作業による更新作業をなくし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとGoogle スプレッドシートでファイル管理を行っている方
- 手作業での情報更新に手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方
- ファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxでのファイル更新をトリガーに、Google スプレッドシートが自動で更新されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、更新対象のシートやセルを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定しているDropboxは、BoxやGoogle Driveなどの他のストレージアプリに変更してワークフローを構築することも可能です。
- オペレーションに設定しているGoogle スプレッドシートは、Airtableやkintoneなどの他のデータベースアプリに変更できます。
■注意事項
- Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知する
試してみる
■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルを格納してLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.LINE WORKSを利用している企業やチーム
- LINE WORKSを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
- Salesforceを導入して顧客管理や営業活動を行っている営業担当者や管理者
- 顧客情報を一元管理し、業務プロセスを効率化したい企業の営業チーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 顧客ごとにファイルを整理・管理し、安全に保管したい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのフォルダ作成やURLの登録作業の手間を省きたい営業担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをDropboxに保存する
試してみる
■概要
お客様からの問い合わせフォームへの回答後、手作業で見積書を作成し、ストレージに保存する作業に手間を感じていませんか？
この一連の定型業務は、入力ミスや保存漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすく、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに見積書を自動で作成し、Dropboxへの保存までを完結できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせに応じて、手作業で見積書を作成している営業担当者の方
- 見積書作成から保存までの一連のプロセスで発生する、転記ミスや保存漏れを防ぎたい方
- 見積書作成のような定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答があると自動で見積書が作成・保存されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、作成した見積書の保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォームトリガーを選択し、「見積書作成フォーム」が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された見積書を指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する見積書作成フォームの質問項目は、実際の業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、使用する見積書の雛形や、フォームの回答内容を反映させたい箇所（置換後の文字列）を任意で設定してください。
- Dropboxのファイルアップロードアクションでは、ファイルを保存するフォルダのパスや、ファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
ClickUpを使った便利な自動化例
ClickUpのタスク情報をOutlookやSlackに通知できるため、情報共有を迅速化することが可能です。
また、TrelloやHubSpot、フォームの情報をもとにClickUpにタスクを追加できるため手入力の手間を省き、ヒューマンエラーの削減が実現します。
ClickUpでタスクが作成されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
ClickUpで新しいタスクが作成された際、Slackへの通知を手動で行うのは手間がかかり、見落としも発生しやすいのではないでしょうか。特にチームでの情報共有が重要な場合、タスクの作成を迅速に伝えることは業務効率に直結します。このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが作成されると自動的にSlackへ通知が送信されるため、手作業による連絡の手間や情報伝達の遅れといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClickUpとSlackを利用し、タスク共有の効率化を求めるチームの方
- タスク作成時に手動でSlackに通知する際に生じる手間や漏れを解消したい方
- チーム内でのタスクの認知と対応の迅速化を目指すプロジェクト管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ClickUpでタスクが作成されると即座にSlackへ自動通知され、手作業による連絡の手間を削減できます。
- 手動での通知作業がなくなるため、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでClickUpを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでClickUpの「タスクを取得」アクションを設定し、作成されたタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ClickUpのトリガー設定では、通知対象としたいタスクが含まれるスペース、フォルダー、リストを任意で指定できます。
- Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルを自由に選択でき、メッセージ本文には固定テキストだけでなく、ClickUpから取得したタスク名や担当者などの情報を変数として組み込むことが可能です。
■注意事項
- ClickUp、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
ClickUpでタスクが作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
ClickUpで新しいタスクを作成するたびに、関係者へOutlookで通知メールを手動で送っていませんか？
この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用することで、ClickUpでタスクが作成された際に指定した内容のメールをOutlookから自動で送信するため、情報共有の漏れや遅延といった課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ClickUpで作成したタスクの情報を手作業でOutlookメールに転記し共有している方
- タスク作成時の関係者への通知漏れや遅延を防ぎ、情報共有を円滑にしたい方
- プロジェクト管理における定型的なコミュニケーション業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ClickUpでのタスク作成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。
- 手動でのメール作成や送信作業が不要になることで、宛先や内容の間違い、通知漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClickUpとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでClickUpの「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでClickUpの「タスクを取得」アクションを設定し、作成されたタスクの詳細情報を取得します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を本文に含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「メールを送る」では、前段のオペレーションで取得したClickUpのタスク名や担当者、期日といった情報を引用することができます。
■注意事項
- ClickUpとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
HubSpotにフォームが送信されたら、ClickUpにタスクを作成する
試してみる
■概要
HubSpotにフォームが送信されたら、ClickUpにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotのフォーム送信をトリガーにして、ClickUpにタスクを自動作成し、迅速にリードのフォローアップを行いたいチーム
・フォーム送信内容を基に営業活動を円滑に進めたいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・HubSpotのサポートフォームが送信された際に、ClickUpにタスクを作成し、迅速にサポート対応を開始したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotのキャンペーンフォーム送信をトリガーにして、ClickUpにタスクを作成し、キャンペーンのフォローアップやアクションアイテムを管理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・HubSpotのプロジェクト関連フォームが送信された際に、ClickUpにタスクを作成し、プロジェクト管理を効率化したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotのフォーム送信情報をClickUpにタスクとして反映させ、情報管理を効率化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotに送信されたフォーム情報を活用し、ClickUpでタスクを体系的に管理することができます。
・チームのコラボレーション強化とタスク管理の強化により、より効果的な業務進行が期待できます。
■注意事項
・HubSpot、ClickUpのそれぞれとYoomを連携させてください。
Trelloでカードが登録されたらClickUpに追加する
試してみる
■概要
Trelloでカードが登録されたらClickUpに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Trelloでタスク管理を行う企業
・チームのタスク管理に活用している方
・プロジェクトに関連するタスクの進捗を可視化している方
2.ClickUpによるタスク管理を行う企業
・詳細情報を追加したタスク管理を行っている方
・タスクの可視化でプロジェクトの進行状況を把握しているチーム
■このテンプレートを使うメリット
Trelloは進捗状況の可視化ができ、チームでのプロジェクト進行に有効的なツールです。
併せてClickUpを使用することで、より多角的な視点でプロジェクトの管理ができ、業務進行を一層促進させます。
しかしTrelloの情報を都度ClickUpに手動入力するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
情報の共有速度を早めたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使うことで、Trelloの情報をClickUpに自動で追加する事ができるため、手入力するより早く情報を共有することができます。
また引用した内容で登録を行うため、入力ミスを未然に防ぎチーム内で共有する情報の正確性を高く保つ事ができます。
■注意事項
・Trello、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームに回答があったらClickUpに連携してタスクを作成し、Gmailを送付する
試してみる
■概要
フォームに回答があったらClickUpに連携してタスクを作成し、Gmailで詳細メールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内外のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
・全体統括をしているプロジェクトマネージャー
2.タスク管理を簡単にしたいと考える方
・数字の目標達成のためのタスクをグループで行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの回答のみでタスクを作成し、メールの送信まで完了するため手入力の手間を省くことができます。
・タスク管理のせ精度を上げることができ、業務効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Gmail、ClickUpのそれぞれとYoomを連携させてください。
・ClickUpへの日程の登録はUNIXタイムスタンプ形式で入力する必要があるため、データを操作変換するオペレーションを追加しています。
まとめ
DropboxとClickUpの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルアップロード後のタスク作成や、関連情報の転記作業を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
ファイルとタスクが正確に紐づいた状態が保たれるため、チームメンバーは最新の情報に基づいてスムーズに業務を遂行でき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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