【プログラミング不要】DocuSignの書類を自動でOCR処理する方法

DocuSignの書類を自動でOCR処理し、その結果をメールで送信する

DocuSignで契約完了した書類をOCRで自動的に読み取り、その結果を<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどのメールツールを用いて関係者へ送信する</span>ことも可能です。
これにより、契約内容の共有や確認依頼といったコミュニケーションをスムーズかつ正確にでき、ミスコミュニケーションの削減に期待できるでしょう。

DocuSignの書類を自動でOCR処理し、その結果をデータベースに記録する

DocuSignで契約完了後の書類をOCR処理して必要な情報を抽出し、その結果を<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートやMicrosoft Excelといったデータベースに自動で記録する</span>こともできます。
データベースへの記録に自動化を活用することで、ヒューマンエラーを防げるのは大きなメリットですよね！締結完了後、正確なデータをデータベースへ迅速に記録できるため、データ管理の精度向上やデータ分析の効率化にも寄与するでしょう。

契約完了書類を自動でOCR処理し、Slackに通知するフローを作ってみよう

今回は例として、「DocuSignで契約が完了した際に、契約書類を自動でOCR処理し、その読み取り結果をSlackに通知する」フローの作成手順を解説します！

この業務自動化フローは、ノーコードツールYoomを使って作成していきます。Yoomを活用することで、プログラミングは一切不要！シンプルな操作のみで誰でも簡単に設定できるため、非エンジニアの方もご安心ください。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• DocuSignとSlackのマイアプリ登録
• テンプレートをコピーする
• DocuSignのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

ステップ1：DocuSignとSlackのマイアプリ登録

はじめに、DocuSignとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！

【事前準備】

連携前に、DocuSignでテスト用の契約書を用意しておきましょう。
フローの設定時に、正常に動作するかを確認する「テスト」を行います。その際に必要になるので、事前に用意しておくことをおすすめします。

テスト用のため、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！

今回は、以下画像のような契約書を用意してみました。

1. Yoomにログイン後、画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にDocuSignと入力し、検索結果からDocuSignのアイコンを選択してください。

2.Yoomと連携するDocuSignアカウントのメールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。

3.次の画面でパスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。

4.DocuSignアカウントのメールアドレス宛に、検証コードが記載されたメールが届きます。メールに記載されている検証コードを入力し、「確認する」をクリックしましょう。

5.続いて、Slackのマイアプリ登録です！
先ほどと同様の手順でSlackを検索し、表示されたアイコンを選択してください。
次に表示される画面で、Yoomと連携するワークスペースのURLを入力し、「続行する」をクリックします。

6.Yoomと連携する「投稿先チャンネル」をプルダウンから選択し、「許可する」をクリックしてください。

マイアプリ欄にDocuSignとSlackが表示されていれば、登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう！

※コピーしたテンプレートは、Yoomの画面左側にある「マイプロジェクト」の「フローボット」内に「【コピー】DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りSlackに通知する」というタイトルで格納されています。

ステップ3：DocuSignのトリガー設定

1.まずは、DocuSignで契約が完了したらフローボットが自動的に起動するようにするための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目の設定を確認しましょう。
アカウント情報には、ステップ1で連携した情報が反映されています。トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。

3.次に、Webhookの設定をDocuSignの管理画面上で行います。
記載されている設定手順・注意事項の内容に従って、設定しましょう！
※Webhookの設定完了後、Yoomの画面に戻って動作確認のテストを行うため、DocuSignで事前に用意しておいた契約書類のステータスを「完了」にしてください。

4.設定を終えたら、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、DocuSignでステータスを「完了」にした契約書の情報が、アウトプットとして取得されます。内容を確認して、「保存する」をクリックしましょう！
※取得したアウトプットは、後続の設定で引用できます。詳しくはこちらをご覧ください。

ステップ4：DocuSignの書類情報取得設定

1.続いて、締結が完了した書類情報を取得する設定を行います。
「特定のエンベロープの書類情報を取得」をクリックしてください。

2.先ほど同様に、各項目の設定を確認して「次へ」をクリックします。

3.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」を、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、ステップ3のテスト時にステータスを「完了」にした契約書類の情報が、アウトプットとして取得されることを確認しましょう。確認したら「保存する」をクリックして次に進みます。

ステップ5：DocuSignの書類ダウンロード設定

1.続いて、DocuSignで締結が完了した書類をダウンロードする設定です。
「特定のエンベロープの書類をダウンロード」をクリックしてください。

2.これまでと同様に、各項目の設定を確認して「次へ」をクリックします。

3.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」はステップ4と同様に、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

「書類ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)の、「特定のエンベロープの書類情報を取得」の中から、「書類IDの一覧」を選択します。

入力を終えたら「テスト」を実行し、ステップ3のテスト時にステータスを「完了」にした契約書類がダウンロードされることを確認しましょう！確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：画像・PDFから文字を読み取る設定

1.続いて、ステップ5でダウンロードした契約書類からテキストデータを抽出する設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

2.各項目の設定を確認し、「次へ」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから下図のように設定してください。
「抽出したい項目」には、契約書類から抽出したい項目を入力しましょう。このデータはSlackへの通知設定で使用するため、通知したい情報をここで指定しましょう！

今回は「会社名」と「アドレス」を抽出するように設定してみました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、「抽出したい項目」に設定した項目のテキストデータが抽出されることを確認しましょう。成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ7：Slackの通知設定

1.最後に、抽出したテキストデータを用いてSlackに自動通知する設定です。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

2.各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。ここで設定したチャンネルに、通知が届くようになりますよ！

「メッセージ」に、通知内容を設定します。
「DocuSignで署名が完了しました。」など、定型的な文章は直接入力し、「会社名」など契約書類のデータを引用する部分はアウトプットを用いて設定しましょう。
※今回は、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※テストが成功すると、以下画像のように「メッセージ」に設定した内容でSlackに通知が届くので、Slackを確認してみてくださいね！

ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動するので、動作確認をしましょう。

DocuSignやOCR技術を使った便利な自動化例

Yoomには今回ご紹介した業務フローの自動化以外にも、様々な業務自動化を実現できるテンプレートが、豊富に用意されています。
ここでは、その一部をご紹介！気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽にお試しください。

DocuSignを使った便利な自動化例

今回ご紹介したOCRとの連携以外にも、様々なツールと連携できます。
実際の業務に近いテンプレートを活用して、自由にフローをカスタマイズ！使い慣れたツールを組み合わせて、自社の業務に合う最適な自動化フローを構築してみてくださいね。

OCRを使った便利な自動化例

こちらも、DocuSignとの連携以外にも、様々なツールとの連携が可能です。
名刺データやカタログ、ファイルなど、多様なデータを自動でOCR処理して活用することができます。データベースやCRMサービスに追加したり、チャットツールに通知したり…アイデア次第で活用方法は無限大！この機会にぜひ、いろいろ試してみてください。

まとめ

いかがでしたか？DocuSignを用いた電子契約プロセスにOCR処理を自動で組み込むことで、契約完了後の書類確認や関連システムへのデータ入力といった手作業を削減しつつ、ヒューマンエラーのリスクも低減できるでしょう。これにより、契約管理業務全体のスピードと正確性が向上し、担当者は煩雑な作業から解放され、より付加価値の高いコア業務や戦略的なタスクに集中できる環境が整うはず！

Yoomを使えば、便利な自動化フローの構築もプログラミング不要で実現できます。
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できるかな？」「ちょっと気になる…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、使い方は無限大に広がります。自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね。

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まずは1つ、本記事を参考に業務自動化フローを作成して、自動化による業務効率の改善を体感してみてください。