「このファイル、いつの分だったっけ…」
毎日のように届くファイルを開いては、日付を確認してMicrosoft Excelに転記する単純作業は、意外と時間がかかってしまいますよね。ファイル名に日付が含まれているのに、それを目視で確認して、決まったフォーマットに打ち直して記録するといった一連の流れを自動化できるとしたらどうでしょうか。たとえば、BoxやGoogle Driveにファイルが格納されたとき、自動でファイル名の日付を「YYYYMMDD」形式に変換して、Microsoft Excelに記録することができます。また、GmailやOutlookで届いた添付ファイルも同様に処理でき、フォーム経由で受け取ったファイルまで一貫して自動で記録が可能です。
本記事では、「ファイルの日付情報のテキスト変換とMicrosoft Excelへの自動記録」 をノーコードで簡単に設定する具体的な方法を解説します。手入力を面倒に感じている方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ YoomにはMicrosoft Excelの日付データをテキスト形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
ファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelに記録する様々な方法
Microsoft Excelに日付データを入力する際、特定のテキスト形式（例：「YYYYMMDD」）に変換する作業は頻繁に発生しますが、これを自動化することで、手作業による入力の手間やミスを削減できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービス上のファイルの日付を変換してMicrosoft Excelに記録する
BoxやGoogle Driveなどのストレージサービスに特定のファイルが格納されたことをトリガーとして、ファイル名に含まれる日付情報を指定のテキスト形式に変換し、Microsoft Excelのレコードとして自動で追加する ことができます。
ファイル管理とMicrosoft Excelへのデータ入力を連携させて、手作業による転記や形式変換の手間をなくしましょう！
Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
メールで受信したファイルの日付を変換してMicrosoft Excelに記録する
GmailやOutlookで特定の条件に合致するメールを受信し、添付ファイルの日付情報をテキスト形式に変換後、Microsoft Excelに自動で記録する ことが可能です。
メールでのファイル授受が多い業務において、日付情報の抽出とMicrosoft Excel入力作業を効率化できます！
Gmailで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
フォームで受け取ったファイルの日付を変換してMicrosoft Excelに記録する
YoomのフォームやGoogleフォームを通じてファイルが送信された際に、そのファイルの日付情報を自動でテキスト形式に変換し、Microsoft Excelにレコードを追加する フローを構築できます。
フォームからのデータ収集とMicrosoft Excelへの記録プロセスを一気通貫で自動化し、タイムリーなデータ反映を実現しましょう！
Googleフォームで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
Box上のファイル日付をテキスト変換し、Microsoft Excelに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Boxにファイルが格納された際に、そのファイル名に含まれる日付情報をテキスト形式に変換し、Microsoft Excelにレコードとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
BoxとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Boxのトリガー設定とテキスト変換、Microsoft Excelのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
ステップ1:マイアプリ連携 マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。Box とYoomを連携していきます。
Box と検索し、ログインしましょう。
続いてMicrosoft Excel と検索します。一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する 可能性があります。
Box・Microsoft Excelがマイアプリに連携されたらOKです。
用意するもの ファイルの内容を記録できるMicrosoft Excelブック。
ステップ2:トリガーやアクションを設定 ここからはフローを作っていきます。
Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
ステップ3:Boxトリガー設定 それでは、アプリトリガーを設定していきます。フォルダにファイルがアップロードされたら 」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
フォルダのコンテンツID :ファイルをアップロードするフォルダのURLから入力してください。
フローボットに戻りテストをクリックし、次に進みましょう。
ステップ4:ファイルをダウンロードする設定 続いて「ファイルをダウンロードする 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらは変更せずテストします。
アウトプットが取得できたら保存します。
ステップ5:OCRで読み取る設定 続いて、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行なうため「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックします。
「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
次に進み、必須項目を設定します。
その他の項目は必要に応じて変更してください。
完了したらテストし、アウトプットに読み取り結果が取得できたら保存します。
ステップ6:日付を変換する設定 続いて「日付・日時形式の変換 」をクリックします。
こちらも設定されているので、問題なければ変更せずテストします。
変換できたら保存します。
ステップ7:レコードを追加する設定 続いて、ファイルから読み取った情報をMicrosoft Excelに転記する設定を行うため、「レコードを追加する 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
ドライブID :該当欄をクリックすると表示される候補から、以下のように選択してください。
残りの項目も同様に設定します。
次に進み、追加するレコードの値を以下のようにアウトプットから設定していきます。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
その他の項目は任意で設定してください。
無事に登録されましたね。
ステップ8:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
以上が「Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する 」方法でした。
Microsoft Excelやテキスト変換機能を活用したその他の自動化例 Microsoft Excelやテキスト変換機能を組み合わせることで、日常業務における様々な自動化を実現できます。
Microsoft Excelを使った自動化例 指定した日時にExcelから最新の予算データを取得してMicrosoft Teamsに通知したり、Notionに新しいタスクが登録された際に対応する行をMicrosoft Excelに自動追加することができます。また、Salesforceで商談が登録されたタイミングや、Microsoft SharePointにファイルが格納されたタイミングで、それぞれの情報をMicrosoft Excelに反映させることも可能です。
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報を追加する
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HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する
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Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
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Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
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指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
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テキスト変換機能を使った自動化例 Slackに投稿された内容から日付を抽出し、「YYYYMMDD」形式に変換して通知したり、Google フォームで送信された回答内容に対して正規表現による置換処理を行い、Google スプレッドシートに整形済みのデータを記録するといった使い方が可能です。また、NotionやGoogle スプレッドシートに行が追加された際に、全角カタカナを半角に自動変換して更新するといった細かな整形処理もスムーズに行えます。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する
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Googleフォームから回答が送信されたら正規表現による置換処理を自動で行い、Google スプレッドシートに追加する
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Notionに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する
試してみる
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
試してみる
まとめ この記事では、「ファイルの日付情報をテキスト変換してMicrosoft Excelに自動記録する方法」 について、プログラミング不要で実現できる手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介した日付変換とMicrosoft Excelへの自動記録以外にも、業務をスムーズに進めるためのテンプレートが多数用意されています。 たとえば、ファイルの格納・受信・送信などをトリガーにして、特定のフォーマットでデータを整形したり、通知を送るといった処理も簡単に実現できます。
「手入力での記録に時間がかかる」「フォーマット統一の手間をなくしたい」「ファイル管理とExcelの連携を自動化したい」 と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートで業務を見直してみてください。
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