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Canvaを使って素敵なデザインを作成する際、たくさんの参考資料や画像素材を扱いますよね。
特に、画像やPDFファイルの中に大切なテキスト情報が含まれていると、「ファイル名だけじゃ中身が分からない…」「後からあの資料を探し出すのが大変！」なんてことも。
また、「契約書や請求書をプロジェクトごとにCanvaで管理したいけど、一つひとつフォルダ分けするのは面倒…」と感じている方もいるかもしれません。
もちろん、OCR（光学文字認識）を使えば画像やPDFから文字を読み取れますが、そのテキストを手作業でコピーしてCanvaのフォルダ名にしたり、ファイルを整理したりするのは、やっぱり手間がかかります…。
そこでこの記事では、メールやオンラインストレージ、フォームなどで受け取ったファイルを自動でOCR処理し、その内容をもとにCanva内にフォルダを自動作成する、そんな便利な自動化の方法を詳しくご紹介します！
ファイル整理の悩みから解放されて、もっとデザイン作業に集中しましょう！
「説明を読む前に、とにかく早く試してみたい！」という方は、Yoomが提供する「Canva」と「OCR」を連携させる自動化テンプレートを使ってみませんか？
以下のテンプレートを使えば、面倒な設定は不要！すぐに自動化を体験できます。
■概要
Gmailに届く請求書や発注書といった添付ファイルの内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のGmail受信をきっかけに、添付されたPDFや画像ファイルの内容をOCR機能で自動で読み取り、その情報を基にCanvaでフォルダを自動作成します。ファイル管理における定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Canvaでのファイル管理をもっと効率的にしたい、OCRで抽出した情報をデザイン業務に活かしたい、と考えている方に向けて、具体的な自動化の方法をいくつかご紹介します！
様々なツールを起点として、ファイルを受け取り、OCRで内容を読み取り、Canvaに自動でフォルダを作成する便利なテンプレートを活用すれば、ファイル整理の手間を削減し、デザイン作業に集中できる環境が整うはずです。
メールで受け取る契約書や請求書、デザイン指示書などのPDFや画像ファイル、どう管理していますか？
この自動化を使えば、受信したメールの添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報（取引先名、プロジェクト名、日付など）を基にCanva内にフォルダを作成できます。
これにより、メールで届いた重要なファイルをCanva上でスムーズに管理・活用できるようになるため、ファイルを探す手間が省けるはずです！
GmailやOutlookをお使いの方に特におすすめです！
■概要
Gmailに届く請求書や発注書といった添付ファイルの内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のGmail受信をきっかけに、添付されたPDFや画像ファイルの内容をOCR機能で自動で読み取り、その情報を基にCanvaでフォルダを自動作成します。ファイル管理における定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受け取った請求書などの添付ファイルを開き、内容を確認してCanvaでフォルダを作成する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、その内容に基づいたフォルダをCanvaに作成できます。これにより、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google DriveやOneDriveなどのオンラインストレージにデザイン素材や参考資料が追加されたら、そのファイルを自動でOCR処理し、内容に応じたフォルダをCanva内に作成することも可能です。
チームで共有しているストレージ内のファイルをCanvaのデザインプロジェクトとスムーズに連携させたい場合に便利で、ファイルがアップロードされた後の手動での整理作業が少なくなり、デザイン素材の管理とアクセスがに楽になるかもしれません！
■概要
Google Driveに保存した請求書や申込書などの画像・PDFファイルの内容を確認し、手作業でCanvaにプロジェクトフォルダを作成していませんか？この作業は件数が増えるほど時間がかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル追加をトリガーに、OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、その情報を基にCanvaへフォルダを自動作成できるため、一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
OneDriveに保存した請求書や契約書などの内容を確認し、Canvaでデザイン制作用のフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。案件数が増えると、フォルダの作成漏れや名称の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが保存されるだけで、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その情報を使ってCanvaにフォルダを自動で作成するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
顧客やユーザーから、GoogleフォームやYoomのフォーム機能などを通じて画像やPDFファイル（申込書、アンケートの添付資料など）を受け取ることはありませんか？
このテンプレートを使えば、フォームに添付されたファイルを自動でOCR処理し、抽出した情報に基づいてCanva内にフォルダを整理して保存できます。
これにより、フォームで収集した情報をデザイン制作や資料作成に活用するまでのプロセスが効率化され、対応スピードの向上になるかもしれませんね！
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書や各種書類の管理に、手間を感じていませんか。特に、添付されたファイルの内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをOCRで自動的に読み取り、その内容をもとにCanvaへフォルダを自動作成するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
フォームに添付された請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付されると、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をもとにCanvaにフォルダを自動で作成するため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回ご紹介したような自動化は、Yoomというツールで実現できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する」テンプレートを例として作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要
Gmailに届く請求書や発注書といった添付ファイルの内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のGmail受信をきっかけに、添付されたPDFや画像ファイルの内容をOCR機能で自動で読み取り、その情報を基にCanvaでフォルダを自動作成します。ファイル管理における定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
先ずは、Yoomと連携させたいCanvaアカウントとGmailアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
CanvaとGmailの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Gmailに届く請求書や発注書といった添付ファイルの内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のGmail受信をきっかけに、添付されたPDFや画像ファイルの内容をOCR機能で自動で読み取り、その情報を基にCanvaでフォルダを自動作成します。ファイル管理における定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう！
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
これでトリガー設定は完了です！
次は、メールに添付されているPDFファイルからOCRで文字を読み取りましょう！
※ OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでは実施時にエラーが発生するためご注意ください。
※ チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
これでファイルからテキストが抽出できました！
最後に、ステップ4で取得した値を用いて、Canvaにフォルダを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です！
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
Yoomには、今回ご紹介したCanvaとOCRの連携以外にも、デザイン業務やファイル管理を効率化する様々な自動化テンプレートが用意されています。
CanvaやOCRを活用した他の自動化事例もいくつかご紹介しますね。
タスク登録やフォーム送信といった普段の業務プロセスをCanvaに反映し、制作の動き出しをスムーズに。
各アプリから取得した情報を用いたフォルダの自動作成や、依頼に応じたダウンロードリンクの自動送信などで、制作に伴う事務作業を効率化します。
■概要
Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するクリエイティブを保管するためにCanvaで都度フォルダを作成する作業は手間がかかるものです。この繰り返し作業は、本来の業務時間を圧迫するだけでなく、フォルダの作成漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると同時に、Canvaに指定したフォルダが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、クリエイティブ制作を円滑に開始できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
チーム内でデザインデータを共有する際、毎回Canvaを開いて目的のデザインを探し、ダウンロードリンクをコピーしてMicrosoft Teamsに貼り付ける作業は、地味に時間を奪われるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージを送信するだけで、指定したCanvaのデザインのダウンロードリンクが自動で返信されるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
OneDriveに保存した請求書や契約書などの内容を確認し、Canvaでデザイン制作用のフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。案件数が増えると、フォルダの作成漏れや名称の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルが保存されるだけで、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その情報を使ってCanvaにフォルダを自動で作成するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Tallyで集めたアンケートや申し込み情報をもとに、Canvaで制作物用のフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。この繰り返し作業は、時間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れなどのミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Tallyでフォームが送信されると、その内容に応じてCanvaにフォルダが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho Formsでアンケートや申込フォームの回答を受け取った後、Canvaでデザイン制作用のフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsでフォームが送信されると同時にCanvaにフォルダが自動作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要なクリエイティブ業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
アップロードされたPDFファイルや画像ファイルを読み取りチャットツールに通知したり、見積書を翻訳してスプレッドシートに整理したり、名刺画像からタスクを自動作成したりと、活用方法は多彩です。
人手をかけずに情報を整理・共有できるので、日々の業務をよりスムーズに進められます。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Trelloにカードとして追加します。
面倒なデータ入力作業から解放され、迅速な情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度開いて内容を確認し、手動でMediumに転記していませんか？
こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信すると添付ファイルが自動でOCR処理され、その内容がMediumに投稿されるため、手作業による情報転記の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
この記事では、CanvaとOCRを連携させて、メールやストレージ、フォームで受け取ったファイルを自動で整理する方法についてご紹介しました。
Canvaで多くのファイルを扱うデザイナーやマーケターの方にとって、ファイルの内容をOCRで自動的に読み取り、分かりやすいフォルダ名で整理できるこの仕組みは、日々のファイル管理の手間を少なくし、よりクリエイティブな作業に集中するための味方となるはずです！
Yoomを使えば、こうした一連の作業をプログラミングの知識なしで簡単に自動化できます。
今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、すぐにでも自動化をスタートできますよ。
「Canvaでのファイル整理をもっと楽にしたい！」「OCR技術を使って業務を効率化したい！」と考えている方は、ぜひこの機会にYoomの自動化テンプレートを試してみてくださいね。
あなたのCanvaを使ったデザインワークが、より快適で生産的になることを願っています！
