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「スキャンした請求書の内容を、一つひとつMicrosoft Excelに手入力するのが面倒…」
「紙の書類をデータ化する作業に時間がかかりすぎて、コア業務が進まない…」
このように、スキャンされた書類のデータ化を手作業で行うことに限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受け取った請求書などのスキャン書類を自動で読み取り、その内容をMicrosoft Excelへ自動で記録できる仕組み</span>があれば、これらの面倒な手入力作業から解放されます。さらに入力ミスもなくなるため、本来集中すべき業務に多くの時間を使えるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">スキャンされた書類をテキスト化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携して、スキャンされた書類をOCRで読み取り、Microsoft Excelに自動でデータ化する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
この自動化により、手作業でのデータ入力の手間や入力ミスをなくし、業務効率を向上させることができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどで受け取ったスキャン書類の添付ファイルを自動でOCR処理し、その内容をMicrosoft Excelに記録する</span>ことで、メールを確認して手入力する手間を省き、迅速かつ正確なデータ管理を実現できます！
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointなどのストレージサービスに保存されたスキャン書類を自動で読み取り、Microsoft Excelにデータ化する</span>ことも可能です。
これにより社内のファイルサーバーに集約された書類情報の一元管理とデータ活用がスムーズになります。
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsなどのチャットツールで共有されたスキャン書類を自動でテキスト化し、Microsoft Excelに転記する</span>ことで、チャットでのやり取りの中で発生する書類のデータ化も漏れなく効率的に行えます。
それではここから代表的な例として、Gmailで受信した請求書などのスキャン書類をOCRで自動的に読み取り、その内容をMicrosoft Excelに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をします。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Microsoft Excel
[Yoomとは]
今回は「Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Microsoft ExcelとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailで「特定ラベルのメール」を受信しておきましょう。
今回は「テスト用」というラベルを作成し、このラベルが付与されたメールの受信を自動化の起点としています。
また、後続のステップでOCR機能を使用して文字を読み取るため、テスト用に以下のスキャン書類（請求書）を添付しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGmailをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定ラベルのメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
【ラベル】
入力欄をクリックすると、連携が有効になっているアカウントから候補が表示されます。
先ほどテスト用メールを受信した際に付与したラベルを対象の項目として選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信したメールに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット）から「添付ファイル」を利用し、この後のステップでOCR機能を用いて文字の読み取りを行います。
また、アウトプットは以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
スキャン書類から文字を読み取るアクションを設定します。
デフォルトで 「[v2] 任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」 が選択されています。文字数などに応じてアクションを変更したあとに「次へ」をクリックします。
【注意事項】
【ファイルの添付方法】
「取得した値を使用」を選択し、トリガーのステップでGmailから取得した添付ファイルをプルダウンから設定しましょう。
【抽出したい項目】
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はメールに添付されたスキャン書類（請求書）から会社名、日付、合計金額を抽出するため、画像の通り設定しています。
【使用するAI」
読み取りに使用するAIをプルダウンから選択してください。
選択しない場合、デフォルトでGeminiが使用されます。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく読み取りされるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、AIによってスキャン書類から読み取りされた情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得したアウトプットを使用して、Microsoft Excelへレコードの追加が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報も確認しましょう。
事前準備として、追加するレコードの項目に合わせてMicrosoft Excelで表を作成しておきましょう。
今回は以下のような内容で作成しました。
作成したファイルは、この後のデータベース連携で使用するため、OneDriveまたはMicrosoft SharePointに保存しておきましょう。
連携するデータベースを設定しましょう。
【ファイルの保存場所】
デフォルトでOneDriveが設定されているので確認してください。
（プルダウンからSharePointに変更することも可能です。）
データベースを操作するオペレーションについて、詳しくはこちらのヘルプページもご確認ください。
【ドライブID】
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
【アイテムID】
こちらも入力欄をクリックすると、設定したドライブIDから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
（事前準備で作成したファイルを設定してください。）
シート名も入力欄をクリックすると、指定したアイテムIDに含まれるシートの候補が表示されます。
その中から対象のシートを選択してください。
【テーブル範囲】
範囲は列名（ヘッダー）を含むデータベース全体の範囲を設定しましょう。
テーブル範囲の設定に関しては原則Google スプレッドシートと同様となるため、こちらのヘルプページをご確認ください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
【追加するレコードの値】
前段で設定したテーブル範囲から、列名（ヘッダー）が自動表示されます。
それぞれの列に対応する値を入力してください。
入力欄をクリックすると、前のステップでスキャン書類から読み取りされたアウトプットが表示されるので、選択して入力しましょう。
アウトプットを活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じデータがレコードに追加されてしまうので注意が必要です。
それぞれの項目について、以下の通り設定しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でMicrosoft Excelにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストが成功すると、追加されたレコードの情報が一覧で表示されます。
あわせてMicrosoft Excelを開き、指定した内容でレコードが実際に作成されているか確認してみましょう。
今回は下記の通り追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Gmailでスキャン書類を受信したタイミングで、自動的にOCR処理が実行され、その内容がMicrosoft Excelにレコードとして追加されるようになります。
実際にGmailでスキャン書類を受信し、Microsoft Excelにデータが正しく反映されるかを確認してみましょう。
日々の業務で発生するデータ入力や情報整理は、工夫次第でぐっと効率化できます。ここではMicrosoft ExcelやOCR機能を使った便利な自動化例をご紹介します。
メールや外部サービスの情報をMicrosoft Excelに自動で転記すれば、入力の手間や記録漏れを防げます。また、帳票管理やアンケート結果の整理も効率化でき、業務全体の正確性が高まります。
OCRを利用すると、画像やPDFから文字を読み取って別のアプリに活用できます。履歴書や名刺、チャットで共有されたファイルなども自動でデータ化できるので、情報整理の負担を大幅に減らせます。
スキャン書類のデータ化を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぎ正確なデータ管理が実現します。</span>
これにより、経理担当者や事務スタッフは単純作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：Microsoft ExcelではなくGoogle スプレッドシートにも転記できますか？
A：はい、可能です。設定方法は以下のとおりです。
フローボットでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションをいったん削除し、＋ボタンでGoogle スプレッドシートを追加します。
アクション項目一覧から「レコードを追加する」をクリックし、表示される画面から設定を行ってください。
基本的なフローボットの操作方法については、こちらをご確認ください。
Q：読み取る項目を自由にカスタマイズできますか？
A：はい、可能です。
今回の記事では「会社名、日付、合計金額」を画像から抽出したい項目として設定しましたが、例えば「請求書番号」「品番」「担当者名」など、自社の業務で必要なデータを自由に抽出対象として設定することが可能です。
「OCRで文字を抽出」の詳しい設定方法については、こちらのヘルプページをご確認ください。
Q：OCR処理1回あたりのコストはどれくらいですか？
A：OCR処理1回のコストは設定するアクションにより5〜15タスク必要です。チームプランなら月1万回まで基本料金内で利用可能で、超過分のみ追加課金となります。
詳しい料金プランについてはこちらをご確認ください。
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