Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
「メールで受け取った請求書の画像、いちいち手で転記するのが面倒…」
もし、メールで受信した画像ファイルの内容を自動で読み取ってテキスト化し、Microsoft Excelなどの表計算ソフトに記録できる仕組み があれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に割く時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もほとんどかからない ので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはメールで受信した添付ファイルをOCRで読み取りテキスト化する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
画像ファイルのテキスト抽出を自動化する方法
普段の業務で発生する、画像ファイルからのテキスト抽出作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
メールで受信した画像をテキスト化する
Outlookなどで受信したメールの添付画像を自動で読み取り、Microsoft Excelなどの表計算ソフトに内容を記録する ことができるので、請求書や領収書の処理といった定型業務を効率化し、手入力の手間やミスを削減できます！
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
フォームで受信した画像をテキスト化する
Googleフォームなどで送信された画像ファイルを自動でテキスト化し、Googleスプレッドシートなどのデータベースに情報を蓄積する こともできるので、名刺情報やアンケート画像の管理が楽になるはずです。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加する
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■概要
イベントなどで受け取った名刺をGoogleフォームで管理しているものの、画像から情報を手入力でGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。一件ずつ情報を確認しながら転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの送信をきっかけにOCR機能が名刺情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGoogle スプレッドシートで名刺情報を手入力で管理している方 展示会などで獲得した大量の名刺を効率的にデータ化したいと考えている方 名刺情報の入力ミスをなくし、顧客データベースの正確性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに送信された名刺情報をOCRが自動で読み取るため、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮することができます。 人の手によるデータ転記をなくすことで、会社名や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに送信された名刺画像ファイルを取得します。 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームを選択してください。 OCR機能では、会社名や氏名、電話番号など、名刺画像から抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。 Google スプレッドシートへの追加アクションでは、各列にどの抽出データを割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタマイズが可能です。 以下は、指定された内容をリスト形式にし、「■注意事項」の文字列を太字にし、リスト化しました。
■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ストレージサービス上の画像をテキスト化する
Google Driveなどのストレージサービスにアップロードされた画像ファイルを自動で読み取り、Notionなどのドキュメントツールに情報を集約する フローを構築すれば、資料のデジタル化や情報共有をスムーズに進めることができます。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
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■概要
Google Driveにアップロードした請求書や領収書の内容を、一つひとつ手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定のファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、指定したNotionのデータベースに情報を追加するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとNotionで書類管理を行っており、手作業での転記に非効率を感じている方 請求書や議事録などの書類をデータ化し、情報の一元管理と活用を効率化したい方 OCR機能を活用した業務自動化の具体的なフローを構築したいと考えているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読み取りからNotionへの追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件下でのみ後続の処理が実行されるようにします 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をデータベースに追加します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、ファイル名やファイル形式といった前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを動かす条件を任意で設定できます。 Google Driveのファイルダウンロード設定では、処理対象とするファイルIDを、固定の値や前段のトリガーで取得した情報を変数として設定可能です。 OCR機能では、読み取り対象のファイルの中から、会社名や金額、日付といった特定の抽出項目を任意でカスタマイズできます。 Notionの各プロパティ（項目）に対して、OCR機能で読み取ったどの情報を割り当てるか、または固定の値を設定するかなど、柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Outlookで受信した添付画像をテキスト化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで読み取り、その内容をMicrosoft Excelに自動で追加するフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
OutlookとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Outlookのトリガー設定とOCRやMicrosoft Excelなどのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
ステップ1：OutlookとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1．Outlookのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．Microsoft Excelのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します ■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■注意事項
OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Outlookの「メールを受信したら」の設定
まずは、Outlookでメールを受信したときの設定をしていきます。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照くださいファイルの容量制限について
1.「メールを受信したら」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
3.Outlookにテストのためにファイルを添付したメールを送信
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
今回は、以下のようにメールを送信しておきました。
4.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔：以下注釈を確認しながら、トリガーの起動間隔を設定します
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
メールフォルダID：Outlookのメールフォルダを選択します
※候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Outlookで受信した情報が取得されるので、確認したら保存してください。
テストでは、直近で受信した情報を取得します。
取得した値（アウトプット）
ステップ4：Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」を設定
Outlookのメールに添付されているファイルの情報を取得する設定をしていきます。
1.メールの添付ファイルの情報を取得する
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
3.API接続設定
メールID：取得した値タブから「メールを受信したら」のプルダウンを開いて、メールIDを選択します
※取得した値を利用することで、フローボットが起動するたびに受信した最新のメール情報を反映できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ5：Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」の設定
先程設定した添付データをダウンロードする設定をしていきます。
1.「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
3.API接続設定
メールID：先ほどと同様にメールIDを選択します
ファイルID：「メールの添付ファイルの情報を取得する」のプルダウンを開いて「ファイルIDの一覧」を選択します
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ6：「画像・PDFから文字を読み取る」を設定
先程ダウンロードしたファイルの文字をAIで読み取る設定をしていきます。
OCRはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
2.アクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
※アクションは複数あり、選択するアクションによって消費されるタスク数 こちら
入力したら「次へ」をクリックします。
3.詳細を設定
使用するAI：今回は、推奨のGeminiを選択します
以下の画像のように、「ファイルの添付方法」は変更せず、「抽出したい項目」に任意の内容を設定して「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
ステップ7：Microsoft Excelに「レコードを追加する」の設定
最後に、Microsoft Excelにレコードを追加する設定をしていきます。
データベースを操作するオペレーションの設定に関して
1.「レコードを追加する」をクリック
2.OneDrive内にレコードを追加したいMicrosoft Excelを追加
今回は、以下のようにOneDrive内にファイルを追加しました。
3.データベースの連携
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
ドライブID：使用するOneDriveを選択します
ファイル名：レコードを追加したいファイル名を手入力します
※次のアイテム名が表示されない場合は、ファイル名を一部に変更してみてください。
アイテム名：ファイル名を入力すると候補にファイルが表示されるのでクリックします
その他、必要事項の入力が完了したら「次へ」をクリックしてください。
4.データベース操作の詳細設定
追加するレコードの値：レコードに合わせて「画像・PDFから文字を読み取る」から選択します
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、OneDriveに保存したMicrosoft Excelのレコードに追加されます。
内容を確認したらYoomの画面に戻り、「保存する」をクリックします。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
これで、設定は完了です。
OCRを使ったその他の自動化例
Yoomを利用すれば、OCR機能を使ったさまざまな業務を自動化できます。手作業で内容を確認しながら登録する手間を省けるので、業務を効率化 したいときなどにぜひ試してみてくださいね！
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方 BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方 OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。 オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。 Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する
試してみる
■概要
オンラインでの名刺交換が増える中、画像で受け取った名刺情報を手作業で顧客管理システムに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受け取った名刺画像付きのメールをトリガーにOCR機能で情報を自動で読み取り、Sansanへ登録することが可能です。面倒な手入力をなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った名刺画像をSansanに手作業で登録している方 名刺情報のデータ化に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方 手入力による登録ミスや漏れをなくし、顧客情報管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailにメールが届くと自動で名刺情報がSansanに登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSansanをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、該当ラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動するようにします。 続いて、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無などに応じた後続処理の条件を設定します。 次に、オペレーションのOCR機能で、メールに添付された名刺画像を読み取り、必要なテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を連携して登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、前段のGmailトリガーで取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意で設定できます。 OCR機能では、読み取る対象ファイルや、会社名・氏名・メールアドレスといった抽出項目を自由にカスタマイズすることが可能です。 Sansanへの登録アクションでは、固定のテキストを入力したり、前段のOCR機能で取得した情報を変数として埋め込んだりするなどの設定ができます。 ■注意事項
Gmail、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。 「分岐する」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションおよびSansanとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。ご利用プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Gmailのラベル設定で添付ファイルの有無を登録している場合、「分岐する」オペレーションは不要となります。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録する
試してみる
■概要
展示会や商談で交換した名刺の情報を、手作業でSFAやCRMに入力する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。名刺情報のデータ化と登録作業を自動化し、営業活動の迅速化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームとホットプロファイルで顧客管理をしており、名刺情報の入力に手間を感じている方 展示会などで獲得した大量の名刺のデータ化と登録を効率化したい営業・マーケティング担当者の方 手作業による顧客情報の入力ミスを防止し、データ精度を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
名刺情報の読み取りからホットプロファイルへの登録までが自動化されるため、手作業での入力時間を短縮し、コア業務に集中できます。 手動でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、ホットプロファイルをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームにアップロードされた名刺画像ファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像のテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「リードを登録」アクションを設定し、OCR機能で取得した情報を各項目に紐づけて登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
ホットプロファイルにリードを登録する際、会社名、氏名、メールアドレスなどの各項目に、前段のOCR機能で読み取った値を紐付ける設定を行ってください。これにより、名刺情報のどの部分をホットプロファイルのどの項目に登録するかを自由に指定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方 OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方 SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。 Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。 ■注意事項
Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録する
試してみる
■概要
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺情報をデジタル化し、顧客管理や営業活動を効率化したいビジネスパーソン
・営業担当者
・人事担当者
・マーケティング担当者
2.業務効率化やデータ活用を推進するIT担当者
・名刺情報の入力作業を自動化し、人的リソースを削減したい方
・名刺情報をデータベース化し、社内で共有・活用できる環境を構築したい方
・OCR技術を活用して、名刺情報の読み取り精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・OCR技術による高精度な文字認識で、手入力によるミスを防止し、データの信頼性を向上させます。
・名刺管理システムの導入コストや運用コストを削減できます。
■注意事項
・JUST.DBとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
OutlookとOCR機能を連携させて自動化することで、これまで手作業で行っていた、メールで受信した画像ファイルからの文字起こしや転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、請求書処理やデータ入力といった定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。 もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：特定の差出人や件名のメールのみを対象にできますか？
A：はい。可能です。こちら
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
Q：どのようなファイル形式に対応していますか？
A：OCR機能では、PDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。こちら
Q：OCRの読み取りエラーが発生した場合の対処法は？
A：OCRでファイルの情報を読み取れなかった場合、オペレーションにてエラーが生じ、フローボットが停止します。「エラー時の対応方法」 サポート窓口
