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Zoho CRMで新しい予定を作成するたびに、関係者へ手動で通知を送る作業、手間がかかる上に漏れも発生しがちではありませんか？
重要な商談の予定をチームに共有し忘れてしまい、ヒヤリとした経験がある方もいるかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">Zoho CRMに新しい予定が登録されたタイミングを検知して、指定したチャットツールなどに内容を自動で通知できる仕組み</span>があればいいなと思った方もいるはずです。
そうすれば、こうした手作業による通知の手間や共有漏れのリスクから解放され、顧客との関係構築といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho CRMで作成された予定に関する業務フローを自動化するテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Zoho CRMで新しい予定が作成された際に、その内容をMicrosoft Teamsに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下をご参照の上お試しください。
以下をご参照の上お試しください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
これで今回使用するアプリのマイアプリ登録が完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてみましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「予定が作成されたら」を設定していきましょう。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のままでOKです。
Zoho CRMのドメインとWebhook URLのチャネルIDを入力します。Webhook URLのチャネルIDはZoho CRMにログインした後、URL欄の以下の部分にある数列です。
「WebhookURLを登録」をクリックして登録されれば、「次へ」で進みます。
Webhook感知用にZohoCRMで予定を作成します。
予定を作成したらYoom設定画面のテストボタンをクリックします。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
取得した値とは
入力が終わったら「完了」ボタンを押してください。
次に予定の内容を取得していきます。「予定を取得」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のままでOKです。
予定IDを取得した値より入力します。取得した値から入力することで、固定値ではなく可変のフローになります。
Zohoドメインも注釈通りに入力してください。
設定が済んだらテストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
最後に、Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送っていきます。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のままでOKです。
通知を行いたいチームID、チャネルIDを候補より選択していきます。
通知メッセージは以下のように入力しました。取得した値も使えるのでわかりやすく書いてみましょう。
メンション情報や添付ファイル情報も設定できますので、適宜設定してください。
ここまで設定したらテストボタンを押します。テストが成功したらOKです。
Microsoft Teamsの該当チャネルも見に行きましょう。
通知が行われていればOKです。
ここまで終わったら「完了」ボタンを押してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Yoomでは、Zoho CRMを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Zoho CRMに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Meta広告のリード情報、YouCanBookMeやCalendlyの予約情報、さらにSlackに投稿されたファイルをAIで解析したデータをもとに、Zoho CRMに見込み客やリードを自動登録します。
そして、Zoho CRMでタスクが登録されたらスプレッドシートやExcelに情報の同期もできます。
また、見込み客や取引先、商談が作成・更新されたら、Chatwork、Slack、Discord、Teamsといった各種チャットツールに通知します。
これにより、煩雑なリード・顧客情報の入力作業を解消し、情報共有と営業フォローの迅速化を実現できます。
Zoho CRMと各種ツールを連携して予定の通知を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた関係者への連絡の手間を削減し、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は通知作業から解放され、商談の準備や顧客フォローといった、より付加価値の高い業務に集中できる環境を整えることが可能です。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築ができます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：予定が更新・削除された場合も通知できますか？
A：トリガーを変更いただくことで、予定が更新された場合の通知は可能です。削除された場合は通知ができませんので、予めご了承ください。
Q：Zoho CRM側で特別なプラン契約や設定は必要ですか？
A：このフローでは、Zoho CRM側で特別なプラン契約は必要ございません。
Q：通知が失敗した場合に気づく方法はありますか？
A：連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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