【ノーコードで実現】GmailとOCRを連携してメール業務を自動化する方法

ストレージサービスに追加されたファイルをOCR処理し、結果をGmailで通知する

Google DriveやBoxなどのオンラインストレージに特定のファイル（例：契約書、請求書）が追加されると、そのファイルをOCRで読み取り、結果をGmailへ通知します。

ストレージへのファイルアップロード後の確認や連絡といった作業を自動化できるため、<span class="mark-yellow">チーム内での情報共有をスムーズにし、書類管理もぐっと楽になります。</span>

チャットツールで受け取ったファイルをOCR処理し、結果をGmailで通知する

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールでファイルを受け取った際に、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGmailで関係者に通知するフローです。

異なるツール間で書類のやり取りが発生する場合でも、重要な情報をGmail経由で確実に共有できるため、<span class="mark-yellow">ファイルの内容確認や転記の手間を省き、迅速な情報伝達を実現します。</span>

YoomでGmailとOCR連携をするフローを作ってみよう

<span class="mark-yellow">ここでは、Yoomのテンプレートを使って「フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailに通知する」フローの作成手順を解説します。</span>
この自動化により、フォーム経由で受け取った書類の内容確認と関係者への通知作業を効率化できます。

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Slackとkintoneをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Slackのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Gmailの連携

1.検索する

‍‍検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.ログインする

‍下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。

3.アカウントの選択

‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択

‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

kintoneの連携

1.検索する

‍‍検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。

2.連携情報の登録

‍‍「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：ファイル送信フォームのトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。

2.フォームを作成
ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。ここで取得した情報をGmailでメールを送る際に使えるので、質問の追加や削除をしてカスタマイズしてください！

入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

3.フォームの表示確認と詳細設定
‍下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。

プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを準備しましょう。
今回は、以下のサンプルファイルをアップロードします。

Yoom画面に戻り、下記入力欄をクリックして準備した添付ファイルをアップロードしてみましょう。フローが起動すると、フォームに添付されたファイルが自動で取得できるようになります。
ファイルがアップロードできたら、「保存する」を選択し次のステップに進みましょう!

ステップ4：OCRでの読み取り設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。

設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

[注意事項]

• OCRのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
• アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

3.詳細を設定
ここでは、指定したPDFや画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。

• ファイルの添付方法：デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければ、このままで大丈夫です。
  

• 抽出したい項目：添付ファイルからどの項目を抽出したいか入力します。今回は下記画像のように抽出したい項目を入力しました。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
  

その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!

テストが成功すると、下記のように添付ファイルから指定した項目のデータが反映されるはずです。
データの反映が確認できたら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。

ステップ5：Gmailのメール送信設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.メールの設定
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。問題がなければ下にスクロールしてください。

メール内容欄に、実際に送信するメールの内容を入力していきましょう。
入力欄をクリックすると下記のようにアウトプットが表示されますので、送信したい内容に合わせて活用してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

今回は、下記のような内容で入力しました。送信先のメールアドレスや件名は手入力です。

入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

3.メール送信のテスト
先ほど設定したメール内容が表示されます。
記載内容に誤りがないか確認してください。

内容に問題がなければ、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので確認してみましょう!

下記のように、設定した内容が反映したメールが届いていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！最後にトリガーをONにします。
設定が終わったら、きちんと動くかどうか試してみてください。

GmailやOCRに関連するその他のテンプレート事例紹介

Yoomでは、GmailやOCRを活用した、他にも、業務に役立つテンプレートがたくさん用意されています。日々の業務に役立つ他の事例も、ぜひチェックしてみてください。

Gmailを使った便利な自動化例

Gmailをはじめ、Google スプレッドシートやZoom、ChatGPTなどのツールを組み合わせることで、メールに関わる作業がぐっと楽になります。

‍たとえば、特定の条件に合ったメールをSlackに知らせたり、Google スプレッドシートの一覧を使ってまとめてメールを送ることも。問い合わせへの返信や、ウェビナー後のフォローメールも自動化できるので、手間をかけずに対応が完了します。繰り返しの作業を減らし、もっと重要な業務に集中できる環境が整います。

OCRを使った便利な自動化例

OCRとBox、Google Drive、Gmailなどを組み合わせることで、書類の処理や通知作業がスムーズになります。

たとえば、BoxにアップロードされたPDFからテキストを取り出して翻訳し、Gmailで共有したり、特定フォルダの容量を集計して知らせることも可能です。Google Driveに保存されたスクリーンショットの内容を読み取って通知したり、名刺や契約書をOCRで読み取って翻訳し、Google スプレッドシートやSlackに送るといった活用も広がります。

まとめ

今回は、GmailとOCRを連携させて、メールの添付ファイル処理を自動化する方法についてご紹介しました。Gmailに届く請求書や申込書などの内容を手作業で確認・転記する作業は、時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
OCRを活用すれば、これらのファイルを自動で読み取り、必要な情報を抽出してGmailで通知したり、他のシステムに連携したりすることが可能になります。

Yoomのようなツールを使えば、プログラミングの知識は不要で、今回ご紹介したような自動化フローを比較的簡単に構築できます。チャットツール連携、フォーム連携、ストレージ連携など、様々なパターンに対応したテンプレートが用意されているので、業務に合わせてすぐに自動化を始めることが可能です。

日々の繰り返し作業から解放され、より創造的な業務に集中するために、業務自動化を検討してみてはいかがでしょうか。

まずはテンプレートを試して、その効果を実感してみてください！

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