Discordでイベントを見逃さない！自動リマインド設定でスケジュール管理を効率化

ステップ1：Google スプレッドシートとDiscordをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Google スプレッドシートとYoomの連携

1.検索する

Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

DiscordとYoomの連携

1.検索する

Discordのアイコンを選択します。

2.必須項目の入力

Discord Developer PortalからBotトークンを取得し、アクセストークンに入力します。
詳しくはDiscordのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。

3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。

上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。詳細な設定を行っていきましょう！

ステップ3：スケジュールを指定してフローを起動し、Google スプレッドシートのデータを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く

「【コピー】Google スプレッドシートからイベント情報を取得し、Discordでリマインド通知する」をクリックします。

3.スケジュールトリガー

「指定したスケジュールになったら」を選択してください。‍

4.必須項目の入力

赤枠の必須項目を入力します。
画像の設定では、毎週月曜日の朝9時にフローが起動する設定になっています。希望がある場合は数字を変更し、任意で修正しましょう。

また、赤枠のタブを変更することで、日にち単位での起動も可能です。‍

5.保存する

設定ができたら保存するを押しましょう。

続けて、Google スプレッドシートからイベントデータを取得する設定を行います！

1.データベースを操作する

Google スプレッドシートのアイコンの「レコードを取得する」を選択してください。
下へスクロールしましょう。‍

2.必須項目の設定

必須項目を入力していきます。ボックスをクリックしてください。

ボックス内をクリックすると画像のように一覧表示されるので、イベントデータを管理しているGoogle スプレッドシートを選択してください。
タブ名も同じように設定しましょう。

今回は例として上記のようなGoogle スプレッドシートを用意しました。
入力できたら次へをクリックしてください。

3.取得したいレコードの値

どのようなレコードを取得するのか指定します。

ボックスのプルダウンを押すと、連携したGoogle スプレッドシートのレコード名が表示されます。
これはGoogle スプレッドシートに依存しているため、画像と同じとは限りません。

真ん中のプルダウンは画像のようになっています。この値は固定のため、選択のみ行えます。

今回は例として、「実行というレコードが空のものだけ取得する」という設定にしました。

これはつまり、G列の「実行」のレコードが空欄のデータのみ取得するという意味となります。

他の例としては、上記の画像の場合だと、「連絡日」が今日になっているデータのみ取得する設定となります。
このように、ニーズに沿った詳細な設定を行うことが可能です。‍

4.テストの実行

データの挿入が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存を押してください。

ステップ4：Discordに送信する設定

1.アプリと連携する

‍
Discordのアイコンの「メッセージを送信」を選択してください。次へを押します。

2.チャンネルIDの入力

まずは解析されたファイルの情報を知らせたいチャンネルIDを設定しましょう！
ボックス下部の捕捉のとおりに入力してください。

3.メッセージの確認

Discordへ通知したいメッセージの内容を設定します。ボックスをクリックしましょう！

赤枠を選択します。

Google スプレッドシートで管理しているイベントデータが一覧表示されるため、Discordに送信したいものをクリックで挿入しましょう。

挿入できると画像のようになります。

挿入したいデータを選択したら、記号などを用いてレイアウトを整えましょう！‍

4.テストの実行

メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう！

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Google スプレッドシートからイベント情報を取得し、Discordでリマインド通知する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

Google スプレッドシートに蓄積する

Yoomなら、決まった日時だけではなく、Google スプレッドシートで変更があるたびにDiscordへ通知を行うことが可能です！
つまり、イベントに変更点などがあった場合は素早く把握できる可能性があります。

‍

こちらは、Google スプレッドシートが更新されたらDiscordにメッセージを送信するフローです。
更新されたことだけではなく、どの部分がどのように更新されたのかも把握できるため、変更点に気が付きやすくなるかもしれません。

今回のフローと併用することで、イベント管理がもっと行いやすくなることが期待できるでしょう！

Notionからイベント情報を取得し、Discordでリマインド通知する

Yoomは他のデータベースツールとの連携も可能なため、Notionを活用してイベントをリマインドできるフローも少しだけ紹介しましょう！

まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

ステップ1：Notionをマイアプリ連携

先ほどと同様にマイアプリから連携を行います。

NotionとYoomの連携

1.Notionの準備

‍NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。
イベントを管理しているデータベースを用意しましょう。

2.検索する

Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。

3.アクセスリクエスト

画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。

4.ページを選択する

Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。‍

5.連携完了

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：Notionからイベントデータを取得する

冒頭で紹介した「スケジュールトリガー」と「Discordへのメッセージを送信」は設定方法が同じとなります。
そのため、Notionの設定方法のみを紹介します！

1.データベースを操作する

Notionのアイコンの「レコードを取得する」をクリックします。
下へスクロールしましょう！

2.必須項目の設定

Google スプレッドシートの設定と同じように連携するデータベースを指定します。
クリックすることで選択可能です。

3.取得したいレコードの値

どのようなレコードを取得するのか指定します。
ここから先はGoogle スプレッドシートの設定と同様です。取得したいレコードを選択し、条件を定めたら保存をしましょう！

kintoneからイベント情報を取得し、Discordでリマインド通知する

最後に、kintoneでイベント管理を行っている場合のフローも紹介します！普段活用しているデータベースツールとの連携を、ぜひお試しください。

まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

ステップ1：kintoneをマイアプリ連携

先ほどと同様にマイアプリから連携を行いましょう！

kintoneとYoomの連携

1.検索する

kintoneを検索します。

2.必須項目の入力

画像のように表示がされたら、必須項目を入力していきます。

詳しくはkintoneのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。

3.追加する‍

必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。

上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：からイベントデータを取得する

こちらも同じく、冒頭で紹介した「スケジュールトリガー」と「Discordへのメッセージを送信」は設定方法は同様です。
ツールは異なっても方法が同じなら少し覚えるだけで良いため、意外と簡単に設定が行えます！

1.データベースを操作する

kintoneのアイコンの「レコードを取得する」をクリックします。
下へスクロールしましょう！

2.必須項目の設定

Google スプレッドシートの設定と同じように連携するアプリを指定します。
クリックすることで選択可能です。

3.取得したいレコードの値

どのようなレコードを取得するのか指定します。

ここから先はGoogle スプレッドシートの設定と同様です。取得したいレコードを選択し、条件を定めたら保存をしましょう！

Discordを使ったその他の自動化例

他にも、Discordを使った自動化の例をいくつか紹介します。

1.Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でDiscordに通知する

日付が今日のレコードを一斉取得することも可能です。今日付けの予定などを朝のメッセージチェックと共に済ませたい場合に便利かもしれません！

2.プロジェクト管理用のNotionDBで指定のステータスが完了になったらDiscordに通知する

ステータスが完了になったレコードをDiscordに通知できます。無事に完了したイベントやタスクをDiscordに通知することで、メンバーが状況判断をしやすくなる可能性がありますね！

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3.kintoneでコメントが投稿されたらDiscordに通知する

kintoneで管理しているイベントのレコードに指示や変更点などのコメントが追加されたことが、素早く把握できるはずです。取りこぼし防止が期待できます！

まとめ

大事なイベントはしっかりと予定管理したいですよね！だからこそ、毎日活用しているコミュニケーションツールへのリマインド設定は行った方がいいかもしれません。
今回のようなリマインドの導入をすれば、Discordのチャンネルだけではなく、共有しているGoogle スプレッドシートでもイベント管理が行えるため、これまで以上にスケジュールチェックがしやすくなるなんてことも…！
また、始業のタイミングにフローが起動する設定をすれば、毎朝のメッセージチェックと同時にイベントの確認も行えます。これは便利かもしれません。
ぜひこの機会にYoomを活用したDiscordでのリマインドを導入して、イベント管理をスムーズにしてみませんか？