「毎月、届いた請求書をひとつずつ開いて確認して、手入力でジョブカンに登録するのって、正直しんどい…」
そんなふうに感じたこと、ありませんか？実は、GmailやOutlookで受信した添付ファイルやフォーム経由でアップロードされた書類、Google Driveに保存されたPDFなどをそれぞれの受け取り方法に応じて、自動的にOCRで文字情報を抽出してジョブカン経費精算・ワークフローへ登録できる方法があります。たとえば、特定のメールを受け取ったタイミングで自動化フローが起動して、ファイルをOCRで読み取り、社員情報をジョブカンへ自動登録するといったこともノーコードで実現可能 です。
本記事では、実際のテンプレートを活用して自動化フローを設定していきます。画像付きで分かりやすく解説 するので、業務効率を上げたいと考えている方はぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ Yoomには「メールやフォーム、ストレージサービス経由で受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローに自動でデータを登録する」するフローの自動化のテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する
試してみる
■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方 ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方 OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。 ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ジョブカンとOCRを連携した書類処理の自動化例 メールで受け取った請求書PDF、申請フォームからアップロードされた画像ファイル、共有ストレージに保存された契約書……書類の受け取り方は様々ですが、Yoomならあらゆるパターンに対応可能です。
メールで受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカンに自動登録する GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイルをトリガーに、OCRで内容を読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローへ自動でデータを登録します。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する
試してみる
■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方 ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方 OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。 ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する
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■概要
Outlookで受信したメールに添付されたファイル情報をもとに、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業でユーザー登録を行っていませんか？こうした定型的な入力作業は、件数が増えると大きな負担となり、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルの情報をOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録し、手作業による業務からの解放を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信したファイル情報を、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手入力している方 OCRとSaaSを連携させ、紙やPDFの情報を活用した業務自動化の実現に関心のある方 定型的なデータ入力作業をなくし、ヒューマンエラーの削減と業務効率化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookのメール受信からジョブカン経費精算・ワークフローへの登録までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を削減します。 システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Outlook、ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定することで、特定のメールを受信した際にフローが自動で起動するようにします。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、AI機能で読み取った情報をマッピングします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能（OCR）では、読み取りたい書類の種類に応じて、抽出する項目（氏名、住所、電話番号など）を任意で設定できます。 ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録では、前段のAI機能（OCR）で取得した値を、どの項目に登録するかを自由にマッピングすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカンに自動登録する Yoomの標準フォーム機能やGoogleフォームなどでファイルが送信された際に、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したデータをジョブカン経費精算・ワークフローに自動登録します。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する
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■概要
申請フォームから送られてくる書類の内容を確認し、手作業でシステムに登録する業務に手間を感じていませんか。目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、フォームで受信したファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。これにより、一連の登録業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録を手作業で行っている方 書類の情報を手入力する際に、入力ミスや確認漏れなどの課題を抱えている方 紙やPDFの書類情報を活用した業務フロー全体の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームで受信したファイルの内容をOCRで読み取り、自動で登録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「回答フォーム」でファイル添付などが可能なフォームを作成します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガー機能では、ユーザー登録に必要な情報を収集できるよう、質問項目を任意で設定してください。 AI機能（OCR）では、読み取りたいファイルから抽出する項目を任意で設定することが可能です。 ジョブカン経史精算・ワークフローへの登録項目には、フォームやOCR機能で取得した値を動的に埋め込むなど、自由に設定してください。 ■注意事項
ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携させる必要があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する
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■概要
Googleフォームで受け付けた申請情報や添付ファイルを、都度確認してジョブカン経費精算・ワークフローに手作業で登録していませんか？この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルをAIが自動でOCR処理し、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームとジョブカン経費精算・ワークフローを用いた手作業に課題を感じている方 申請書類のOCR処理からシステムへの登録までを自動化し、業務を効率化したい方 ユーザー情報の登録作業における入力ミスをなくし、データの正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答送信からユーザー登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Googleドライブ、ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogleドライブの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでジョブカン経史精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR処理では、読み取るファイルの種類に応じて、氏名や住所といった文字の抽出項目を任意で設定することが可能です。 ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録では、前段のOCR処理で取得した値を、ユーザー名やメールアドレスなどの各項目に変数として埋め込む設定が可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカンに自動登録する Google DriveやOneDriveといったオンラインストレージの指定フォルダにファイルが追加されると、自動でOCR処理を実行し、結果をジョブカン経費精算・ワークフローに登録します。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する
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■概要
従業員の入退社や取引先の登録時、受領した書類をGoogle Driveに保管し、その内容を見ながらジョブカン経費精算・ワークフローに手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルが追加されると、YoomのOCR機能が自動で文字情報を読み取り、そのデータを基にジョブカン経死精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。これにより、データ入力の手間とミスを減らし、登録業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローを併用し、手入力に課題を感じている方 書類からのデータ転記作業における入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方 紙やPDFで受領する書類の情報を活用し、ユーザー登録業務を自動化したい管理部門の方 ■このテンプレートを使うメリット
書類をGoogle Driveに格納するだけで、OCRによる読み取りからユーザー登録までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、氏名や住所、連絡先など、書類から抽出したい項目を任意で設定することが可能です。 ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報をどの項目に登録するか、変数を埋め込む形で柔軟に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveに格納されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する
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■概要
OneDriveにアップロードされた書類の内容を、一つひとつ確認しながらジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業で入力していませんか？このような定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル格納をきっかけに、AI-OCRが書類の文字情報を自動で読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を登録するため、面倒な手作業をなくし業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveとジョブカン経費精算・ワークフローの間での手入力に課題を感じている方 書類からの情報転記作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方 バックオフィス業務のDXを推進し、よりコア業務に集中できる環境を構築したい方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにファイルを格納するだけで、OCRによる読取からユーザー登録までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR設定では、読み取りたい書類に合わせて、抽出したいテキスト項目を任意で設定してください。 ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録アクションでは、前段のOCRで取得した情報を、どの項目に登録するかを自由にカスタムできます。 ■注意事項
OneDrive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailの添付ファイルからユーザー登録までを自動化するフローを作ってみよう ここでは、代表的な自動化フローとして「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する」テンプレートの設定手順を簡単にご紹介します。登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法h3 作成の流れは大きく分けて以下です。
Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Gmailのトリガー設定、OCR、ジョブカン経費精算・ワークフローのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する
試してみる
■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方 ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方 OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。 ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1:Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ連携 まず、Yoomのアカウントにログインします。初めてのYoom
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Gmailのマイアプリ登録 では、さっそくGmailからマイアプリ登録していきましょう！
1. 以下の画面が表示されます。「Sign in with Google」 をクリックしてください。
2. 連携するアカウントを選んでください。
ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録 Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1. 以下の画面が出てきます。アカウント名 は任意のものを入力しましょう。アクセストークン は、こちら
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する
試してみる
■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方 ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方 OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。 ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3:特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動するトリガーの設定 まず、一番上の「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のアイコンをクリックします。
Gmailと連携するアカウント情報を設定します。
各項目を設定していきます。
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
キーワード： キーワードを入力します。デフォルトでは社員情報になっています。今回はデフォルトのまま進めていきます。Gmailの検索演算子 を利用できます。
キーワードを入力します。デフォルトでは社員情報になっています。今回はデフォルトのまま進めていきます。また、キーワードにはGmailの検索演算子 を利用できます。
設定が終わったらGmailを開いて指定したキーワードを入力したメールを実際に送ってみましょう。
メールの送信が終わったらフローボットに戻り、テストしましょう。アウトプットについて
ステップ4:OCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する設定 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
タイトルとアクションを設定します。 こちら 「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法 画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
各項目を設定していきます。
ファイルの添付方法： プルダウンで「ファイルをアップロード」か「取得した値を使用」か選択できます。今回は「取得した値を使用」を選択しています。※アップロードできるファイルは、最大で300MBまでです。 こちら から確認できます。
抽出したい項目： 抽出したい項目をカンマ（,）で区切って入力してください。
言語： デフォルトでは英語になっています。今回は日本語にしています。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、ファイルから抽出した情報を引用できるようになります。
最後に、「ユーザの新規登録」のアイコンをクリックします。
ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報を設定します。
各項目を設定していきます。
入力欄をクリックするとファイルから取得した情報を引用できるので、効率よく入力できますよ。
設定し終えたら、「テスト」をクリックします。
ステップ5:テストと確認 おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
以上が、Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する方法でした！
ジョブカン経費精算・ワークフローを使ったその他の自動化例 ジョブカン経費精算・ワークフローを活用することで、さまざまな業務の自動化が実現可能です。
ジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化例 申請が行われたタイミングでMicrosoft Excelにタスクを追加したり、承認された際にGoogle Workspaceへ新規ユーザーを登録するなど、他サービスとの連携によって申請後の処理も自動化できます。また、HubSpotで登録された企業情報をジョブカン経費精算・ワークフローに反映させたり、差し戻しが発生した場合にSlackで関係者に通知することも可能です。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を追加する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・顧客企業とシートを共有して情報のやり取りを行う方
・チームの共有シートを複数人で編集したいプロジェクトの責任者
2.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している方
・申請された経費を正確に処理する経理担当
・申請された内容の進捗状況を確認し、素早い処理を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはあらゆる情報の一元管理に有効的なツールです。
定型的な業務をなるべく簡略化したいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加する
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・承認フローを可視化している総務部担当者
・経費精算に関するタスク消化を行う経理部の方
・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
より創造的な業務への時間を確保したいと考える方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogleWorkspaceに新規ユーザーを登録
試してみる
◼️概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、GoogleWorkspaceに新規ユーザーを自動的に登録します。
登録後、GoogleWorkspaceのユーザーアカウントにメールを送信することもできます。
新入社員の入社対応などでご活用ください。
◼️設定方法
1.ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle WorkspaceそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガーを選択し、連携アカウントなどを設定してください。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請の詳細情報を取得」を選択し、連携アカウントなどを設定してください。
4.Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」オペレーションで、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得した情報をもとに、ユーザー名や初期パスワードなどの任意の情報を設定してください。
5.フローボットが起動し、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請に基づいてGoogle Workspaceに新規ユーザーが登録されます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・GoogleWorkspaceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
HubSpotに新しい会社が登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローに取引先を登録する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい会社が登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフロー（jobcan_wf）に連携して取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業情報の管理をHubSpotで行なっている方
・営業アシスタントや部門長
・展示会やイベントに出展する企業の営業担当
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
2.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotの登録内容を引用して、自動でジョブカン経費精算・ワークフローに登録を行うため、手入力によるミスや業務の漏れの改善に繋がります。
・HubSpotの登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、手作業による手間を省くことができます。
・ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録を自動化することで、企業の担当者と経費精算担当が違う場合でもスムーズな情報共有が可能になります。
■注意事項
・HubSpot、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackで通知する
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackに詳細情報を通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ワークフロー管理を頻繁に行う必要がある方
チームリーダーやプロジェクトマネージャー 人事担当者やオフィスマネージャー 部署間での承認プロセスを管理する担当者 2.手動での差し戻し通知やフォローアップを減らし、自動化したいと考えている方
業務効率化を目指している中小企業の経営者 ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト 迅速な対応が求められるチームリーダー 3.ジョブカンワークフローとSlackを日常的に活用している方
ジョブカンを使用して申請や承認プロセスを管理しているユーザー Slackを利用してチーム内のコミュニケーションや通知管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・差し戻し通知の手動作業が省け、自動化により業務の効率が向上します。
・自動通知により、差し戻し申請の対応漏れを防ぎ、業務の信頼性が向上します。
・差し戻し状況をSlackチャンネルで共有することにより、チーム全体で進捗状況を把握することができ透明性の向上につながります。
・Slackへの通知の内容（差し戻し理由、申請内容、申請者情報など）や通知先のチャンネルを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ この記事では、「ジョブカン経費精算・ワークフローとOCRを連携して書類処理を自動化する方法」 について、プログラミング不要で実現できる具体的なフローをご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介した書類処理の自動化以外にも、さまざまな業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。 「申請作業をもっとスムーズにしたい」「差し戻し対応を効率化したい」「ミスを減らして正確に処理したい」 といったお悩みがある方は、ぜひ一度テンプレートを試して、その効果を体感してみてください。
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