Microsoft Teamsでの共同作業が増えるにつれて、「特定のチャネルに投稿されたファイルを、後で探しやすいように整理しておきたい」「チャットで送られてきた重要なファイルを、毎回手動で特定のフォルダに移動するのが手間だ…」 と感じることはありませんか？
Microsoft Teamsは便利なコミュニケーションツールです。しかし、ファイル管理の側面では、情報が分散しやすく、後から必要なファイルを見つけ出すのに苦労する場面も少なくありません。
もし、Microsoft Teamsの特定のチャネルやチャットにファイルが投稿された際に、自動的に指定したSharePointやOneDriveのフォルダに整理・保存される仕組み があれば、ファイルを探す手間や手動での整理作業から解放され、より重要な業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してファイル管理をもっと簡単に行いましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Teamsのファイルを自動で整理する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットに埋もれてしまい、後から探すのに苦労することはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで頻繁にファイルを共有し、整理に手間を感じている方 Microsoft SharePointをファイル保管庫としており、手動アップロードを自動化したい方 ファイル管理のルールを統一し、業務の属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへのファイル投稿をトリガーに自動で保存されるため、これまで手作業での保存に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの保存忘れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 ファイルが添付されたメッセージのみを対象とするため、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの有無で処理を分けます。 ファイルがある場合、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」を設定し、Microsoft Teamsに投稿されたファイルを取得します。 必要に応じて「テキスト生成機能」でファイル名を変更したり、「進行先切り替え機能」で保存先のフォルダを動的に変更したりします。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、指定のフォルダへファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。 分岐機能では、ファイルの有無など、後続の処理を分けるための条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする際は、対象となるサイトIDやドライブIDなどを任意で設定してください。 テキスト生成機能では、ファイル名の命名規則など、生成したい内容に合わせてプロンプトを任意で設定してください。 進行先切り替え機能では、ファイルの種類に応じて保存先を変更する場合など、切り替えの条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際は、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsのファイル整理を自動化する方法
Microsoft Teamsに投稿されたファイルを、指定したルールに基づいて自動で整理・保存し、必要に応じて関係者に通知する自動化の方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsのファイルをストレージサービスに自動で整理・保存する
Microsoft Teamsのチャネルやチャットにファイルが送信されたら、指定したSharePointやOneDriveのフォルダに自動で整理して保存する ことができます。
ファイルの手動での移動や整理の手間を削減し、常にファイルが整理された状態を保つことで、後からファイルを探す時間を大幅に短縮できます。
Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットに埋もれてしまい、後から探すのに苦労することはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで頻繁にファイルを共有し、整理に手間を感じている方 Microsoft SharePointをファイル保管庫としており、手動アップロードを自動化したい方 ファイル管理のルールを統一し、業務の属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへのファイル投稿をトリガーに自動で保存されるため、これまで手作業での保存に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの保存忘れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 ファイルが添付されたメッセージのみを対象とするため、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの有無で処理を分けます。 ファイルがある場合、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」を設定し、Microsoft Teamsに投稿されたファイルを取得します。 必要に応じて「テキスト生成機能」でファイル名を変更したり、「進行先切り替え機能」で保存先のフォルダを動的に変更したりします。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、指定のフォルダへファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。 分岐機能では、ファイルの有無など、後続の処理を分けるための条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする際は、対象となるサイトIDやドライブIDなどを任意で設定してください。 テキスト生成機能では、ファイル名の命名規則など、生成したい内容に合わせてプロンプトを任意で設定してください。 進行先切り替え機能では、ファイルの種類に応じて保存先を変更する場合など、切り替えの条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際は、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、OneDriveのフォルダに整理して保存する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで共有されるファイルの管理に課題を感じているビジネスユーザー ファイルの手動整理に時間を取られているチームリーダー OneDriveを活用した効率的なファイル管理を目指すIT担当者
Microsoft Teamsのファイルを自動で整理：手動作業を減らし、効率的なファイル管理が可能に 整理ミスを防止：自動化により、ファイルの誤保存を回避 チームの生産性向上：整理された環境で必要なファイルにスムーズにアクセス
Microsoft Teamsのファイル整理状況をチャットツールに自動で通知する
Microsoft TeamsのファイルがSharePointに整理・保存されたことを、Microsoft Teams自身やSlackに自動で通知する フローを構築できます。
ファイルが適切に整理されたことを関係者がすぐに把握でき、確認漏れを防ぎ、チーム内の情報共有を円滑にします。
Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存し、通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで日常的にファイルを共有しているチームリーダーの方 Microsoft SharePointを活用してファイル管理を行っているIT担当者の方 ファイルの整理に時間を取られ、生産性向上を目指しているビジネスパーソンの方 チーム内の情報共有をスムーズにしたいプロジェクトマネージャーの方 業務プロセスの自動化を検討している経営者の方
ファイル整理の自動化：Microsoft Teamsで共有されたファイルが自動的に指定のMicrosoft SharePointフォルダに整理されるため、手動での分類作業が不要になります。 スムーズな通知機能：ファイルが保存された際に関係者へ自動通知が送信されるため、情報共有がスムーズに行えます。 業務効率の向上：ファイル管理にかかる時間を削減し、他の重要な業務に集中できる環境を整えます。 エラーの防止：手動操作によるミスを防ぎ、正確なファイル管理を実現します。 チームの生産性向上：整理されたファイル環境により、必要な情報へのスムーズなアクセスが可能になり、チーム全体の生産性が向上します。
Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存し、Slackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsを日常的に利用しているチーム ファイルの整理や管理に時間を取られている方 Microsoft SharePointやSlackを活用して業務を行っている方 業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者 チーム間の情報共有をスムーズにしたいと考えているマネージャー
ファイルの自動整理：Microsoft Teamsで送信されたファイルが自動でMicrosoft SharePointに整理・保存されます スムーズな通知：Slackに通知が送られ、チーム全体で情報をスムーズに共有できます 業務効率の向上：手動でのファイル管理作業が減り、他の重要な業務に集中できます
Microsoft Teamsのファイル整理状況をメールで自動で通知する
Microsoft TeamsのファイルがSharePointに整理・保存されたタイミングで、GmailやOutlook宛に自動で通知メールを送信する ことが可能です。
Microsoft TeamsやSlackを頻繁に確認しないメンバーにも、ファイル整理の完了を確実に伝えられ、プロジェクトの進行状況の共有漏れを防ぐのに役立ちます。
Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで頻繁にファイルを共有しているチームや組織のメンバー ファイルの整理・管理に時間を取られ、他の業務に集中できない担当者 Microsoft SharePointを活用して情報を一元管理したいと考えている方 新しいファイルが追加された際に、チームメンバーにスムーズに通知を送りたい方 業務プロセスを自動化し、効率化を図りたいと考えている経営者や管理者
ファイル管理の効率化：Microsoft Teamsで共有されたファイルを自動的にMicrosoft SharePointに整理・保存します。 スムーズな情報共有：新しいファイルが追加された際にGmailで通知が送られ、スムーズに情報を共有できます。 手動作業の削減：自動化により、ファイル整理や通知の手間を削減できます。
Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存し、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsを日常的に使用しており、共有ファイルの管理に課題を感じているビジネスユーザーの方 Microsoft SharePointを活用して効率的にファイルを整理・保存したい企業のIT担当者の方 Outlookを通じてチームメンバーにスムーズに情報を共有したいプロジェクトリーダーの方 業務のデジタル化を推進し、手作業の煩雑さを解消したい経営者の方 ファイルの整理整頓と情報共有を自動化し、作業効率を高めたい中小企業の方
効率的なファイル管理：Microsoft Teamsで共有されたファイルが自動的にMicrosoft SharePointに整理・保存されるため、手動での管理が不要になります。 スムーズな通知：Outlookを通じて関係者に通知が送られ、重要なファイルの共有を見逃すことなくスムーズに行えます。 業務の自動化による生産性向上：手作業を減らし、チームの生産性を高めることができます。
Microsoft Teamsのファイルを自動で整理するフローを作ってみよう
ここから代表的な例として、Microsoft Teamsの特定のチャネルやチャットにファイルが送信された際に、SharePointの指定フォルダへ自動で整理・保存するフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft Teamsのマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
トリガー設定およびアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットに埋もれてしまい、後から探すのに苦労することはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで頻繁にファイルを共有し、整理に手間を感じている方 Microsoft SharePointをファイル保管庫としており、手動アップロードを自動化したい方 ファイル管理のルールを統一し、業務の属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへのファイル投稿をトリガーに自動で保存されるため、これまで手作業での保存に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの保存忘れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 ファイルが添付されたメッセージのみを対象とするため、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの有無で処理を分けます。 ファイルがある場合、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」を設定し、Microsoft Teamsに投稿されたファイルを取得します。 必要に応じて「テキスト生成機能」でファイル名を変更したり、「進行先切り替え機能」で保存先のフォルダを動的に変更したりします。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、指定のフォルダへファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。 分岐機能では、ファイルの有無など、後続の処理を分けるための条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする際は、対象となるサイトIDやドライブIDなどを任意で設定してください。 テキスト生成機能では、ファイル名の命名規則など、生成したい内容に合わせてプロンプトを任意で設定してください。 進行先切り替え機能では、ファイルの種類に応じて保存先を変更する場合など、切り替えの条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際は、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ登録
まずはじめにマイアプリ登録を行います。今回使用するアプリは、2つともMicrosoft社のものです。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
Microsoft Teamsのマイアプリ登録 まずはMicrosoft Teamsのマイアプリ登録です。
「新規接続」クリック後、アプリ一覧からMicrosoft Teams を検索してください。
以下の画面が表示されたら、Yoomと連携するMicrosoft365アカウントにログインしましょう。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ登録完了です！
Microsoft SharePointのマイアプリ登録
続いて、Microsoft SharePointのマイアプリ登録です。
Microsoft Teamsのマイアプリ登録同様、Yoomと連携するMicrosoft365アカウントにログインしましょう。
ログイン後、マイアプリにMicrosoft SharePointが表示されたら、マイアプリ登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから実際にフローボットを作成していきます。
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Microsoft Teamsからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointのフォルダに整理して保存する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのファイル共有は便利ですが、重要なファイルがチャットに埋もれてしまい、後から探すのに苦労することはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで頻繁にファイルを共有し、整理に手間を感じている方 Microsoft SharePointをファイル保管庫としており、手動アップロードを自動化したい方 ファイル管理のルールを統一し、業務の属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへのファイル投稿をトリガーに自動で保存されるため、これまで手作業での保存に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの保存忘れや、格納先のフォルダを間違えるといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 ファイルが添付されたメッセージのみを対象とするため、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルの有無で処理を分けます。 ファイルがある場合、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」を設定し、Microsoft Teamsに投稿されたファイルを取得します。 必要に応じて「テキスト生成機能」でファイル名を変更したり、「進行先切り替え機能」で保存先のフォルダを動的に変更したりします。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、指定のフォルダへファイルを格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。 分岐機能では、ファイルの有無など、後続の処理を分けるための条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointでファイルをダウンロードする際は、対象となるサイトIDやドライブIDなどを任意で設定してください。 テキスト生成機能では、ファイル名の命名規則など、生成したい内容に合わせてプロンプトを任意で設定してください。 進行先切り替え機能では、ファイルの種類に応じて保存先を変更する場合など、切り替えの条件を任意で設定してください。 Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際は、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 「分岐」、「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進みましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
まずはアプリトリガーを設定していきます。
「チャンネルにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、アカウント情報を確認して次に進みましょう。
続いて、API接続設定を行います。
トリガーの起動間隔をプルダウンから選びましょう。今回は5分に設定しました。ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめしますよ。
次に、Microsoft TeamsのチームIDを指定します。
チャンネルIDは候補から選択しましょう。指定したチャンネルにメッセージが投稿されたら、フローが起動します。
続いて、テストを行います。
テストを行う前に必ずMicrosoft Teamsにファイルを投稿してくださいね。
テストが成功したら、以下を確認してください。
取得した値 を活用して、ここから先のフローボットを作成していきます。テストが成功したら「保存する」をクリックして次に進んでください。
ステップ4：分岐する
次に分岐する設定を行います。
「ファイル有無の確認」をクリックしてください。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用できます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意しましょう。
分岐条件を指定します。
分岐対象の取得した値をプルダウンから選びましょう。
続いて、分岐条件を設定します。
今回は、Microsoft Teamsからファイルが送信されたらMicrosoft SharePointのフォルダに整理して保存するフローなので、Microsoft Teamsからファイルの有り無しを分岐条件にしました。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
ステップ5：ファイルをダウンロードする
次に「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みましょう。
続いて、API接続設定を行います。サイトIDは、候補から選択してください。
ドライブIDも候補から選択します。
ファイルIDは、取得した値を選びます。
テストを行い、成功画面が出てきたら右側のダウンロードをクリックしてください。
ダウンロード後に、書類の中身も確認したら「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
ステップ6：テキスト生成する
続いて、「テキスト生成する」をクリックしてください。
OCR(テキスト生成機能)は、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
また、フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください！
以下画面を確認して、次に進んで下さい。タスク数などを考慮して、アクションは変更しておきましょう。
続いて、詳細を設定していきます。
プロンプトは、AIへの指示のことです。以下の設定例を参考に入力してください。今回は、取得した値から、name（ファイル名）を選んで使用しています。
出力したい言語があれば、ここに入力してください。
例えば、英語に出力したい場合は、言語の欄に「英語」と入力しましょう。
最後にテストを行い、成功画面を確認したら「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ7：コマンドオペレーション
次に、コマンドオペレーションをクリックしましょう。
こちらは、ミニプラン 以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
切り替え条件を設定するので、以下画面を参考に設定を行ってください。
切り替え条件は以下を参考に設定してください。自身の業務内容や書類内容に合わせて、設定するのがおすすめです。
「保存する」をクリックしてください。
ステップ8：ファイルをアップロードする
次には「ファイルをアップロード」をクリックです。
分岐した3つとも設定していきます。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んでください。
続いて、API接続設定を行います。
サイトIDは候補から選択してください。
ドライブIDは、候補から選択してください。
格納先フォルダ名は、フォルダを検索する際のワードです。
今回は「テスト」と入力しました。
格納先フォルダのアイテムIDは、候補から選択しましょう。
格納フォルダを設定してください。
テストをしてください。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
格納フォルダにファイルが保存されているか、確認してください。
保存できていればOKです！
ステップ9：その他のファイルをアップロードする設定を行う
ステップ8のやり方で、その他の「契約書のファイルをアップロード」も行ってください。
手順がわからなくなった時は、ステップ8を見直してくださいね。
ステップ10：フローボットの自動化設定
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Microsoft Teamsを活用したその他の自動化例
Microsoft Teamsを起点にさまざまな業務を自動化できます。たとえば、毎月の月末に自動通知を送る運用や、投稿内容に応じてOneDriveにフォルダを作成する処理、他ツールとの連携による通知・メール送信・タスク登録まで対応可能です。
繰り返し発生する作業を減らし、チームの対応スピードを向上させたい方におすすめです。
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
毎月の月末に自動的に起動し、あわせてMicrosoft Teamsで通知を行うフローボットです。
このフローボットは、右側の分岐後に追加されたフローによって、様々な自動処理を行うことができます。
※例えば、毎月の請求書発行処理や、スプレッドシートへの集計処理、または定期的なデータバックアップ処理など、様々な用途でご活用ください。
■設定方法
・ フローボットのスケジュールトリガーを使用して、毎月の月末付近（28日,29日,30日,31日）にフローボットを起動します。
・「データを操作・変換する」アクションでフローボット起動日を取得し、月末の日付との差分を計算し、月末日当日か照合させます。
・フローボット起動日の日付が月末日当日ではない場合には、フローボットが終了します。
・フローボット起動日の日付が月末日当日の場合は、右側に分岐し、Microsoft Teamsで通知します。
・通知先のチャネルの指定をしてください。
・その後に追加するフローは、目的や用途に応じて自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
・ フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・分岐後の右側に追加するフローの設定や内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されるプロジェクトや案件の情報を、手作業でOneDriveにフォルダとして作成し管理していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を誤るなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、内容をAIが読み取り、OneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとOneDriveを連携させ、情報管理の効率化を図りたいと考えている方 特定のメッセージをもとに、手作業でOneDriveにフォルダを作成しているチームリーダーや担当者の方 定型的なフォルダ作成作業を自動化し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへのメッセージ投稿だけでフォルダが自動生成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。 AIがメッセージからフォルダ名を正確に抽出して作成するため、手作業による命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージ本文からフォルダ名として利用したい情報を抽出します。 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能によるテキスト抽出の設定では、トリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用し、フォルダ名として抽出したい項目を任意に指定することが可能です。これにより、独自の命名規則に沿ったフォルダを自動で作成できます。 ■注意事項
Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
試してみる
◼️概要
Microsoft Teamsの特定のチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使ってメールで転送します。
Outlookのメールの本文や宛先は自由に変更してご利用ください。
間に分岐処理を追加することで、Microsoft Teamsの投稿内容に応じてメールの内容や宛先を分岐することも可能です。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方 部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方 手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿を都度確認し、手動でSlackに転記していた時間を削減し、本来の業務に集中できます 手作業による情報の転記漏れや通知忘れを防ぎ、重要なメッセージを関係者へ確実に共有することが可能になります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャネルやメッセージ内容を構成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の起点としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください Slackのオペレーションでは、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、Microsoft Teamsから取得した投稿内容などを変数として埋め込んだりすることも可能です ■注意事項
Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Asanaでタスクを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションの中で、特定のメッセージをもとにAsanaへタスクを手動で登録する作業は、手間がかかり、抜け漏れも発生しやすいのではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsのチャネルでタスク依頼を受け、Asanaで管理している方 手作業でのタスク転記による時間ロスや入力ミスを減らしたいと考えている方 チーム内の情報共有とタスク管理の連携をスムーズにしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsの特定メッセージからAsanaへのタスク作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。 手作業によるタスクの作成漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとAsanaをYoomと連携します。 トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。 次に、「分岐機能」を設定し、特定の条件（キーワードを含むなど）に合致するメッセージのみ処理を進めるようにします。 続けて、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容からタスク作成に必要な情報を抽出します。 最後に、Asanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとにAsanaにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、どのような条件（メッセージに特定のキーワードが含まれる、特定のユーザーからの投稿など）で後続の処理を実行するかを任意に設定・追加できます。 「テキストからデータを抽出する」では、メッセージ本文のどの部分をタスク名や詳細として抽出するか、抽出パターンを任意で設定できます。 Asanaで「タスクを追加する」では、タスクの担当者やプロジェクト、期日などを前段で取得した値や固定値を用いて任意に設定できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Microsoft Teamsのファイル整理を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルの移動やフォルダ分けの手間を削減し、ファイルが散在することによる検索時間のロスを防ぐことができます。
これにより、チームメンバーは常に最新かつ整理された情報にアクセスでき、本来注力すべきコミュニケーションや共同作業に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できますよ！
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