メールで受信した問い合わせをGoogle Chatに自動通知する
GmailやOutlookで受信した特定の問い合わせメールの内容を、Google Chatへ自動で通知します。
メールの見落としを防ぎ、問い合わせ内容を迅速に関係者へ共有できるため、対応漏れのリスクを減らし、顧客満足度の向上にも繋がることが期待できます。
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「あれ、この問い合わせ、誰か対応した？」
「メールを見落としてた…！」
日々の業務の中で、こんなやり取りに心当たりはありませんか？問い合わせはメール・Webフォーム・チャットツールなど、さまざまな経路から届くため、確認や対応が後回しになりがちです。結果として、重要な連絡を見逃してしまったり対応が遅れてしまったりと、信頼やチャンスを失うことにもつながりかねません。
そんな悩みを解決する方法がGoogle Chatへの自動通知です。たとえば、SlackやChatworkに届いたメッセージ、GmailやOutlookの特定メール、Googleフォームの送信内容などをGoogle Chatのスペースに自動通知することができます。すべての情報を一ヶ所に集めて、誰が見てもすぐに気づける環境を作ることが可能です。
この記事では、それぞれの問い合わせ経路に応じた自動通知の方法についてご紹介していきます。興味のある方はぜひチェックしてみてください！
Yoomには「Slackなどのチャットツールに投稿された問い合わせをGoogle Chatに自動通知する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
問い合わせはメール、フォーム、他のチャットツールなど、様々な場所から届きます。これらを一つ一つ確認するのは手間がかかり、見落としのリスクも伴います。
ここでは、これらの問い合わせ通知をGoogle Chatに自動で集約し、見逃しを防いで対応をスピードアップさせるための具体的な例を紹介していきます。
あなたの業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
SlackやChatworkなど、普段利用しているチャットツールに届いた問い合わせメッセージを、自動でGoogle Chatの指定スペースに転送します。
これにより、重要な問い合わせを見逃すことなく、Google Chat上で情報を一元管理できるようになり、担当者への共有もスムーズに行うことができます。
GmailやOutlookで受信した特定の問い合わせメールの内容を、Google Chatへ自動で通知します。
メールの見落としを防ぎ、問い合わせ内容を迅速に関係者へ共有できるため、対応漏れのリスクを減らし、顧客満足度の向上にも繋がることが期待できます。
Webサイトに設置したGoogleフォームやその他のフォームツール経由での問い合わせ内容を、リアルタイムでGoogle Chatに通知します。
フォーム送信後すぐに担当者が内容を確認できるため、迅速な一次対応が可能になり、リード獲得の機会損失を防ぐのに役立ちます。
ここでは、例として「Slackに問い合わせが投稿されたら、Google Chatに通知する」フローの設定手順を解説します。
業務自動化ツールYoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、画面操作だけで自動化フローを構築できますよ。
[Yoomとは]
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはじめにマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
「新規接続」をクリックした後、アプリ一覧から「Google Chat」を検索しましょう。
以下の画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックです。
こちらの記事を参考に「Client ID 」と「Client Secret」を取得後、入力してください。
マイアプリに「Google Chat」が出てきたら、登録完了です！
「新規接続」をクリックした後、アプリの一覧から「Slack」を検索します。
こちらの記事を参考にマイアプリ登録を行います。
以下の画面が出てきたら、使用したいワークスペースのアドレスを入力してください。
一番下の「続行する」をクリックして次に進みましょう。
以下の画面が出てきたら、「許可」をクリックして次に進みましょう。
マイアプリに「Slack」が出てきたら、マイアプリ登録完了です！
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
「メッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
続いて、API接続設定です。
プルダウンからトリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定可能です。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
今回は5分に選択しました。
チャンネルIDを設定します。
指定したSlackのチャンネルに問い合わせが来たら、フローが起動する設定です。
テストを行います。
指定したチャンネルに実際にメッセージを投稿してから、テストしてください。
取得した値を確認しましょう。
この後、取得した値を活用してフローボットを完成させていきます。
「保存する」をクリックしてください。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください！
また、ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐対象の取得した値は、以下のように設定してください。
分岐条件は、「問い合わせ」に設定しましょう。
今回は、Slackに問い合わせが投稿されたらGoogle Chatに通知するフローなので、「問い合わせ」に設定してください。
「保存する」をクリックしてください。
「スペースにメッセージを送信」をクリックしてください。
Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。
詳しい方法や設定については、こちらをチェックしてくださいね。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
API接続設定です。
こちらの記事を参考に設定していきましょう。
まずはGoogle ChatのスペースIDを入力してください。
キーとトークンは、こちらの記事を参考に入力しましょう。
メッセージ内容は設定例を参考に入力してください。
Google Chatに転送する本文になります。
メッセージ本文は、取得した値から選択しましょう。
テストを行ってください。
テストが成功したら、テスト成功画面が出現します。
「保存する」をクリックして次に進みます。
実際にGoogle Chatに通知が来ているか、確認しましょう。
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Google ChatのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google スプレッドシートに新しい行が追加されたときや、Notionにデータが追加されたタイミングで自動通知を行えます。また、Zoomのミーティング終了時には議事録の文字起こしや要約を通知できます。
この記事では、「問い合わせ内容をGoogle Chatに自動通知する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的なアプローチをご紹介しました。
Google Chatへの自動通知を活用することで、メールやフォーム、他のチャットツールからの問い合わせを一ヶ所に集約でき、確認漏れや対応遅れといったヒューマンエラーを防ぐのに非常に効果的です。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したGoogle Chat通知の自動化以外にも、さまざまな業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。</span>
スプレッドシートやファイル、ミーティングの終了など、さまざまなトリガーに合わせて自動化を設計できるのは嬉しいポイントです。
「問い合わせ対応に時間がかかっている」「情報共有をもっとスムーズにしたい」「通知漏れによるトラブルを防ぎたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、自動化を始めてみてください。専門知識がなくても、誰でも簡単に使い始められますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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