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「Boxへのファイルアップロードと、関連するCanvaのプロジェクトフォルダ作成を同時にやらないといけないのは大変…」
「Boxのファイル名を使ってCanvaのフォルダを整理したいけど、こういう転記作業って時間がかかるし入力ミスも起きがち…」
クラウドストレージとデザインツール間での手作業による情報連携に、このような非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルがアップロードされたタイミングで、その情報を基に必要なフォルダをCanvaに自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。
そしてデザイン制作やクリエイティブ戦略の立案といった、より本質的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をよりスマートにしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとCanvaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしてみてください！
BoxとCanvaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間の情報共有やファイル管理を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、早速クリックしてBoxとCanvaの連携をお試しください！
Boxの特定フォルダへのファイルアップロードをトリガーに、ファイル名から必要なデータを抽出して、Canvaにデザイン用のフォルダを作成するシンプルなフローです。
この連携によって、<span class="mark-yellow">フォルダ作成の手間や命名ミスといったヒューマンエラーを排除し、デザイン作業へスムーズに取り掛かれる</span>環境を整えられます。
請求書や契約書といった画像やPDF形式のファイルをBoxで管理している場合、そのファイル内の情報を手動で確認し、Canvaのフォルダ名に反映させる作業は非常に手間がかかりますよね。
この連携では、YoomのOCR機能がファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その情報（例えば取引先名や案件名など）を基にCanvaのフォルダを自動作成するため、<span class="mark-yellow">正確かつスピーディなファイル整理を実現できます。</span>
それでは実際に、BoxとCanvaを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Boxにファイルがアップロードされたら、Canvaでフォルダを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します！
① Boxのマイアプリ登録
Boxが追加されていることを確認してください。
② Canvaのマイアプリ登録
Canvaも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、各アクションで取得したアウトプットをCanvaに自動登録可能となります！詳しい説明はヘルプページをご覧ください。
次に、取得したファイル情報から、Canvaのフォルダ作成に使用するデータを抽出していきます。
それでは、アップロードされたファイルに対応するフォルダをCanvaに作成しましょう。
【Tips】
以下の画像ようにアウトプットを活用することで、Boxにファイルがアップロードされる度にその最新のデータに基づいてフローが起動し、Canvaにフォルダが作成されます。アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じ内容でフォルダが作成されてしまうため注意が必要です。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Boxの指定したフォルダにファイルをアップロードし、そのファイルを基にしたフォルダがCanvaに自動で作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
BoxやCanvaのAPIを活用すれば、ファイル管理やデザイン業務の効率化が大きく進みます。
Yoomにはこれらを組み合わせた便利なテンプレートが豊富に揃っているので、日々の業務に取り入れてみましょう！
BoxのAPI連携を活用することで、アップロードされたファイルを自動的に通知したり、PDFやWord形式に変換したりできます！
また、OCR処理を組み合わせれば、経費精算書などの書類をスムーズにGoogle スプレッドシートへ転記でき、バックオフィス業務の効率化にも役立ちます。
CanvaのAPI連携により他サービスとのワークフローを自動化できます。
たとえば、HubSpotやGoogleフォームの入力内容を元にフォルダを自動生成すれば、案件や顧客ごとにデザイン素材を整理可能です。
また、TeamsやGoogle Driveと組み合わせて通知やOCR処理を行うことで、制作フロー全体のスピードアップにつながりますね！
BoxとCanvaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルアップロード後のフォルダ作成や情報転記といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
担当者は単純作業から解放されることで、クリエイティブなデザイン業務や戦略的な企画立案など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携フローがエラーで停止した場合、どうやって気づき、対処すれば良いですか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
Q：この自動化フローは、Yoomのタスクをどれくらい消費しますか？
A：基本的にはフローボット上に表示されている、トリガーを除くアクションの数がそのまま消費タスク数となります。今回ご紹介したテンプレートの場合は2アクション（データ抽出・フォルダ作成）ですが、データ抽出で2タスク消費するため、計3タスクを消費します。
参照：「タスク実行数」のカウント方法について
Q：Boxに複数のファイルを一度にアップロードした場合、フローはどのように実行されますか？
例えば、Boxに10個のファイルを同時にアップロードしたなら、フローは順次実行されていくため、Canvaに10個のフォルダが作成されることになります。Canva上に意図しないフォルダが作成されてしまう可能性もあるためご注意ください。
複数ファイルに対して1つのフォルダを作成したい場合には、トリガーをファイルアップロード時から、フォルダ作成時などに変更して対応するとよいでしょう。
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