【ノーコードで実現】GmailとOCRを連携してメール業務を自動化する方法

日々の業務でGmailを使っていると、請求書や契約書、申込書など、重要な情報が含まれたPDFや画像ファイルが添付されたメールを受け取る機会は多いことでしょう。これらのファイルの内容を確認し、必要な情報を手作業でシステムに入力したり、関係者に共有したりするのは、時間も手間もかかる作業ですよね。

特に、大量のメールを処理する必要がある場合、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーのリスクも無視できません。

もし、Gmailに届いた添付ファイルの内容を自動で読み取り、必要な情報を抽出してくれたら、業務は格段に楽になるはず！ OCR（光学的文字認識）技術を活用すれば、まさにそれを可能にします。

この記事では、プログラミングの知識がなくても、GmailとOCRを連携させて、メールの添付ファイル処理を自動化する具体的な方法をご紹介します。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailとOCRを使った業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「詳しい説明を読む前に、まずは実際に試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を始められます！

フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する

試してみる

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■概要
「フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailに通知する」ワークフローは、受信したファイルの自動処理と迅速な通知を実現します。
フォームに添付された書類をOCR技術で読み取り、必要な情報を抽出後、Gmailを通じて指定のメールアドレスに通知します。
この業務ワークフローにより、手動でのデータ入力や確認作業が不要となり、業務効率が大幅に向上します。
また、OCR機能を活用することで、手書きやスキャンされた書類からも正確なデータを取得できるため、デジタル化が進む現代のビジネス環境において非常に有用です。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを頻繁に利用する企業や団体の事務担当者
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームリーダー
・Gmailを主に通知手段として活用しているビジネスパーソン
・OCR技術を活用して書類のデジタル化を進めたい方
・業務ワークフローの自動化を検討中の経営者

■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

GmailとOCRを使った様々な自動化の方法

OCRとGmailを組み合わせることで、様々な業務プロセスを自動化できます。

例えば、特定のサービスから受け取ったファイルをOCRで読み取り、その結果をGmailで通知するといった連携も可能です。実際の例をいくつか紹介していきますので、ご自身の業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？

フォームで受け取ったファイルをOCR処理し、結果をGmailで通知する

YoomフォームやGoogleフォームなど、Webフォームを通じて送信された添付ファイル（例：身分証明書、申込書）をOCRで自動的に読み取り、その結果を指定のGmailアドレスに通知します。

フォーム送信後のファイル確認やデータ入力作業を自動化できるため、担当者の負担を軽減し、対応漏れを防ぐのに役立ちます。

Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する

試してみる

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■概要
「Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailに通知する」ワークフローは、フォームに添付された書類を自動でテキスト化し、指定のGmailアカウントに通知する業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、添付ファイルをOCRで効率的に読み取り、必要な情報を自動的にGmailで通知します。これにより、情報処理の迅速化とミスの削減が実現できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して多くの添付ファイルを受け取る業務担当者の方
・手動で添付ファイルの内容を確認し、Gmailで共有している方
・OCR技術を活用して業務の効率化を図りたいと考えている方
・Yoomを利用して業務ワークフローを自動化したい方
・情報の迅速な共有と正確性を重視するチームリーダーやマネージャーの方

■注意事項
・Googleフォーム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する

試してみる

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■概要
「フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailに通知する」ワークフローは、受信したファイルの自動処理と迅速な通知を実現します。
フォームに添付された書類をOCR技術で読み取り、必要な情報を抽出後、Gmailを通じて指定のメールアドレスに通知します。
この業務ワークフローにより、手動でのデータ入力や確認作業が不要となり、業務効率が大幅に向上します。
また、OCR機能を活用することで、手書きやスキャンされた書類からも正確なデータを取得できるため、デジタル化が進む現代のビジネス環境において非常に有用です。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを頻繁に利用する企業や団体の事務担当者
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームリーダー
・Gmailを主に通知手段として活用しているビジネスパーソン
・OCR技術を活用して書類のデジタル化を進めたい方
・業務ワークフローの自動化を検討中の経営者

■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ストレージサービスに追加されたファイルをOCR処理し、結果をGmailで通知する

Google DriveやBoxなどのオンラインストレージに特定のファイル（例：契約書、請求書）が追加されると、そのファイルをOCRで読み取り、結果をGmailへ通知します。

ストレージへのファイルアップロード後の確認や連絡といった作業を自動化できるため、チーム内での情報共有をスムーズにし、書類管理もぐっと楽になります。

Google Driveにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Gmailで通知する

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■概要
「Google Driveにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Gmailに通知する」フローは、ファイル管理と情報共有を自動化する業務ワークフローです。
Google Driveに新しいファイルが追加されると、OCR機能を使って内容を自動で読み取り、その結果をGmailで通知します。
これにより、手動での確認作業や通知業務を省略でき、業務の効率化と情報共有の迅速化が実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存されたファイルの内容を自動で確認したい方
・OCR機能を活用して文書のデジタル化を進めたい方
・Gmailを使った自動通知システムを導入したいビジネス担当者
・業務フローの自動化に興味があり、効率化を図りたいチームリーダー
・定期的に大量のファイルを管理・共有する必要がある企業の管理者

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Boxにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Gmailで通知する

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■概要
「Boxにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Gmailに通知する」フローは、書類管理と情報共有を自動化する業務ワークフローです。
Boxに保存されたファイルをOCRで自動解析し、内容を抽出します。その結果をGmailで関係者に通知することで、手動処理の手間を省き、業務の効率化と迅速な対応をサポートします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存されたファイルの内容を自動で確認・管理したい方
・Gmailを活用してチームやクライアントへの通知作業を効率化したい方
・OCR技術を利用して書類のデジタル化や情報抽出を進めたい企業の担当者
・業務フローの自動化を検討しているIT担当者や業務改善担当者

■注意事項
・Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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チャットツールで受け取ったファイルをOCR処理し、結果をGmailで通知する

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールでファイルを受け取った際に、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGmailで関係者に通知するフローです。

異なるツール間で書類のやり取りが発生する場合でも、重要な情報をGmail経由で確実に共有できるため、ファイルの内容確認や転記の手間を省き、迅速な情報伝達を実現します。

Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailに通知する」ワークフローは、チーム内で共有される重要な資料を効率的に管理するための業務ワークフローです。
Microsoft Teamsで受信した添付ファイルを自動的にOCR処理し、内容をGmailで通知することで、情報の見落としや手作業による確認作業を削減します。
これにより、チームメンバーは迅速に必要な情報にアクセスでき、業務のスムーズな進行が期待できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用しており、添付ファイルの管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・重要な資料や情報を迅速に共有し、チーム全体で効率的に活用したいプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを主要なコミュニケーションツールとして使用し、通知機能を強化したいオフィスワーカーの方
・OCR技術を活用して、紙ベースや画像ファイルの内容をデジタルデータとして有効活用したい方

■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Slackで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する

試してみる

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■概要
「Slackで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailに通知する」フローは、情報共有と通知作業を自動化する業務ワークフローです。
Slackに送信されたファイルをOCRで解析し、必要な情報をGmailに自動的に通知します。これにより、情報の漏れ防止や迅速な対応が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで頻繁にファイルを共有しているチームの方
・添付ファイルから重要情報を効率的に抽出したい方
・Gmailでの通知作業を自動化したい方
・業務の効率化を目指すIT担当者・経営者の方
・手動での情報管理に課題を感じている方

■注意事項
・SlackとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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YoomでGmailとOCR連携をするフローを作ってみよう

ここでは、Yoomのテンプレートを使って「フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailに通知する」フローの作成手順を解説します。
この自動化により、フォーム経由で受け取った書類の内容確認と関係者への通知作業を効率化できます。

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Slackとkintoneをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Slackのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する

試してみる

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■概要
「フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailに通知する」ワークフローは、受信したファイルの自動処理と迅速な通知を実現します。
フォームに添付された書類をOCR技術で読み取り、必要な情報を抽出後、Gmailを通じて指定のメールアドレスに通知します。
この業務ワークフローにより、手動でのデータ入力や確認作業が不要となり、業務効率が大幅に向上します。
また、OCR機能を活用することで、手書きやスキャンされた書類からも正確なデータを取得できるため、デジタル化が進む現代のビジネス環境において非常に有用です。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを頻繁に利用する企業や団体の事務担当者
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームリーダー
・Gmailを主に通知手段として活用しているビジネスパーソン
・OCR技術を活用して書類のデジタル化を進めたい方
・業務ワークフローの自動化を検討中の経営者

■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Gmailの連携

1.検索する

検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.ログインする

下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。

3.アカウントの選択

連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択

Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

kintoneの連携

1.検索する

検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。

2.連携情報の登録

「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する

試してみる

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■概要
「Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する」ワークフローは、Slackで共有されたドキュメントを自動的に解析し、kintoneにデータを登録する業務ワークフローです。
これにより、情報の整理や共有がスムーズに行え、業務効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを頻繁に利用し、共有ファイルの管理に手間を感じているビジネスパーソンの方
・kintoneを利用してデータ管理を行っており、手動でのデータ入力を自動化したい方
・OCR技術を活用して紙ベースの情報をデジタル化し、業務ワークフローに組み込みたい企業の担当者の方
・情報の一元管理を目指し、複数のツール間でのデータ連携を効率化したいIT担当者の方

■注意事項
・Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：ファイル送信フォームのトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。

2.フォームを作成
ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。ここで取得した情報をGmailでメールを送る際に使えるので、質問の追加や削除をしてカスタマイズしてください！

入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

3.フォームの表示確認と詳細設定
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。

プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを準備しましょう。
今回は、以下のサンプルファイルをアップロードします。

Yoom画面に戻り、下記入力欄をクリックして準備した添付ファイルをアップロードしてみましょう。フローが起動すると、フォームに添付されたファイルが自動で取得できるようになります。
ファイルがアップロードできたら、「保存する」を選択し次のステップに進みましょう!

ステップ4：OCRでの読み取り設定

1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。

2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。

設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

[注意事項]

• OCRのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
• アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

3.詳細を設定
ここでは、指定したPDFや画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。

• ファイルの添付方法：デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければ、このままで大丈夫です。
  

• 抽出したい項目：添付ファイルからどの項目を抽出したいか入力します。今回は下記画像のように抽出したい項目を入力しました。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
  

その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!

テストが成功すると、下記のように添付ファイルから指定した項目のデータが反映されるはずです。
データの反映が確認できたら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。

ステップ5：Gmailのメール送信設定

1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。

2.メールの設定
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。問題がなければ下にスクロールしてください。

メール内容欄に、実際に送信するメールの内容を入力していきましょう。
入力欄をクリックすると下記のようにアウトプットが表示されますので、送信したい内容に合わせて活用してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

今回は、下記のような内容で入力しました。送信先のメールアドレスや件名は手入力です。

入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

3.メール送信のテスト
先ほど設定したメール内容が表示されます。
記載内容に誤りがないか確認してください。

内容に問題がなければ、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので確認してみましょう!

下記のように、設定した内容が反映したメールが届いていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！最後にトリガーをONにします。
設定が終わったら、きちんと動くかどうか試してみてください。

GmailやOCRに関連するその他のテンプレート事例紹介

Yoomでは、GmailやOCRを活用した、他にも、業務に役立つテンプレートがたくさん用意されています。日々の業務に役立つ他の事例も、ぜひチェックしてみてください。

Gmailを使った便利な自動化例

Gmailをはじめ、Google スプレッドシートやZoom、ChatGPTなどのツールを組み合わせることで、メールに関わる作業がぐっと楽になります。

たとえば、特定の条件に合ったメールをSlackに知らせたり、Google スプレッドシートの一覧を使ってまとめてメールを送ることも。問い合わせへの返信や、ウェビナー後のフォローメールも自動化できるので、手間をかけずに対応が完了します。繰り返しの作業を減らし、もっと重要な業務に集中できる環境が整います。

Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する

試してみる

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■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。

■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo

■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。

無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350

詳細を見る 試してみる

Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する

試してみる

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Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。

詳細を見る 試してみる

Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する

試してみる

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■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方

2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方

■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する

試してみる

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■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方

■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）‍
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する

試してみる

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本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。

■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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OCRを使った便利な自動化例

OCRとBox、Google Drive、Gmailなどを組み合わせることで、書類の処理や通知作業がスムーズになります。

たとえば、BoxにアップロードされたPDFからテキストを取り出して翻訳し、Gmailで共有したり、特定フォルダの容量を集計して知らせることも可能です。Google Driveに保存されたスクリーンショットの内容を読み取って通知したり、名刺や契約書をOCRで読み取って翻訳し、Google スプレッドシートやSlackに送るといった活用も広がります。

BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Gmailで通知する

試してみる

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■概要
「BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Gmailで通知する」フローは、PDF翻訳方法を効率化する業務ワークフローです。
BoxにPDFをアップロードすると、AIとOCR機能を活用してテキストが自動的に抽出され、指定の言語に翻訳されます。
翻訳された内容はGmailを通じて関係者に通知されるため、手動での翻訳作業や情報共有の手間を削減できます。
これにより、時間と労力を節約し、業務の効率化を実現します。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに定期的にPDFをアップロードし、その内容を他言語に翻訳する必要があるビジネス担当者
・多言語対応が求められるプロジェクトで、迅速な情報共有を目指しているチームリーダー
・PDF翻訳方法を自動化し、翻訳プロセスの効率化を図りたいと考えている経営者や管理職
・大量のPDFドキュメントを扱い、手作業での翻訳や通知に時間を取られている業務担当者

■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailで受け取った名刺画像をOCRで読み取り、AIで翻訳後Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
「Gmailで受け取った名刺画像をOCRで読み取り、AIで翻訳後Google スプレッドシートに追加する」フローは、名刺管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することでGmailに届いた名刺画像を自動でOCR処理しAIを使って翻訳した後Google スプレッドシートに情報を整理して追加します。
これにより名刺情報の管理がスムーズになり、業務効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・多数の名刺を日常的に受け取る営業担当者の方
・名刺情報を多言語で管理する必要があるビジネスプロフェッショナルの方
・手動での名刺入力に時間を取られている事務職の方
・名刺管理を効率化し、データを一元化したい企業の管理者の方
・Google スプレッドシートを活用してデータ管理を行いたい方
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■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google DriveにアップロードされたスクリーンショットをOCRで読み取り、Gmailで通知する

試してみる

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■概要
「Google DriveにアップロードされたスクリーンショットをOCRで読み取り、AIで翻訳後Gmailで通知する」ワークフローは、画像データからテキスト情報を抽出し、多言語対応を実現する自動化プロセスです。
このワークフローを活用することで、Google Driveに保存されたスクリーンショットを自動的にOCR処理し必要な情報をAIで翻訳、その結果をGmailで通知します。これにより、情報の迅速な共有と効率的な業務運営が可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・多言語対応が必要なチームのリーダー：スクリーンショットに含まれる情報を迅速に翻訳し、チーム全体で共有したい方。
・大量の画像データを扱う業務担当者：手作業でのOCRや翻訳に時間がかかり、業務効率化を図りたい方。
・自動通知システムを導入したい企業のIT担当者：Google DriveとGmailを連携させ、情報共有プロセスを自動化したい方。
・プロジェクト管理を効率化したいマネージャー：スクリーンショットから必要な情報を即座に把握し、プロジェクトの進行をスムーズにしたい方。
‍‍
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する」ワークフローは、SharePointへのファイル管理とコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
日々大量のファイルがSharePointにアップロードされる中、手動で内容を確認し、チームに共有するのは時間と労力がかかります。
特に、ファイルの内容を迅速に把握して共有する必要がある場合、効率的な方法が求められます。
このワークフローを活用すれば、SharePointにファイルがアップロードされた際に自動でOCR処理を行い、その内容をDiscordに通知します。
これにより、チーム全体で迅速かつ正確な情報共有が可能となり、業務の効率化を実現します。

■このフローをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用して日常的にファイル管理を行っているビジネスユーザーの方
・Discordをチームのコミュニケーションツールとして使用している企業や団体
・ファイルの内容を迅速に共有し、チーム内での情報共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方
・OCR技術を利用してドキュメントの自動認識を導入したいIT担当者の方
・業務フローの自動化を検討しており、具体的なテンプレートを探している企業の経営者の方‍

■注意事項
・Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する

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■概要
このワークフローでは、フォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成することが可能です。このプロセスにより、手動でのデータ入力やフォルダ管理の手間を削減し、業務効率を向上させることができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・多数のファイル添付があるフォーム業務を効率化したい担当者
・OCR技術を活用して添付ファイルの自動解析を実現したいビジネスユーザー
・Canvaを使用してファイルやプロジェクトのフォルダ管理を自動化したいクリエイティブチーム
・手動によるデータ入力やフォルダ作成に時間を取られている業務担当者
・業務フローの自動化を図り、作業のミスを減らしたい企業

■注意事項
・CanvaとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

今回は、GmailとOCRを連携させて、メールの添付ファイル処理を自動化する方法についてご紹介しました。Gmailに届く請求書や申込書などの内容を手作業で確認・転記する作業は、時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
OCRを活用すれば、これらのファイルを自動で読み取り、必要な情報を抽出してGmailで通知したり、他のシステムに連携したりすることが可能になります。

Yoomのようなツールを使えば、プログラミングの知識は不要で、今回ご紹介したような自動化フローを比較的簡単に構築できます。チャットツール連携、フォーム連携、ストレージ連携など、様々なパターンに対応したテンプレートが用意されているので、業務に合わせてすぐに自動化を始めることが可能です。

日々の繰り返し作業から解放され、より創造的な業務に集中するために、業務自動化を検討してみてはいかがでしょうか。

まずはテンプレートを試して、その効果を実感してみてください！