Zoho CRMで通話が作成されたら、Gmailで自動メールを送信する
試してみる
■概要
Zoho CRMで管理している顧客との通話後、関係者への通知メールを手作業で送信することに手間を感じていませんか？
また、対応漏れや遅延が顧客満足度の低下に繋がるケースも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに通話履歴が作成されると同時に、Gmailから自動でメールを送信するため、迅速かつ確実な顧客対応を実現し、営業活動の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoho CRMで顧客との通話履歴を管理し、社内通知メールを手動で送っている営業担当者の方
通話後の顧客対応を自動化し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えているマネージャーの方
Zoho CRMとGmailを活用した、通話後の自動メール送信の仕組みを構築したい方
■注意事項
・Zoho CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「Zoho CRMで通話を作成した後、上司やチームメンバーへの共有メールを手作業で送っていて時間が足りない…」
「通話件数が増えるにつれてメールの作成や送信に追われ、本来集中すべき顧客との関係構築がおろそかになってしまう…」
このように、Zoho CRMでの通話情報の共有に課題を感じていませんか？
もしZoho CRMに通話が作成されたことをトリガーに、通話情報をGmailで自動通知する仕組みがあればこれらの悩みから解放されるでしょう。
これにより、迅速かつ正確な情報共有体制が実現するため、より戦略的な営業活動に時間を割くことができるはずです！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho CRMの通話情報を活用する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐ自動化を体験してみましょう！
Zoho CRMで通話が作成されたら、Gmailで自動メールを送信する
試してみる
■概要
Zoho CRMで管理している顧客との通話後、関係者への通知メールを手作業で送信することに手間を感じていませんか？
また、対応漏れや遅延が顧客満足度の低下に繋がるケースも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに通話履歴が作成されると同時に、Gmailから自動でメールを送信するため、迅速かつ確実な顧客対応を実現し、営業活動の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoho CRMで顧客との通話履歴を管理し、社内通知メールを手動で送っている営業担当者の方
通話後の顧客対応を自動化し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えているマネージャーの方
Zoho CRMとGmailを活用した、通話後の自動メール送信の仕組みを構築したい方
■注意事項
・Zoho CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho CRMの通話情報からGmailで自動メールを送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoho CRMで通話が作成されたら、Gmailで自動メールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Zoho CRMとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zoho CRMのトリガー設定とアクション設定、Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoho CRMで通話が作成されたら、Gmailで自動メールを送信する
試してみる
■概要
Zoho CRMで管理している顧客との通話後、関係者への通知メールを手作業で送信することに手間を感じていませんか？
また、対応漏れや遅延が顧客満足度の低下に繋がるケースも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに通話履歴が作成されると同時に、Gmailから自動でメールを送信するため、迅速かつ確実な顧客対応を実現し、営業活動の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoho CRMで顧客との通話履歴を管理し、社内通知メールを手動で送っている営業担当者の方
通話後の顧客対応を自動化し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えているマネージャーの方
Zoho CRMとGmailを活用した、通話後の自動メール送信の仕組みを構築したい方
■注意事項
・Zoho CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：Zoho CRMとGmailのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Zoho CRMとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Zoho CRMで通話が作成されたら、Gmailで自動メールを送信する
試してみる
■概要
Zoho CRMで管理している顧客との通話後、関係者への通知メールを手作業で送信することに手間を感じていませんか？
また、対応漏れや遅延が顧客満足度の低下に繋がるケースも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに通話履歴が作成されると同時に、Gmailから自動でメールを送信するため、迅速かつ確実な顧客対応を実現し、営業活動の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoho CRMで顧客との通話履歴を管理し、社内通知メールを手動で送っている営業担当者の方
通話後の顧客対応を自動化し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えているマネージャーの方
Zoho CRMとGmailを活用した、通話後の自動メール送信の仕組みを構築したい方
■注意事項
・Zoho CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Zoho CRMのトリガー設定
「通話が作成されたら（Webhook）」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「通話が作成されたら（Webhook）」のまま「次へ」をクリックします。
まずテキストボックス下部の説明を参考に、ZohoドメインとチャネルIDを入力してWebhookURLを登録してください。
成功したら「次へ」をクリック。
ここまできたら一旦Zoho CRMに移り、テスト用の通話を登録します。
その後Yoomの設定画面に戻ってテストしましょう。
成功したら保存してください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Zoho CRMのアクション設定
Zoho CRMのトリガーアクションはデフォルトでは取れるデータが少ないため、詳細情報を取れるこのアクションを設定し、後続で使用できる値をより詳細に取得していきます。
「通話情報を取得」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「通話情報を取得」のまま「次へ」をクリック。
通話IDの欄にはトリガーから取得した「通話ID」の値が予め設定されているので、そのままで大丈夫です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の通話情報を反映できます。
ステップ3と同様に、再度Zohoドメインを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
通話の詳細情報を取得できました！
ステップ5：Gmailのアクション設定
先ほど取得した通話情報をGmailで送付します。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。
まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに通知したいメールアドレスを入力してください。
CC・BCCの設定もできます。
最後に件名と本文を入力しましょう。
Zoho CRMから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしてください。
「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。
送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。
@などが大文字になっていないかを確認してみましょう。
それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存してください。
連携したGmailアドレスから、Zoho CRMの通話情報が送信されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Zoho CRMで通話が作成されたら、Gmailで自動メールを送信する方法でした！
Zoho CRMを使った自動化例
見込み客やタスクが作成・更新されたらチャットツールへ通知したり、開発プラットフォームやデータベースに情報を自動転記します。
逆に、日程調整ツールや広告プラットフォームなどの情報をトリガーに見込み客や取引先を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoho CRMで取引先を作成するフローです。
Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加する
試してみる
Calendlyで予定が登録されたらZoho CRMに見込み客を追加するフローです。
Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたらChatworkに通知
試してみる
Zoho CRMで見込み客が作成または更新されたらChatworkに通知します
Zoho CRMに見込み客が登録されたら、Microsoft Teamsにメッセージを通知する
試してみる
Zoho CRMに新規見込み客が登録されたら、Microsoft Teamsに連携して指定のチャンネルにメッセージを通知するフローです。
Zoho CRMの商談情報が更新されたら、boardの案件情報を更新する
試してみる
Zoho CRMの商談情報が更新されたら、boardに登録していた案件情報も更新するフローです。
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Zoho CRMにも追加する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Zoho CRMにもリード情報を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）の成果をZoho CRMと連携させて分析したい方
・Zoho CRM上でリード情報を可視化してチームで共有したい方
2.Meta広告（Facebook）運用担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をZoho CRMに手動で入力する手間を省きたい方
・リード情報の入力ミスを減らしたい方
・Meta広告（Facebook）とZoho CRMのリード情報を自動で同期させたい方
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
YouCanBookMeで予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを登録する
試してみる
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを追加するフローです。
Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Zoho CRMで商談が作成されたら、Dropboxでフォルダを作成する
試してみる
■概要
Zoho CRMで新しい商談が作成されるたびに、関連資料を保管するためDropboxに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、重要な情報管理の一環でありながら、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMとDropboxをスムーズに連携し、商談作成の情報を元にフォルダ作成を自動化できるため、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMとDropboxを利用し、商談ごとのフォルダ作成を手作業で行っている方
・商談管理から情報共有までの一連のプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
・手作業による情報管理でのミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Zoho CRM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho CRMでタスクが登録されたらGitHubに追加する
試してみる
Zoho CRMでタスクが登録されたらGitHubに追加するフローです。
まとめ
Zoho CRMとメールツールの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた通話情報の共有や通知の手間を削減し、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者やチームメンバーは最新の通話情報を迅速に把握でき、商談準備や顧客との関係構築といった重要なコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の条件を満たす通話だけを通知できますか？
A：「分岐」オペレーションを追加することで可能です。
例えば分岐条件を「通話相手の名前が〇〇(特定の氏名)と等しい場合」などと設定すると、特定の相手との通話のみを対象とすることができます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：通話の担当者によって通知先を自動で変えられますか？
A：「進行先を切り替える」オペレーションを追加することで可能です。
例えば「作成者の名前が〇〇(特定の氏名)と等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。
あとはそれぞれの切り替え先で別のメールアドレスを指定し、送信内容を設定してください。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Q：通知先をGmail以外のツールに変更できますか？
A：はい、できます。
例えばSlackで通知したい場合、Gmailのアクションを削除し、代わりにSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションなどを追加してください。
.png)
.avif)
.png)
.avif)
