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【ノーコードで実現】ジョブカン経費精算・ワークフローとOCRを連携して書類処理を自動化する方法
「毎月、届いた請求書をひとつずつ開いて確認して、手入力でジョブカンに登録するのって、正直しんどい…」
「申請フォームから届いた画像ファイル、いちいち内容を見て入力するだけで午前中が終わってしまう…」
そんなふうに感じたこと、ありませんか？実は、GmailやOutlookで受信した添付ファイルやフォーム経由でアップロードされた書類、Google Driveに保存されたPDFなどをそれぞれの受け取り方法に応じて、自動的にOCRで文字情報を抽出してジョブカン経費精算・ワークフローへ登録できる方法があります。たとえば、特定のメールを受け取ったタイミングで自動化フローが起動して、ファイルをOCRで読み取り、社員情報をジョブカンへ自動登録するといったこともノーコードで実現可能です。
本記事では、実際のテンプレートを活用して自動化フローを設定していきます。画像付きで分かりやすく解説するので、業務効率を上げたいと考えている方はぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「メールやフォーム、ストレージサービス経由で受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローに自動でデータを登録する」するフローの自動化のテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ジョブカンとOCRを連携した書類処理の自動化例
メールで受け取った請求書PDF、申請フォームからアップロードされた画像ファイル、共有ストレージに保存された契約書……書類の受け取り方は様々ですが、Yoomならあらゆるパターンに対応可能です。
ここでは、OCR機能を使って書類データを読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローへ自動登録する具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
あなたの業務フローに合ったものを見つけて、日々のデータ入力作業を効率化しませんか？
メールで受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカンに自動登録する
GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイルをトリガーに、OCRで内容を読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローへ自動でデータを登録します。
メールを開いてファイルを確認し、手入力する…といった一連の作業が不要になるため、処理のスピードアップとミスの削減につながります。
■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信したメールに添付されたファイル情報をもとに、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業でユーザー登録を行っていませんか？こうした定型的な入力作業は、件数が増えると大きな負担となり、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルの情報をOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録し、手作業による業務からの解放を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したファイル情報を、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手入力している方
- OCRとSaaSを連携させ、紙やPDFの情報を活用した業務自動化の実現に関心のある方
- 定型的なデータ入力作業をなくし、ヒューマンエラーの削減と業務効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信からジョブカン経費精算・ワークフローへの登録までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を削減します。
- システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定することで、特定のメールを受信した際にフローが自動で起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、AI機能で読み取った情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能（OCR）では、読み取りたい書類の種類に応じて、抽出する項目（氏名、住所、電話番号など）を任意で設定できます。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録では、前段のAI機能（OCR）で取得した値を、どの項目に登録するかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信したメールに添付されたファイル情報をもとに、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業でユーザー登録を行っていませんか？こうした定型的な入力作業は、件数が増えると大きな負担となり、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルの情報をOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録し、手作業による業務からの解放を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したファイル情報を、ジョブカン経費精算・ワークフローへ手入力している方
- OCRとSaaSを連携させ、紙やPDFの情報を活用した業務自動化の実現に関心のある方
- 定型的なデータ入力作業をなくし、ヒューマンエラーの削減と業務効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信からジョブカン経費精算・ワークフローへの登録までが自動化されるため、手作業での転記にかかる時間を削減します。
- システムが自動で処理を行うため、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定することで、特定のメールを受信した際にフローが自動で起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、AI機能で読み取った情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能（OCR）では、読み取りたい書類の種類に応じて、抽出する項目（氏名、住所、電話番号など）を任意で設定できます。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録では、前段のAI機能（OCR）で取得した値を、どの項目に登録するかを自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカンに自動登録する
Yoomの標準フォーム機能やGoogleフォームなどでファイルが送信された際に、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したデータをジョブカン経費精算・ワークフローに自動登録します。
例えば、従業員からの経費精算申請や、取引先からの申込書受付などを自動化できるため、受付からシステム登録までのリードタイム短縮が期待できます。
■概要
申請フォームから送られてくる書類の内容を確認し、手作業でシステムに登録する業務に手間を感じていませんか。目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、フォームで受信したファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。これにより、一連の登録業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録を手作業で行っている方
- 書類の情報を手入力する際に、入力ミスや確認漏れなどの課題を抱えている方
- 紙やPDFの書類情報を活用した業務フロー全体の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受信したファイルの内容をOCRで読み取り、自動で登録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「回答フォーム」でファイル添付などが可能なフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ユーザー登録に必要な情報を収集できるよう、質問項目を任意で設定してください。
- AI機能（OCR）では、読み取りたいファイルから抽出する項目を任意で設定することが可能です。
- ジョブカン経史精算・ワークフローへの登録項目には、フォームやOCR機能で取得した値を動的に埋め込むなど、自由に設定してください。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームで受け付けた申請情報や添付ファイルを、都度確認してジョブカン経費精算・ワークフローに手作業で登録していませんか？この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルをAIが自動でOCR処理し、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとジョブカン経費精算・ワークフローを用いた手作業に課題を感じている方
- 申請書類のOCR処理からシステムへの登録までを自動化し、業務を効率化したい方
- ユーザー情報の登録作業における入力ミスをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からユーザー登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドライブ、ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドライブの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経史精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR処理では、読み取るファイルの種類に応じて、氏名や住所といった文字の抽出項目を任意で設定することが可能です。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録では、前段のOCR処理で取得した値を、ユーザー名やメールアドレスなどの各項目に変数として埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
申請フォームから送られてくる書類の内容を確認し、手作業でシステムに登録する業務に手間を感じていませんか。目視での確認や手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、フォームで受信したファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。これにより、一連の登録業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録を手作業で行っている方
- 書類の情報を手入力する際に、入力ミスや確認漏れなどの課題を抱えている方
- 紙やPDFの書類情報を活用した業務フロー全体の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受信したファイルの内容をOCRで読み取り、自動で登録するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「回答フォーム」でファイル添付などが可能なフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ユーザー登録に必要な情報を収集できるよう、質問項目を任意で設定してください。
- AI機能（OCR）では、読み取りたいファイルから抽出する項目を任意で設定することが可能です。
- ジョブカン経史精算・ワークフローへの登録項目には、フォームやOCR機能で取得した値を動的に埋め込むなど、自由に設定してください。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Googleフォームで受け付けた申請情報や添付ファイルを、都度確認してジョブカン経費精算・ワークフローに手作業で登録していませんか？この一連の作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルをAIが自動でOCR処理し、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとジョブカン経費精算・ワークフローを用いた手作業に課題を感じている方
- 申請書類のOCR処理からシステムへの登録までを自動化し、業務を効率化したい方
- ユーザー情報の登録作業における入力ミスをなくし、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からユーザー登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleドライブ、ジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドライブの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経史精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR処理では、読み取るファイルの種類に応じて、氏名や住所といった文字の抽出項目を任意で設定することが可能です。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録では、前段のOCR処理で取得した値を、ユーザー名やメールアドレスなどの各項目に変数として埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカンに自動登録する
Google DriveやOneDriveといったオンラインストレージの指定フォルダにファイルが追加されると、自動でOCR処理を実行し、結果をジョブカン経費精算・ワークフローに登録します。
チームで共有しているフォルダに書類が集約されるような運用の場合、アップロード後の確認やデータ入力の手間を削減でき、関係部署への情報連携もスムーズになります。
■概要
従業員の入退社や取引先の登録時、受領した書類をGoogle Driveに保管し、その内容を見ながらジョブカン経費精算・ワークフローに手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルが追加されると、YoomのOCR機能が自動で文字情報を読み取り、そのデータを基にジョブカン経死精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。これにより、データ入力の手間とミスを減らし、登録業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローを併用し、手入力に課題を感じている方
- 書類からのデータ転記作業における入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
- 紙やPDFで受領する書類の情報を活用し、ユーザー登録業務を自動化したい管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- 書類をGoogle Driveに格納するだけで、OCRによる読み取りからユーザー登録までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、氏名や住所、連絡先など、書類から抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報をどの項目に登録するか、変数を埋め込む形で柔軟に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
OneDriveにアップロードされた書類の内容を、一つひとつ確認しながらジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業で入力していませんか？このような定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル格納をきっかけに、AI-OCRが書類の文字情報を自動で読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を登録するため、面倒な手作業をなくし業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとジョブカン経費精算・ワークフローの間での手入力に課題を感じている方
- 書類からの情報転記作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
- バックオフィス業務のDXを推進し、よりコア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルを格納するだけで、OCRによる読取からユーザー登録までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、読み取りたい書類に合わせて、抽出したいテキスト項目を任意で設定してください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録アクションでは、前段のOCRで取得した情報を、どの項目に登録するかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- OneDrive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
従業員の入退社や取引先の登録時、受領した書類をGoogle Driveに保管し、その内容を見ながらジョブカン経費精算・ワークフローに手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルが追加されると、YoomのOCR機能が自動で文字情報を読み取り、そのデータを基にジョブカン経死精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。これにより、データ入力の手間とミスを減らし、登録業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローを併用し、手入力に課題を感じている方
- 書類からのデータ転記作業における入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
- 紙やPDFで受領する書類の情報を活用し、ユーザー登録業務を自動化したい管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- 書類をGoogle Driveに格納するだけで、OCRによる読み取りからユーザー登録までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、氏名や住所、連絡先など、書類から抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報をどの項目に登録するか、変数を埋め込む形で柔軟に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
OneDriveにアップロードされた書類の内容を、一つひとつ確認しながらジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業で入力していませんか？このような定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイル格納をきっかけに、AI-OCRが書類の文字情報を自動で読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー情報を登録するため、面倒な手作業をなくし業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとジョブカン経費精算・ワークフローの間での手入力に課題を感じている方
- 書類からの情報転記作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
- バックオフィス業務のDXを推進し、よりコア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveにファイルを格納するだけで、OCRによる読取からユーザー登録までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、読み取りたい書類に合わせて、抽出したいテキスト項目を任意で設定してください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録アクションでは、前段のOCRで取得した情報を、どの項目に登録するかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- OneDrive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailの添付ファイルからユーザー登録までを自動化するフローを作ってみよう
ここでは、代表的な自動化フローとして「Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する」テンプレートの設定手順を簡単にご紹介します。
このフローを活用すれば、メールで届く請求書や申込書などの情報を、手間なくジョブカン経費精算・ワークフローに反映させることができます。
今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法h3
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定、OCR、ジョブカン経費精算・ワークフローのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1:Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Gmailのマイアプリ登録
では、さっそくGmailからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGmailと入力するとGmailのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録
Google スプレッドシートも同じように検索して、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
アカウント名は任意のものを入力しましょう。
アクセストークンは、こちらを参照しながら入力してください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGmailとジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:特定のキーワードに一致するメールを受信したら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のアイコンをクリックします。
Gmailと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、事前に確認してくださいね！
-
キーワード：キーワードを入力します。デフォルトでは社員情報になっています。今回はデフォルトのまま進めていきます。
また、キーワードにはGmailの検索演算子を利用できます。
キーワードを入力します。デフォルトでは社員情報になっています。今回はデフォルトのまま進めていきます。また、キーワードにはGmailの検索演算子を利用できます。
設定が終わったらGmailを開いて指定したキーワードを入力したメールを実際に送ってみましょう。
なお、今回はテストとして以下のファイルをメールに添付しています。
メールの送信が終わったらフローボットに戻り、テストしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、メールから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:OCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する設定
次に、「画像・PDFから文字を読み取る」のアイコンをクリックします。
※OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランやミニプランではこのオペレーションを使うことができず、設定してもエラーになりますのでご注意くださいね。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！
タイトルとアクションを設定します。
今回はデフォルトのままにしておきます。
なお、デフォルトのアクションでは、5タスクが使われます。タスク実行数について詳しくはこちらを参考にしてみてください。
設定に関する具体的な手順や注意点については、以下のリンク先をご参照ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
各項目を設定していきます。
-
ファイルの添付方法：プルダウンで「ファイルをアップロード」か「取得した値を使用」か選択できます。今回は「取得した値を使用」を選択しています。
※アップロードできるファイルは、最大で300MBまでです。
使っているアプリの仕様によっては、それより少し小さくなることもあります。
そのため、実際に操作する前に一度チェックしておくのがおすすめです！
トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細はこちらから確認できます。
-
抽出したい項目：抽出したい項目をカンマ（,）で区切って入力してください。
今回はデフォルトのままにしておきます。
-
使用するAI：プルダウンから選択できます。
-
言語：デフォルトでは英語になっています。今回は日本語にしています。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、ファイルから抽出した情報を引用できるようになります。
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
最後に、「ユーザの新規登録」のアイコンをクリックします。
ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「ユーザの新規登録」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
各項目を設定していきます。
入力欄をクリックするとファイルから取得した情報を引用できるので、効率よく入力できますよ。
ぜひ活用してみてくださいね。
設定し終えたら、「テスト」をクリックします。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に保存するのを忘れないようにしましょう！
ステップ5:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する方法でした！
ジョブカン経費精算・ワークフローを使ったその他の自動化例
ジョブカン経費精算・ワークフローを活用することで、さまざまな業務の自動化が実現可能です。
ジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化例
申請が行われたタイミングでMicrosoft Excelにタスクを追加したり、承認された際にGoogle Workspaceへ新規ユーザーを登録するなど、他サービスとの連携によって申請後の処理も自動化できます。また、HubSpotで登録された企業情報をジョブカン経費精算・ワークフローに反映させたり、差し戻しが発生した場合にSlackで関係者に通知することも可能です。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・承認フローを可視化している総務部担当者
・経費精算に関するタスク消化を行う経理部の方
2.Microsoft Excelによるタスク管理を行う企業
・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
さらにMicrosoft Excelでタスク管理を行うことで、関連する情報も一元管理が可能となり、さらに業務進行をスムーズにします。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの申請内容をMicrosoft Excelに都度手入力で登録するのは手間がかかり、本来人間が行うべきでない単純作業に時間を費やすことになります。
より創造的な業務への時間を確保したいと考える方にこのフローは有効的です。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたら、自動でMicrosoft Excelに情報を追加するため、入力の手間を省きます。
また手動で行う際のヒューマンエラーの心配もなくなるため、業務効率化につながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要新しいメンバーが入社するたびに、Google Workspaceのアカウントを発行する作業に手間を感じていませんか？ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請情報を手作業で転記していると、入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの入社申請の承認をトリガーにして、Google Workspaceへのユーザー登録を自動化し、こうした課題を円滑に削減します。■このテンプレートをおすすめする方- ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Workspaceで入退社管理を行っている人事労務担当者の方
- 新入社員のアカウント発行を手作業で行っており、業務の自動化を検討している情報システム部門の方
- 入社手続きの煩雑さを削減し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- 申請が承認されると自動でユーザー登録が実行されるため、これまで手作業で行っていた情報入力やアカウント発行の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減ることで、氏名や所属部署などの入力間違いや、アカウントの発行漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「入社申請が承認されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請の詳細情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを登録する」アクションを設定し、取得した情報をもとに新しいユーザーを登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定では、「入社申請」など、特定のキーワードを含む申請のみを検知するように任意で設定できます
- Google Workspaceに新規登録するユーザーの氏名やメールアドレス、所属部署などの情報は、ジョブカンの申請内容から取得した情報をもとに任意で設定可能です
■注意事項- ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
■概要
HubSpotに新しい会社が登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフロー（jobcan_wf）に連携して取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業情報の管理をHubSpotで行なっている方
・営業アシスタントや部門長
・展示会やイベントに出展する企業の営業担当
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
2.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotの登録内容を引用して、自動でジョブカン経費精算・ワークフローに登録を行うため、手入力によるミスや業務の漏れの改善に繋がります。
・HubSpotの登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、手作業による手間を省くことができます。
・ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録を自動化することで、企業の担当者と経費精算担当が違う場合でもスムーズな情報共有が可能になります。
■注意事項
・HubSpot、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請差し戻しに気づかず、再申請が遅れてしまった経験はないでしょうか。
担当者に都度状況を確認したり、システムを何度も確認したりするのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しされた際に、指定のSlackチャンネルへ自動で通知を送ることができ、確認漏れや対応の遅れといった課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- ジョブカン経費精算・ワークフローでの差し戻し確認を手間に感じている経理担当者や申請者の方
- 差し戻し通知の見落としを防ぎ、経費精算業務全体のスピードを改善したいと考えている方
- Slackを活用して、申請者へのリマインドやコミュニケーションを円滑に進めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- 申請が差し戻しされると、Slackへ自動で通知が届くため、確認漏れや対応の遅延といったミスを未然に防ぐことができます。
- これまで手動で行っていた差し戻し状況の確認作業が不要になり、その分の時間を他のコア業務に充てられます。
■フローボットの流れ- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経史精算・ワークフローを選択し、「申請が差し戻しされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、差し戻しがあった旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定では、差し戻しを検知するフローの起動時間を任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先、メッセージ内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- ジョブカン経費精算・ワークフロー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要Google スプレッドシートで管理している従業員情報を、ジョブカン経費精算・ワークフローへ都度手作業で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定のシートに行が追加されるだけで、ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー情報追加を自動化し、これらの課題を解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー情報を管理している方
- 二重入力の手間や転記ミスをなくし、情報登録の業務を効率化したいと考えている方
- 従業員情報の登録作業を自動化し、バックオフィス業務の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録が自動化され、手作業の時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローでのユーザー登録アクションでは、スプレッドシートから取得した値を引用し、氏名やメールアドレスなどの各項目へ自由に設定が可能です。
■注意事項- Google スプレッドシート、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくはジョブカン経費精算/ワークフローの「無料プランで利用する」ページをご参照ください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを業務に活用している企業
・承認フローを可視化している総務部担当者
・経費精算に関するタスク消化を行う経理部の方
2.Microsoft Excelによるタスク管理を行う企業
・シートにタスク追加し、チーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を円滑に行うために有効的なツールです。
さらにMicrosoft Excelでタスク管理を行うことで、関連する情報も一元管理が可能となり、さらに業務進行をスムーズにします。
しかしジョブカン経費精算・ワークフローの申請内容をMicrosoft Excelに都度手入力で登録するのは手間がかかり、本来人間が行うべきでない単純作業に時間を費やすことになります。
より創造的な業務への時間を確保したいと考える方にこのフローは有効的です。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたら、自動でMicrosoft Excelに情報を追加するため、入力の手間を省きます。
また手動で行う際のヒューマンエラーの心配もなくなるため、業務効率化につながります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle Workspaceで入退社管理を行っている人事労務担当者の方
- 新入社員のアカウント発行を手作業で行っており、業務の自動化を検討している情報システム部門の方
- 入社手続きの煩雑さを削減し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えているマネージャーの方
- 申請が承認されると自動でユーザー登録が実行されるため、これまで手作業で行っていた情報入力やアカウント発行の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減ることで、氏名や所属部署などの入力間違いや、アカウントの発行漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「入社申請が承認されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請の詳細情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを登録する」アクションを設定し、取得した情報をもとに新しいユーザーを登録します
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定では、「入社申請」など、特定のキーワードを含む申請のみを検知するように任意で設定できます
- Google Workspaceに新規登録するユーザーの氏名やメールアドレス、所属部署などの情報は、ジョブカンの申請内容から取得した情報をもとに任意で設定可能です
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
■概要
HubSpotに新しい会社が登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフロー（jobcan_wf）に連携して取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業情報の管理をHubSpotで行なっている方
・営業アシスタントや部門長
・展示会やイベントに出展する企業の営業担当
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
2.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotの登録内容を引用して、自動でジョブカン経費精算・ワークフローに登録を行うため、手入力によるミスや業務の漏れの改善に繋がります。
・HubSpotの登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、手作業による手間を省くことができます。
・ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録を自動化することで、企業の担当者と経費精算担当が違う場合でもスムーズな情報共有が可能になります。
■注意事項
・HubSpot、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
担当者に都度状況を確認したり、システムを何度も確認したりするのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しされた際に、指定のSlackチャンネルへ自動で通知を送ることができ、確認漏れや対応の遅れといった課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの差し戻し確認を手間に感じている経理担当者や申請者の方
- 差し戻し通知の見落としを防ぎ、経費精算業務全体のスピードを改善したいと考えている方
- Slackを活用して、申請者へのリマインドやコミュニケーションを円滑に進めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 申請が差し戻しされると、Slackへ自動で通知が届くため、確認漏れや対応の遅延といったミスを未然に防ぐことができます。
- これまで手動で行っていた差し戻し状況の確認作業が不要になり、その分の時間を他のコア業務に充てられます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経史精算・ワークフローを選択し、「申請が差し戻しされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、差し戻しがあった旨を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定では、差し戻しを検知するフローの起動時間を任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先、メッセージ内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー情報を管理している方
- 二重入力の手間や転記ミスをなくし、情報登録の業務を効率化したいと考えている方
- 従業員情報の登録作業を自動化し、バックオフィス業務の生産性を高めたい方
- Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録が自動化され、手作業の時間を短縮します。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理を実現します。
- はじめに、Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローでのユーザー登録アクションでは、スプレッドシートから取得した値を引用し、氏名やメールアドレスなどの各項目へ自由に設定が可能です。
- Google スプレッドシート、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくはジョブカン経費精算/ワークフローの「無料プランで利用する」ページをご参照ください。
まとめ
この記事では、「ジョブカン経費精算・ワークフローとOCRを連携して書類処理を自動化する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的なフローをご紹介しました。
ジョブカン経費精算・ワークフローとOCRを組み合わせることで、メールやフォーム、ストレージに届いた書類を自動で読み取り、申請や登録までを一気通貫で処理することが可能になります。
Yoomには、今回ご紹介した書類処理の自動化以外にも、さまざまな業務を効率化するテンプレートが豊富に用意されています。
ジョブカン経費精算・ワークフローを起点に、他ツールと連携した通知や情報登録など、用途に合わせた柔軟な自動化がすぐに実践できるのも魅力です。
「申請作業をもっとスムーズにしたい」「差し戻し対応を効率化したい」「ミスを減らして正確に処理したい」といったお悩みがある方は、ぜひ一度テンプレートを試して、その効果を体感してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
