OneDriveで様々なファイル管理していると、どれが何のファイルなのかわからなくなってしまうことがありませんか？そのため「新しいファイルに気が付けず見落としてしまった！」なんて経験もあるはずです…。
また、追加されたファイルを別途メールに添付して送信したりなど、ファイルの送信、追加にまつわる業務って意外と細かくて手間ですよね…。
そこで紹介したいのが、OneDriveを活用した自動化です！
自動化を導入することで、新規ファイルがアップロードされたことを知らせたり、OneDriveにアップロードされたファイルを添付して別途メールを送信するといった自動化が可能となるため、データの取りこぼしなどが少なくなるかもしれません。
しかも、OneDriveを活用した自動化を導入するにあたり、プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。どなたでも簡単に連携できる方法を画像付きで詳しく解説しているので、ぜひ試してみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOneDriveを活用するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、関係者へSlackで通知する作業は、単純ですが重要な業務ではないでしょうか。しかし、手作業での通知は手間がかかる上に、対応が遅れたり、連絡を忘れてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、即座にSlackへ通知を自動送信するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとSlackを連携させ、ファイル共有に関する連絡を自動化したい方
- 手作業による通知に手間を感じ、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- チーム内での迅速な情報共有体制を構築し、業務の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルへ通知を送るように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意のものに設定してください。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことで、動的に作成することが可能です。
■注意事項
- OneDriveとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveのデータを自動で通知する様々な方法
いろいろな方法で、OneDriveのデータを自動で通知することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにOneDriveの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
OneDriveのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
OneDriveが更新されたことをその他のツールに通知してくれます。
通知することで、チーム内での共有もスムーズになりますよ。
OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
OneDriveにファイルを格納するたびに、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業は、地味ながらも重要な業務ですが、手作業では手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが格納されたことをきっかけに、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知できるため、関係者への迅速な情報共有と作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル共有が多く、関係者への手動通知に手間を感じている方
- Microsoft Teamsでの情報共有をより迅速かつ確実に行いたいと考えている方
- ファイル共有から通知までの一連の業務フローを自動化し、標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納後、自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていたMicrosoft Teamsでの通知作成・送信の手間を省けます。
- 手作業による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実かつ迅速に情報を共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、ファイルが格納されたことを検知するアクションを設定します。
- オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、任意のチャネルに通知メッセージを送信するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、フローを起動する間隔を設定し、対象としたいドライブIDを指定してください。
- Microsoft Teamsのアクション設定では、通知を送信したいチームIDおよびチャネルIDを指定してください。
■注意事項
- OneDriveとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、関係者へSlackで通知する作業は、単純ですが重要な業務ではないでしょうか。しかし、手作業での通知は手間がかかる上に、対応が遅れたり、連絡を忘れてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、即座にSlackへ通知を自動送信するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとSlackを連携させ、ファイル共有に関する連絡を自動化したい方
- 手作業による通知に手間を感じ、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- チーム内での迅速な情報共有体制を構築し、業務の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルへ通知を送るように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意のものに設定してください。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことで、動的に作成することが可能です。
■注意事項
- OneDriveとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveのデータをメールツールに自動で送信・転送する
OneDriveにファイルがアップロード・追加されたら、メールツールを経由して通知してくれます。
メールで通知してくれるため、ファイルの確認が簡単に行うことができます。
OneDriveにファイルがアップロードされたらGmailで通知する
試してみる
■概要
OneDriveにファイルがアップロードされた際、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか。こうした手作業は確認漏れや共有の遅延を引き起こすだけでなく、日々の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローは、OneDriveの特定フォルダへのファイル追加をトリガーに、Gmailに自動で通知を送信するため、これらの課題を解消し、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル共有が多く、関係者への通知を効率化したいと考えている方
- ファイル共有時の連絡漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたいチームリーダーの方
- 手作業による通知業務を自動化して、本来のコア業務に集中する時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加を検知し、自動で通知メールが送信されるため、都度確認して連絡する手間と時間を短縮できます。
- 手作業による通知で起こりがちな、連絡の漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に通知メールが送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダを指定してください。
- Gmailのメール送信設定では、宛先（To/Cc/Bcc）や件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。また、OneDriveから取得したファイル名などの情報を、変数として本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
OneDriveにファイルが追加されたら、Outlookにファイルを添付して通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や報告書などの重要なファイルの共有が遅れたり、関係者への通知が漏れてしまったりすることはないでしょうか。
手動でのメール作成とファイル添付は手間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル追加をきっかけに、Outlookからメールが自動送信されるため、迅速で確実な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル共有を頻繁に行い、手動での通知に手間を感じている方
- 請求書や報告書などの重要なファイルの共有漏れや遅延を防止したいと考えている方
- Outlookを使った定型的なメール連絡を自動化し、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル確認やメール作成の時間を削減できます。
- ファイルの添付忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- さらに、AI機能「テキストを生成する」や「データを操作・変換する」のアクションを設定し、ファイル名などの情報をもとにテキストを生成および対照データを変換します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」では、AIへの指示（プロンプト）を任意に設定できます。
- 「データを操作・変換する」を用いることで、ファイル名から日付を抽出するなど、通知内容に合わせて情報を加工できます。
- 「メールを送る」では、前のステップで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことで、内容に応じた動的な通知の作成が可能です。
■注意事項
- OneDrive、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
OneDriveのデータを自動で送信・転送するフローを作ってみよう ！
それでは、ここからOneDriveにファイルがアップロードされたら、Slackに通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOneDriveにファイルがアップロードされたら、Slackに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OneDriveとSlackをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- トリガー設定およびアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、関係者へSlackで通知する作業は、単純ですが重要な業務ではないでしょうか。しかし、手作業での通知は手間がかかる上に、対応が遅れたり、連絡を忘れてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、即座にSlackへ通知を自動送信するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとSlackを連携させ、ファイル共有に関する連絡を自動化したい方
- 手作業による通知に手間を感じ、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- チーム内での迅速な情報共有体制を構築し、業務の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルへ通知を送るように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意のものに設定してください。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことで、動的に作成することが可能です。
■注意事項
- OneDriveとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：マイアプリ登録
まずはじめに「OneDrive」と「Slack」のマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
OneDriveのマイアプリ登録
「新規接続」をクリック後、アプリ一覧から「OneDrive」を検索してください。
以下の画面が出てきたら、Microsoftのアカウントにログインします。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法
人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
まずはメールアドレスを入力してください。
次にパスワードを入力します。
以下画面が出てきたら「はい」をクリックしてください。
マイアプリに「OneDrive」が出てきたら、登録完了です！
Slackのマイアプリ登録
アプリの一覧から「Slack」を検索します。
こちらの記事を参考にマイアプリ登録を行っていきましょう。
使用したいワークスペースにログインしてください。
「許可」をクリックしてください。
すでにログインされている場合は、以下の画面が出てきます。
一番下の「許可」ボタンをクリックしてください。
マイアプリに「Slack」が出てきたら、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、関係者へSlackで通知する作業は、単純ですが重要な業務ではないでしょうか。しかし、手作業での通知は手間がかかる上に、対応が遅れたり、連絡を忘れてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知し、即座にSlackへ通知を自動送信するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとSlackを連携させ、ファイル共有に関する連絡を自動化したい方
- 手作業による通知に手間を感じ、連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- チーム内での迅速な情報共有体制を構築し、業務の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルへ通知を送るように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意のものに設定してください。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込むことで、動的に作成することが可能です。
■注意事項
- OneDriveとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：アプリトリガーの設定
まずはトリガー設定を行います。
「特定フォルダ内にファイルが作成また…」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
続いて、API接続設定です。
トリガーの起動間隔は、何分間隔でこのトリガーを起動させるかの設定です。
業務内容に合わせてプルダウンから選択しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
利用しているプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うため、その点は要チェックですよ！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔がおすすめです！
ドライブIDは、候補から選択してください。
フォルダ名は、入力欄下の注意点を参考に入力してください。
検索しやすいワードを入力してください。
フォルダIDは、候補の中から選択しましょう。
見つけにくい場合は、検索窓から対象フォルダを検索してみてくださいね！
ここで指定したOneDriveのフォルダにファイルがアップロードされたら、フローが起動します。
下部の「テスト」ボタンから、テストを行いましょう。
テストを行う前に、指定したフォルダにファイルをアップロードしてくださいね！
以下の画面が出てきたら、テスト成功です！
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、OneDriveとSlackのデータ連携を実現していきます！
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
ステップ4：チャンネルにメッセージを送る設定
次にSlackに通知を送る設定を行っていきます。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう！
API接続設定です。
投稿先のチャンネルIDは、候補から選択してください。
ここで指定したチャンネルに通知がされます。
メッセージは、以下設定例を参考に入力してください。
通知の際のメッセージです。
ファイル名とURLはアウトプットから選択してください。
URLを載せておくことで、通知メッセージから確認できるので、記入しておくのがおすすめです！
テストを行いましょう。
テストの成功を確認したら、Slackの指定したチャンネルに通知が来ているか確認してみてください。
Slackに通知が来ていたら、OKです！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ5：フローボットの自動化確認
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
OneDriveのを使ったその他の自動化確認
Yoomにはこの他にもOneDriveを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方
- 法務担当者や契約管理担当者
- 営業担当者や営業マネージャー
- ビジネスオーナーや事業開発担当者
2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 契約書の整理・保管を効率的に行いたい担当者
3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方
- DocuSignを利用して契約書の締結を行っている法務チーム
- OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。
・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。
■注意事項
・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
OneDriveにファイルが格納されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
OneDriveに保存したファイルをチームメンバーに共有する際、都度Discordで通知するのは手間ではないでしょうか。手動での通知は、連絡漏れや遅延の原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが格納されると自動でDiscordにメッセージが送信されるため、こうした共有作業を効率化し、情報伝達の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとDiscordを日常業務で利用し、手作業での通知に手間を感じている方
- ファイル共有の連絡を自動化し、チームへの情報伝達の漏れや遅延を防ぎたい方
- 定型的な通知作業をなくし、より重要な業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーに自動で通知が作成されるため、これまで手作業で行っていた共有連絡の時間を短縮することができます。
- 手動での通知作業が不要になるため、連絡のし忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとDiscordをYoomと連携する
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定する
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、任意のチャンネルへの通知内容を作成する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、通知の起動対象としたい任意のフォルダを指定することが可能です。
- Discordの通知先は任意のチャンネルを設定できます。また、通知するメッセージ本文は、固定テキストのほか、前のステップで取得したファイル名などの動的な情報を組み込んで自由に作成できます。
■注意事項
- OneDriveとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OneDriveに格納されたファイルをDropboxにも格納する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、同じファイルをそれぞれの場所に手動でアップロードする作業が発生し、手間がかかるのではないでしょうか。
特にファイルのバックアップやチーム間での共有ルールがある場合、この手作業は保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動的にDropboxにもファイルが格納されるので、ファイル管理の効率化が目指せます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとDropboxを併用しているなかで、手作業でのファイル同期に課題を感じている方
- ファイルのバックアップや共有のために両ストレージを利用している方
- ファイル管理のフローを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルを格納するだけでDropboxにも自動で格納されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとDropboxをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveの「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル作成時のみ後続のアクションが実行されるよう条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダを任意で設定可能です。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、トリガーで取得した情報を変数として埋め込み、動的にファイル名を変更するといった設定も可能です。
■注意事項
- OneDrive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.CRMツールとしてSalesforceを利用している企業
・Salesforceで顧客情報を一元管理している企業
2.ファイル管理としてOneDriveを利用している方
・ファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、Salesforceに取引先が登録されたら、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。
これまで手動でフォルダを作成していた方は作業時間が短縮されます。
短縮できた時間は他の業務に充てることができるため、1日にこなせる仕事量が増えるでしょう。
また、手作業による業務が減るため人為的なミスも減ります。
フォルダを作成し忘れたり、重複して作成することが減るため、正確なファイル管理を実現できます。
■注意事項
・SalesforceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Notionのデータベースに新しくページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクトやデータ管理を頻繁に行う必要がある方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- データ管理担当者や事務職員
- ビジネスアナリストや業務効率化を目指す経営者
2.手動でのフォルダ作成作業を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- プロジェクトデータを効率的に整理・保管したい担当者
3.NotionとOneDriveを日常的に活用している方
- Notionを使用してプロジェクト管理やデータベースを運用しているユーザー
- OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・NotionとOneDriveの統合により、データが一元管理されます。
・関連する情報が簡単にアクセスできるようになり、業務プロセスの透明性が向上します。
・データの整理や構造化が容易になり、情報の見落としや混乱を防ぐことができます。
■注意事項
・Notion、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
終わりに
ノーコードツールYoomを活用して、OneDriveのデータをチャットツールやメールツールに自動送信、通知、転送する方法を紹介しました！
このような自動化を導入することで、新しいファイルに気が付きやすくなる他、ファイルを添付してメールを送信するという一連のフローも自動的に行われるようになるため、業務負担の軽減にもなりそうですよね！
また、今回の自動送信・転送は、プログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
このようなOneDriveの自動化を導入したい場合は、Yoomの無料アカウントを作成しましょう！
アカウント作成後はすぐに実際の操作性を確かめることが可能です。
業務の自動化を導入して快適な作業環境を整えるためにも、この機会にぜひお試しください！
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