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経費申請のやりとりで、「差し戻しを共有するのが遅れてしまう」「承認状況をチームにうまく伝えられない」そんな課題を感じたことはありませんか？
通知を手作業で行っていると、共有のタイミングにズレが生じ、業務の流れにも影響が出やすくなります。
とはいえ、申請情報の通知を自動化しようと思っても、「設定が複雑そう」「システムに詳しくないと難しいのでは？」と不安になる方も多いでしょう。
そこで本記事では、Yoomを使ってジョブカン経費精算・ワークフローと通知ツールを簡単に連携する方法をご紹介します。
通知の自動化によって、申請状況の見落としを防ぎ、チーム間の情報共有がスムーズになります。 ノーコードで設定できるので、エンジニアに頼らず自分たちで業務改善を進められます。
このあと紹介する「申請が差し戻されたらMicrosoft Teamsで通知する」フローをはじめ、実用的な連携例をぜひチェックしてみてください。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にジョブカンとの連携が可能です。Yoomにはあらかじめジョブカンを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
いろいろな方法で、ジョブカンの関連通知をすることができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにジョブカンの関連通知を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
業務フローのなかで意外と時間を取られるのが、経費申請のやりとり。差し戻しがあれば、その都度担当者が知らせ、承認されればまた別の方法で通知。そんな小さな手間も、積もればチームのリズムを乱す要因になってしまいます。
「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったらMicrosoft Teamsで通知する」テンプレートは、申請が差し戻された瞬間に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送信。誰かが気づくまでの“間”をなくし、素早く共有できるのが魅力です。
一方、「承認されたらSlackに通知する」テンプレートは、承認内容をSlackにそのまま流してくれる優れもの。別画面で確認する必要がなく、作業中の流れを止めずに承認状況を把握できます。
経費申請が無事に承認された、その一報をいかに早く受け取るか。シンプルなことのようで、実際は誰かがメールを打ったり、チャットで共有したりと、手間がかかる場面が多いものです。
「申請が承認されたらGmailを送信する」テンプレートでは、承認されたその瞬間に自動でGmailが送信されるので、通知漏れや対応の遅れを防げます。承認された経費の内容に応じて、メールの送信先を柔軟に変えることも可能です。忙しい経理担当者にとっては、かなり心強い味方。
さらに「Outlookを送信する」テンプレートを使えば、Microsoft 365の環境下でOutlookユーザー向けに同様のフローが構築可能。法人利用にもぴったりです。
それでは、さっそくジョブカンの関連通知をするフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直感的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。
本記事では、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったらMicrosoft Teamsで通知する」フローボットの設定を解説します。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果から「ジョブカン経費精算・ワークフロー」をクリックすると、連携に必要な値を入力する画面が表示されます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。Microsoftのサインイン画面に遷移するので、Microsoft 365のログイン情報を入力します。
ログイン情報の入力と追加、Microsoft Teamsのマイアプリ登録が完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、フローの起動間隔を決めて、差し戻された申請があれば検知する仕組みを設定します。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
起動間隔の選択が終わったら動作テストに進みますが、その前に連携したジョブカン経費精算・ワークフローで「テスト用の申請の差し戻し」を行ってください。イベント（テスト用の申請の差し戻し）が発生していないと、テストで検知ができません。
テスト用イベントを発生させたら、テストボタンをクリックします。成功したら、差し戻された申請の情報が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。保存をクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、ジョブカン経費精算・ワークフローの情報を引用してMicrosoft Teamsの指定したチャネルに通知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
IDを選択したら、スクロールして次の設定に進みます。
入力が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、指定したチャネルにテスト通知が送信されます。
保存するをクリックします。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
承認連絡やユーザー登録など、手間のかかる作業を自動化したいバックオフィス担当者におすすめのテンプレート集です。申請にあわせて通知や登録を自動で実行できるため、確認漏れや伝達の遅れを防ぎ、業務の正確性とスピードを高められます。
ジョブカン経費精算・ワークフローと通知ツールの連携は、申請や承認の情報をスムーズに共有するうえで、とても役立ちます。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、誰でもかんたんに自動化フローを作成できます。
日々のちょっとした手間を減らし、業務の流れを整えたい方にこそおすすめです。
まずは無料でYoomに登録して、便利な通知連携を体験してみてください。
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