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「請求書やアンケート用紙などの画像ファイルに記載された情報を、一つひとつ手作業でシステムに入力している…」
「大量の画像からテキストを抽出する作業に追われて、他の業務に手が回らない…」
このように、画像データからの文字起こしや転記作業に多くの時間と手間をかけていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">オンラインストレージにアップロードされた画像ファイルから自動でテキストを抽出し、指定のアプリケーションに記録できる仕組み</span>があれば、こうした定型的な入力作業から解放され、分析や企画立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中する時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に実現でき、専門的な知識も必要としないので、ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">オンライン上の画像ファイルからテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
お使いの様々なツールにアップロードされた画像ファイルを自動でテキストに変換し、他のツールに連携する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
この自動化により、手入力の手間やミスを削減し、データ活用の幅を広げることができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Sharepointなどのストレージサービスに画像ファイルがアップロードされたことをトリガーに、OCR機能でテキストを自動で抽出し、データベースなどに記録する</span>ことができるため、書類の電子化やデータ入力業務を効率化できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで画像ファイルが添付・送信された際に、その画像から自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートなどに行として追加する</span>ことが可能であり、アンケートの回答集計や申込情報のデータ化といった作業を自動化しましょう。
<span class="mark-yellow">SalesforceなどのデータベースやCRMサービスに画像ファイルが追加されたタイミングで、画像内のテキスト情報を自動で抽出し、Notionなどのドキュメント管理ツールに連携する</span>こともできるので、顧客から受け取った名刺や書類の情報をスムーズに一元管理できます。
それではここから代表的な例として、Microsoft Sharepointに画像ファイルがアップロードされたら、OCR機能でテキストを抽出し、データベースアプリのKnackにレコードとして自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Sharepoint
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft SharepointとKnackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft SharepointとYoomのマイアプリ登録
1.「新規登録」をクリックした後、右上の検索窓に「Microsoft Sharepoint」と入力し、検索結果からMicrosoft Sharepointのアイコンを選択します。
表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
KnackとYoomのマイアプリ登録
1.続いてKnackをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からKnackを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにMicrosoft SharepointとKnackが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Microsoft Sharepointで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキストしKnackにRecordを作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft Sharepointに、画像ファイルをアップロードしておきましょう！
※後続のMicrosoft Sharepointのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は、下図のような画像ファイルをアップロードしてみました。
テスト用のため、画像ファイルの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「サイトID」「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「分岐する」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらのステップでは、任意のファイルのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
オペレーションに「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「サイトID」「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
※「サイトID」は、先ほどのステップ3と同様に選択しましょう。
「アイテムID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.続いて、OCR技術を使って、テキストを抽出する設定を行います。
「OCRで文字を抽出」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、以下画像のようにプルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Knackにデータを追加するため、Knackに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「Create Record」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「Object ID」を入力しましょう。
レコードを追加したい対象のテーブルのURLから取得して入力してください。
3.Fieldsの各項目を設定していきましょう。
「Field ID」は、入力欄下の注釈に沿って、入力しましょう。
「Field Value」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「＋Fieldsを追加」 をクリックすると、新しい項目を追加することが可能です。
必要に応じて設定してみてくださいね。
※「Field ID」は、アプリページに移動し「データ > テーブル > フィールド」の順に進み、検索バーの横にある「フィールドキーを表示」をクリックすることで確認できます。
設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際にKnackにデータが追加されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
OCR機能と連携アプリのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
OCR機能を使うと、フォームに添付されたPDFファイルを読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知したり、名刺情報を読み取り、JUST.DBに登録したりできます。また、Google Driveに追加されたファイルを読み取り、Anthropic（Claude）で要約後、Gmailでメールを送信したり、Boxに格納されたファイルを読み取り、Hugging Faceで分析してSlackに通知したりすることも可能です。さらに、Google Driveにファイルを読み取り、Groqで要約してSlackに通知するといった自動化も行えます。
Microsoft Sharepointにアップロードされた画像ファイルのテキスト化を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた書類や画像のデータ入力業務をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぎながら、迅速な情報共有を実現できます。</span>
これにより、担当者は単純な転記作業から解放され、データの分析や活用といった、より戦略的な業務に時間を使うことができるようになります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がなくても直感的な操作で誰でも簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q:画像内の特定箇所のテキストだけを抽出できますか？
A:はい、可能です。
本記事では「本文」と設定しましたが、例えば、会社名・日付・金額など具体的な複数の項目を設定し、抽出することができます。
Q:文字の読み取りに失敗した場合どうなりますか？
A:OCRでファイルの情報を読み取れなかった場合、KnackでRecordを作成するオペレーションにてエラーが生じ、フローボットが停止します。Yoomでは進行していたフローボットが停止された場合、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
修正する際は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q:日本語以外の言語の読み取りにも対応していますか？
A:抽出アクションでは、日本語以外の言語でもデータを抽出できます。「抽出項目は全て日本語に変換してください」などの指示を追加することで、英語のメッセージを日本語に変換してRecordを作成することも可能です。
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