・
Google Driveで様々なファイルやフォルダを管理していると、何がどのようなファイルなのかわからなくなること、ありませんか？中でも新規ファイルやフォルダを見逃してしまい、確認作業が遅れてしまったり、そのままデータを取りこぼしてしまった経験がある方もいるはずです…。
このような事態を回避するのであれば、Google Driveを活用した自動化の導入がおすすめです！
自動化を導入することで、新しいファイルやフォルダが追加されたことをチャットツールやメールツールに自動通知可能になるため、手動で行うよりも素早く、そしてデータの取りこぼしなどが少なくなるかもしれません。
しかも、Google Driveを活用した自動化を導入するにあたり、プログラミングなどの難しい知識は必要なし！
どなたでも簡単に連携できる方法を画像付きで詳しく解説しているので、ぜひ試してみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にGoogle Driveとの連携が可能です。
YoomにはあらかじめGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
「Google Driveでファイル・フォルダが作成されたら、Outlookに通知する」ワークフローは、Google Drive内で新しいファイルやフォルダが作成された際に、自動的にOutlookへ通知を送る業務ワークフローです。これにより、チームメンバーは迅速に更新情報を受け取ることができ、情報共有がスムーズになります。Yoomを活用して、Google DriveとOutlookを連携させることで、手動での通知作業を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用してプロジェクト管理を行っており、ファイル更新時にチームに即時通知が必要な方
・Google DriveとOutlookを日常的に活用していて、両者の連携を自動化したいビジネスパーソン
・手動での通知が手間に感じ、自動化による業務効率化を図りたい事務担当者
・チームメンバー全員が最新のファイル情報を迅速に把握できるようにしたいマネージャー
■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveのデータを通知をする様々な方法
いろいろな方法で、Google Driveの更新通知をすることができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle Driveの更新通知を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Google Driveのデータをメールツールに自動で送信・転送する
Google Driveでファイルやフォルダが追加されたとき、その動きを逃さずにOutlookやGmailへ自動通知可能です。
作業の進捗を見逃さず確認や共有のための手間が減ることで、プロジェクトのテンポが自然と整うかもしれません。通知作業を手放すだけで、情報共有はもっと滑らかになりますよね。
■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、Gmailで送付する」ワークフローを利用すると、作業負担が軽減されます。
自動でファイルを送信できるため、作業時間が短縮され業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用してファイルの共有やバックアップを行っている方
・Google Driveにファイルがアップロードされたタイミングで迅速に対応したいと考えている方
・ファイルを素早く確認し、次のアクションにつなげたい方
・普段、Gmailを利用することが多い方
・Gmailを使って効率的に情報を共有したい方
・ファイルのアップロード状況をメール通知でスピーディに把握したい方
■注意事項
・Google DriveとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Google Driveでファイル・フォルダが作成されたら、Outlookに通知する」ワークフローは、Google Drive内で新しいファイルやフォルダが作成された際に、自動的にOutlookへ通知を送る業務ワークフローです。これにより、チームメンバーは迅速に更新情報を受け取ることができ、情報共有がスムーズになります。Yoomを活用して、Google DriveとOutlookを連携させることで、手動での通知作業を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用してプロジェクト管理を行っており、ファイル更新時にチームに即時通知が必要な方
・Google DriveとOutlookを日常的に活用していて、両者の連携を自動化したいビジネスパーソン
・手動での通知が手間に感じ、自動化による業務効率化を図りたい事務担当者
・チームメンバー全員が最新のファイル情報を迅速に把握できるようにしたいマネージャー
■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Google Driveにファイルやフォルダが加わるたびに、SlackやMicrosoft Teamsに通知が届くフローです。チャットツール上でスムーズに共有され、作業のズレや確認漏れがなくなるかもしれません。
特に動きの多いチームでは、手作業での通知が不要になるだけで業務全体のスピードと正確性が変わることが期待できるでしょう。ファイルと会話がつながることで、情報の流れに迷いがなくなる可能性も高まります。
■概要
Google Driveにファイルが格納されたら、Slackに通知するフローです。
このフローにより、ファイル共有をスムーズにすることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを頻繁に活用しているチームリーダー
ファイル共有が日常的に行われている環境で、通知の手間を省きたい方
・SlackとGoogle Driveを連携させて情報共有を強化したいエンジニアやプロジェクトマネージャー
チームメンバーに迅速に情報を届けたい方
・手動での通知によるミスや漏れを防ぎたい業務担当者
自動化を活用して確実に情報を共有したい方
■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Google Driveでフォルダが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローは、ファイル管理とチームコミュニケーションをシームレスに連携させる業務ワークフローです。新しいフォルダがGoogle Driveに作成されるたびに、自動的にMicrosoft Teamsへ通知が届くため、チーム全体での情報共有がスムーズになります。これにより、プロジェクトの進行状況や新しい資料の追加を迅速に把握でき、業務効率の向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用し、ファイルやフォルダの管理に手間を感じているチームリーダーの方
・Microsoft Teamsを活用してコミュニケーションを図っているが、情報共有が追いつかないと感じている管理職の方
・新しいフォルダ作成時に全員への通知を自動化し、手動での連絡を省きたいと考えているIT担当者の方
・チームの作業の透明性を高め、プロジェクトの進行を迅速に把握したいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveのデータを通知をするフローを作ってみよう
それでは、さっそくGoogle Driveの更新通知をするフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
本記事では、「Google Driveでファイル・フォルダが作成されたら、Outlookに通知する」フローボットの設定を解説します。
フローボット設定の流れ
[[ 176218]]
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google Drive
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログインができたら、権限の付与を進めてください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
Outlook
検索結果からOutlookを選択します。サインインの画面に遷移後、Microsoft 365のパスワードを入力します。
サインインができたら、Outlookのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
[[ 176218]]
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「新しくファイル・フォルダが作成されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、フローボットを定期的に起動してGoogle Driveに新しく追加されたファイル・フォルダを検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
起動間隔の選択が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、Google Driveの以下の項目・値が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
ステップ4：メールを送る「メールを送る」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google Driveの情報を引用してOutlookから任意の相手にメールを送る設定を行います。
(1/2)アクションを選択
以下の項目は事前設定済みです。
さらに設定を進めるため下へスクロールします。
必要に応じてCCとBCCの設定を行い、さらに下へスクロールします。
メールの定型文を編集します。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）メール送信のテスト
この画面では、メールのプレビューが確認できます。
プレビューが確認ができたらテストボタンをクリックします。成功すると、指定したメールアドレスへメールが送信されます。
保存するをクリックします。
ステップ5（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトではメールですが、アプリでも通知を受け取れて便利です。
Google Drive使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもGoogle Driveを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■概要
「Google DriveにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する」ワークフローは、クラウド間のファイル管理を自動化し、業務効率を高める業務ワークフローです。
このフローを活用することでファイルが自動的にSharePointに格納されるため、常に最新のファイルを共有・管理することが可能になります。これにより、チーム全体の作業がスムーズに進行します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとMicrosoft SharePointを併用しているビジネスユーザー
・クラウドストレージ間のファイル管理に手間を感じているIT担当者
・ファイルの自動同期や最新状態の維持を目指すチームリーダー
・SharePointの自動更新を活用して業務効率化を図りたい方
・定期的に大量のファイルを共有する必要があるプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
「Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてGoogle Driveでファイルの権限を付与する」ワークフローは、事務作業の効率化につながります。
作業時間が短縮されるため、他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して従業員情報を管理している方
・部署に応じたアクセス権限の付与を手動で行っており、手間を感じている方
・新入社員が増加するタイミングで、迅速に権限管理をしたいと考えている方
・Google ドライブを利用して社内資料の管理を行っている企業
・Google ドライブのファイル権限管理を効率化したいと考える方
■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使って業務効率を向上させたい方
・定期的にインボイスを発行する必要があるが、その作業に時間がかかっている方
・データ入力の手間を減らし、自動化によってミスを減らしたいと考える方
2.Google Driveを活用して書類管理を行っている方
・各種請求書や書類をGoogle Drive上で管理したいが、手動でアップロードする手間を省きたい方
・Google Driveを使用してチームメンバーと書類を共有しやすくしたいと考える方
■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
終わりに
ノーコードツールYoomを活用して、Google Driveのデータをチャットツールやメールツールに自動送信、通知、転送する方法を紹介しました！
ファイルが追加されたことや新しいフォルダを作成したことが自動で共有されるようになるため、データの取りこぼしの抑制になりそうですよね！
これにより、業務スピードの向上も図れるかもしれません。なによりも手動で送信、転送する手間が省けるため、業務負担の軽減も期待できるでしょう。
また、Google Driveを活用した自動化は、プログラミング不要のYoomで簡単に実現できます！
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
このような自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です！ぜひお試しください！
.avif)
.png)
.avif)
