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ヒンディー語で書かれた請求書や契約書などの書類を確認する際、言語の壁や専門用語の理解に苦労したり、手作業での転記でミスが発生して困ったりしていませんか？
特に海外拠点とのやり取りが多い場合はこれらの書類処理が日常的に発生するため、担当者の大きな負担になっているケースも少なくありません。
もし<span class="mark-yellow">メールなどで受け取ったヒンディー語のファイルを自動でOCR処理し、テキストデータを抽出できる仕組み</span>があればこれらの悩みから解放されますね。言語の壁を越えたスムーズな情報共有を実現し、より重要なコア業務に集中する時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。
手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ヒンディー語のファイルをOCRで読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携してヒンディー語で書かれたファイルをOCRで読み取り、テキストデータを活用する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールでヒンディー語のファイルを受信したことをトリガーに、OCR処理を自動で実行する</span>フローです。これまで手作業で行っていた多言語書類のデータ化を効率化し、入力ミスといったヒューマンエラーも防ぎます。
それではここから代表的な例として、Gmailでヒンディー語のファイルを受信したら、OCRで読み取りGristでRecordをTableに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
GristとYoomのマイアプリ登録
右上の検索窓からGristを検索しましょう。
上記3点を入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補から選択してください。
今回は例として「INBOX(受信トレイ)」というラベルを設定したので、受信メール全てがフローの対象となります。
ただし以下のようにフィルタールールを作成して、特定のラベルに振り分けられるよう設定することも可能です。
最後に、連携したGmailアドレスにヒンディー語のファイル付きメールを送信します。
この時、先ほど指定したラベルで届くようにしましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみましょう！
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。
「コマンドオペレーション」をクリック。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定のラベルのメールを受信したら」、取得した値は「件名」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に分岐条件を設定しましょう。
今回は、取得した値(件名)が特定の文字列(今回でいうと「ヒンディー」)を含む場合に次のステップに進むよう設定しています。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定可能です。
設定が完了したら保存してください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は通常だと制限があるアプリやAIオペレーションも全て使えるので、気になる機能をぜひ試してみましょう！
ステップ3で取得した添付ファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
上記2記事も併せてご参照ください。
ステップ3と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。
料金プランについて
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りで大丈夫です。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
今回、抽出したい項目は原文と翻訳の「全文」としました。
もしファイルの一部だけを読み取りたい場合は、その項目をカンマ区切りで入力しましょう。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストしてください。
※翻訳言語は、デフォルトでは英語になります。
成功したら保存しましょう。AIが添付ファイルの内容を原文・翻訳共にテキストとして抽出してくれました！
先ほど読み取った内容をGristのテーブルに追記する設定をします。
はじめに準備として、Gristでファイル内容追記用のテーブルをご用意ください。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「Add Record to Table」をクリック。
ステップ3・5と同様、アクションは「Add Record to Table」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、まずOrganization IDを候補から選択しましょう。
同様に、先ほど用意したテーブルのDocument IDとTable IDも候補から選択してください。
ここからFieldsを設定していきます。
Column IDの候補は、用意したテーブルのヘッダーの項目です。まず候補を一つ選択しましょう。
Cell Valueには、Column IDの項目に合わせたOCRの値を設定してください。
※以下のようにOCRから取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のOCR結果を反映できます。
「+ Fieldsを追加」から枠を増やすこともできるので、ヘッダーの項目の数だけ同じように設定していきましょう。
最後にNo Parse(解析の有無)を選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Gristのテーブルに、Gmailの添付ファイルのOCR結果が追記されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Gmailでヒンディー語のファイルを受信したら、OCRで読み取りGristでRecordをTableに追加する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、OCRを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Dropboxにアップロードされたヒンディー語のファイルをOCRで読み取り、Slackで通知する自動化により、素早くチームに重要な情報を共有できます。
また、GoogleフォームやGmailからのデータも自動で処理され、Google スプレッドシートやAirtableに整理されるため、手作業でのデータ入力を省き、業務を迅速に進められるようになるでしょう。
ヒンディー語で書かれたファイルのOCR処理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた多言語書類のデータ化や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は言語の壁を感じることなく迅速に情報を処理でき、コミュニケーションや分析といった本来注力すべきコア業務に集中する環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Gmail以外のツールでも自動化できますか？
A：可能です。
例えばOutlookでの添付ファイル受信をトリガーとしたい場合、以下の2点を変更してください。
1.ステップ3の連携アカウントとアクションを選択する画面で、GmailのトリガーをOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」などに変更
2.ステップ4の下にOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順番に追加
Q：複数ページのPDFも処理できますか？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
詳しくはこちらをご参照ください。
Q：読み取ったデータをGoogle スプレッドシートに出力できますか？
A：可能です。
GristのアクションをGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」などに変更してください。
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