日々の業務でGmailを使っていると、請求書や契約書、申込書など、重要な情報が含まれたPDFや画像ファイルが添付されたメールを受け取る機会は多いことでしょう。これらのファイルの内容を確認し、必要な情報を手作業でシステムに入力したり、関係者に共有したりするのは、時間も手間もかかる作業ですよね。
特に、大量のメールを処理する必要がある場合、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーのリスクも無視できません。
もし、Gmailに届いた添付ファイルの内容を自動で読み取り、必要な情報を抽出してくれたら、業務は格段に楽になるはず！ OCR（光学的文字認識）技術を活用すれば、まさにそれを可能にします。
この記事では、プログラミングの知識がなくても、GmailとOCRを連携させて、メールの添付ファイル処理を自動化する具体的な方法をご紹介します。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailとOCRを使った業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「詳しい説明を読む前に、まずは実際に試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を始められます！
フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する
試してみる
■概要
フォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを、一つひとつ手作業で開封し内容を確認する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Webフォームで受け取った添付ファイルの確認や転記作業に手間を感じている方 請求書や申込書などの書類処理を効率化したい経理・総務・営業事務担当の方 OCR技術を活用して、手作業による入力ミスをなくし業務品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル添付を起点に、内容の読み取りから通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 OCRによるテキスト抽出を行うため、手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイル添付項目を含む受付フォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを読み取り対象として指定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を含めたメールを関係者に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーで作成するフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。 OCR機能で画像やPDFから抽出する項目（例：会社名、金額、日付など）は、読み取る書類のフォーマットに合わせて任意で指定できます。 Gmailで通知するメールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文は、OCRで取得した情報を差し込むなど自由にカスタマイズしてください。 ■注意事項
GmailとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
GmailとOCRを使った様々な自動化の方法
OCRとGmailを組み合わせることで、様々な業務プロセスを自動化できます。
例えば、特定のサービスから受け取ったファイルをOCRで読み取り、その結果をGmailで通知するといった連携も可能です。実際の例をいくつか紹介していきますので、ご自身の業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
フォームで受け取ったファイルをOCR処理し、結果をGmailで通知する
YoomフォームやGoogleフォームなど、Webフォームを通じて送信された添付ファイル（例：身分証明書、申込書）をOCRで自動的に読み取り、その結果を指定のGmailアドレスに通知します。
フォーム送信後のファイル確認やデータ入力作業を自動化できるため、担当者の負担を軽減し、対応漏れを防ぐのに役立ちます。
Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書や請求書など、添付ファイルの確認と内容の転記に手間がかかっていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取る添付ファイルの内容確認や転記に時間を費やしている方 申込書や請求書などの手動でのデータ入力で、ミスや対応漏れをなくしたい方 フォームからの申請内容を迅速に把握し、素早い対応を実現したい業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答と同時に添付ファイルが自動でOCR処理され、内容が通知されるため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。 人の手を介さずにファイルの内容をテキストデータ化するため、読み間違いや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答から添付ファイルの情報を取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルを指定して読み取りを実行します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて指定のアドレスに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガーでは、実際に利用するご自身のフォームを選択して設定してください。 Google Driveでファイルをダウンロードする際、ファイルIDにはトリガーで取得したGoogleフォームの添付ファイルの情報を動的に設定します。 OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出する項目（氏名、住所、金額など）を任意で設定できます。 Gmailで通知を送るアクションでは、宛先、件名、本文の内容を自由にカスタマイズし、OCRで読み取った情報を盛り込むことが可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する
試してみる
■概要
フォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを、一つひとつ手作業で開封し内容を確認する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Webフォームで受け取った添付ファイルの確認や転記作業に手間を感じている方 請求書や申込書などの書類処理を効率化したい経理・総務・営業事務担当の方 OCR技術を活用して、手作業による入力ミスをなくし業務品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル添付を起点に、内容の読み取りから通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 OCRによるテキスト抽出を行うため、手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイル添付項目を含む受付フォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを読み取り対象として指定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を含めたメールを関係者に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーで作成するフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。 OCR機能で画像やPDFから抽出する項目（例：会社名、金額、日付など）は、読み取る書類のフォーマットに合わせて任意で指定できます。 Gmailで通知するメールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文は、OCRで取得した情報を差し込むなど自由にカスタマイズしてください。 ■注意事項
GmailとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
ストレージサービスに追加されたファイルをOCR処理し、結果をGmailで通知する
Google DriveやBoxなどのオンラインストレージに特定のファイル（例：契約書、請求書）が追加されると、そのファイルをOCRで読み取り、結果をGmailへ通知します。
ストレージへのファイルアップロード後の確認や連絡といった作業を自動化できるため、チーム内での情報共有をスムーズにし、書類管理もぐっと楽になります。
Google Driveにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Google Driveに格納された請求書や申込書などの内容を都度ファイルを開いて確認し、関係者に手動で通知する作業は、手間がかかるだけでなく対応漏れのリスクも伴います。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで受け取った書類の内容確認や転記作業に手間を感じている方 書類の受領を関係者にメールで通知する業務を効率化したいと考えている方 OCRを活用し、紙やPDF書類からのデータ抽出を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納からOCRでの読み取り、Gmailでの通知までを自動化し、手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮します。 手作業によるデータの読み間違いや転記ミス、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションのファイルIDはトリガーで取得した値を活用します。 OCR機能で読み取る項目は、ご利用の書類フォーマットに合わせて請求日や金額、会社名などを任意で設定できます。 Gmailで送信する通知の宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文は自由に設定できます。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
Boxにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書、これらの内容確認と関係者への通知を手作業で行っていませんか。都度の確認は手間がかかり、ファイルの見落としや通知漏れによって業務に支障をきたすこともあります。このワークフローは、BoxにファイルがアップロードされるとOCR機能が自動でファイル内容を読み取り、その結果をGmailで指定のアドレスに通知するため、こうした確認・通知業務を効率化し、対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存された請求書や契約書の内容確認と通知を手作業で行っている方 ファイルの確認漏れや通知ミスといったヒューマンエラーを防止したいと考えている方 OCR機能を活用し、紙やPDF書類のデータ化や内容確認を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、内容の読み取りから通知までを自動化し、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を削減します。 システムが自動で処理を行うため、ファイルの見落としや通知漏れ、内容の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルの内容を読み取ります。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を本文に含めて通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。 メールの件名や本文には、OCR機能で取得した情報を変数として埋め込めるため、より具体的な内容の通知が可能です。 メール本文に固定の挨拶文や署名などを自由に追加できるので、自社の運用に合わせたフォーマットで通知を送信できます。 ■注意事項
Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
チャットツールで受け取ったファイルをOCR処理し、結果をGmailで通知する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールでファイルを受け取った際に、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGmailで関係者に通知するフローです。
異なるツール間で書類のやり取りが発生する場合でも、重要な情報をGmail経由で確実に共有できるため、ファイルの内容確認や転記の手間を省き、迅速な情報伝達を実現します。
Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで受け取る請求書などの添付ファイル、その内容を確認して関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。手作業では確認漏れや転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されたファイルを自動でOCRが読み取り、その内容をGmailで即座に通知できます。これにより、定型的な確認・通知業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで受け取った請求書などを手作業で処理している経理や総務担当の方 添付ファイルの確認と関係者への通知連絡を自動化し、対応漏れを防ぎたいと考えている方 OCR機能を活用し、PDFなどの書類からテキストを抽出して業務に活用したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Teamsへのファイル投稿を起点に自動で内容を読み取り通知するため、手作業での確認や転記作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、メール作成時の宛先間違い、内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を用い、メッセージに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むように設定します。 添付ファイルがあった場合、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションで対象ファイルをダウンロードします。 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションで、抽出した情報を本文に含めたメールを任意の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意に設定できます。 メールの件名や本文には、OCR機能で取得した情報を変数として埋め込むことで、動的な内容の通知メールを作成できます。 メール本文には、固定の挨拶文や署名などを自由に設定することができ、フォーマットに沿った通知メールの作成が可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Slackで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書や見積書などの添付ファイルを都度手作業で確認し、内容を転記してメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取る請求書などの書類を手作業で処理している経理や営業事務担当の方 受信した書類の内容を関係者に迅速かつ正確に共有したいと考えているチームリーダーの方 書類処理における転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackにファイルが投稿されると自動で処理が進むため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。 人の手によるデータ入力や転記作業が不要になるため、入力間違いや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定してテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて自動でメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーに設定しているSlackは、ChatworkやMicrosoft Teamsなど、お使いの他のチャットツールに変更することも可能です。 OCR機能で読み取る項目は、書類の種類に応じて、請求金額や支払期日、取引社名など、任意で設定できます。 Gmailで送信するメールの宛先や件名、本文は、OCRで読み取った情報などを活用して自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
SlackとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
YoomでGmailとOCR連携をするフローを作ってみよう
ここでは、Yoomのテンプレートを使って「フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailに通知する」フローの作成手順を解説します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Slackとkintoneをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Slackのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Gmailで通知する
試してみる
■概要
フォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを、一つひとつ手作業で開封し内容を確認する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Webフォームで受け取った添付ファイルの確認や転記作業に手間を感じている方 請求書や申込書などの書類処理を効率化したい経理・総務・営業事務担当の方 OCR技術を活用して、手作業による入力ミスをなくし業務品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル添付を起点に、内容の読み取りから通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 OCRによるテキスト抽出を行うため、手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイル添付項目を含む受付フォームを作成します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを読み取り対象として指定します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を含めたメールを関係者に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーで作成するフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定してください。 OCR機能で画像やPDFから抽出する項目（例：会社名、金額、日付など）は、読み取る書類のフォーマットに合わせて任意で指定できます。 Gmailで通知するメールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文は、OCRで取得した情報を差し込むなど自由にカスタマイズしてください。 ■注意事項
GmailとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailの連携 1.検索する
2.ログインする
3.アカウントの選択
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
kintoneの連携 1.検索する
2.連携情報の登録
こちら を参照してください。こちら を参照してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで請求書や申込書などのファイルを受け取り、その内容をkintoneに手作業で転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用することでSlackの特定チャンネルにファイルが投稿された際、OCR機能が自動で内容を読み取ってkintoneへデータを追加できるため、こうした定型業務を効率化して担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取ったファイルの情報をkintoneに手入力しており、作業を効率化したい方 ファイルの目視確認とデータ転記作業における、入力ミスや確認漏れを防止したい方 定型的なデータ入力業務から解放され、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackにファイルが投稿されるだけで、kintoneへのデータ登録までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
SlackとkintoneをYoomと連携します。 トリガーでSlackを選択し「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションで、Slackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをダウンロードします。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ファイルからテキストを抽出します。 オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をkintoneの各項目に紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、自動化の対象とするチャンネルを任意で指定してください。 OCR機能では、ファイルからテキストとして抽出したい項目を自由にカスタムできます。 kintoneへのレコード追加設定では連携先のアプリや、OCRで読み取ったどの情報をどのフィールドに登録するかを任意で設定可能です。 ■注意事項
Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：ファイル送信フォームのトリガーアクション設定
1.トリガーの選択 記念すべき最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.フォームを作成 ここで取得した情報をGmailでメールを送る際に使えるので、質問の追加や削除をしてカスタマイズしてください！
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定 下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを準備しましょう。
Yoom画面に戻り、下記入力欄をクリックして準備した添付ファイルをアップロードしてみましょう。フローが起動すると、フォームに添付されたファイルが自動で取得できるようになります。
ステップ4：OCRでの読み取り設定
1.トリガーの選択 以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
[注意事項]
OCRのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
3.詳細を設定
ファイルの添付方法：デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければ、このままで大丈夫です。
抽出したい項目：添付ファイルからどの項目を抽出したいか入力します。今回は下記画像のように抽出したい項目を入力しました。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。
テストが成功すると、下記のように添付ファイルから指定した項目のデータが反映されるはずです。
ステップ5：Gmailのメール送信設定
1.トリガーの選択 以下の赤枠をクリックしてください。
2.メールの設定
メール内容欄に、実際に送信するメールの内容を入力していきましょう。こちら をご覧ください。
今回は、下記のような内容で入力しました。送信先のメールアドレスや件名は手入力です。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.メール送信のテスト
内容に問題がなければ、「テスト」を実行してください。
下記のように、設定した内容が反映したメールが届いていればOKです。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！最後にトリガーをONにします。
GmailやOCRに関連するその他のテンプレート事例紹介
Yoomでは、GmailやOCRを活用した、他にも、業務に役立つテンプレートがたくさん用意されています。日々の業務に役立つ他の事例も、ぜひチェックしてみてください。
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailをはじめ、Google スプレッドシートやZoom、ChatGPTなどのツールを組み合わせることで、メールに関わる作業がぐっと楽になります。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方 ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。 Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。 フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
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■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方 Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。 ■注意事項
ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
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■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方 メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方 メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。 Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRを使った便利な自動化例
OCRとBox、Google Drive、Gmailなどを組み合わせることで、書類の処理や通知作業がスムーズになります。
たとえば、BoxにアップロードされたPDFからテキストを取り出して翻訳し、Gmailで共有したり、特定フォルダの容量を集計して知らせることも可能です。Google Driveに保存されたスクリーンショットの内容を読み取って通知したり、名刺や契約書をOCRで読み取って翻訳し、Google スプレッドシートやSlackに送るといった活用も広がります。
BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Gmailで通知する
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■概要
海外とのやり取りで受け取る外国語のPDFファイル、その都度内容を確認し、翻訳ツールにかけて内容を共有する作業は手間ではありませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存される外国語のPDF資料の確認・翻訳に手間を感じている方 OCRやAI翻訳、Gmailなどを活用した業務フローの自動化に関心がある方 手作業による翻訳や転記ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのアップロードを起点に、テキスト抽出、翻訳、通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での翻訳作業やメール作成時に発生しがちな、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 続いて、AI機能の「翻訳する」アクションで、抽出したテキストを任意の言語に翻訳します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳結果を含んだメールを任意の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、PDFファイルのどの項目を読み取るかなど、読み取り範囲を任意で設定できます。 AIによる翻訳機能では、日本語や英語など、どの言語へ翻訳するかを自由に設定できます。 Gmailでの通知アクションでは、送信先のメールアドレスや件名などを任意で設定できます。 ■注意事項
Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。こちら
Gmailで受け取った名刺画像をOCRで読み取り、AIで翻訳後Google スプレッドシートに追加する
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■概要
海外の取引先などからGmailで受け取った名刺画像を、手作業で翻訳し転記していませんか？こうした作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、AIで自動翻訳してGoogle スプレッドシートに情報を追加する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
海外の取引先が多く、Gmailで受け取った名刺の管理に手間を感じている方 名刺情報の翻訳や、Google スプレッドシートへの転記作業を効率化したい方 手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な顧客リストを作成したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの受信からスプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業での翻訳やデータ入力にかかっていた時間を短縮できます。 OCRやAIによる自動処理により、手作業での転記ミスや翻訳の誤りを防ぎ、データの正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、名刺画像が添付されたメールを対象にします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールの添付ファイルを読み取りテキストデータに変換します。 続けて、オペレーションでAI機能の「翻訳する」を選択し、読み取ったテキストを指定の言語に翻訳します。 さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」で、翻訳後のテキストから氏名や会社名などの情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AIによる翻訳設定では、翻訳元の言語と翻訳先の言語を任意で設定できます。英語から日本語への翻訳だけでなく、多言語間の翻訳にも対応可能です。 AIによるデータ抽出設定では、翻訳後のテキストから抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。氏名や会社名、役職、連絡先などを指定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google DriveにアップロードされたスクリーンショットをOCRで読み取り、Gmailで通知する
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■概要
Google Driveに保存したスクリーンショットの内容を都度確認し、手作業で関係者に共有するのは手間のかかる作業ではないでしょうか？特に画像内のテキスト情報を扱う際には、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveにスクリーンショットがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを読み取り、その内容をGmailでスピーディーに通知するためこうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した画像の内容確認と共有を手作業で行っている方 画像内のテキストを手入力で転記しており、入力ミスや手間を削減したい担当者の方 特定の情報を迅速に関係者へ通知する仕組みを構築し、業務スピードを向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google DriveへのアップロードからGmailでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 OCRによるテキストの自動抽出と通知により、手作業での転記ミスや情報共有の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
Google DriveとGmailをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Driveを選択し「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした画像ファイルのテキストを読み取ります。 Gmailの「メールを送る」を設定し、本文にOCR機能で読み取ったテキスト情報を含めて通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点とする監視対象のフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、画像ファイルの中から特定の項目のみを抽出するなど、読み取りたい範囲を自由に設定できます。 Gmailで送信するメールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容は任意でカスタマイズ可能です。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方 アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方 OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。 AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。 Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
試してみる
■概要
フォームに添付された請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付されると、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をもとにCanvaにフォルダを自動で作成するため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォーム経由で受け取ったファイルをもとに、手作業でCanvaのフォルダを作成している方 ファイル内の情報を手動で転記する際の入力ミスや、フォルダの作成漏れをなくしたい方 Canvaでのデザインアセット管理を自動化し、クリエイティブ業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信をトリガーに、OCRでの文字抽出からCanvaでのフォルダ作成までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手作業によるファイル内容の確認や転記が不要になるため、情報の入力間違いやフォルダの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、CanvaをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイルを添付できる項目を追加します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでCanvaを選択し、「フォルダの作成」アクションを設定します。フォルダ名にはOCRで読み取ったテキスト情報などを活用します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームでは、添付ファイル以外にテキストボックスやチェックボックスなど、業務に必要な項目を自由に設定できます。 OCR機能のオペレーションでは、読み取ったテキストの中から特定のキーワードや正規表現を用いて、必要な情報だけを抽出するよう設定が可能です。 Canvaでフォルダを作成する際に、特定の親フォルダ内に作成するようIDを設定できます。また、フォルダ名はOCRで抽出した情報や固定テキストを組み合わせて自由に命名できます。 ■注意事項
CanvaとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
今回は、GmailとOCRを連携させて、メールの添付ファイル処理を自動化する方法についてご紹介しました。Gmailに届く請求書や申込書などの内容を手作業で確認・転記する作業は、時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
Yoomのようなツールを使えば、プログラミングの知識は不要で、今回ご紹介したような自動化フローを比較的簡単に構築できます。チャットツール連携、フォーム連携、ストレージ連携など、様々なパターンに対応したテンプレートが用意されているので、業務に合わせてすぐに自動化を始めることが可能です。
日々の繰り返し作業から解放され、より創造的な業務に集中するために、業務自動化を検討してみてはいかがでしょうか。
まずはテンプレートを試して、その効果を実感してみてください！
