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「Zoho CRMで通話を作成した後、上司やチームメンバーへの共有メールを手作業で送っていて時間が足りない…」
「通話件数が増えるにつれてメールの作成や送信に追われ、本来集中すべき顧客との関係構築がおろそかになってしまう…」
このように、Zoho CRMでの通話情報の共有に課題を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Zoho CRMに通話が作成されたことをトリガーに、通話情報をGmailで自動通知する仕組み</span>があればこれらの悩みから解放されるでしょう。
これにより、迅速かつ正確な情報共有体制が実現するため、より戦略的な営業活動に時間を割くことができるはずです！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho CRMの通話情報を活用する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐ自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Zoho CRMで通話が作成されたら、Gmailで自動メールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Zoho CRMとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「通話が作成されたら（Webhook）」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「通話が作成されたら（Webhook）」のまま「次へ」をクリックします。
まずテキストボックス下部の説明を参考に、ZohoドメインとチャネルIDを入力してWebhookURLを登録してください。
成功したら「次へ」をクリック。
ここまできたら一旦Zoho CRMに移り、テスト用の通話を登録します。
その後Yoomの設定画面に戻ってテストしましょう。
成功したら保存してください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
Zoho CRMのトリガーアクションはデフォルトでは取れるデータが少ないため、詳細情報を取れるこのアクションを設定し、後続で使用できる値をより詳細に取得していきます。
「通話情報を取得」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「通話情報を取得」のまま「次へ」をクリック。
通話IDの欄にはトリガーから取得した「通話ID」の値が予め設定されているので、そのままで大丈夫です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の通話情報を反映できます。
ステップ3と同様に、再度Zohoドメインを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
通話の詳細情報を取得できました！
先ほど取得した通話情報をGmailで送付します。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。
まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに通知したいメールアドレスを入力してください。
CC・BCCの設定もできます。
最後に件名と本文を入力しましょう。
Zoho CRMから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしてください。
「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。
送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。
@などが大文字になっていないかを確認してみましょう。
それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存してください。
連携したGmailアドレスから、Zoho CRMの通話情報が送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Zoho CRMで通話が作成されたら、Gmailで自動メールを送信する方法でした！
見込み客やタスクが作成・更新されたらチャットツールへ通知したり、開発プラットフォームやデータベースに情報を自動転記します。
逆に、日程調整ツールや広告プラットフォームなどの情報をトリガーに見込み客や取引先を自動作成します。
情報連携の正確性と営業活動のスピードが向上します。
Zoho CRMとメールツールの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた通話情報の共有や通知の手間を削減し、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者やチームメンバーは最新の通話情報を迅速に把握でき、商談準備や顧客との関係構築といった重要なコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件を満たす通話だけを通知できますか？
A：「分岐」オペレーションを追加することで可能です。
例えば分岐条件を「通話相手の名前が〇〇(特定の氏名)と等しい場合」などと設定すると、特定の相手との通話のみを対象とすることができます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：通話の担当者によって通知先を自動で変えられますか？
A：「進行先を切り替える」オペレーションを追加することで可能です。
例えば「作成者の名前が〇〇(特定の氏名)と等しい場合」などと設定することで進行先の切り替えができます。
あとはそれぞれの切り替え先で別のメールアドレスを指定し、送信内容を設定してください。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Q：通知先をGmail以外のツールに変更できますか？
A：はい、できます。
例えばSlackで通知したい場合、Gmailのアクションを削除し、代わりにSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションなどを追加してください。
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