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「メールで受け取った請求書の画像、いちいち手で転記するのが面倒…」
「添付されてきた画像ファイルからテキストをコピー＆ペーストする作業に時間を取られて、他の仕事が進まない…」
このように、画像に含まれる文字情報を手作業でデータ化する業務に、手間や限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信した画像ファイルの内容を自動で読み取ってテキスト化し、Microsoft Excelなどの表計算ソフトに記録できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に割く時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もほとんどかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">メールで受信した添付ファイルをOCRで読み取りテキスト化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段の業務で発生する、画像ファイルからのテキスト抽出作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
様々なツールを起点に、画像内の文字情報を読み取り、他のツールに連携するフローを構築することで、手作業による転記ミスや作業時間を削減できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Outlookなどで受信したメールの添付画像を自動で読み取り、Microsoft Excelなどの表計算ソフトに内容を記録する</span>ことができるので、請求書や領収書の処理といった定型業務を効率化し、手入力の手間やミスを削減できます！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで送信された画像ファイルを自動でテキスト化し、Googleスプレッドシートなどのデータベースに情報を蓄積する</span>こともできるので、名刺情報やアンケート画像の管理が楽になるはずです。
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスにアップロードされた画像ファイルを自動で読み取り、Notionなどのドキュメントツールに情報を集約する</span>フローを構築すれば、資料のデジタル化や情報共有をスムーズに進めることができます。
それではここから代表的な例として、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで読み取り、その内容をMicrosoft Excelに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Microsoft Excel
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
まずは、Outlookでメールを受信したときの設定をしていきます。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください
ファイルの容量制限について
1.「メールを受信したら」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
トリガーアクションが「メールを受信したら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.Outlookにテストのためにファイルを添付したメールを送信
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
今回は、以下のようにメールを送信しておきました。
4.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔：以下注釈を確認しながら、トリガーの起動間隔を設定します
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダID：Outlookのメールフォルダを選択します
※候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Outlookで受信した情報が取得されるので、確認したら保存してください。
Outlookのメールに添付されているファイルの情報を取得する設定をしていきます。
1.メールの添付ファイルの情報を取得する
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「メールの添付ファイルの情報を取得する」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定
メールID：取得した値タブから「メールを受信したら」のプルダウンを開いて、メールIDを選択します
※取得した値を利用することで、フローボットが起動するたびに受信した最新のメール情報を反映できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。
先程設定した添付データをダウンロードする設定をしていきます。
1.「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「メールの添付ファイルをダウンロード」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定
メールID：先ほどと同様にメールIDを選択します
ファイルID：「メールの添付ファイルの情報を取得する」のプルダウンを開いて「ファイルIDの一覧」を選択します
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。
先程ダウンロードしたファイルの文字をAIで読み取る設定をしていきます。
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
2.アクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
今回は、アクションを「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定していきます。
※アクションは複数あり、選択するアクションによって消費されるタスク数が異なるのでご注意ください
※画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください
入力したら「次へ」をクリックします。
3.詳細を設定
使用するAI：今回は、推奨のGeminiを選択します
以下の画像のように、「ファイルの添付方法」は変更せず、「抽出したい項目」に任意の内容を設定して「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
最後に、Microsoft Excelにレコードを追加する設定をしていきます。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
1.「レコードを追加する」をクリック
2.OneDrive内にレコードを追加したいMicrosoft Excelを追加
今回は、以下のようにOneDrive内にファイルを追加しました。
3.データベースの連携
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報とアクションが「レコードを追加する」になっていることを確認します。
ドライブID：使用するOneDriveを選択します
ファイル名：レコードを追加したいファイル名を手入力します
※次のアイテム名が表示されない場合は、ファイル名を一部に変更してみてください。
アイテム名：ファイル名を入力すると候補にファイルが表示されるのでクリックします
その他、必要事項の入力が完了したら「次へ」をクリックしてください。
4.データベース操作の詳細設定
追加するレコードの値：レコードに合わせて「画像・PDFから文字を読み取る」から選択します
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、OneDriveに保存したMicrosoft Excelのレコードに追加されます。
内容を確認したらYoomの画面に戻り、「保存する」をクリックします。
これで、設定は完了です。
すべての設定が完了すると以下の画像のようなフローの起動画面が出るので、トリガーをONをクリックします。
トリガーをONにしたのち、動作確認をしてください。
Yoomを利用すれば、OCR機能を使ったさまざまな業務を自動化できます。
例えば、名刺画像を自動で読み取り、データベースに登録することが可能になります。
手作業で内容を確認しながら登録する手間を省けるので、業務を効率化したいときなどにぜひ試してみてくださいね！
OutlookとOCR機能を連携させて自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた、メールで受信した画像ファイルからの文字起こしや転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、請求書処理やデータ入力といった定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の差出人や件名のメールのみを対象にできますか？
A：はい。可能です。
件名で絞り込む場合は、ステップ3のトリガーアクションを「特定の件名のメールを受信したら」に変更してご利用ください。
また、フローに「分岐」を設定することで、Outlookで特定の差出人やキーワードを含むメッセージだけを限定して連携させることも可能です！
「分岐」の設定方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
Q：どのようなファイル形式に対応していますか？
A：OCR機能では、PDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。
印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルの利用をおすすめします。
詳しくはこちらをご確認ください
Q：OCRの読み取りエラーが発生した場合の対処法は？
A：OCRでファイルの情報を読み取れなかった場合、オペレーションにてエラーが生じ、フローボットが停止します。
Yoomでは進行していたフローボットが停止された場合、通知が届きます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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