メールで受信したファイルの日付を変換してMicrosoft Excelに記録する
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookで特定の条件に合致するメールを受信し、添付ファイルの日付情報をテキスト形式に変換後、Microsoft Excelに自動で記録する</span>ことが可能です。
メールでのファイル授受が多い業務において、日付情報の抽出とMicrosoft Excel入力作業を効率化できます！
・
「このファイル、いつの分だったっけ…」
毎日のように届くファイルを開いては、日付を確認してMicrosoft Excelに転記する単純作業は、意外と時間がかかってしまいますよね。ファイル名に日付が含まれているのに、それを目視で確認して、決まったフォーマットに打ち直して記録するといった一連の流れを自動化できるとしたらどうでしょうか。たとえば、BoxやGoogle Driveにファイルが格納されたとき、自動でファイル名の日付を「YYYYMMDD」形式に変換して、Microsoft Excelに記録することができます。また、GmailやOutlookで届いた添付ファイルも同様に処理でき、フォーム経由で受け取ったファイルまで一貫して自動で記録が可能です。
本記事では、「ファイルの日付情報のテキスト変換とMicrosoft Excelへの自動記録」をノーコードで簡単に設定する具体的な方法を解説します。手入力を面倒に感じている方は、ぜひチェックしてみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Excelの日付データをテキスト形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft Excelに日付データを入力する際、特定のテキスト形式（例：「YYYYMMDD」）に変換する作業は頻繁に発生しますが、これを自動化することで、手作業による入力の手間やミスを削減できます。
ここでは、様々なトリガーから日付テキスト変換とMicrosoft Excelへの記録を自動化する具体的なテンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">BoxやGoogle Driveなどのストレージサービスに特定のファイルが格納されたことをトリガーとして、ファイル名に含まれる日付情報を指定のテキスト形式に変換し、Microsoft Excelのレコードとして自動で追加する</span>ことができます。
ファイル管理とMicrosoft Excelへのデータ入力を連携させて、手作業による転記や形式変換の手間をなくしましょう！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookで特定の条件に合致するメールを受信し、添付ファイルの日付情報をテキスト形式に変換後、Microsoft Excelに自動で記録する</span>ことが可能です。
メールでのファイル授受が多い業務において、日付情報の抽出とMicrosoft Excel入力作業を効率化できます！
<span class="mark-yellow">YoomのフォームやGoogleフォームを通じてファイルが送信された際に、そのファイルの日付情報を自動でテキスト形式に変換し、Microsoft Excelにレコードを追加する</span>フローを構築できます。
フォームからのデータ収集とMicrosoft Excelへの記録プロセスを一気通貫で自動化し、タイムリーなデータ反映を実現しましょう！
それではここから代表的な例として、Boxにファイルが格納された際に、そのファイル名に含まれる日付情報をテキスト形式に変換し、Microsoft Excelにレコードとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のBoxとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Boxと検索し、ログインしましょう。
続いてMicrosoft Excelと検索します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Box・Microsoft Excelがマイアプリに連携されたらOKです。
ファイルの内容を記録できるMicrosoft Excelブック。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
テストし、次に進みます。
ここでBoxに移動し、ファイルをアップロードします。
フローボットに戻りテストをクリックし、次に進みましょう。
こちらもテストし、アウトプットに項目が反映したら保存します。
続いて「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらは変更せずテストします。
アウトプットが取得できたら保存します。
続いて、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行なうため「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
()内のタスクを消費するので注意してください!
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
次に進み、必須項目を設定します。
その他の項目は必要に応じて変更してください。
完了したらテストし、アウトプットに読み取り結果が取得できたら保存します。
続いて「日付・日時形式の変換」をクリックします。
こちらも設定されているので、問題なければ変更せずテストします。
変換できたら保存します。
続いて、ファイルから読み取った情報をMicrosoft Excelに転記する設定を行うため、「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
残りの項目も同様に設定します。
テーブル範囲はご自身のブックに合わせて変更してください。
次に進み、追加するレコードの値を以下のようにアウトプットから設定していきます。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによって取得した値をそのまま利用できます。
店舗名などを固定値で入力してしまうと毎回それが登録されてしまうので、取得した値は必ずアウトプットから選択してください。
その他の項目は任意で設定してください。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Microsoft Excelにレコード追加されるのでご注意ください。
Microsoft Excelを確認します。
無事に登録されましたね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加されるかを確認してみましょう。
以上が「Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する」方法でした。
Microsoft Excelやテキスト変換機能を組み合わせることで、日常業務における様々な自動化を実現できます。
指定した日時にExcelから最新の予算データを取得してMicrosoft Teamsに通知したり、Notionに新しいタスクが登録された際に対応する行をMicrosoft Excelに自動追加することができます。また、Salesforceで商談が登録されたタイミングや、Microsoft SharePointにファイルが格納されたタイミングで、それぞれの情報をMicrosoft Excelに反映させることも可能です。
Slackに投稿された内容から日付を抽出し、「YYYYMMDD」形式に変換して通知したり、Google フォームで送信された回答内容に対して正規表現による置換処理を行い、Google スプレッドシートに整形済みのデータを記録するといった使い方が可能です。また、NotionやGoogle スプレッドシートに行が追加された際に、全角カタカナを半角に自動変換して更新するといった細かな整形処理もスムーズに行えます。
この記事では、「ファイルの日付情報をテキスト変換してMicrosoft Excelに自動記録する方法」について、プログラミング不要で実現できる手順をご紹介しました。
ファイル名や添付ファイルに含まれる日付を自動で抽出し、指定のテキスト形式（例：YYYYMMDD）に変換してMicrosoft Excelへ記録することで、入力作業の効率化だけでなく、ミスの防止にもつながります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介した日付変換とMicrosoft Excelへの自動記録以外にも、業務をスムーズに進めるためのテンプレートが多数用意されています。</span>たとえば、ファイルの格納・受信・送信などをトリガーにして、特定のフォーマットでデータを整形したり、通知を送るといった処理も簡単に実現できます。
「手入力での記録に時間がかかる」「フォーマット統一の手間をなくしたい」「ファイル管理とExcelの連携を自動化したい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートで業務を見直してみてください。
まずはテンプレートを試して、自動化の便利さを体験してみましょう！
👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
.avif)
.avif)
.avif)
.webp)
.webp)