freee人事労務で従業員が登録されたら、Discordでチャンネルの招待URLを作成し通知する

■概要

新しいメンバーの入社に伴うオンボーディング業務は、人事情報システムへの登録からコミュニケーションツールへの招待まで、多岐にわたる作業が発生しがちではないでしょうか。特に複数のツールを利用している場合、手作業での情報連携は手間がかかり、招待漏れなどのミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員が登録されるだけで、自動でDiscordの招待URLを作成しメールで通知できます。手作業による連絡の手間をなくし、スムーズなDiscordでのオンボーディングを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

freee人事労務とDiscordを利用し、新メンバーのオンボーディングを手作業で行っている方
入社時のDiscordへの招待プロセスを効率化したいと考えている人事や総務担当者の方
コミュニティ運営などで、メンバー追加時の定型的なオンボーディング業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

freee人事労務への登録を起点にDiscordの招待URL発行と通知が自動化され、オンボーディングにかかる作業時間を短縮できます
手作業による招待URLの送り忘れや、対象チャンネルの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な案内が可能になります

■フローボットの流れ

はじめに、freee人事労務とDiscordをYoomと連携します
次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します
続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の情報を取得します
次に、オペレーションでDiscordの「チャンネルの招待URLを作成」アクションを設定します
最後に、オペレーションでYoomのメール送信機能を選択し、取得した従業員情報と招待URLを記載した案内メールを送信するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Discordで招待URLを作成するアクションでは、招待したいチャンネルのIDを任意で設定することが可能です。
メール送信のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを自由に設定できます。また、本文は freee人事労務から取得した従業員名やDiscordで作成した招待URLなどを変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。

■注意事項

freee人事労務、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。

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