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「OneDriveにアップロードされた契約書の内容を、わざわざ開いて確認してMicrosoft Teamsに報告するのが手間…」
「画像ファイルで見積書が送られてきたけど、内容をテキストでMicrosoft Teamsに共有したい…」
このように、OneDriveに保存されたファイルの内容確認や、Microsoft Teamsへの情報共有に手間や課題を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">OneDriveに特定のファイルがアップロードされたら、その内容をOCR（光学的文字認識）で自動的に読み取り、必要な情報を抽出してMicrosoft Teamsの指定チャンネルや担当者に通知できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、その内容をMicrosoft Teamsに通知する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft TeamsとOneDrive間で発生する様々なファイル関連業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、情報共有の迅速化や確認作業の効率化を実現できるので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">OneDriveに特定のファイルがアップロードされた際に、そのファイルからOCR機能を使ってテキスト情報を自動で抽出し、その内容をMicrosoft Teamsの指定したチャンネルや個人に通知する</span>基本的な連携フローです。手作業でのファイル確認や情報伝達の手間を大幅に削減し、迅速かつ正確な情報共有を実現できます！
<span class="mark-yellow">OneDriveにアップロードされたファイルからOCRで抽出したテキスト情報を、さらにAIで要約したり、指定した言語に翻訳したりといった加工・変換処理を施した上で、その結果をMicrosoft Teamsに自動で通知する</span>フローです。より分かりやすい形での情報共有や、多言語対応が必要な業務の効率化に役立ちます！
それではここから代表的な例として、OneDriveに新しいファイルがアップロードされた際に、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキスト情報をMicrosoft Teamsに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からOneDriveを検索してください。
あとはログインするだけで連携完了です！
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
同様にMicrosoft Teamsを検索してください。OneDriveと同じ手順で連携完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
まず準備として、OneDriveのフォルダ内でファイルを作成または更新しておきましょう。今回は「点検作業のお知らせ」というファイルを追加しました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「ドライブID」と「フォルダID」を候補から選択してください。「フォルダ名」の欄に該当のフォルダ名を入力すると「フォルダID」の候補が絞られます。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐｜作成にあたるか判別」をクリック。
まず「分岐対象の取得した値」を設定します。オペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のままでOKです。
取得した値の欄には、プルダウンから「最終更新日時」を選択しましょう。
次に分岐条件を設定してください。今回は、最終更新日時が「(ステップ3で取得したアウトプットの)最終更新日時」と等しい場合に通知を送るよう設定しました。
「+ 分岐条件の追加」をクリックすると最大5個まで条件を設定できます！
設定が完了したら保存しましょう。
「ファイルをダウンロード」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリックして進みましょう。
ドライブIDを候補から選択してください。
「ファイルのアイテムID」には予めアウトプットが入力されているので、そのままテストします。
成功したら保存しましょう。ダウンロードして書類を確認することもできます。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
アクションは予め選択されているので、そのまま「次へ」をクリックして進んでOKです！
詳細設定をしていきましょう。「ファイルの添付方法」はそのままで大丈夫です。
「抽出したい項目」も既に入力されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。
あとは任意で「使用するAI」と「言語」を入力してテストします。
成功したら保存してください。AIが画像の内容を抽出してくれました！
ここまできたらあと少しです！「チャネルにメッセージを送る」をクリック。
ステップ3・5と同様、アクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定に移ります。まず投稿先のチームIDとチャネルIDを候補から選択しましょう。
次にメッセージを入力してください。ステップ3で取得したアウトプットを選択すると簡単に設定できます！
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存します。Microsoft Teamsに通知が来ましたね！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上、OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsで通知する方法をご紹介しました。お疲れ様でした！
他にも、OneDriveやMicrosoft Teamsを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
OneDriveとMicrosoft Teamsの連携、そしてOCR機能を活用した自動化によって、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの内容確認やMicrosoft Teamsへの情報転記といった作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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