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Google Driveで様々なファイルやフォルダを管理していると、何がどのようなファイルなのかわからなくなること、ありませんか？中でも新規ファイルやフォルダを見逃してしまい、確認作業が遅れてしまったり、そのままデータを取りこぼしてしまった経験がある方もいるはずです…。
このような事態を回避するのであれば、Google Driveを活用した自動化の導入がおすすめです！
自動化を導入することで、新しいファイルやフォルダが追加されたことをチャットツールやメールツールに自動通知可能になるため、手動で行うよりも素早く、そしてデータの取りこぼしなどが少なくなるかもしれません。
しかも、Google Driveを活用した自動化を導入するにあたり、プログラミングなどの難しい知識は必要なし！
どなたでも簡単に連携できる方法を画像付きで詳しく解説しているので、ぜひ試してみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle Driveとの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要 Google Driveに新しいファイルや資料が追加された際、関係者への共有漏れや通知の遅れはありませんか？都度メールを作成して通知するのは手間がかかり、重要な情報の共有が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveでファイルやフォルダが作成されたことをトリガーに、Outlookから指定の宛先へ自動で通知メールを送信でき、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
Google Driveのデータを通知をする様々な方法
いろいろな方法で、Google Driveの更新通知をすることができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle Driveの更新通知を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Google Driveのデータをメールツールに自動で送信・転送する
Google Driveでファイルやフォルダが追加されたとき、その動きを逃さずにOutlookやGmailへ自動通知可能です。
作業の進捗を見逃さず確認や共有のための手間が減ることで、プロジェクトのテンポが自然と整うかもしれません。通知作業を手放すだけで、情報共有はもっと滑らかになりますよね。
■概要 Google Driveに新しいファイルや資料が追加された際、関係者への共有漏れや通知の遅れはありませんか？都度メールを作成して通知するのは手間がかかり、重要な情報の共有が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveでファイルやフォルダが作成されたことをトリガーに、Outlookから指定の宛先へ自動で通知メールを送信でき、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 Google Driveにアップロードしたファイルを、都度Gmailに添付して送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での繰り返しは、時間的な負担だけでなく、宛先間違いや添付漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、Gmailでのメール送信までを自動化し、こうした定型業務の課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
Google Driveのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Google Driveにファイルやフォルダが加わるたびに、SlackやMicrosoft Teamsに通知が届くフローです。チャットツール上でスムーズに共有され、作業のズレや確認漏れがなくなるかもしれません。
特に動きの多いチームでは、手作業での通知が不要になるだけで業務全体のスピードと正確性が変わることが期待できるでしょう。ファイルと会話がつながることで、情報の流れに迷いがなくなる可能性も高まります。
■概要 Google Driveにファイルが格納されたら、Slackに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveで新しいファイルが追加されたとき、手動でSlackに知らせるのは手間がかかります。特にチームでのファイル共有が頻繁だと、見逃しや通知漏れが発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされた瞬間に自動でSlackに通知が届くため、情報共有がスムーズになります。 ■概要 Google Driveで新しいフォルダを作成した際、関係者への共有をMicrosoft Teamsで行う作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のフォルダ内に新しいフォルダが作成されたことを自動で検知し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ即座に通知できます。これにより、情報共有の迅速化と連絡漏れの防止を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
このフローにより、ファイル共有をスムーズにすることができます。
これにより、チーム全体のコミュニケーションが円滑になり、作業効率の向上が期待できます。
また手作業を省くことで、手動での通知漏れやミスを防ぐことができます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
Google Driveのデータを通知をするフローを作ってみよう
それでは、さっそくGoogle Driveの更新通知をするフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
本記事では、「Google Driveでファイル・フォルダが作成されたら、Outlookに通知する」フローボットの設定を解説します。
フローボット設定の流れ
■概要 Google Driveに新しいファイルや資料が追加された際、関係者への共有漏れや通知の遅れはありませんか？都度メールを作成して通知するのは手間がかかり、重要な情報の共有が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveでファイルやフォルダが作成されたことをトリガーに、Outlookから指定の宛先へ自動で通知メールを送信でき、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google Drive
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログインができたら、権限の付与を進めてください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
Outlook
検索結果からOutlookを選択します。サインインの画面に遷移後、Microsoft 365のパスワードを入力します。
サインインができたら、Outlookのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
■概要 Google Driveに新しいファイルや資料が追加された際、関係者への共有漏れや通知の遅れはありませんか？都度メールを作成して通知するのは手間がかかり、重要な情報の共有が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveでファイルやフォルダが作成されたことをトリガーに、Outlookから指定の宛先へ自動で通知メールを送信でき、こうした課題をスムーズに解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「新しくファイル・フォルダが作成されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、フローボットを定期的に起動してGoogle Driveに新しく追加されたファイル・フォルダを検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
起動間隔の選択が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、Google Driveの以下の項目・値が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
ステップ4：メールを送る「メールを送る」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google Driveの情報を引用してOutlookから任意の相手にメールを送る設定を行います。
(1/2)アクションを選択
以下の項目は事前設定済みです。
さらに設定を進めるため下へスクロールします。
必要に応じてCCとBCCの設定を行い、さらに下へスクロールします。
メールの定型文を編集します。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）メール送信のテスト
この画面では、メールのプレビューが確認できます。
プレビューが確認ができたらテストボタンをクリックします。成功すると、指定したメールアドレスへメールが送信されます。
保存するをクリックします。
ステップ5（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトではメールですが、アプリでも通知を受け取れて便利です。
Google Drive使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもGoogle Driveを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
■概要 Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業 ・取引先ごと情報管理を行う業務担当 ・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方 ・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方 2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方 ・担当企業ごとのフォルダを作成している方 ・管理するデータをわかりやすく共有したい方 ■このテンプレートを使うメリット Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。 チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。 ■注意事項 ・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 社内でGoogle DriveとMicrosoft SharePointを併用しているとファイルを双方に手動でアップロードし管理する手間が発生しがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方 2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方 3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方 ■このテンプレートを使うメリット ・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。 ・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。 ■注意事項 ・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
この作業は単純ですが、対応漏れや更新忘れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft SharePointにも同じファイルが格納されます。
これにより、ファイル管理の工数を削減でき、確実な情報共有が実現する可能性があります。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
終わりに
ノーコードツールYoomを活用して、Google Driveのデータをチャットツールやメールツールに自動送信、通知、転送する方法を紹介しました！
ファイルが追加されたことや新しいフォルダを作成したことが自動で共有されるようになるため、データの取りこぼしの抑制になりそうですよね！
これにより、業務スピードの向上も図れるかもしれません。なによりも手動で送信、転送する手間が省けるため、業務負担の軽減も期待できるでしょう。
また、Google Driveを活用した自動化は、プログラミング不要のYoomで簡単に実現できます！
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
このような自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です！ぜひお試しください！
