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「請求書や契約書がPDFで届くたびに、内容をシステムに手入力するのが面倒…」
「大量のPDF資料から必要な情報だけを抜き出す作業に時間がかかりすぎている…」
このように、PDFファイルの内容を手作業でコピー＆ペーストする業務に、手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">指定したフォルダにPDFファイルが保存されたタイミングで、ファイル内のテキストを自動で読み取り、チャットツールへの通知や他のSaaSへの情報登録ができる仕組み</span>があれば、こうした作業から解放され、より創造的な業務に時間を使えます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるうえ、手作業による転記ミスも防げるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ストレージサービスに保存されたPDFファイルをテキスト化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールに格納されたPDFファイルを、OCR機能を使って自動でテキスト化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します。
自動化により、手作業での情報抽出や転記作業の手間を大幅に削減できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">OneDriveなどのストレージサービスにPDFファイルが格納されたら、OCR機能で自動的にテキストを抽出し、Slackなどのチャットツールに通知する</span>ことが可能です。
請求書や申込書など、定型的な書類の処理を効率化し、担当者への迅速な情報共有を実現できます。
<span class="mark-yellow">DiscordなどのチャットツールにPDFファイルがアップロードされた際、ファイル内のテキストを自動で読み取り、スレッドに通知する</span>こともできます。
ファイル共有から情報抽出までの流れをシームレスにつなげ、コミュニケーションを円滑に進めることが可能です。
<span class="mark-yellow">SalesforceなどのCRMサービスにPDFファイルが添付された際、自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsなどのチャットツールに通知する</span>ことで、顧客から受け取った重要書類の内容を即座に関係者へ共有し、対応漏れや確認の遅れを防ぎます。
それではここから代表的な例として、OneDriveにPDFファイルが格納された際、OCR機能でテキストを自動で抽出し、その内容をSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、OneDriveを検索しましょう。
【要確認】Microsoft 365（旧Office 365）について
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
※Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
Microsoft365アカウントにサインインすると、マイアプリ登録が完了します。
次は、Slackとの連携です。OneDriveと同様、左上のマイアプリを選択後、「+新規接続」をクリックし、Slackを検索・選択してください。
Yoomの投稿先を選択し、「許可する」をクリックすると、マイアプリ登録の完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
以下の画像を参考に、「トリガーの起動間隔」「ドライブID」「フォルダID」を設定します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
「アイテムID」や「アイテム名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
分岐機能を設定し、ファイルの作成・更新といった条件に応じて後続の処理を分岐させます。
二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
続いて、分岐条件を指定に進みます。
「タイトル」を確認し（任意設定）、以下の画像を参考に、「オペレーション」「取得した値」「分岐条件」を選択してください。
なおここでは、PDFとPDFではないもので分けたいので、「値を含まない」「.pdf」と設定しました。
ここでは、
【要確認】分岐設定について
OneDriveのアクションを設定し、ファイルをダウンロードします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
次に、API接続設定です。
以下の画像を参考に、「ドライブID」「ファイルのアイテムID」を設定します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時に作成・アップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
AI機能を使って、PDFから文字を読み取るための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
「タイトル」を確認し（任意設定）、「アクション」は以下の項目を選択してください。
【要確認】OCRおよび音声文字起こしAI機能（オペレーション）について
次に、詳細を設定に遷移します。
以下の画像を参考に、各項目の確認・選択をしてください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
内容が正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしてください。
Slackのアクションを設定し、指定のチャンネルにメッセージを送る準備をします。
最後のオペレーションにある、「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進み、先ほどと同様に確認・設定し、次へ進んでください。
次に、API接続設定です。
以下の画像を参考に、「投稿先のチャンネルID」「メッセージ」を設定します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Slackにメッセージが届いていれば、設定完了です。
Slackを確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Yoomでは、OneDriveと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、受信したWordファイルをRPAでPDFに変換しGoogle Driveに保存したり、PDFファイルをMicrosoft Excelに変換してBoxに格納することが可能です。これにより、手作業の負担を軽減し、データ管理や共有がさらに効率化します。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
PDFファイル内の情報を自動でテキスト化することで、<span class="mark-yellow">これまでの手作業を無くし、転記ミスといったヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>これにより、書類処理にかかっていた時間を大幅に削減し、空いた時間でより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
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