HubSpotのデータを活用してメールで送信・転送する

HubSpotのようなマーケティングアプリを起点にして、Outlookなどのメールツールでメッセージを送信・転送するフローです。
よく使う文面を自動で送れるようにしておけば、手作業での送信ミスや送信漏れを防げて安心です！

HubSpotにデータを自動で書き込み・転記するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にHubSpotにデータを自動で書き込み・転記するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はHubSpotで取引が作成されたらGoogle Chatに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• HubSpotとGoogle Chatをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• HubSpotのトリガー設定およびGoogle Chatのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:HubSpotとGoogle Chatのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

HubSpotのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

なお、HubSpotのマイアプリ登録の詳しいやり方については、以下のリンク先を参照してください。
HubSpotのマイアプリ登録方法

Google Chatのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照してください。
Google Chatの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にHubSpotとGoogle Chatのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:HubSpotで新しい取引先が作成されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「新しい取引先が作成されたら」のアイコンをクリックします。

HubSpotと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「新しい取引先が作成されたら」を選択します。設定が終わったら「次へ」をクリックします。

トリガーの起動間隔を設定していきましょう！
5分、10分、15分、30分、60分の中から選べるようになっています。
利用中のプランによって最短で設定できる時間が変わってくるので、こちらの記事で事前に確認しておくと安心です。
設定が終わったらテストをクリックしましょう。

テストが成功すると、以下のようにHubSpotから取得した情報がアウトプットとして表示されます。
アウトプットの詳細が気になる方は、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね。
アウトプットについて
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:Google Chatで通知する設定

最後に、「メッセージを送信」のアイコンをクリックします。

Google Chatと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「メッセージを送信」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきます。

• スペースのリソース名：入力欄をクリックすると、以下のように候補が表示されます。
  表示された中から、該当するものを選びましょう。
  

• メッセージ内容：編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されます。
  アウトプットを引用しつつ、メッセージを作成してみてくださいね。
  

設定が終わったら、きちんと動作するかをテストしましょう。
問題なければ、保存して完了です！

ステップ5:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、HubSpotで取引が作成されたらGoogle Chatに通知する方法でした！

HubSpotを使ったその他の自動化例

他にも、新規コンタクト登録に合わせてミーティングを自動作成したり、広告ツールのデータを自動転記可能です！

まとめ

ノーコードツールYoomを活用して、HubSpotのデータをチャットツールに自動送信する他、メールツールで転送する方法を紹介しました！

これにより、問い合わせや新しいリードに素早く気が付きやすくなったり、ファーストメッセージなどをスムーズに送信しやすくなる可能性が高まるでしょう。
対応スピードが向上することでナーチャリングへの移行も効率よく行えそうですよね！

また、<span class="mark-yellow">今回の自動送信・転送は、プログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！</span>

プログラミング不要なため導入も簡単で、専門知識がなくてもスムーズに設定できるのが嬉しいポイントです！
この機会に業務の負担を減らし、快適な作業環境を整えるためにも、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！

関連記事：boardと連携したフローを紹介した記事

よくあるご質問

Q：通知メッセージの内容を自由にカスタマイズできますか？

‍A：はい、可能です！

Google Chatのアクション設定時に項目を入力できる箇所があります。入力項目は入力欄をクリックすると候補一覧が表示されるので、その中から選ぶことができます。最後に、入力したい値をステップ3で取得したHubSpotのデータを埋め込み、設定は完了です。

‍

Q：連携がエラーになった場合、どのように対処しますか？

‍A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。

・Yoomヘルプセンター
・‍Yoomお問い合わせ窓口

‍

Q：特定の条件（例：金額など）で通知を絞れますか？

A：はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただ、分岐設定は有料プランでご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。