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請求書やアンケート、名刺といった紙媒体やPDFファイルの情報を、一つ一つ確認しながらMicrosoft Excelに手入力していませんか？
手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーが発生しやすく、後の確認や修正作業にも時間を奪われてしまうことが少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">画像やPDFファイルからOCR機能でテキストを自動で抽出し、Microsoft Excelに記録できる仕組み</span>があれば、こうした業務から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">画像やPDFファイルからOCR機能でテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OCR機能で読み取ったテキスト情報をMicrosoft Excelに自動で記録する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します。
データ入力のプロセスを効率化し、手作業によるミスを削減できるので、ぜひクリックしてみてください。
<span class="mark-yellow">Yoomのフォーム機能を活用し、添付された画像やPDFファイルをOCRで自動的に読み取ってMicrosoft Excelに情報を記録する</span>ことが可能です。
手作業でのデータ入力の手間やミスをなくし、受付業務やデータ集計業務を効率化できます。
それではここから代表的な例として、フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、その情報をMicrosoft Excelに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、YoomとMicrosoft Excelを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
Microsoft Excel
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォームを作成」をクリックしてください。
続いて、フォームの作成に進みます。
以下の画面が表示され、フォームを作成するための項目がすでに登録されています。
フォームの作成について
「質問を追加」をクリックすると、新しい質問の追加が可能です。
質問を追加したい場合は、フォームの基本設定・オプション設定についてを参考に設定してみてください。
なお、画面右上の「プレビューページ」をクリックすると、フォームの入力ページを確認できます。
「完了ページの設定」は、以下を参考に設定してみてください。
「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を確認し、「次へ」をクリックします。
※どちらを選択しても、外部ユーザーはフォームに回答できます。
次に、フォームの表示確認と詳細設定です。
サンプルとして「書類PDF」をアップロードし、「保存する」をクリックして次に進みましょう！
※ここでアップロードしたPDFを、後のフローで使用します。
この記事では、サンプルとして以下のPDF（請求書）をフォームにアップロードしています。
フォームに添付されたPDFから文字を読み取るための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※「抽出したい項目」は、運用内容にあわせてカスタマイズ可能です。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
内容が正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
OCRで読み取ったPDFの内容を、Microsoft Excelに追加するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「レコードを追加する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。
まずは、「タイトル」から「実行アクション」まで、確認してください。
【要確認】データベースの連携にあたって
「ファイルの保存場所」では、OneDriveまたはMicrosoft SharePointのどちらかを指定し、「ドライブID」を、候補から選択します。
同様に、「アイテムID」「シート名」も候補から選択し、「次へ」をクリックしてください。
次に、データベース操作の詳細設定です。
以下を参考に、Microsoft Excelに追加する内容を取得した値から選択し、「テスト」をクリックしてください。
※取得した値を使用することで、値が固定化されず、毎回最新の情報が反映されます。
テストを実行し、Microsoft Excelにレコードが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Yoomでは、OCRを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、OCRに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
OCR機能とMicrosoft Excelを連携させることで、<span class="mark-yellow">入力の手間を削減すると同時に、ヒューマンエラーを未然に防ぐことが可能です。</span>
これにより、担当者はデータ入力作業から解放され、データの分析や戦略立案といった、より重要な業務に時間を割けるようになります。
今回ご紹介した業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：手書きの文字や複雑な帳票も読み取れますか？
A：OCR機能では、PDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
Q：メール受信やクラウドストレージへの保存を起点に自動化できますか？
A：はい、可能です。
例えば、GmailやOutlookに添付されたファイルをOCRで読み取る自動化の他に、Google DriveやDropboxを起点とした設定など、さまざまなテンプレートが用意されていますので、ぜひ業務効率化にご活用ください。
Q：OCRの読み取りに失敗した場合、どうなりますか？
A：OCRの読み取りが失敗した場合をはじめ、何かしらのエラーが発生した場合は、フローボット内でエラーとして記録され、メールなどで自動通知されます。
ただし、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法についてをご覧いただき、解決しない場合はYoomお問い合わせ窓口よりお問い合わせください。
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