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【ノーコードで実現】Google Driveのデータを自動で通知する方法
Google Driveで様々なファイルやフォルダを管理していると、何がどのようなファイルなのかわからなくなること、ありませんか？
中でも新規ファイルやフォルダを見逃してしまい、確認作業が遅れてしまったり、そのままデータを取りこぼしてしまった経験がある方もいるはずです…。
このような事態を回避するのであれば、Google Driveを活用した自動化の導入がおすすめです！
自動化を導入することで、新しいファイルやフォルダが追加されたことをチャットツールやメールツールに自動通知可能になるため、手動で行うよりも素早く、そしてデータの取りこぼしなどが少なくなるかもしれません。
しかも、Google Driveを活用した自動化を導入するにあたり、プログラミングなどの難しい知識は必要なし！
どなたでも簡単に連携できる方法を画像付きで詳しく解説しているので、ぜひ試してみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle Driveとの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要Google Driveに新しいファイルや資料が追加された際、関係者への共有漏れや通知の遅れはありませんか？都度メールを作成して通知するのは手間がかかり、重要な情報の共有が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveでファイルやフォルダが作成されたことをトリガーに、Outlookから指定の宛先へ自動で通知メールを送信でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveでのファイル共有が頻繁に発生し、手作業での通知業務に手間を感じている方
- チーム内での情報共有のスピードと確実性を向上させたいと考えているプロジェクトリーダーの方
- Outlookを使った定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにファイルが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」というアクションを設定します。ここで通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- このワークフローをご利用の際は、ご自身のGoogle Driveアカウント、およびOutlookアカウントをそれぞれYoomと連携させてください。
- Outlookとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
■注意事項- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル共有が頻繁に発生し、手作業での通知業務に手間を感じている方
- チーム内での情報共有のスピードと確実性を向上させたいと考えているプロジェクトリーダーの方
- Outlookを使った定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」というアクションを設定します。ここで通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、ご自身のGoogle Driveアカウント、およびOutlookアカウントをそれぞれYoomと連携させてください。
- Outlookとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
■注意事項
- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveのデータを通知する様々な方法
いろいろな方法で、Google Driveの更新通知をすることができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle Driveの更新通知を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
メールツールに自動で通知する
Google Driveでファイルやフォルダが追加されたとき、その動きを逃さずにOutlookやGmailへ自動通知可能です。
作業の進捗を見逃さず確認や共有のための手間が減ることで、プロジェクトのテンポが自然と整うかもしれません。
通知作業を手放すだけで、情報共有はもっと滑らかになりますよね。
■概要Google Driveに新しいファイルや資料が追加された際、関係者への共有漏れや通知の遅れはありませんか？都度メールを作成して通知するのは手間がかかり、重要な情報の共有が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveでファイルやフォルダが作成されたことをトリガーに、Outlookから指定の宛先へ自動で通知メールを送信でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveでのファイル共有が頻繁に発生し、手作業での通知業務に手間を感じている方
- チーム内での情報共有のスピードと確実性を向上させたいと考えているプロジェクトリーダーの方
- Outlookを使った定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにファイルが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」というアクションを設定します。ここで通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- このワークフローをご利用の際は、ご自身のGoogle Driveアカウント、およびOutlookアカウントをそれぞれYoomと連携させてください。
- Outlookとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
■注意事項- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Google Driveにアップロードしたファイルを、都度Gmailに添付して送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での繰り返しは、時間的な負担だけでなく、宛先間違いや添付漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、Gmailでのメール送信までを自動化し、こうした定型業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとGmailを頻繁に利用し、ファイルの共有を手作業で行っている方
- 決まった相手に定期的にレポートや資料などをメールで送付する必要がある担当者の方
- ファイルの送り忘れや添付ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveへのファイルアップロード後、自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていたファイル添付やメール作成の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先・件名の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、特定のフォルダに新しくファイルがアップロードされたらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、トリガーで検知したファイル情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたい対象のフォルダを設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを自由に設定できます。
■注意事項- Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル共有が頻繁に発生し、手作業での通知業務に手間を感じている方
- チーム内での情報共有のスピードと確実性を向上させたいと考えているプロジェクトリーダーの方
- Outlookを使った定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」というアクションを設定します。ここで通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、ご自身のGoogle Driveアカウント、およびOutlookアカウントをそれぞれYoomと連携させてください。
- Outlookとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
■注意事項
- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGmailを頻繁に利用し、ファイルの共有を手作業で行っている方
- 決まった相手に定期的にレポートや資料などをメールで送付する必要がある担当者の方
- ファイルの送り忘れや添付ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロード後、自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていたファイル添付やメール作成の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの添付漏れや、宛先・件名の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、特定のフォルダに新しくファイルがアップロードされたらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、トリガーで検知したファイル情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたい対象のフォルダを設定してください。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを自由に設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
チャットツールに自動で通知する
Google Driveにファイルやフォルダが加わるたびに、Microsoft Teamsに通知が届くフローです。
チャットツール上でスムーズに共有され、作業のズレや確認漏れがなくなるかもしれません。
特に動きの多いチームでは、手作業での通知が不要になるだけで業務全体のスピードと正確性が変わることが期待できるでしょう。
ファイルと会話がつながることで、情報の流れに迷いがなくなる可能性も高まります。
■概要Google Driveで新しいフォルダを作成した際、関係者への共有をMicrosoft Teamsで行う作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のフォルダ内に新しいフォルダが作成されたことを自動で検知し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ即座に通知できます。これにより、情報共有の迅速化と連絡漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方
- プロジェクト単位でのフォルダ共有が多く、関係者への迅速な通知フローを構築したい方
- 手作業による連絡の遅れや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにフォルダが作成されると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡の手間を削減できます。
- 手動での通知による連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築できます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsのアカウントをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したい親フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。トリガーで取得した新しいフォルダ名やURLなどの情報を含めたメッセージを、指定のチャネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定してください。
- Microsoft Teamsのオペレーションでは、通知先のチームやチャネル、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Microsoft Teamsとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランの場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
■注意事項- Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方
- プロジェクト単位でのフォルダ共有が多く、関係者への迅速な通知フローを構築したい方
- 手作業による連絡の遅れや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにフォルダが作成されると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡の手間を削減できます。
- 手動での通知による連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsのアカウントをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したい親フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。トリガーで取得した新しいフォルダ名やURLなどの情報を含めたメッセージを、指定のチャネルに送信するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定してください。
- Microsoft Teamsのオペレーションでは、通知先のチームやチャネル、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Microsoft Teamsとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランの場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveのデータを通知するフローを作ってみよう
それでは、さっそくGoogle Driveの更新通知をするフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
- Google DriveとOutlookをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google DriveとOutlookををのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要Google Driveに新しいファイルや資料が追加された際、関係者への共有漏れや通知の遅れはありませんか？都度メールを作成して通知するのは手間がかかり、重要な情報の共有が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveでファイルやフォルダが作成されたことをトリガーに、Outlookから指定の宛先へ自動で通知メールを送信でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveでのファイル共有が頻繁に発生し、手作業での通知業務に手間を感じている方
- チーム内での情報共有のスピードと確実性を向上させたいと考えているプロジェクトリーダーの方
- Outlookを使った定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにファイルが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」というアクションを設定します。ここで通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- このワークフローをご利用の際は、ご自身のGoogle Driveアカウント、およびOutlookアカウントをそれぞれYoomと連携させてください。
- Outlookとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
■注意事項- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル共有が頻繁に発生し、手作業での通知業務に手間を感じている方
- チーム内での情報共有のスピードと確実性を向上させたいと考えているプロジェクトリーダーの方
- Outlookを使った定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」というアクションを設定します。ここで通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、ご自身のGoogle Driveアカウント、およびOutlookアカウントをそれぞれYoomと連携させてください。
- Outlookとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
■注意事項
- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ連携の設定
まずは基本的なナビをご覧ください。
Google DriveはGoogle スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
Outlookと連携
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
■概要Google Driveに新しいファイルや資料が追加された際、関係者への共有漏れや通知の遅れはありませんか？都度メールを作成して通知するのは手間がかかり、重要な情報の共有が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveでファイルやフォルダが作成されたことをトリガーに、Outlookから指定の宛先へ自動で通知メールを送信でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveでのファイル共有が頻繁に発生し、手作業での通知業務に手間を感じている方
- チーム内での情報共有のスピードと確実性を向上させたいと考えているプロジェクトリーダーの方
- Outlookを使った定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにファイルが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」というアクションを設定します。ここで通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- このワークフローをご利用の際は、ご自身のGoogle Driveアカウント、およびOutlookアカウントをそれぞれYoomと連携させてください。
- Outlookとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
■注意事項- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル共有が頻繁に発生し、手作業での通知業務に手間を感じている方
- チーム内での情報共有のスピードと確実性を向上させたいと考えているプロジェクトリーダーの方
- Outlookを使った定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで通知作成に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による通知の送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」というアクションを設定します。ここで通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、ご自身のGoogle Driveアカウント、およびOutlookアカウントをそれぞれYoomと連携させてください。
- Outlookとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
■注意事項
- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「新しくファイル・フォルダが作成されたら」
フローボットのトリガー（起点）を設定します。
この工程では、フローボットを定期的に起動してGoogle Driveに新しく追加されたファイル・フォルダを検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google Driveと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
起動間隔の選択が終わったら、新規でファイルかフォルダを作成します。
その後フローに戻り、テストしましょう。
成功すると、Google Driveの以下の項目・値が取得できます。
この値は後続のアクションで使用します。
完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：メールを送る「メールを送る」
テンプレートの2つ目をクリックします。
この工程では、Google Driveの情報を引用してOutlookから任意の相手にメールを送る設定を行います。
(1/2)アクションを選択
以下の項目は事前設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Outlookと連携するアカウント情報
さらに設定を進めるため下へスクロールします。
- To
- デフォルトでメールを送信する相手を設定します。社内メールであれば、メーリングリストが良いでしょう。
必要に応じてCCとBCCの設定を行い、さらに下へスクロールします。
メールの定型文を編集します。
- 件名
- 任意の内容を設定します。
- 本文
- 事前設定では、Google Drineから取得したファイルID、ファイル名、URLの引用コードが埋め込まれています。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）メール送信のテスト
この画面では、メールのプレビューが確認できます。
プレビューが確認ができたらテストボタンをクリックします。
成功すると、指定したメールアドレスへメールが送信されます。
完了をクリックします。
ステップ5（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
Google Driveを使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもGoogle Driveを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要Googleフォームで受け付けた依頼や注文内容をもとに、手作業で請求書を作成・管理する業務に手間を感じていませんか？転記作業には時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、内容を反映した請求書を自動で発行し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存までを完結させることができ、請求書発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方・Googleフォームで受けた注文を元に、手動で請求書を発行している担当者の方・請求書作成時の転記ミスや確認作業に多くの時間を費やしている経理担当の方・Google Drive上での請求書管理をよりスムーズに行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームが送信されると請求書の発行から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- フォームの回答内容が直接反映されるので、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで請求書の雛形となるファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容と雛形を元に請求書を発行し、Google Driveに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveのアクション設定では、請求書の雛形が格納されているフォルダのIDや、発行した請求書を保存するフォルダのID、ファイル名を任意で設定可能です。
- 書類を発行するオペレーションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類のタイトルなどを任意で設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要
社内でGoogle DriveとMicrosoft SharePointを併用しているとファイルを双方に手動でアップロードし管理する手間が発生しがちです。
この作業は単純ですが、対応漏れや更新忘れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft SharePointにも同じファイルが格納されます。
これにより、ファイル管理の工数を削減でき、確実な情報共有が実現する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMicrosoft SharePointを併用し、ファイル管理を行っている方
- 手作業によるファイル移動の手間や格納漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
- ファイル共有のプロセスを自動化し、業務の属人化を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加を検知し自動で格納するため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手動でのファイル転記が不要になることで、格納漏れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前段でダウンロードしたファイルを指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「ファイルをアップロード」では、前段のステップで取得した情報を変数として埋め込む形で柔軟に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類や証明書を手動でダウンロードし、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープのステータスが完了になったことをトリガーに、証明書を自動でダウンロードし、指定のGoogle Driveフォルダに格納までを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームが送信されると請求書の発行から保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- フォームの回答内容が直接反映されるので、金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションで請求書の雛形となるファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容と雛形を元に請求書を発行し、Google Driveに保存します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveのアクション設定では、請求書の雛形が格納されているフォルダのIDや、発行した請求書を保存するフォルダのID、ファイル名を任意で設定可能です。
- 書類を発行するオペレーションでは、使用する雛形書類や、発行後の書類のタイトルなどを任意で設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要
社内でGoogle DriveとMicrosoft SharePointを併用しているとファイルを双方に手動でアップロードし管理する手間が発生しがちです。
この作業は単純ですが、対応漏れや更新忘れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft SharePointにも同じファイルが格納されます。
これにより、ファイル管理の工数を削減でき、確実な情報共有が実現する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMicrosoft SharePointを併用し、ファイル管理を行っている方
- 手作業によるファイル移動の手間や格納漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
- ファイル共有のプロセスを自動化し、業務の属人化を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加を検知し自動で格納するため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手動でのファイル転記が不要になることで、格納漏れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前段でダウンロードしたファイルを指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「ファイルをアップロード」では、前段のステップで取得した情報を変数として埋め込む形で柔軟に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
まとめ
ノーコードツールYoomを活用して、Google Driveのデータをチャットツールやメールツールに自動送信、通知、転送する方法を紹介しました！
ファイルが追加されたことや新しいフォルダを作成したことが自動で共有されるようになるため、データの取りこぼしの抑制になりそうですよね！
なによりも手動で送信、転送する手間が省けるため、業務負担の軽減も期待できるでしょう。
また、Google Driveを活用した自動化は、プログラミング不要のYoomで簡単に実現できます！
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
このような自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です！ぜひお試しください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
