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「契約書のリーガルチェック、毎回法務部に依頼するのは時間がかかるし、抜け漏れも心配…」
「社内規定に準拠しているか、全ドキュメントを目視で確認するのはもう限界…」
このように、コンプライアンス関連業務における手作業の多さや、それに伴うヒューマンエラーのリスクに頭を悩ませていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">アップロードされた書類や受信したファイルの内容をAIが自動で解析し、コンプライアンス上の問題点を指摘し、その結果を関係者に迅速に通知できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より安心してコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用して書類のコンプライアンスチェックを自動化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携し、書類のコンプライアンスチェックをAIで自動化し、その結果をチャットツールなどに通知する具体的なテンプレートを紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveのようなストレージサービスに保存された契約書や社内規定文書などをAIが自動でチェックし、Slackなどのチャットツールに結果を通知する</span>ことができるので、書類保管と同時にコンプライアンスチェックが完了し、問題があれば即座に対応できる体制を構築できます。
<span class="mark-yellow">Gmailなどで受信した添付ファイルや本文中の情報をAIが解析し、コンプライアンス上の懸念点を抽出してDiscordなどのチャットツールに通知する</span>こともできるので、外部から送られてくる書類に対しても迅速かつ効率的なチェックが可能になり、リスクの見逃しを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどを通じて提出されたファイルをAIが自動で検証し、その結果をMicrosoft Teamsなどのチャットツールに共有する</span>設定も可能であり、申請書類や報告書など、定型的なフォーマットで収集される情報のコンプライアンス遵守を効率的に管理できます。
それではここから代表的な例として、Google Driveに特定の書類がアップロードされた際に、その内容をAIがコンプライアンスの観点からチェックし、結果をSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Slackの連携
1.検索する
検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。下記設定を行った後、「Allow」をクリックします。
3.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1〜3の順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。
最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままで大丈夫です。
3.ここでは、トリガーとなるGoogle Driveの設定をします。
まだ、トリガーとなるGoogle Driveのフォルダを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなフォルダを作成しました。
また、この後のテスト操作で、対象のフォルダに新しくファイルかフォルダが作成されている必要があるので、こちらも合わせて行ってくださいね。
Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
設定したGoogle Driveの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Google Driveに保存されたファイルをダウンロードする設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わるので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.ここでは、Google Driveに保存されているファイルの指定を行います。
ファイルIDの入力欄をクリックし「取得した値」タブを選択すると、下記のようなアウトプットが表示されます。先ほど取得したGoogle DriveのファイルIDを選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のようなダウンロードボタンとアウトプットが表示されるので、書類をダウンロードして指定した書類で合っているかチェックしましょう。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.つぎに、先ほどダウンロードしたファイル画像から文字を読み取る設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が遷移するので、「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】契約書（12,000文字以内）を読み取る（15タスク）」が選択されています。今回は契約書から文字を読み取るので、特段変更は不要です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.ここでは、契約書のファイル画像から何の文字を抽出したいのか具体的に設定していきます。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
指定した項目が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.つぎに、先ほどファイルから読み取った文字を、AIを用いてコンプライアンスチェックするための設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わるので、タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をしてください。
アクションは、デフォルトで「テキストを生成500文字以内（3タスク）」が選択されています。こちらは変更可能なので、（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進みましょう。
3.ここでは、AIに対しての具体的な指示を設定します。
プロンプトには、コンプライアンスチェックをするための指示を入力してください。入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、先ほど生成したテキストを選択しましょう。
言語欄には、入力欄下の注釈を参考に指定の言語を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功するか確認してください。
下記のような生成結果がアウトプットされればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.先ほど生成したテキストをSlackに送信するための設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.次に、連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルやアクションはステップ3と同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.ここでは、Slackに送信する内容を具体的に設定していきます。
まだ、対象とするSlackのチャンネルを作成していない場合は、このタイミングで準備してください。
今回は、下記赤枠のチャンネルに送信するよう設定したいと思います。
Slackの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
無事に成功すると、Slackにメッセージが送信されているはずなので確認してみましょう。
下記のように、指定したメッセージがSlackに届いていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
AI機能を活用することで、業務における確認作業や判断プロセスを自動化し、精度と効率を両立させることが可能になります。
Google スプレッドシートやSalesforceに企業情報や取引先情報が登録された際、RoboRoboが自動でコンプライアンスチェックを実行して、その結果を元のアプリに自動反映させることができます。
この記事では、「コンプライアンスチェックをAIで自動化する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
AIを活用したコンプライアンスチェックの自動化は、確認作業の手間を減らすだけでなく、チェック漏れや対応の遅れといったリスクを未然に防ぐ上でも有効です。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したコンプライアンスチェックの自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。</span>フォームで収集したファイルの分析や、チャットツールとの連携による通知など、実務に沿った形で柔軟に自動化を取り入れられるのが魅力です。
「書類の確認に時間がかかる」「リスク判断を見落としがち」「作業をできるだけ自動化したい」といった課題を感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して自動化を検討してみてください。専門知識がなくても、すぐに使い始められますよ！
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