【プログラミング不要】CanvaとOCRを連携してファイルを自動で整理する方法

ストレージのファイルをOCRで読み取り、Canvaにフォルダを自動作成

Google DriveやOneDriveなどのオンラインストレージにデザイン素材や参考資料が追加されたら、そのファイルを自動でOCR処理し、内容に応じたフォルダをCanva内に作成することも可能です。
チームで共有しているストレージ内のファイルをCanvaのデザインプロジェクトとスムーズに連携させたい場合に便利で、ファイルがアップロードされた後の手動での整理作業が少なくなり、デザイン素材の管理とアクセスがに楽になるかもしれません！

フォームで受け取った添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaにフォルダを自動作成

顧客やユーザーから、GoogleフォームやYoomのフォーム機能などを通じて画像やPDFファイル（申込書、アンケートの添付資料など）を受け取ることはありませんか？
このテンプレートを使えば、フォームに添付されたファイルを自動でOCR処理し、抽出した情報に基づいてCanva内にフォルダを整理して保存できます。
これにより、フォームで収集した情報をデザイン制作や資料作成に活用するまでのプロセスが効率化され、対応スピードの向上になるかもしれませんね！

CanvaとOCRを連携させる方法と手順

今回ご紹介したような自動化は、Yoomというツールで実現できます。

まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

この記事では、先程ご紹介した「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する」テンプレートを例として作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• CanvaとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるメールと作成するフォルダの設定
• フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

ステップ1：CanvaとGmailのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいCanvaアカウントとGmailアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでCanvaを検索して選択。

4. 任意の方法でCanvaにログイン。

5. アクセス権限の内容を確認し、「許可」をクリック。

6. 「マイアプリ」の画面に戻り、Canvaが追加されていれば連携は完了です！

7. 今度は、「アプリ一覧」でGmailを検索して選択。

8. 「Sign in with Google」をクリック。

9. 任意のGoogleアカウントを選択してログイン。

10. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

11. YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
    「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてくださいね。

12. 「マイアプリ」の画面に戻り、Gmailが追加されていれば連携は完了です！

ステップ2：テンプレートのコピー

CanvaとGmailの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう！

ステップ3：Gmailのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。

1. Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

3. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択しましょう！
   トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
   なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

4. 「キーワード」にトリガーとなるメールに含まれるキーワードを設定。
   ※ 「見積・契約・請求」といった目的を表す単語や会社名など。
5. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
   ※ 直近1時間以内に該当するメールを受信していない場合はテストに失敗します。
   ※ このフローはPDFファイルや画像ファイルを扱うものであるため、テスト用にいずれかのファイルを対象となるメールに添付してください。

6. テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。

7. 値を確認し、問題がなければページ下部の「保存する」をクリックしてください。

これでトリガー設定は完了です！

ステップ4：OCRの設定

次は、メールに添付されているPDFファイルからOCRで文字を読み取りましょう！
※ OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでは実施時にエラーが発生するためご注意ください。
※ チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

1. AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。

2. 任意の「アクション」を選択。
   「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
   4,000字（5タスク）、8,000字（10タスク）、12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。
   デフォルトでは4,000字となっています。
   ※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
   文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

3. 「次へ」をクリック。
4. 「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「添付ファイル1」が設定されています。
5. 「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
   この抽出する項目に沿った値が次のステップで利用できます。
6. 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
7. 「言語」を「日本語」「英語」から選択。
8. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

9. テストが成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値が添付ファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。

10. 値を確認し、問題がなければページ下部の「保存する」をクリック。

これでファイルからテキストが抽出できました！

ステップ5：フォルダの作成

最後に、ステップ4で取得した値を用いて、Canvaにフォルダを作成しましょう。

1. Canvaの「フォルダの作成」をクリック。

2. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

3. 「フォルダ名」に任意の重複しないフォルダの名前を設定。
   入力欄クリック時に表示されるメニューの「取得した値」タブから、ステップ4で取得した値を選択できます。
   他にも、「日付」タブからは任意の日付も選択可能です。

4. 「親フォルダID」に新しくフォルダを作成するフォルダのIDを設定。
   フォルダIDはCanvaのプロジェクトのフォルダURL（folder/<フォルダID部分>）で確認できます。
   プロジェクトのトップレベルに作成する場合は「root」と設定してください。
5. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
   ※ ここでは例として、フォルダ名には「{{フロー実行時の日付}}_{{会社名}}_{{姓}}{{名}}」、親フォルダIDには「Yoom連携用」というフォルダのIDを設定しました！

6. <span class="mark-yellow">テストが成功すると、Canvaの指定したフォルダに新しいフォルダが作成されます！</span>

7. フォルダ名や作成場所を確認し、問題がなければページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です！
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

CanvaやOCRを活用した自動化例テンプレート

Yoomには、今回ご紹介したCanvaとOCRの連携以外にも、デザイン業務やファイル管理を効率化する様々な自動化テンプレートが用意されています。
CanvaやOCRを活用した他の自動化事例もいくつかご紹介しますね。

Canvaを使った自動化例

タスク登録やフォーム送信といった普段の業務プロセスをCanvaに反映し、制作の動き出しをスムーズに。
各アプリから取得した情報を用いたフォルダの自動作成や、依頼に応じたダウンロードリンクの自動送信などで、制作に伴う事務作業を効率化します。

OCRを使った自動化例

アップロードされたPDFファイルや画像ファイルを読み取りチャットツールに通知したり、見積書を翻訳してスプレッドシートに整理したり、名刺画像からタスクを自動作成したりと、活用方法は多彩です。
人手をかけずに情報を整理・共有できるので、日々の業務をよりスムーズに進められます。

まとめ

この記事では、CanvaとOCRを連携させて、メールやストレージ、フォームで受け取ったファイルを自動で整理する方法についてご紹介しました。
Canvaで多くのファイルを扱うデザイナーやマーケターの方にとって、ファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、分かりやすいフォルダ名で整理できるこの仕組みは、日々のファイル管理の手間を少なくし、よりクリエイティブな作業に集中するための味方となるはずです！

<span class="mark-yellow">Yoomを使えば、こうした一連の作業をプログラミングの知識なしで簡単に自動化できます。</span>
今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、すぐにでも自動化をスタートできますよ。

「Canvaでのファイル整理をもっと楽にしたい！」「OCR技術を使って業務を効率化したい！」と考えている方は、ぜひこの機会にYoomの自動化テンプレートを試してみてくださいね。
あなたのCanvaを使ったデザインワークが、より快適で生産的になることを願っています！