Microsoft Teamsのファイル整理状況をチャットツールに自動で通知する
<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsのファイルがSharePointに整理・保存されたことを、Microsoft Teams自身やSlackに自動で通知する</span>フローを構築できます。
ファイルが適切に整理されたことを関係者がすぐに把握でき、確認漏れを防ぎ、チーム内の情報共有を円滑にします。
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Microsoft Teamsでの共同作業が増えるにつれて、「特定のチャネルに投稿されたファイルを、後で探しやすいように整理しておきたい」「チャットで送られてきた重要なファイルを、毎回手動で特定のフォルダに移動するのが手間だ…」と感じることはありませんか？
Microsoft Teamsは便利なコミュニケーションツールです。しかし、ファイル管理の側面では、情報が分散しやすく、後から必要なファイルを見つけ出すのに苦労する場面も少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの特定のチャネルやチャットにファイルが投稿された際に、自動的に指定したSharePointやOneDriveのフォルダに整理・保存される仕組み</span>があれば、ファイルを探す手間や手動での整理作業から解放され、より重要な業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してファイル管理をもっと簡単に行いましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのファイルを自動で整理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Teamsに投稿されたファイルを、指定したルールに基づいて自動で整理・保存し、必要に応じて関係者に通知する自動化の方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのチャネルやチャットにファイルが送信されたら、指定したSharePointやOneDriveのフォルダに自動で整理して保存する</span>ことができます。
ファイルの手動での移動や整理の手間を削減し、常にファイルが整理された状態を保つことで、後からファイルを探す時間を大幅に短縮できます。
<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsのファイルがSharePointに整理・保存されたことを、Microsoft Teams自身やSlackに自動で通知する</span>フローを構築できます。
ファイルが適切に整理されたことを関係者がすぐに把握でき、確認漏れを防ぎ、チーム内の情報共有を円滑にします。
<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsのファイルがSharePointに整理・保存されたタイミングで、GmailやOutlook宛に自動で通知メールを送信する</span>ことが可能です。
Microsoft TeamsやSlackを頻繁に確認しないメンバーにも、ファイル整理の完了を確実に伝えられ、プロジェクトの進行状況の共有漏れを防ぐのに役立ちます。
ここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの特定のチャネルやチャットにファイルが送信された際に、SharePointの指定フォルダへ自動で整理・保存するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはじめにマイアプリ登録を行います。今回使用するアプリは、2つともMicrosoft社のものです。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性がありますので、ご注意くださいね！
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
まずはMicrosoft Teamsのマイアプリ登録です。
「新規接続」クリック後、アプリ一覧からMicrosoft Teamsを検索してください。
以下の画面が表示されたら、Yoomと連携するMicrosoft365アカウントにログインしましょう。
また、アカウントを持っていない方は、アカウントを作成しましょう。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ登録完了です！
続いて、Microsoft SharePointのマイアプリ登録です。
検索窓から「Microsoft SharePoint」を検索してください。
Microsoft Teamsのマイアプリ登録同様、Yoomと連携するMicrosoft365アカウントにログインしましょう。
ログイン後、マイアプリにMicrosoft SharePointが表示されたら、マイアプリ登録完了です！
ここから実際にフローボットを作成していきます。
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進みましょう！
まずはアプリトリガーを設定していきます。
「チャンネルにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、アカウント情報を確認して次に進みましょう。
続いて、API接続設定を行います。
トリガーの起動間隔をプルダウンから選びましょう。今回は5分に設定しました。
起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できますが、 ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめしますよ。
次に、Microsoft TeamsのチームIDを指定します。
チャンネルIDは候補から選択しましょう。指定したチャンネルにメッセージが投稿されたら、フローが起動します。
続いて、テストを行います。
テストを行う前に必ずMicrosoft Teamsにファイルを投稿してくださいね。
テストが成功したら、以下を確認してください。
取得した値を活用して、ここから先のフローボットを作成していきます。テストが成功したら「保存する」をクリックして次に進んでください。
次に分岐する設定を行います。
「ファイル有無の確認」をクリックしてください。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用できます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意しましょう。
有料プランは2週間の無料トライアルが可能で、無料トライアル中なら普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてくださいね！
分岐条件を指定します。
分岐対象の取得した値をプルダウンから選びましょう。
続いて、分岐条件を設定します。
今回は、Microsoft Teamsからファイルが送信されたらMicrosoft SharePointのフォルダに整理して保存するフローなので、Microsoft Teamsからファイルの有り無しを分岐条件にしました。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
次に「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みましょう。
続いて、API接続設定を行います。サイトIDは、候補から選択してください。
ドライブIDも候補から選択します。
ファイルIDは、取得した値を選びます。
テストを行い、成功画面が出てきたら右側のダウンロードをクリックしてください。
ダウンロード後に、書類の中身も確認したら「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
続いて、「テキスト生成する」をクリックしてください。
OCR(テキスト生成機能)は、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
また、フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください！
以下画面を確認して、次に進んで下さい。タスク数などを考慮して、アクションは変更しておきましょう。
続いて、詳細を設定していきます。
プロンプトは、AIへの指示のことです。以下の設定例を参考に入力してください。今回は、取得した値から、name（ファイル名）を選んで使用しています。
出力したい言語があれば、ここに入力してください。
例えば、英語に出力したい場合は、言語の欄に「英語」と入力しましょう。
海外チームとのプロジェクトに携わっている方は出力言語の欄は要チェックです！
最後にテストを行い、成功画面を確認したら「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、コマンドオペレーションをクリックしましょう。
こちらは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
切り替え条件を設定するので、以下画面を参考に設定を行ってください。
オペレーションはプルダウンから選択します。
切り替え条件は以下を参考に設定してください。自身の業務内容や書類内容に合わせて、設定するのがおすすめです。
「保存する」をクリックしてください。
次には「ファイルをアップロード」をクリックです。
分岐した3つとも設定していきます。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進んでください。
続いて、API接続設定を行います。
サイトIDは候補から選択してください。
ドライブIDは、候補から選択してください。
格納先フォルダ名は、フォルダを検索する際のワードです。
今回は「テスト」と入力しました。
格納先フォルダのアイテムIDは、候補から選択しましょう。
格納フォルダを設定してください。
テストをしてください。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
格納フォルダにファイルが保存されているか、確認してください。
保存できていればOKです！
ステップ8のやり方で、その他の「契約書のファイルをアップロード」も行ってください。
手順がわからなくなった時は、ステップ8を見直してくださいね。
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Microsoft Teamsを起点にさまざまな業務を自動化できます。たとえば、毎月の月末に自動通知を送る運用や、投稿内容に応じてOneDriveにフォルダを作成する処理、他ツールとの連携による通知・メール送信・タスク登録まで対応可能です。
<span class="mark-yellow">繰り返し発生する作業を減らし、チームの対応スピードを向上させたい方におすすめです。</span>
Microsoft Teamsのファイル整理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの移動やフォルダ分けの手間を削減し、ファイルが散在することによる検索時間のロスを防ぐことができます。</span>
これにより、チームメンバーは常に最新かつ整理された情報にアクセスでき、本来注力すべきコミュニケーションや共同作業に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できますよ！
もしMicrosoft Teamsのファイル管理をはじめとする業務の自動化に興味を持ってくれた場合は、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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