Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの添付ファイルを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに直接追加するため、面倒な転記作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを日常的にMicrosoft Excelへ転記している方 ・請求書や注文書などのデータ化作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 ・手入力による転記ミスを防止し、データの正確性を高めたいと考えている業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
・Gmailに届いた添付ファイルを自動で読み取りMicrosoft Excelに追加するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。 ・システムが自動で処理を行うことで、目視での確認漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールのラベルを指定します。 3.次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。 4.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のファイルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。 ・このワークフローで使用するOCR機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなります。 ・チームプランやサクセスプランの機能は、2週間の無料トライアルで試すことができ、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をご利用可能です。
「スキャンした請求書の内容を、一つひとつMicrosoft Excelに手入力するのが面倒…」
もし、メールで受け取った請求書などのスキャン書類を自動で読み取り、その内容をMicrosoft Excelへ自動で記録できる仕組み があれば、これらの面倒な手入力作業から解放されます。さらに入力ミスもなくなるため、本来集中すべき業務に多くの時間を使えるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはスキャンされた書類をテキスト化する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの添付ファイルを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに直接追加するため、面倒な転記作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを日常的にMicrosoft Excelへ転記している方 ・請求書や注文書などのデータ化作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 ・手入力による転記ミスを防止し、データの正確性を高めたいと考えている業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
・Gmailに届いた添付ファイルを自動で読み取りMicrosoft Excelに追加するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。 ・システムが自動で処理を行うことで、目視での確認漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールのラベルを指定します。 3.次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。 4.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のファイルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。 ・このワークフローで使用するOCR機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなります。 ・チームプランやサクセスプランの機能は、2週間の無料トライアルで試すことができ、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をご利用可能です。
スキャン書類をMicrosoft Excelに自動でデータ化する方法
普段お使いの様々なツールと連携して、スキャンされた書類をOCRで読み取り、Microsoft Excelに自動でデータ化する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信したスキャン書類をMicrosoft Excelにデータ化する
Gmailなどで受け取ったスキャン書類の添付ファイルを自動でOCR処理し、その内容をMicrosoft Excelに記録する ことで、メールを確認して手入力する手間を省き、迅速かつ正確なデータ管理を実現できます！
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの添付ファイルを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに直接追加するため、面倒な転記作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを日常的にMicrosoft Excelへ転記している方 ・請求書や注文書などのデータ化作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 ・手入力による転記ミスを防止し、データの正確性を高めたいと考えている業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
・Gmailに届いた添付ファイルを自動で読み取りMicrosoft Excelに追加するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。 ・システムが自動で処理を行うことで、目視での確認漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールのラベルを指定します。 3.次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。 4.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のファイルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。 ・このワークフローで使用するOCR機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなります。 ・チームプランやサクセスプランの機能は、2週間の無料トライアルで試すことができ、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をご利用可能です。
ストレージサービス上のスキャン書類をMicrosoft Excelにデータ化する
Microsoft SharePointなどのストレージサービスに保存されたスキャン書類を自動で読み取り、Microsoft Excelにデータ化する ことも可能です。
これにより社内のファイルサーバーに集約された書類情報の一元管理とデータ活用がスムーズになります。
Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRし、テキストをMicrosoft Excelの新規シートに追加する
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■概要
請求書や申込書など、スキャンした文書の内容を手作業でMicrosoft Excelに入力し直していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが格納されるだけで、自動でOCRが実行され、スキャンされた文書から抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに変換・転記する作業が完了するため、こうした課題を円滑に解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
請求書などのスキャン文書をExcelに変換し、手入力している経理や総務部門の方 Microsoft SharePointとMicrosoft Excel間で発生する手作業をなくしたいと考えている方 紙媒体やPDFの書類を扱う業務が多く、データ入力の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイル保存を起点に、スキャン文書からExcelへの転記が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。 続いて、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションで、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、OCR機能の「OCRする」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 次に、Microsoft Excelの「アイテムIDを取得」アクションで、書き込み対象のファイルIDを特定します。 続いて、「シートを追加」アクションで、書き込み先となる新しいシートを作成します。 最後に、「セルに値を入力」アクションで、OCRで抽出したテキスト情報を指定のセルに書き込みます。 ■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、請求書の日付や金額、取引先名など、文書内のどの部分のテキストを抽出対象とするかを任意で設定することが可能です。 Microsoft Excelのセルに入力するアクションでは、OCRで抽出したテキストを変数として埋め込むだけでなく、日付などの固定値を追加するなど柔軟な設定ができます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
チャットツールで受信したスキャン書類をMicrosoft Excelにデータ化する
Microsoft Teamsなどのチャットツールで共有されたスキャン書類を自動でテキスト化し、Microsoft Excelに転記する ことで、チャットでのやり取りの中で発生する書類のデータ化も漏れなく効率的に行えます。
Microsoft Teamsで受信したファイルをOCRし、テキストをMicrosoft Excelの新規シートに追加する
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■概要
Microsoft Teamsで受け取った請求書や見積書などのスキャンされた書類を、都度手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、こうした定型業務を自動化できます。Microsoft Teamsでファイルを受信するだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Excelのシートに内容を追加するため、転記作業の手間とミスを削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで受け取ったスキャン書類をExcelへ手入力している方 書類のデジタル化とデータ入力を効率化したい方 定型的なデータ転記作業におけるヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsでのファイル受信をトリガーに、スキャン書類からExcelへのデータ転記が自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「ファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」アクションと「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「アイテムIDを取得」、「シートを追加」、「セルに値を入力」アクションを順に設定し、抽出したテキストデータを指定のセルに入力します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、読み取るファイルの種類に応じて、テキストを抽出したい項目を任意で指定することが可能です。 Microsoft Excelの「セルに値を入力」の設定では、OCR機能で抽出したどの情報をどのセルに入力するかを自由に設定できます。固定値の入力や、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むなどのカスタムも可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
メールで受信したスキャン書類をMicrosoft Excelに自動でデータ化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで受信した請求書などのスキャン書類をOCRで自動的に読み取り、その内容をMicrosoft Excelに記録するフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をします。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちら
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する」 フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
GmailとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの添付ファイルを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに直接追加するため、面倒な転記作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを日常的にMicrosoft Excelへ転記している方 ・請求書や注文書などのデータ化作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 ・手入力による転記ミスを防止し、データの正確性を高めたいと考えている業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
・Gmailに届いた添付ファイルを自動で読み取りMicrosoft Excelに追加するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。 ・システムが自動で処理を行うことで、目視での確認漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールのラベルを指定します。 3.次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。 4.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のファイルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。 ・このワークフローで使用するOCR機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなります。 ・チームプランやサクセスプランの機能は、2週間の無料トライアルで試すことができ、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をご利用可能です。
ステップ1： GmailとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Microsoft ExcelとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2： 該当のテンプレートをコピー
ここからいよいよフローの作成に入ります。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの添付ファイルを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに直接追加するため、面倒な転記作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを日常的にMicrosoft Excelへ転記している方 ・請求書や注文書などのデータ化作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方 ・手入力による転記ミスを防止し、データの正確性を高めたいと考えている業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
・Gmailに届いた添付ファイルを自動で読み取りMicrosoft Excelに追加するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。 ・システムが自動で処理を行うことで、目視での確認漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
1.はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 2.次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールのラベルを指定します。 3.次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。 4.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のファイルに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
・Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。 ・このワークフローで使用するOCR機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなります。 ・チームプランやサクセスプランの機能は、2週間の無料トライアルで試すことができ、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をご利用可能です。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
ステップ3： Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailで「特定ラベルのメール」を受信しておきましょう。今回は「テスト用」というラベルを作成し、このラベルが付与されたメールの受信を自動化の起点としています。
また、後続のステップでOCR機能を使用して文字を読み取るため、テスト用に以下のスキャン書類（請求書）を添付しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
【ラベル】
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信したメールに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ4： OCR機能で文字の読み取り
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
スキャン書類から文字を読み取るアクションを設定します。
【注意事項】
YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
「OCRで文字を抽出」の設定方法について、詳しくはこちら
書類から文字情報を読み取る（OCR機能）で抽出できるものとできないものについては、こちら
書類から文字情報を読み取る（OCR機能）では、AIモデルによってできること・できないことが異なります。こちら
【ファイルの添付方法】
【抽出したい項目】
【使用するAI」
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく読み取りされるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、AIによってスキャン書類から読み取りされた情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得したアウトプットを使用して、Microsoft Excelへレコードの追加が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ5： Microsoft Excelでレコード追加
「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報も確認しましょう。
事前準備として、追加するレコードの項目に合わせてMicrosoft Excelで表を作成しておきましょう。
連携するデータベースを設定しましょう。
【ファイルの保存場所】
データベースを操作するオペレーションについて、詳しくはこちら
【ドライブID】
【アイテムID】
シート名も入力欄をクリックすると、指定したアイテムIDに含まれるシートの候補が表示されます。
【テーブル範囲】 こちら のヘルプページをご確認ください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
【追加するレコードの値】
入力欄をクリックすると、前のステップでスキャン書類から読み取りされたアウトプットが表示されるので、選択して入力しましょう。
それぞれの項目について、以下の通り設定しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でMicrosoft Excelにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストが成功すると、追加されたレコードの情報が一覧で表示されます。
あわせてMicrosoft Excelを開き、指定した内容でレコードが実際に作成されているか確認してみましょう。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
ステップ6： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
実際にGmailでスキャン書類を受信し、Microsoft Excelにデータが正しく反映されるかを確認してみましょう。
Microsoft ExcelやOCR機能を活用したその他の自動化テンプレート
日々の業務で発生するデータ入力や情報整理は、工夫次第でぐっと効率化できます。ここではMicrosoft ExcelやOCR機能を使った便利な自動化例をご紹介します。
Microsoft Excelを使った便利な自動化例
メールや外部サービスの情報をMicrosoft Excelに自動で転記すれば、入力の手間や記録漏れを防げます。また、帳票管理やアンケート結果の整理も効率化でき、業務全体の正確性が高まります。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Microsoft Excelに保存する
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■概要
Gmailで受け取るアンケートの回答などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動でMicrosoft Excelに格納できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方 Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。 AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。 Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記する
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■概要
Outlookに新しいメールが届いたらAIで情報を抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。
OutlookやGmailなどからメールを転送するか、Yoomのメールアドレスに直接メールを送信することでも使用可能です。
Microsoft Excelの設定項目やメールからのテキスト抽出項目は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Talentioで候補者が登録されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Talentioで候補者が登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Microsoft Excelを活用する人事担当者
・Talentioの応募情報をMicrosoft Excelに取り込んで詳細な分析を行いたい方
・応募データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方
2.Talentioの応募情報に基づいて業務を行う担当者
・Talentioの応募情報が追加されたら自動的にMicrosoft Excelのデータベースに反映させたい方
・Microsoft Excel上で応募情報をフィルタリングしたり、並べ替えなどを行い効率的に業務を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Talentioは採用管理を効率化する優れたツールですが、候補者が登録されるたびにMicrosoft Excelのデータベースに手動で情報を入力するのは、採用担当者にとって大きな負担となってしまい入力ミスや情報漏洩のリスクも伴います。
このフローを導入すれば、Talentioで候補者が登録された瞬間に、Microsoft Excelのデータベースに必要な情報が自動的に追加され、採用担当者は手作業での入力作業を行うことなく候補者とのコミュニケーションや面接調整など、より重要な業務に集中することができます。またデータ入力のミスや情報の漏れを防いで正確かつ効率的な採用管理を行うことも可能となります。
■注意事項
・Talentio、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メールの文章からキーワードを抽出し、Microsoft Excelに格納する
試してみる
■概要
受信したメールの文章から特定のキーワードを抽出して、Microsoft Excelに自動的に格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailやOutlookなどのメールとExcelをそれぞれ利用されている方
■このテンプレートを使うメリット
・受信したメールの内容から任意の情報を自動で取得してExcelに蓄積できるため、問い合わせ内容や送信者情報を一元的に管理できます。
■注意事項
・Microsoft ExcelとYoomのアカウント連携が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をMicrosoft Excelに追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
楽楽明細で帳票が発行されたら帳票情報をMicrosoft Excelのデータベースに追加しSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.楽楽明細を活用して帳票の発行を行う方
・案件ごとに請求書を発行している方
・素早い帳票発行を行うために活用している方
2.Microsoft Excelを業務に活用している方
・データを管理し分析に活用している方
・
3.Slackを連絡ツールに活用している方
・チーム内の情報共有に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
楽楽明細は帳票管理をスムーズに行うために活用できるツールです。
このフローを活用と情報の登録だけでなく、帳票の発行とデータ登録の完了を自動でチーム内に通知します。
■注意事項
・楽楽明細、Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OCR機能を使った便利な自動化例
OCRを利用すると、画像やPDFから文字を読み取って別のアプリに活用できます。履歴書や名刺、チャットで共有されたファイルなども自動でデータ化できるので、情報整理の負担を大幅に減らせます。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Hugging Faceで分析してSlackに通知する
試してみる
■概要
Boxに保存されたファイルをOCR技術でテキスト化し、Hugging FaceのAIモデルで詳細に分析した上で、結果をSlackに自動通知するワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを利用して大量のファイルを管理しており、内容のデジタル化を効率化したい方 Hugging FaceのAIモデルを活用して文書分析を自動化したい方 OCR技術を用いて紙資料やスキャン文書から情報を抽出し、チームと迅速に共有したいビジネスユーザー Slackを日常的に使用しており、通知機能を活用して業務効率を高めたいチームリーダーやプロジェクトマネージャー 業務自動化ツールを導入して、複数のアプリ間でのデータ連携をスムーズに行いたい企業のIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
作業時間の短縮：Boxから自動でファイルを取得し、OCRとAI分析を連携することで手動処理の時間を削減できます。 情報共有の迅速化：分析結果が自動的にSlackに通知されるため、チーム全体で迅速に情報を共有できます。 精度の向上：Hugging Faceの高度なAIモデルとOCR技術を組み合わせることで、データ抽出と分析の正確性が向上します。 エラーの減少：自動化により手動入力や転記時のヒューマンエラーを防ぎ、信頼性の高い業務フローを実現します。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存した議事録や報告書などのファイル内容を確認し、要点をまとめてNotionに記録する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルを追加するだけで、OCRによる文字起こしからGroqによる要約、そしてNotionへの記録までを自動化し、こうした情報管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存したPDFなどのファイル内容を手作業でNotionに転記している方 書類の文字起こしや要約作業を効率化し、情報共有を円滑にしたいと考えている方 OCRや生成AIを活用して、日々の定型業務の自動化を実現したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルを追加するだけで内容の読み取り、要約、記録までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 人の手による転記作業が不要になるため、入力間違いや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Drive、Groq、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを対象にします。 続いて、AIの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 次に、Groqの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された要約テキストを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AIによる「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のページを指定するなど、詳細な条件を設定することが可能です。 Groqの「テキストを生成」アクションでは、要約の形式や文字数、論点など、目的に合わせてプロンプト（指示）を自由にカスタムできます。 ■注意事項
Google Drive、Groq、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取りホットプロファイルに登録する
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■概要
展示会や商談で交換した名刺の情報を、手作業でSFAやCRMに入力する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。名刺情報のデータ化と登録作業を自動化し、営業活動の迅速化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームとホットプロファイルで顧客管理をしており、名刺情報の入力に手間を感じている方 展示会などで獲得した大量の名刺のデータ化と登録を効率化したい営業・マーケティング担当者の方 手作業による顧客情報の入力ミスを防止し、データ精度を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
名刺情報の読み取りからホットプロファイルへの登録までが自動化されるため、手作業での入力時間を短縮し、コア業務に集中できます。 手動でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの正確性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、ホットプロファイルをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームにアップロードされた名刺画像ファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像のテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「リードを登録」アクションを設定し、OCR機能で取得した情報を各項目に紐づけて登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
ホットプロファイルにリードを登録する際、会社名、氏名、メールアドレスなどの各項目に、前段のOCR機能で読み取った値を紐付ける設定を行ってください。これにより、名刺情報のどの部分をホットプロファイルのどの項目に登録するかを自由に指定できます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら をご参照ください。
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
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※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方 OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方 SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。 その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。 Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。 Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。 ■注意事項
Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録する
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■概要
履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事業務を担当している方
・freee人事労務を活用して業務を進めている方
・従業員情報の登録を手動で行う方
2.企業の採用担当者
・新入社員の入社手続きを担当している方
・入社手続きにおける従業員登録を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における履歴書のデータは従業員情報の登録で活用できますが、手動による入力作業は時間がかかり非効率的です。
履歴書のデータを正確にfreee人事労務に反映させたいという方に、このフローは適しています。
履歴書のデータをそのまま流用できるため、入力誤りの心配もなくなり、従業員情報の登録をスピーディーにすることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務とYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
スキャン書類のデータ化を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎ正確なデータ管理が実現します。
これにより、経理担当者や事務スタッフは単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
よくあるご質問 Q：Microsoft ExcelではなくGoogle スプレッドシートにも転記できますか？
A：はい、可能です。設定方法は以下のとおりです。
フローボットでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションをいったん削除し、＋ボタンでGoogle スプレッドシートを追加します。
基本的なフローボットの操作方法については、こちら
Q：読み取る項目を自由にカスタマイズできますか？
A：はい、可能です。
今回の記事では「会社名、日付、合計金額」を画像から抽出したい項目として設定しましたが、例えば「請求書番号」「品番」「担当者名」など、自社の業務で必要なデータを自由に抽出対象として設定することが可能です。
「OCRで文字を抽出」の詳しい設定方法については、こちら
Q：OCR処理1回あたりのコストはどれくらいですか？
A：OCR処理1回のコストは設定するアクションにより4〜15タスク必要です。チームプランなら月1万回まで基本料金内で利用可能で、超過分のみ追加課金となります。こちら
