【プログラミング不要】SmartHRのデータを自動で通知する方法

SmartHRのデータをチャットツールに自動で送信・転送する

SmartHRのデータ更新を、Microsoft Teamsなどのチャットツールに送信するフローです。自動で通知されるため、情報共有の迅速化につながります。

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SmartHRのデータを自動で通知するフローを作ってみよう 

それでは、さっそく実際にSmartHRのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

<span class="mark-yellow">今回は「SmartHRで従業員情報が更新されたらGmailに通知する」フローボットを作成していきます！</span>
作成の流れは大きく分けて以下です。

• SmartHRとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• SmartHRのトリガー設定およびGmailのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：SmartHRとGmailをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

【SmartHRのマイアプリ連携】

1.YoomにログインしたあとYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
右上の検索窓に「SmartHR」と入力し、検索結果からSmartHRを選択します。

2.SmartHRの新規登録画面より、「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、「追加」をクリックします。
※SmartHRのマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。

これで、SmartHRの連携が完了しました！

【Gmailのマイアプリ連携】

1.次にGmailをマイアプリに登録します。
先ほどと同じ手順で、Yoomのマイページの「新規接続」ボタンをクリックし、「Gmail」を選択します。

2.Gmailを選択すると、以下のような画面が表示されます。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。

3.今回連携したいアカウントを選択します。

画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。

4.Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。

これで、Gmailのマイアプリ登録が完了です。
マイアプリにSmartHRとGmailが表示されていれば、登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

これからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：SmartHRのトリガー設定

最初の設定です！ここからは「SmartHRで従業員情報が更新されたらGmailに通知する」フローボットを設定していきます。

1.以下の赤枠をクリックしてください。

2.こちらのページは、すでに設定されています。
アカウント情報が間違っていないか確認し、「次へ」をクリックしましょう。

3.続いて、以下の画面が表示されたら、「サブドメイン」を入力欄下の注釈を参照し、設定してください。入力が完了したら、「テスト」をクリックします。

4.青く「テスト成功」と表示が出たら、「次へ」をクリックします。

5.次に進んだら、まずはSmartHRの画面に移り、従業員の情報を更新します。(今回のフローのトリガーアクションです。)‍

更新が完了したらYoomの画面に移り、「テスト」を実行しましょう。
※SmartHR上で更新が反映されていないとテストは成功しません。ご注意ください。

4.テストに成功すると、アウトプットを取得できます。アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認をしてください。
問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:Gmailに通知する設定

最後の設定です！ここでは、SmartHRで従業員の情報が更新されたら、Gmailに通知する設定をします。

1.以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。タイトルはデフォルトで設定されているので、変更は不要です。

3.画画面を下にスクロールすると、次の画面が表示されます。必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。

• To：通知先となるメールアドレスを設定
• CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
• 差出人の名前：通知メールの差出人として表示される名前を設定
• 件名：通知されるメールの件名を任意で設定

4.以下の画像は、「本文」の項目で入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用して設定したものです。

4.入力が完了したら「次へ」をクリックします。

5.以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。

6.「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう。

7.最後にGmailを確認してみましょう。

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無事に送信されましたね。ここまでお疲れ様でした！

以上がSmartHRで従業員情報が更新されたらGmailに通知する方法でした！

ステップ6:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

SmartHRを使った自動化例

SmartHRでデータを更新した際にGmailなどに自動でメールを送信したり、他のアプリでデータを更新した際に、SmartHRにも自動で登録したい場合におすすめのフローです。

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終わりに

SmartHRの通知業務を効率化する方法として、Yoomを使った連携フローをご紹介しました。
手作業での共有ミスを防ぎ、情報の管理をよりスムーズに進めることができます。

プログラミングの知識がなくても設定できるので、エンジニアに頼らず自分たちで業務改善を進めたい方にもぴったりです。
まずは無料登録から、Yoomの便利さを体験してみませんか？