・
【プログラミング不要】DocuSignの書類を自動でOCR処理する方法
「契約完了後の書類の内容確認やデータ入力、結構時間かかる…」
「契約書から特定の情報を抽出して管理したいけど、一件ずつファイルを開いて確認するのは手間…」
そんな課題を感じていませんか？ビジネスにおいて重要な契約書類は、ミスのない正確なデータ管理を実現したいものですよね。
そこで活用したいのが、DocuSignで契約が完了したタイミングで、自動的に契約書類の内容をOCRで読み取り、必要な情報を抽出して活用できる仕組み！
この仕組みを使えば、手作業による確認や入力の手間、それに伴うヒューマンエラーのリスクから解放され、契約管理業務をより効率化し、もっと重要な業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介する業務フローの自動化設定はノーコードでできるため、誰でも簡単に導入できます。ぜひこの機会に自動化を取り入れて、契約関連業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、DocuSignで締結が完了した契約書類を、自動的にOCR処理して活用する仕組みを構築するテンプレートがすでに用意されています。
説明を読む前に「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく体験してみましょう！
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、その内容を確認し関係部署へ共有する作業は、迅速さが求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。特に契約内容の要点を手作業で転記し、通知する際にはミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約書を自動でOCR処理し、その内容をSlackへ即座に通知できるため、こうした一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約書の情報を、手作業でSlackに共有している法務・営業担当者の方
- 契約完了後の内容確認や、関係者への共有漏れや遅延といった課題を抱えているチームリーダーの方
- 電子契約後のバックオフィス業務全体の効率化や、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約完了から内容確認、社内共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 契約情報の転記や通知作業を自動化することで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の情報を取得します。
- 同じくDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションで、契約書ファイル自体を取得します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした契約書から必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、契約書の中から「契約社名」「契約金額」「契約期間」など、読み取りたい項目を任意で指定することが可能です。
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先を自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した契約情報（会社名や完了日など）を組み込んで送信できます。
■注意事項
・DocuSignとSlackそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、その内容を確認し関係部署へ共有する作業は、迅速さが求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。特に契約内容の要点を手作業で転記し、通知する際にはミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約書を自動でOCR処理し、その内容をSlackへ即座に通知できるため、こうした一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約書の情報を、手作業でSlackに共有している法務・営業担当者の方
- 契約完了後の内容確認や、関係者への共有漏れや遅延といった課題を抱えているチームリーダーの方
- 電子契約後のバックオフィス業務全体の効率化や、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約完了から内容確認、社内共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 契約情報の転記や通知作業を自動化することで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の情報を取得します。
- 同じくDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションで、契約書ファイル自体を取得します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした契約書から必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、契約書の中から「契約社名」「契約金額」「契約期間」など、読み取りたい項目を任意で指定することが可能です。
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先を自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した契約情報（会社名や完了日など）を組み込んで送信できます。
■注意事項
・DocuSignとSlackそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
DocuSignとOCRを連携して実現できる業務自動化例
DocuSignとOCRを連携することで、DocuSignで契約が完了した書類をOCRで自動的に読み取り、書類からテキストデータを抽出することが可能になります。
抽出したテキストデータを様々なツールに連携すれば、契約内容の確認やシステムへのデータ入力といった後続作業を効率化することができるでしょう。これにより、手作業による時間とコストを削減し、業務の正確性とスピードアップに期待できます。
ここでは、こうした業務フローの自動化を実現するテンプレートの一部をご紹介！
気になるテンプレートがあれば、「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてくださいね。
DocuSignの書類を自動でOCR処理し、その結果をチャットツールに通知する
DocuSignで契約が完了した書類を自動でOCR処理し、その内容をSlackやMicrosoft Teamsといった日頃利用しているチャットツールへ自動で通知することができます。
関係者への迅速な情報共有や確認作業を効率化し、契約関連業務のコミュニケーションを円滑化できることで、スムーズな業務運営をサポートします。
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、その内容を確認し関係部署へ共有する作業は、迅速さが求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。特に契約内容の要点を手作業で転記し、通知する際にはミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約書を自動でOCR処理し、その内容をSlackへ即座に通知できるため、こうした一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約書の情報を、手作業でSlackに共有している法務・営業担当者の方
- 契約完了後の内容確認や、関係者への共有漏れや遅延といった課題を抱えているチームリーダーの方
- 電子契約後のバックオフィス業務全体の効率化や、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約完了から内容確認、社内共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 契約情報の転記や通知作業を自動化することで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の情報を取得します。
- 同じくDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションで、契約書ファイル自体を取得します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした契約書から必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、契約書の中から「契約社名」「契約金額」「契約期間」など、読み取りたい項目を任意で指定することが可能です。
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先を自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した契約情報（会社名や完了日など）を組み込んで送信できます。
■注意事項
・DocuSignとSlackそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、その内容を確認し関係部署へ共有する作業は、迅速さが求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。特に契約内容の要点を手作業で転記し、通知する際にはミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約書を自動でOCR処理し、その内容をSlackへ即座に通知できるため、こうした一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約書の情報を、手作業でSlackに共有している法務・営業担当者の方
- 契約完了後の内容確認や、関係者への共有漏れや遅延といった課題を抱えているチームリーダーの方
- 電子契約後のバックオフィス業務全体の効率化や、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約完了から内容確認、社内共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 契約情報の転記や通知作業を自動化することで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の情報を取得します。
- 同じくDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションで、契約書ファイル自体を取得します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした契約書から必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、契約書の中から「契約社名」「契約金額」「契約期間」など、読み取りたい項目を任意で指定することが可能です。
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先を自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した契約情報（会社名や完了日など）を組み込んで送信できます。
■注意事項
・DocuSignとSlackそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
DocuSignの書類を自動でOCR処理し、その結果をメールで送信する
DocuSignで契約完了した書類をOCRで自動的に読み取り、その結果をGmailやOutlookなどのメールツールを用いて関係者へ送信することも可能です。
これにより、契約内容の共有や確認依頼といったコミュニケーションをスムーズかつ正確にでき、ミスコミュニケーションの削減に期待できるでしょう。
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、契約書の内容を確認し、関係部署へメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、通知漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、DocuSignでの契約完了をトリガーに、契約書をOCRで自動的に読み取り、その内容をGmailで関係者へ通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約書の内容確認や通知を手作業で行っている法務・営業担当者の方
- 契約完了後の情報登録といったバックオフィス業務の効率化を目指している管理部門の方
- 契約関連のワークフロー全体を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から関係者への通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた確認やメール作成の時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を処理し通知するため、メールの送信漏れや契約内容の転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「文書のステータスが更新されたら」を設定し、ステータスが「完了」になった場合を起動条件とします。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「文書をダウンロードする」アクションを設定し、完了した契約書ファイルを取得します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした契約書から会社名や契約金額などの情報を抽出します。
- 最後に、Gmailの「メールを送信する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を本文に含めた通知メールを、指定した宛先に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、特定のテンプレートから作成された文書のみを対象にするなど、自動化を起動する条件を任意で設定してください。
- OCR機能で読み取った会社名や契約日、金額といったテキストデータは、後続のGmailの件名や本文に自由に組み込むことが可能です。
- Gmailで通知する際の宛先（To, Cc, Bcc）や送信者名、メールの署名なども、実際の運用に合わせて柔軟に設定できます。
- OCR機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。有料プランは2週間の無料トライアルで全ての機能をお試しいただけます。
■概要
DocuSignで契約が完了するたびに、書類を手動でダウンロードし、内容を確認してOutlookから関係者へ共有する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すると、DocuSignでの契約完了から書類のダウンロード、OCRでの内容読み取り、そしてOutlookでのメール送信までの一連の流れが自動化され、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、手作業での書類共有に手間を感じている法務・営業担当者の方
- 契約内容の確認や関係者への通知を自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい管理職の方
- 複数のツールを連携させて、契約管理業務全体の効率化を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了を起点に書類の読み取りから通知までが自動実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による書類の添付漏れや、関係者への連絡ミスといったヒューマンエラーの発生を防止し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロード」アクションを設定し、完了した契約書類を取得します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした書類の内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した内容などを本文に含めて関係者へ自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性がありますのでご注意ください。
- AI機能であるOCR（画像・PDFから文字を読み取る）オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。
- 有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただけます。トライアル中はOCR機能も制限なく使用することが可能です。
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、契約書の内容を確認し、関係部署へメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、通知漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、DocuSignでの契約完了をトリガーに、契約書をOCRで自動的に読み取り、その内容をGmailで関係者へ通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約書の内容確認や通知を手作業で行っている法務・営業担当者の方
- 契約完了後の情報登録といったバックオフィス業務の効率化を目指している管理部門の方
- 契約関連のワークフロー全体を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から関係者への通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた確認やメール作成の時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を処理し通知するため、メールの送信漏れや契約内容の転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「文書のステータスが更新されたら」を設定し、ステータスが「完了」になった場合を起動条件とします。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「文書をダウンロードする」アクションを設定し、完了した契約書ファイルを取得します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした契約書から会社名や契約金額などの情報を抽出します。
- 最後に、Gmailの「メールを送信する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を本文に含めた通知メールを、指定した宛先に自動で送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、特定のテンプレートから作成された文書のみを対象にするなど、自動化を起動する条件を任意で設定してください。
- OCR機能で読み取った会社名や契約日、金額といったテキストデータは、後続のGmailの件名や本文に自由に組み込むことが可能です。
- Gmailで通知する際の宛先（To, Cc, Bcc）や送信者名、メールの署名なども、実際の運用に合わせて柔軟に設定できます。
- OCR機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランではエラーとなりますのでご注意ください。有料プランは2週間の無料トライアルで全ての機能をお試しいただけます。
■概要
DocuSignで契約が完了するたびに、書類を手動でダウンロードし、内容を確認してOutlookから関係者へ共有する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すると、DocuSignでの契約完了から書類のダウンロード、OCRでの内容読み取り、そしてOutlookでのメール送信までの一連の流れが自動化され、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、手作業での書類共有に手間を感じている法務・営業担当者の方
- 契約内容の確認や関係者への通知を自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい管理職の方
- 複数のツールを連携させて、契約管理業務全体の効率化を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了を起点に書類の読み取りから通知までが自動実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による書類の添付漏れや、関係者への連絡ミスといったヒューマンエラーの発生を防止し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロード」アクションを設定し、完了した契約書類を取得します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした書類の内容をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した内容などを本文に含めて関係者へ自動でメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性がありますのでご注意ください。
- AI機能であるOCR（画像・PDFから文字を読み取る）オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。
- 有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただけます。トライアル中はOCR機能も制限なく使用することが可能です。
DocuSignの書類を自動でOCR処理し、その結果をデータベースに記録する
DocuSignで契約完了後の書類をOCR処理して必要な情報を抽出し、その結果をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelといったデータベースに自動で記録することもできます。
データベースへの記録に自動化を活用することで、ヒューマンエラーを防げるのは大きなメリットですよね！締結完了後、正確なデータをデータベースへ迅速に記録できるため、データ管理の精度向上やデータ分析の効率化にも寄与するでしょう。
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書の内容を手作業で確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、AI-OCRが自動で書類から文字情報を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとGoogle スプレッドシートで契約管理を行っている法務・営業担当者の方
- 契約書類からの手作業によるデータ転記に、時間的なコストやミスなどの課題を感じている方
- 契約管理業務を自動化し、属人化の解消や業務効率の向上を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが情報を正確に読み取り転記するため、手入力によって発生しがちな項目や数値の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」を設定し、契約完了を検知します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロード」を設定し、契約書ファイルを取得します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした契約書から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を選択し、抽出した情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプランでは当該オペレーションがエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル期間中は、OCR機能を含む全ての機能をお試しいただけます。
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、契約内容を確認し、管理用のMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約書の情報をOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelにデータが追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 契約内容の入力ミスや転記漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている方
- 契約締結後の事務作業を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了からMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化され、手作業による情報転記の時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力が不要になるため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」し、さらに「特定のエンベロープの書類をダウンロード」するアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードした契約書から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、契約書ファイルから抽出したい項目（例：契約社名、契約金額、締結日など）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、データを追加したいファイルのアイテムID、シート名、テーブルの範囲を任意で設定してください。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書の内容を手作業で確認し、管理用のGoogle スプレッドシートに転記する作業は手間がかかり、入力ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、AI-OCRが自動で書類から文字情報を読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとGoogle スプレッドシートで契約管理を行っている法務・営業担当者の方
- 契約書類からの手作業によるデータ転記に、時間的なコストやミスなどの課題を感じている方
- 契約管理業務を自動化し、属人化の解消や業務効率の向上を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが情報を正確に読み取り転記するため、手入力によって発生しがちな項目や数値の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」を設定し、契約完了を検知します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロード」を設定し、契約書ファイルを取得します。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした契約書から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を選択し、抽出した情報を指定のシートに自動で追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプランでは当該オペレーションがエラーとなりますのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル期間中は、OCR機能を含む全ての機能をお試しいただけます。
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、契約内容を確認し、管理用のMicrosoft Excelへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約書の情報をOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelにデータが追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 契約内容の入力ミスや転記漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたいと考えている方
- 契約締結後の事務作業を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了からMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化され、手作業による情報転記の時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力が不要になるため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」し、さらに「特定のエンベロープの書類をダウンロード」するアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードした契約書から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、契約書ファイルから抽出したい項目（例：契約社名、契約金額、締結日など）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、データを追加したいファイルのアイテムID、シート名、テーブルの範囲を任意で設定してください。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
契約完了書類を自動でOCR処理し、Slackに通知するフローを作ってみよう
今回は例として、「DocuSignで契約が完了した際に、契約書類を自動でOCR処理し、その読み取り結果をSlackに通知する」フローの作成手順を解説します！
この業務自動化フローは、ノーコードツールYoomを使って作成していきます。Yoomを活用することで、プログラミングは一切不要！シンプルな操作のみで誰でも簡単に設定できるため、非エンジニアの方もご安心ください。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- DocuSignとSlackのマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- DocuSignのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、その内容を確認し関係部署へ共有する作業は、迅速さが求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。特に契約内容の要点を手作業で転記し、通知する際にはミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約書を自動でOCR処理し、その内容をSlackへ即座に通知できるため、こうした一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約書の情報を、手作業でSlackに共有している法務・営業担当者の方
- 契約完了後の内容確認や、関係者への共有漏れや遅延といった課題を抱えているチームリーダーの方
- 電子契約後のバックオフィス業務全体の効率化や、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約完了から内容確認、社内共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 契約情報の転記や通知作業を自動化することで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の情報を取得します。
- 同じくDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションで、契約書ファイル自体を取得します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした契約書から必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、契約書の中から「契約社名」「契約金額」「契約期間」など、読み取りたい項目を任意で指定することが可能です。
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先を自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した契約情報（会社名や完了日など）を組み込んで送信できます。
■注意事項
・DocuSignとSlackそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、その内容を確認し関係部署へ共有する作業は、迅速さが求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。特に契約内容の要点を手作業で転記し、通知する際にはミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約書を自動でOCR処理し、その内容をSlackへ即座に通知できるため、こうした一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約書の情報を、手作業でSlackに共有している法務・営業担当者の方
- 契約完了後の内容確認や、関係者への共有漏れや遅延といった課題を抱えているチームリーダーの方
- 電子契約後のバックオフィス業務全体の効率化や、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約完了から内容確認、社内共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 契約情報の転記や通知作業を自動化することで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の情報を取得します。
- 同じくDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションで、契約書ファイル自体を取得します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした契約書から必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、契約書の中から「契約社名」「契約金額」「契約期間」など、読み取りたい項目を任意で指定することが可能です。
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先を自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した契約情報（会社名や完了日など）を組み込んで送信できます。
■注意事項
・DocuSignとSlackそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：DocuSignとSlackのマイアプリ登録
はじめに、DocuSignとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
【事前準備】
連携前に、DocuSignでテスト用の契約書を用意しておきましょう。
フローの設定時に、正常に動作するかを確認する「テスト」を行います。その際に必要になるので、事前に用意しておくことをおすすめします。
テスト用のため、架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！
今回は、以下画像のような契約書を用意してみました。
1. Yoomにログイン後、画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にDocuSignと入力し、検索結果からDocuSignのアイコンを選択してください。
2.Yoomと連携するDocuSignアカウントのメールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面でパスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
4.DocuSignアカウントのメールアドレス宛に、検証コードが記載されたメールが届きます。メールに記載されている検証コードを入力し、「確認する」をクリックしましょう。
5.続いて、Slackのマイアプリ登録です！
先ほどと同様の手順でSlackを検索し、表示されたアイコンを選択してください。
次に表示される画面で、Yoomと連携するワークスペースのURLを入力し、「続行する」をクリックします。
6.Yoomと連携する「投稿先チャンネル」をプルダウンから選択し、「許可する」をクリックしてください。
マイアプリ欄にDocuSignとSlackが表示されていれば、登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、その内容を確認し関係部署へ共有する作業は、迅速さが求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。特に契約内容の要点を手作業で転記し、通知する際にはミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約書を自動でOCR処理し、その内容をSlackへ即座に通知できるため、こうした一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約書の情報を、手作業でSlackに共有している法務・営業担当者の方
- 契約完了後の内容確認や、関係者への共有漏れや遅延といった課題を抱えているチームリーダーの方
- 電子契約後のバックオフィス業務全体の効率化や、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約完了から内容確認、社内共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 契約情報の転記や通知作業を自動化することで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の情報を取得します。
- 同じくDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションで、契約書ファイル自体を取得します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした契約書から必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、契約書の中から「契約社名」「契約金額」「契約期間」など、読み取りたい項目を任意で指定することが可能です。
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先を自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した契約情報（会社名や完了日など）を組み込んで送信できます。
■注意事項
・DocuSignとSlackそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
DocuSignで電子契約が完了した後、その内容を確認し関係部署へ共有する作業は、迅速さが求められる一方で手間がかかる業務ではないでしょうか。特に契約内容の要点を手作業で転記し、通知する際にはミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、契約書を自動でOCR処理し、その内容をSlackへ即座に通知できるため、こうした一連のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した契約書の情報を、手作業でSlackに共有している法務・営業担当者の方
- 契約完了後の内容確認や、関係者への共有漏れや遅延といった課題を抱えているチームリーダーの方
- 電子契約後のバックオフィス業務全体の効率化や、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約完了から内容確認、社内共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 契約情報の転記や通知作業を自動化することで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約書の情報を取得します。
- 同じくDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションで、契約書ファイル自体を取得します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした契約書から必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を指定のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、契約書の中から「契約社名」「契約金額」「契約期間」など、読み取りたい項目を任意で指定することが可能です。
- Slackにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやメンション先を自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した契約情報（会社名や完了日など）を組み込んで送信できます。
■注意事項
・DocuSignとSlackそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
クリックすると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、Yoomの画面左側にある「マイプロジェクト」の「フローボット」内に「【コピー】DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りSlackに通知する」というタイトルで格納されています。
ステップ3：DocuSignのトリガー設定
1.まずは、DocuSignで契約が完了したらフローボットが自動的に起動するようにするための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「エンベロープが完了したら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目の設定を確認しましょう。
アカウント情報には、ステップ1で連携した情報が反映されています。トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
3.次に、Webhookの設定をDocuSignの管理画面上で行います。
記載されている設定手順・注意事項の内容に従って、設定しましょう！
※Webhookの設定完了後、Yoomの画面に戻って動作確認のテストを行うため、DocuSignで事前に用意しておいた契約書類のステータスを「完了」にしてください。
4.設定を終えたら、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、DocuSignでステータスを「完了」にした契約書の情報が、アウトプットとして取得されます。内容を確認して、「保存する」をクリックしましょう！
※取得したアウトプットは、後続の設定で引用できます。詳しくはこちらをご覧ください。
ステップ4：DocuSignの書類情報取得設定
1.続いて、締結が完了した書類情報を取得する設定を行います。
「特定のエンベロープの書類情報を取得」をクリックしてください。
2.先ほど同様に、各項目の設定を確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」を、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ステップ3のテスト時にステータスを「完了」にした契約書類の情報が、アウトプットとして取得されることを確認しましょう。確認したら「保存する」をクリックして次に進みます。
ステップ5：DocuSignの書類ダウンロード設定
1.続いて、DocuSignで締結が完了した書類をダウンロードする設定です。
「特定のエンベロープの書類をダウンロード」をクリックしてください。
2.これまでと同様に、各項目の設定を確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」はステップ4と同様に、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「書類ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)の、「特定のエンベロープの書類情報を取得」の中から、「書類IDの一覧」を選択します。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ステップ3のテスト時にステータスを「完了」にした契約書類がダウンロードされることを確認しましょう！確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：画像・PDFから文字を読み取る設定
1.続いて、ステップ5でダウンロードした契約書類からテキストデータを抽出する設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.各項目の設定を確認し、「次へ」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから下図のように設定してください。
「抽出したい項目」には、契約書類から抽出したい項目を入力しましょう。このデータはSlackへの通知設定で使用するため、通知したい情報をここで指定しましょう！
今回は「会社名」と「アドレス」を抽出するように設定してみました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、「抽出したい項目」に設定した項目のテキストデータが抽出されることを確認しましょう。成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ7：Slackの通知設定
1.最後に、抽出したテキストデータを用いてSlackに自動通知する設定です。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。ここで設定したチャンネルに、通知が届くようになりますよ！
「メッセージ」に、通知内容を設定します。
「DocuSignで署名が完了しました。」など、定型的な文章は直接入力し、「会社名」など契約書類のデータを引用する部分はアウトプットを用いて設定しましょう。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※テストが成功すると、以下画像のように「メッセージ」に設定した内容でSlackに通知が届くので、Slackを確認してみてくださいね！
ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。
赤枠部分の「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動するので、動作確認をしましょう。
DocuSignやOCR技術を使った便利な自動化例
Yoomには今回ご紹介した業務フローの自動化以外にも、様々な業務自動化を実現できるテンプレートが、豊富に用意されています。
ここでは、その一部をご紹介！気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽にお試しください。
DocuSignを使った便利な自動化例
今回ご紹介したOCRとの連携以外にも、様々なツールと連携できます。
実際の業務に近いテンプレートを活用して、自由にフローをカスタマイズ！使い慣れたツールを組み合わせて、自社の業務に合う最適な自動化フローを構築してみてくださいね。
■概要DocuSignで契約が完了した書類の管理は、どのように行っていますか？完了の都度、監査証跡である証明書を手作業でダウンロードし、指定のフォルダへ保存する作業は、件数が増えると大きな手間になりがちです。 このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングを検知し、証明書を自動でダウンロードしてGoogle Driveに保存できるため、手作業による手間や保存漏れのリスクをなくし、契約管理業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignで署名完了した書類の証明書を、手作業でダウンロードして管理している方
- 契約関連書類の管理をGoogle Driveで行っており、保存作業の自動化を検討している方
- 手作業による証明書のダウンロード漏れや保存ミスを防ぎたいと考えている法務・総務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの署名完了後、証明書のダウンロードからGoogle Driveへの保存までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での作業で起こりがちな証明書のダウンロード忘れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したエンベロープの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードした証明書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignの証明書をダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したエンベロープの情報を基に対象を指定します。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定できます。トリガーで取得した契約名などの情報を含めたファイル名にすることも可能です。
■注意事項- Docusign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
■概要
Googleフォームで集めた申込情報などを基に、一件ずつDocuSignで署名依頼を作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスで誤った情報を送ってしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、DocuSignでの署名依頼作成から送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDocuSignを用いた契約手続きを手作業で行っている方
- フォーム回答内容の転記ミスを防ぎ、契約プロセスを迅速化したいと考えている方
- 繰り返し発生する署名依頼業務から解放され、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にDocuSignの署名依頼が自動で送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DocuSignをYoomと連携します。
- トリガーで、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
- オペレーションで、トリガーで受け取った情報から、氏名やメールアドレスといった「特定の回答情報を取得」するアクションを設定します。
- 次に、署名依頼に使用する契約書のテンプレートなどを、Google Driveからダウンロードするアクションを設定します。
- 続いて、DocuSignの「エンベロープを作成」アクションで署名依頼のドラフトを作成し、「エンベロープに書類を追加・更新」するアクションで先ほどの書類を追加します。
- 最後に、完成したエンベロープをフォームの回答者宛に送信するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーを設定する際、Yoomが回答を即時に検知するために、Yoom側で発行されるWebhook URLをGoogleフォームに設定する必要があります。
■概要
DocuSignで契約が完了したらメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスをデジタル化して時間とコストを削減するツールでが、契約完了後も担当者は契約書を関係部署に送付したり契約内容をシステムに登録したり、次のステップへ進むための案内メールを送信するなど、多くの手作業が発生してしまいます。
これらの作業は担当者の負担を増やしてミスや遅延のリスクを高める可能性があります。
このフローを活用することで、DocuSignで契約が完了した際にメールが自動的に送信されます。
これにより契約完了後の煩雑な手作業を自動化して担当者の負担を軽減することができ業務の効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・DocuSignとYoomを連携してください。
■概要
「BoxにアップロードされたファイルでDocuSignの署名依頼をする」フローは、文書の署名プロセスを自動化する業務ワークフローです。
これにより、文書管理の効率化とスピーディーな署名プロセスの実現が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとDocuSignを併用している企業で、文書の署名プロセスを効率化したい方
- 手動での署名依頼やファイル管理に手間を感じている事務担当者
- 業務フローの自動化を通じて、業務効率を向上させたいIT担当者
- 契約書や重要文書の管理を一元化し、時間を節約したい経営者
■このテンプレートを使うメリット
- 自動化による時間の節約：署名依頼までを自動化し、手作業の時間を削減します。
- エラーの防止：自動処理により、手動でのミスを防止し、正確な文書管理が可能です。
- 一元管理で効率化：BoxとDocuSignの連携により、文書のアップロードから署名までを一括管理できます。
■概要
AirtableからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで契約関連の情報を管理している方
・契約情報の管理をしている営業担当者
・AirtableとDocuSignを連携して効率化を図りたい方
2.業務でDocuSignを利用している方
・DocuSignで定期的に契約書の送信を行っている方
・DocuSignからの契約書送信を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは電子契約書の作成や送信をオンライン上で完結できるため、契約プロセスを効率化できるのがメリットです。
しかし、DocuSignからの契約書の送信を手動で行っている場合、宛先誤りや送信漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで契約書を送付する方を登録すると自動でDocuSignから契約書を送付することができます。
手動でDocuSignから契約書を発行する必要が無くなるため、契約書送信の業務を効率化することが可能です。
また、送信者の一覧はAirtableから確認できるため、送信漏れの有無をスピーディーに把握でき、管理業務が楽になります。
■注意事項
・Airtable、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- DocuSignで署名完了した書類の証明書を、手作業でダウンロードして管理している方
- 契約関連書類の管理をGoogle Driveで行っており、保存作業の自動化を検討している方
- 手作業による証明書のダウンロード漏れや保存ミスを防ぎたいと考えている法務・総務担当者の方
- DocuSignでの署名完了後、証明書のダウンロードからGoogle Driveへの保存までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での作業で起こりがちな証明書のダウンロード忘れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を高めます。
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したエンベロープの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードした証明書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの証明書をダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したエンベロープの情報を基に対象を指定します。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定できます。トリガーで取得した契約名などの情報を含めたファイル名にすることも可能です。
- Docusign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
■概要
Googleフォームで集めた申込情報などを基に、一件ずつDocuSignで署名依頼を作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスで誤った情報を送ってしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、DocuSignでの署名依頼作成から送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDocuSignを用いた契約手続きを手作業で行っている方
- フォーム回答内容の転記ミスを防ぎ、契約プロセスを迅速化したいと考えている方
- 繰り返し発生する署名依頼業務から解放され、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にDocuSignの署名依頼が自動で送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DocuSignをYoomと連携します。
- トリガーで、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
- オペレーションで、トリガーで受け取った情報から、氏名やメールアドレスといった「特定の回答情報を取得」するアクションを設定します。
- 次に、署名依頼に使用する契約書のテンプレートなどを、Google Driveからダウンロードするアクションを設定します。
- 続いて、DocuSignの「エンベロープを作成」アクションで署名依頼のドラフトを作成し、「エンベロープに書類を追加・更新」するアクションで先ほどの書類を追加します。
- 最後に、完成したエンベロープをフォームの回答者宛に送信するアクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーを設定する際、Yoomが回答を即時に検知するために、Yoom側で発行されるWebhook URLをGoogleフォームに設定する必要があります。
■概要
DocuSignで契約が完了したらメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスをデジタル化して時間とコストを削減するツールでが、契約完了後も担当者は契約書を関係部署に送付したり契約内容をシステムに登録したり、次のステップへ進むための案内メールを送信するなど、多くの手作業が発生してしまいます。
これらの作業は担当者の負担を増やしてミスや遅延のリスクを高める可能性があります。
このフローを活用することで、DocuSignで契約が完了した際にメールが自動的に送信されます。
これにより契約完了後の煩雑な手作業を自動化して担当者の負担を軽減することができ業務の効率化を図ることが可能になります。
■注意事項
・DocuSignとYoomを連携してください。
■概要
「BoxにアップロードされたファイルでDocuSignの署名依頼をする」フローは、文書の署名プロセスを自動化する業務ワークフローです。
これにより、文書管理の効率化とスピーディーな署名プロセスの実現が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとDocuSignを併用している企業で、文書の署名プロセスを効率化したい方
- 手動での署名依頼やファイル管理に手間を感じている事務担当者
- 業務フローの自動化を通じて、業務効率を向上させたいIT担当者
- 契約書や重要文書の管理を一元化し、時間を節約したい経営者
■このテンプレートを使うメリット
- 自動化による時間の節約：署名依頼までを自動化し、手作業の時間を削減します。
- エラーの防止：自動処理により、手動でのミスを防止し、正確な文書管理が可能です。
- 一元管理で効率化：BoxとDocuSignの連携により、文書のアップロードから署名までを一括管理できます。
■概要
AirtableからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで契約関連の情報を管理している方
・契約情報の管理をしている営業担当者
・AirtableとDocuSignを連携して効率化を図りたい方
2.業務でDocuSignを利用している方
・DocuSignで定期的に契約書の送信を行っている方
・DocuSignからの契約書送信を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは電子契約書の作成や送信をオンライン上で完結できるため、契約プロセスを効率化できるのがメリットです。
しかし、DocuSignからの契約書の送信を手動で行っている場合、宛先誤りや送信漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで契約書を送付する方を登録すると自動でDocuSignから契約書を送付することができます。
手動でDocuSignから契約書を発行する必要が無くなるため、契約書送信の業務を効率化することが可能です。
また、送信者の一覧はAirtableから確認できるため、送信漏れの有無をスピーディーに把握でき、管理業務が楽になります。
■注意事項
・Airtable、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
OCRを使った便利な自動化例
こちらも、DocuSignとの連携以外にも、様々なツールとの連携が可能です。
名刺データやカタログ、ファイルなど、多様なデータを自動でOCR処理して活用することができます。データベースやCRMサービスに追加したり、チャットツールに通知したり…アイデア次第で活用方法は無限大！この機会にぜひ、いろいろ試してみてください。
■概要展示会や商談で受け取った大量の名刺、その後のデータ入力に手間を感じていませんか。一枚一枚手作業で入力するのは時間がかかる上、入力ミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Salesforceに顧客データとして格納します。名刺管理の手間を省き、スムーズな営業活動の開始をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方- 受け取った名刺をSalesforceへ手作業で入力している営業担当者の方
- 名刺のデータ化作業に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- OCR機能を活用し、手入力による情報登録のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 名刺画像をアップロードするだけでSalesforceに自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名や連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた名刺画像から文字情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを選択し、OCR機能で抽出した情報を任意の項目に格納するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- フォームトリガー機能では、名刺画像のアップロード項目以外に、担当者名などのテキスト項目を任意で追加・編集することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報をどの項目に格納するかを自由に設定できるほか、固定のテキストなどを入力することも可能です。
■注意事項- SalesforceとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
■概要展示会や日々の営業活動で受け取った名刺の管理に手間を感じていませんか？ 手作業でのデータ入力は時間がかかる上に、入力ミスが発生する可能性もあり、正確な顧客リストの作成を妨げる一因にもなります。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートへ情報を格納するため、こうした課題を円滑に削減できます。■このテンプレートをおすすめする方- 受け取った名刺のデータ入力に時間がかかり、コア業務を圧迫している営業担当者の方
- Google スプレッドシートで顧客リストを管理しており、手入力によるミスや手間を削減したい方
- 名刺情報の管理を自動化することで、チーム全体の営業効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- フォームに名刺画像をアップロードするだけで文字の読み取りから転記までが自動化され、これまで手作業で行っていた入力時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減るため、会社名や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「名刺データをアップロード」など任意のフォームを設定し、これがフローボット起動のきっかけとなります
- その後、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、アップロードされた名刺画像からテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、抽出した情報を指定のスプレッドシートに書き込みます
- 最後に、オペレーションでGmailの「お礼メールを送る」アクションを設定し、名刺交換後のお礼メールなどを自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、名刺画像のアップロード欄以外に、担当者名など任意の質問項目を追加・設定することが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのスプレッドシートやシートに情報を書き込むか、またどの列にどの情報を格納するかを任意で設定してください
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先の宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
紙のカタログや手書きのメモ、打ち合わせで受け取った名刺などをデジタルデータとして管理する際、手入力の作業に手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これまで手作業で行っていたデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙媒体のカタログや資料から情報を抽出し、Notionで一元管理をしたい方
- 手書きの議事録やメモなどをOCRでテキスト化し、情報の検索性を高めたい方
- 様々な書類の情報をNotionに集約しており、手入力による作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルを添付するだけで文字の読み取りからNotionへの追加までが自動で完結するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるので、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定して、読み取りたいファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け付けたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイルのアップロード項目以外にも、管理に必要な情報を入力するための質問項目などを自由に設定・追加することが可能です。
- OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAIの種類、読み取りたい言語などを任意で設定できます。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、追加対象のデータベースIDを指定し、どのプロパティにどのOCR結果（アウトプット）を格納するかを自由に設定できます。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
- アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
- OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 受け取った名刺をSalesforceへ手作業で入力している営業担当者の方
- 名刺のデータ化作業に時間がかかり、コア業務に集中できない方
- OCR機能を活用し、手入力による情報登録のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺画像をアップロードするだけでSalesforceに自動で格納されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名や連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像をアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームからアップロードされた名刺画像から文字情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを選択し、OCR機能で抽出した情報を任意の項目に格納するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、名刺画像のアップロード項目以外に、担当者名などのテキスト項目を任意で追加・編集することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報をどの項目に格納するかを自由に設定できるほか、固定のテキストなどを入力することも可能です。
■注意事項
- SalesforceとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
- 受け取った名刺のデータ入力に時間がかかり、コア業務を圧迫している営業担当者の方
- Google スプレッドシートで顧客リストを管理しており、手入力によるミスや手間を削減したい方
- 名刺情報の管理を自動化することで、チーム全体の営業効率を向上させたいと考えている方
- フォームに名刺画像をアップロードするだけで文字の読み取りから転記までが自動化され、これまで手作業で行っていた入力時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が減るため、会社名や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomに連携します
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「名刺データをアップロード」など任意のフォームを設定し、これがフローボット起動のきっかけとなります
- その後、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、アップロードされた名刺画像からテキスト情報を抽出します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、抽出した情報を指定のスプレッドシートに書き込みます
- 最後に、オペレーションでGmailの「お礼メールを送る」アクションを設定し、名刺交換後のお礼メールなどを自動で送信します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、名刺画像のアップロード欄以外に、担当者名など任意の質問項目を追加・設定することが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのスプレッドシートやシートに情報を書き込むか、またどの列にどの情報を格納するかを任意で設定してください
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、送信先の宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
紙のカタログや手書きのメモ、打ち合わせで受け取った名刺などをデジタルデータとして管理する際、手入力の作業に手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これまで手作業で行っていたデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙媒体のカタログや資料から情報を抽出し、Notionで一元管理をしたい方
- 手書きの議事録やメモなどをOCRでテキスト化し、情報の検索性を高めたい方
- 様々な書類の情報をNotionに集約しており、手入力による作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルを添付するだけで文字の読み取りからNotionへの追加までが自動で完結するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるので、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定して、読み取りたいファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け付けたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイルのアップロード項目以外にも、管理に必要な情報を入力するための質問項目などを自由に設定・追加することが可能です。
- OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAIの種類、読み取りたい言語などを任意で設定できます。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、追加対象のデータベースIDを指定し、どのプロパティにどのOCR結果（アウトプット）を格納するかを自由に設定できます。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
手作業での確認や通知は、時間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内のテキストをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を即座にDiscordへ通知することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方
- アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方
- OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。
- AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
いかがでしたか？DocuSignを用いた電子契約プロセスにOCR処理を自動で組み込むことで、契約完了後の書類確認や関連システムへのデータ入力といった手作業を削減しつつ、ヒューマンエラーのリスクも低減できるでしょう。これにより、契約管理業務全体のスピードと正確性が向上し、担当者は煩雑な作業から解放され、より付加価値の高いコア業務や戦略的なタスクに集中できる環境が整うはず！
Yoomを使えば、便利な自動化フローの構築もプログラミング不要で実現できます。
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できるかな？」「ちょっと気になる…」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、使い方は無限大に広がります。自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
まずは1つ、本記事を参考に業務自動化フローを作成して、自動化による業務効率の改善を体感してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
