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SmartHRの従業員情報を更新したあと、「関係者に知らせるのを忘れてしまった…」「情報共有のタイミングがずれてしまった…」そんな経験はありませんか？
手作業による通知は手間がかかり、ミスや漏れの原因になることもあります。
とはいえ、通知の自動化と聞くと、「設定が複雑そう」「プログラミングが必要なのでは？」と不安になる方も多いでしょう。
そこでおすすめなのが、ノーコードツールYoomを使ったSmartHRとの自動連携です。
たとえば、SmartHRで従業員情報が更新されたらGmailに通知を送るといった連携も、専門知識なしで簡単に構築できます。
この記事では、SmartHRと通知系アプリを連携する便利な自動化フローを紹介します。
通知業務の負担を減らし、効率的な情報共有を実現したい方は、ぜひ最後までご覧ください！
YoomにはSmartHRを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
SmartHRで従業員情報が更新された際、関連部署への連絡を手作業で行っていませんか。こうした作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新されたタイミングで、関係者へGmailで自動的に通知を送ることができ、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
いろいろな方法で、SmartHRのデータを自動で送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにSmartHRの自動更新を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
SmartHRのデータ更新をGmailなどのメールアプリに自動で送信するフローです。情報共有のタイムラグを解消し、業務の効率化を図ることができます。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新された際、関連部署への連絡を手作業で行っていませんか。こうした作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新されたタイミングで、関係者へGmailで自動的に通知を送ることができ、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Outlookに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をOutlookで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をOutlookで確認し、人事管理に役立てたい方
・Outlookをメインのコミュニケーションツールとして利用している方
■このテンプレートを使うメリット
・Outlookに通知が届くことにより担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・Outlookにウェルカムメールを通じて、入社前の疑問や不安を解消する機会を提供して円滑なコミュニケーションを促進することができます。
・通知メールの件名、本文、送信先などを自由にカスタマイズすることができ柔軟に対応することができます。
■注意事項
・SmartHR、OutlookのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
SmartHRのデータ更新を、Microsoft Teamsなどのチャットツールに送信するフローです。自動で通知されるため、情報共有の迅速化につながります。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をMicrosoft Teamsで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをMicrosoft Teamsで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため手作業が不要になり、業務効率の向上に繋がります。
・Microsoft Teamsのチャットや会議機能と連携することで、入社手続きの進捗管理や情報共有を効率化することができます。
・必要な情報をMicrosoft Teamsで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Slackのチャンネルに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・従業員削除の情報を関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員削除に伴う手続き（アカウント削除、退職処理など）をスムーズに進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・チームメンバーの異動や退職情報を把握し、チーム編成や業務分担の調整を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・従業員がSmartHRから削除されたタイミングで自動的にSlackのチャンネルに通知が届くことにより、人事担当者以外にも関係部署やチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握することができます。
・手入力でのSlackへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・従業員削除の情報をSlackで共有することによって、関係者への情報伝達がスムーズになり、退職手続きの遅延を防ぐことができます。
・Slack上で退職者に関する情報共有や引き継ぎ事項の確認など、コミュニケーションを円滑に行うことができます。
・退職者のアカウント情報を速やかに把握することにより、必要なアクセス権限の削除などの対応を迅速に行うことができ、不正アクセスのリスクを低減できます。
■注意事項
・SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
それでは、さっそく実際にSmartHRのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「SmartHRで従業員情報が更新されたらGmailに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新された際、関連部署への連絡を手作業で行っていませんか。こうした作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新されたタイミングで、関係者へGmailで自動的に通知を送ることができ、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.YoomにログインしたあとYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
右上の検索窓に「SmartHR」と入力し、検索結果からSmartHRを選択します。
2.SmartHRの新規登録画面より、「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、「追加」をクリックします。
※SmartHRのマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
これで、SmartHRの連携が完了しました！
1.次にGmailをマイアプリに登録します。
先ほどと同じ手順で、Yoomのマイページの「新規接続」ボタンをクリックし、「Gmail」を選択します。
2.Gmailを選択すると、以下のような画面が表示されます。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
3.今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
4.Yoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ登録が完了です。
マイアプリにSmartHRとGmailが表示されていれば、登録完了です！
これからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新された際、関連部署への連絡を手作業で行っていませんか。こうした作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新されたタイミングで、関係者へGmailで自動的に通知を送ることができ、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！ここからは「SmartHRで従業員情報が更新されたらGmailに通知する」フローボットを設定していきます。
1.以下の赤枠をクリックしてください。
2.こちらのページは、すでに設定されています。
アカウント情報が間違っていないか確認し、「次へ」をクリックしましょう。
3.続いて、以下の画面が表示されたら、「サブドメイン」を入力欄下の注釈を参照し、設定してください。入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
4.青く「テスト成功」と表示が出たら、「次へ」をクリックします。
5.次に進んだら、まずはSmartHRの画面に移り、従業員の情報を更新します。(今回のフローのトリガーアクションです。)
更新が完了したらYoomの画面に移り、「テスト」を実行しましょう。
※SmartHR上で更新が反映されていないとテストは成功しません。ご注意ください。
4.テストに成功すると、アウトプットを取得できます。アウトプットはこの後の設定で活用するので、間違いがないか確認をしてください。
問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。
最後の設定です！ここでは、SmartHRで従業員の情報が更新されたら、Gmailに通知する設定をします。
1.以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。タイトルはデフォルトで設定されているので、変更は不要です。
3.画画面を下にスクロールすると、次の画面が表示されます。必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
4.以下の画像は、「本文」の項目で入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用して設定したものです。
4.入力が完了したら「次へ」をクリックします。
5.以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
6.「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう。
7.最後にGmailを確認してみましょう。
無事に送信されましたね。ここまでお疲れ様でした！
以上がSmartHRで従業員情報が更新されたらGmailに通知する方法でした！
設定が完了すると、以下のようなメニューが表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
SmartHRでデータを更新した際にGmailなどに自動でメールを送信したり、他のアプリでデータを更新した際に、SmartHRにも自動で登録したい場合におすすめのフローです。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している人事担当者
・Googleスプレッドシートに登録した内容をSmartHRに登録している方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・Googleスプレッドシートの情報を元に従業員情報の登録を効率化したい方
・SmartHRの手入力での作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを使用すると、従業員情報を一元管理できるのがメリットです。
ただ、手作業で入力する項目が多く時間がかかったり入力ミスといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
SmartHRへの手作業での入力を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している場合、その情報を自動的にSmartHRに登録することができます。
手作業による作業時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。
また、フローをカスタマイズすることで、任意のコミュニケーションツールに通知を出すことができるようになるためチームメンバーと迅速に情報共有することも可能です。
ｋ
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスの一貫化を検討している方
・Google Workspaceの従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方
2. SmartHRを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員データの登録を負担に感じている方
・オンボーディングや保険加入手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、SmartHRの従業員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
◼️概要
SmartHRに従業員が登録されたら、給与/勤怠/人事評価各システムへ登録します。
SmartHRへの登録を起点に、他のツールにアクセスをすることなく自動登録が可能です。
今回は、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビを例として設定します。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、SmartHR（OAuth）を押して、以下の設定を行い保存します。
・トリガーアクション：従業員情報が登録されたらを選択します。
・サブドメイン：SmartHRのURL上にサブドメインをコピーアンドペーストし、テストします。
・次ページ：テストを押し、登録情報が取得できたら保存します。
※一度も従業員登録を行っていない場合、次ページのテストでレスポンスが返らないため、デモで従業員登録を行った上で再度テストしてください。
PCAクラウド給与の設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：データ領域の選択
・データ領域：候補から対象のデータ領域を選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
③＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：社員情報を登録を選択してください。
・対応する項目：①のトリガーから取得したアウトプット項目を対応箇所に埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
④＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：PCAクラウドからログアウトを選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
※PCAクラウドとの連携時の注意点はこちら。
KING OF TIMEの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、KING OF TIMEを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：従業員の登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
カオナビの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、カオナビを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：メンバーを登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
◼️注意事項
・SmartHRおよびデータを連携する各ツール(今回の場合PCAクラウドやKING OF TIME、カオナビ等)とYoomの連携が事前に必要です。
・連携(マイアプリ登録)についてはこちら。
・従業員の氏名やメールアドレス、勤務時間などを適切に設定してご利用ください。
・ 各アプリケーションの設定やカスタマイズを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をSlackで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをSlackで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・必要な情報をSlackに集約することにより、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み業務の効率化に繋がります。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Slackの通知によって情報伝達を自動化することができます。
・新規従業員への歓迎メッセージをSlackで送信することで、コミュニケーションを活性化させることができます。
・手作業による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
SmartHRの通知業務を効率化する方法として、Yoomを使った連携フローをご紹介しました。
手作業での共有ミスを防ぎ、情報の管理をよりスムーズに進めることができます。
プログラミングの知識がなくても設定できるので、エンジニアに頼らず自分たちで業務改善を進めたい方にもぴったりです。
まずは無料登録から、Yoomの便利さを体験してみませんか？
