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「Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、ClickUpでタスクを手作りするのは面倒…」
「ファイル管理とタスク作成を別々で行っているから、タスクの作り忘れやファイルの添付漏れが起こりがち…」
DropboxとClickUpを併用している方の中には、このような手作業による連携の非効率さに課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルが格納されたことをトリガーに、必要な情報を盛り込んだClickUpのタスクを自動で作成できる仕組み</span>があれば、こうした日々の細かなストレスから解放されるでしょう。
そして、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、エンジニアに頼ることなくスピーディに導入可能です。
ぜひこの機会に業務自動化を取り入れ、日々の業務をさらに効率化させましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとClickUpを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとClickUpのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたファイル管理とタスク管理にまつわる様々な業務を自動化できます。
これにより、作業の手間が省けるだけでなく、ヒューマンエラーの防止にも繋がるでしょう。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、ぜひ気になる内容があればクリックしてみてください！
Dropboxにデザインデータや契約書、報告書などのファイルが格納された際に、関連するタスクを自動でClickUpに作成する連携です。
<span class="mark-yellow">ファイルアップロード後のタスク作成漏れを防ぎ、関連メンバーへの情報共有を迅速化</span>できます。
これまで手動で行っていた一連の作業がなくなるため、業務の抜け漏れ防止と効率化を同時に実現します。
Dropboxの特定のフォルダにファイルが格納された場合や、ファイル名に「請求書」といった特定のキーワードが含まれる場合にのみ、ClickUpにタスクを自動作成する連携です。
<span class="mark-yellow">例えば「経理フォルダ」に追加されたファイルだけを経理担当者のタスクとして起票する、といった柔軟な業務フローを構築</span>できます。
これにより、不要な通知やタスク作成を防ぎ、より的確な情報伝達が可能になります。
それでは実際に、DropboxとClickUpを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Dropboxにファイルが格納されたら、ClickUpにタスクを追加する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
先ずは、Yoomと連携させたいDropboxアカウントとClickUpアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
Dropboxが追加されていることを確認してください。
続けて、ClickUpも連携していきましょう。
ClickUpも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
それでは、Dropboxから取得したファイル情報を用いてタスクを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Dropboxの指定したパスにファイルをアップロードし、そのファイルに紐づくタスクがClickUpに作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はDropboxからClickUpへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にClickUpからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
タスク管理とファイル管理を双方向で連携させることで、さらに業務の網羅性を高めることができるでしょう。
ClickUpで新しいタスクが作成されたタイミングで、そのタスク名に対応するフォルダをDropboxに自動で作成する連携です。
<span class="mark-yellow">プロジェクトやタスクに関連する資料・成果物を格納する場所を自動で確保できる</span>ため、手動でフォルダを作成し、命名規則を統一する手間を削減できます。
情報の散在を防ぎ、整理されたファイル管理体制を維持するのに役立つでしょう。
ClickUpで特定の条件のタスクが作成された場合にのみ、Dropboxにフォルダを自動作成する連携です。
この条件分岐処理を活用することで、<span class="mark-yellow">「資料作成」を含むタスクに対して資料用のフォルダを作成する</span>といった、より実務に即した運用が可能になり、不要なフォルダの乱立を防げます。
今回ご紹介した連携以外でも、DropboxやClickUpのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Dropboxのファイルが格納されたら、Google スプレッドシートやboardに登録したりLINE WORKSに通知することができるため、業務の効率化が期待できます。
また、フォームの回答をもとに見積書や契約書を作成しDropboxやBoxに格納できるため情報の一貫性を向上できるでしょう。
ClickUpのタスク情報をOutlookやSlackに通知できるため、情報共有を迅速化することが可能です。
また、TrelloやHubSpot、フォームの情報をもとにClickUpにタスクを追加できるため手入力の手間を省き、ヒューマンエラーの削減が実現します。
DropboxとClickUpの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルアップロード後のタスク作成や、関連情報の転記作業を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
ファイルとタスクが正確に紐づいた状態が保たれるため、チームメンバーは最新の情報に基づいてスムーズに業務を遂行でき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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