Canvaを使って素敵なデザインを作成する際、たくさんの参考資料や画像素材を扱いますよね。
また、「契約書や請求書をプロジェクトごとにCanvaで管理したいけど、一つひとつフォルダ分けするのは面倒…」と感じている方もいるかもしれません。
もちろん、OCR（光学文字認識）を使えば画像やPDFから文字を読み取れますが、そのテキストを手作業でコピーしてCanvaのフォルダ名にしたり、ファイルを整理したりするのは、やっぱり手間がかかります…。
そこでこの記事では、メールやオンラインストレージ、フォームなどで受け取ったファイルを自動でOCR処理し、その内容をもとにCanva内にフォルダを自動作成する、そんな便利な自動化の方法を詳しくご紹介します！
とにかく早く試したい方へ
「説明を読む前に、とにかく早く試してみたい！」という方は、Yoomが提供する「Canva」と「OCR」を連携させる自動化テンプレートを使ってみませんか？
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
CanvaとOCRを連携させる様々な自動化の方法
Canvaでのファイル管理をもっと効率的にしたい、OCRで抽出した情報をデザイン業務に活かしたい、と考えている方に向けて、具体的な自動化の方法をいくつかご紹介します！
様々なツールを起点として、ファイルを受け取り、OCRで内容を読み取り、Canvaに自動でフォルダを作成する便利なテンプレートを活用すれば、ファイル整理の手間を削減し、デザイン作業に集中できる環境が整うはずです。
メールの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaにフォルダを自動作成
メールで受け取る契約書や請求書、デザイン指示書などのPDFや画像ファイル、どう管理していますか？メールで届いた重要なファイルをCanva上でスムーズに管理・活用できるようになる ため、ファイルを探す手間が省けるはずです！
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
ストレージのファイルをOCRで読み取り、Canvaにフォルダを自動作成
Google DriveやOneDriveなどのオンラインストレージにデザイン素材や参考資料が追加されたら、そのファイルを自動でOCR処理し、内容に応じたフォルダをCanva内に作成することも可能です。チームで共有しているストレージ内のファイルをCanvaのデザインプロジェクトとスムーズに連携させたい場合に便利 で、ファイルがアップロードされた後の手動での整理作業が少なくなり、デザイン素材の管理とアクセスがに楽になるかもしれません！
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
OneDriveにで格納されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
フォームで受け取った添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaにフォルダを自動作成
顧客やユーザーから、GoogleフォームやYoomのフォーム機能などを通じて画像やPDFファイル（申込書、アンケートの添付資料など）を受け取ることはありませんか？フォームに添付されたファイルを自動でOCR処理し、抽出した情報に基づいてCanva内にフォルダを整理して保存できます。
Googleフォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
フォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
CanvaとOCRを連携させる方法と手順
今回ご紹介したような自動化は、Yoomというツールで実現できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する」 テンプレートを例として作成していきます！
CanvaとGmailのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
トリガーとなるメールと作成するフォルダの設定
フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
ステップ1：CanvaとGmailのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいCanvaアカウントとGmailアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでCanvaを検索して選択。
任意の方法でCanvaにログイン。
アクセス権限の内容を確認し、「許可」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、Canvaが追加されていれば連携は完了です！
今度は、「アプリ一覧」でGmailを検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
任意のGoogleアカウントを選択してログイン。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、Gmailが追加されていれば連携は完了です！
ステップ2：テンプレートのコピー
CanvaとGmailの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択しましょう！
「キーワード」にトリガーとなるメールに含まれるキーワードを設定。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
値を確認し、問題がなければページ下部の「保存する」をクリックしてください。 これでトリガー設定は完了です！
ステップ4：OCRの設定
次は、メールに添付されているPDFファイルからOCRで文字を読み取りましょう！
AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
任意の「アクション」を選択。
「次へ」をクリック。
「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「添付ファイル1」が設定されています。
「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
「言語」を「日本語」「英語」から選択。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストが成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値が添付ファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
値を確認し、問題がなければページ下部の「保存する」をクリック。 これでファイルからテキストが抽出できました！
ステップ5：フォルダの作成
最後に、ステップ4で取得した値を用いて、Canvaにフォルダを作成しましょう。
Canvaの「フォルダの作成」をクリック。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「フォルダ名」に任意の重複しないフォルダの名前を設定。
「親フォルダID」に新しくフォルダを作成するフォルダのIDを設定。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。ここでは例として、フォルダ名には「{{フロー実行時の日付}}_{{会社名}}_{{姓}}{{名}}」、親フォルダIDには「Yoom連携用」というフォルダのIDを設定しました！
テストが成功すると、Canvaの指定したフォルダに新しいフォルダが作成されます！
フォルダ名や作成場所を確認し、問題がなければページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です！
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
CanvaやOCRを活用した自動化例テンプレート
Yoomには、今回ご紹介したCanvaとOCRの連携以外にも、デザイン業務やファイル管理を効率化する様々な自動化テンプレートが用意されています。
Canvaを使った自動化例
タスク登録やフォーム送信といった普段の業務プロセスをCanvaに反映し、制作の動き出しをスムーズに。
Asanaでタスクが登録されたら、Canvaにフォルダを作成する
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Zoho Formsで回答が送信されたら、Canvaでフォルダを作成する
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OneDriveにで格納されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
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Microsoft Teamsの特定のチャネルでメッセージが送信されたらCanvaのデザインダウンロードリンクを送信する
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Tallyで回答が送信されたら、Canvaでフォルダを作成する
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OCRを使った自動化例
アップロードされたPDFファイルや画像ファイルを読み取りチャットツールに通知したり、見積書を翻訳してスプレッドシートに整理したり、名刺画像からタスクを自動作成したりと、活用方法は多彩です。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
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メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
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Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
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Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Trelloにカードを追加する
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Outlookの添付ファイルをOCRで読み取りMediumに投稿する
試してみる
まとめ
この記事では、CanvaとOCRを連携させて、メールやストレージ、フォームで受け取ったファイルを自動で整理する方法についてご紹介しました。
Yoomを使えば、こうした一連の作業をプログラミングの知識なしで簡単に自動化できます。
「Canvaでのファイル整理をもっと楽にしたい！」「OCR技術を使って業務を効率化したい！」と考えている方は、ぜひこの機会にYoomの自動化テンプレートを試してみてくださいね。
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