「このファイル、いつの分だったっけ…」
毎日のように届くファイルを開いては、日付を確認してMicrosoft Excelに転記する単純作業は、意外と時間がかかってしまいますよね。ファイル名に日付が含まれているのに、それを目視で確認して、決まったフォーマットに打ち直して記録するといった一連の流れを自動化できるとしたらどうでしょうか。たとえば、BoxやGoogle Driveにファイルが格納されたとき、自動でファイル名の日付を「YYYYMMDD」形式に変換して、Microsoft Excelに記録することができます。また、GmailやOutlookで届いた添付ファイルも同様に処理でき、フォーム経由で受け取ったファイルまで一貫して自動で記録が可能です。
本記事では、「ファイルの日付情報のテキスト変換とMicrosoft Excelへの自動記録」 をノーコードで簡単に設定する具体的な方法を解説します。手入力を面倒に感じている方は、ぜひチェックしてみてください！
とにかく早く試したい方へ YoomにはMicrosoft Excelの日付データをテキスト形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
■概要
Boxに日々格納されるファイル、その中の日付情報を手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを利用することで、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内の日付情報をAIが自動で読み取り、Microsoft Excelへレコードとして追加する一連の流れを自動化し、手作業による入力の手間やミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存したファイルの日付情報を、Microsoft Excelへ手作業で転記している方 ファイル管理とデータ入力の連携を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方 定型的なデータ入力作業でのヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、Microsoft Excelに正確なデータを蓄積することで、データの信頼性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
BoxおよびMicrosoft ExcelをYoomと連携させます。 トリガーでBox機能を選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 オペレーションでBox機能の「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルの情報を取得します。 オペレーションでBox機能の「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをYoom内にダウンロードします。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから日付情報を抽出します。 オペレーションでMicrosoft Excel機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した日付情報を含むレコードをMicrosoft Excelの指定したワークシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelとの連携について、YoomはMicrosoft365の一般法人向けプラン（Microsoft365 Businessなど）のアカウントでの認証を前提としています。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。 Boxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダをユーザーの環境に合わせて適切に指定してください。 AI機能で文字を読み取る際、ファイル形式や内容によっては期待通りに日付情報が抽出できない場合があるため、事前にテストを行い、必要に応じて抽出の精度を高めるための調整や、特定のキーワードで日付情報を絞り込むなどの設定を検討してください。 Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、追加先のファイル、ワークシート、および列を正しく指定してください。
ファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelに記録する様々な方法
Microsoft Excelに日付データを入力する際、特定のテキスト形式（例：「YYYYMMDD」）に変換する作業は頻繁に発生しますが、これを自動化することで、手作業による入力の手間やミスを削減できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービス上のファイルの日付を変換してMicrosoft Excelに記録する
BoxやGoogle Driveなどのストレージサービスに特定のファイルが格納されたことをトリガーとして、ファイル名に含まれる日付情報を指定のテキスト形式に変換し、Microsoft Excelのレコードとして自動で追加する ことができます。
ファイル管理とMicrosoft Excelへのデータ入力を連携させて、手作業による転記や形式変換の手間をなくしましょう！
Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
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■概要
Boxに日々格納されるファイル、その中の日付情報を手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを利用することで、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内の日付情報をAIが自動で読み取り、Microsoft Excelへレコードとして追加する一連の流れを自動化し、手作業による入力の手間やミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存したファイルの日付情報を、Microsoft Excelへ手作業で転記している方 ファイル管理とデータ入力の連携を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方 定型的なデータ入力作業でのヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、Microsoft Excelに正確なデータを蓄積することで、データの信頼性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
BoxおよびMicrosoft ExcelをYoomと連携させます。 トリガーでBox機能を選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 オペレーションでBox機能の「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルの情報を取得します。 オペレーションでBox機能の「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをYoom内にダウンロードします。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから日付情報を抽出します。 オペレーションでMicrosoft Excel機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した日付情報を含むレコードをMicrosoft Excelの指定したワークシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelとの連携について、YoomはMicrosoft365の一般法人向けプラン（Microsoft365 Businessなど）のアカウントでの認証を前提としています。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。 Boxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダをユーザーの環境に合わせて適切に指定してください。 AI機能で文字を読み取る際、ファイル形式や内容によっては期待通りに日付情報が抽出できない場合があるため、事前にテストを行い、必要に応じて抽出の精度を高めるための調整や、特定のキーワードで日付情報を絞り込むなどの設定を検討してください。 Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、追加先のファイル、ワークシート、および列を正しく指定してください。
メールで受信したファイルの日付を変換してMicrosoft Excelに記録する
GmailやOutlookで特定の条件に合致するメールを受信し、添付ファイルの日付情報をテキスト形式に変換後、Microsoft Excelに自動で記録する ことが可能です。
メールでのファイル授受が多い業務において、日付情報の抽出とMicrosoft Excel入力作業を効率化できます！
Gmailで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
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■概要
Gmailで受信する請求書や報告書などのファイルから日付情報を確認し、Microsoft Excelへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。 特に毎月大量のファイルを処理する場合、その負担は決して小さくありません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールに添付されたファイルからAIが日付情報を自動で読み取り、指定の形式に変換した上でMicrosoft Excelの表へ新しいレコードとして追加するため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性と効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く添付ファイルの日付情報を手作業でリスト化している方 Microsoft Excelへのデータ入力作業に多くの時間を費やしている担当者の方 ファイル処理とデータ入力の自動化で、月次業務などの効率化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したファイルの日付情報を自動でMicrosoft Excelに記録するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。 AIによる文字認識と自動処理により、手作業での日付の読み間違いやMicrosoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールトリガー」アクションを設定します。ここで、特定の差出人や件名など、自動処理の対象としたいメールの条件を指定します。 続いて、オペレーションで「Gmail機能」の「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、トリガーで指定した条件のメールに添付されているファイルを取得します。 次に、オペレーションで「AI機能」の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得したファイル内から日付に関する情報を抽出します。 続いて、オペレーションで「データ変換機能」の「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、抽出した日付情報をMicrosoft Excelでの管理に適した形式（例：YYYY/MM/DD）に変換します。 最後に、オペレーションで「Microsoft Excel機能」の「レコードを追加する」アクションを設定し、変換後の日付情報を含む新しい行データを指定したMicrosoft Excelファイルおよびシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelとの連携を設定する際には、ご利用のMicrosoft365アカウントのプランにご注意ください。 このワークフローでMicrosoft Excelの機能を利用するためには、一般法人向けプラン（例：Microsoft365 Business Standardなど）へのご加入が必要です。 家庭向けプランのMicrosoft365アカウントを使用している場合、Yoomとの認証プロセスでエラーが発生し、正常に連携できない可能性がありますので、あらかじめご確認ください。
フォームで受け取ったファイルの日付を変換してMicrosoft Excelに記録する
YoomのフォームやGoogleフォームを通じてファイルが送信された際に、そのファイルの日付情報を自動でテキスト形式に変換し、Microsoft Excelにレコードを追加する フローを構築できます。
フォームからのデータ収集とMicrosoft Excelへの記録プロセスを一気通貫で自動化し、タイムリーなデータ反映を実現しましょう！
Googleフォームで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
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■概要
Googleフォームでファイルを受け取るたび、そのファイル名や内容から日付情報を探し出し、手作業でMicrosoft Excelに転記するのは、時間もかかり、入力ミスも気になりますよね。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をきっかけにファイル内の日付情報を自動でテキスト形式に変換し、Microsoft Excelへスムーズにレコード追加できるため、これらの定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受信したファイルから日付情報を探し、手入力している方 ファイル名や内容に含まれる日付をMicrosoft Excel用に変換する作業が多い方 GoogleフォームとMicrosoft Excel間のデータ連携を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームのファイル受信から日付情報の抽出、Microsoft Excelへの追加までを自動化し、手作業の時間を短縮します。 手作業による日付の読み取りミスやMicrosoft Excelへの転記ミスを防ぎ、データの正確性を高めることができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、GoogleDrive、Microsoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーとして、Yoomの「フォームトリガー機能」の中から「フォームトリガー」を選択します。これは、指定したフォームへの送信を検知してフローを起動するための設定です。 続いて、オペレーションの最初に「Googleフォーム機能」の「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。ここで、監視したいGoogleフォームを指定し、回答内容（ファイル情報など）を取得します。 次に、オペレーションで「GoogleDrive機能」の「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで特定したファイルをGoogle Driveからダウンロードします。 その後、オペレーションで「AI機能」の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから日付情報を含むテキストを抽出します。 次に、オペレーションで「データ変換機能」の「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、抽出されたテキストをMicrosoft Excelに適した日付形式に変換します。 最後に、オペレーションで「Microsoft Excel機能」の「レコードを追加する」アクションを設定し、整形された日付情報と共に新しいレコードをMicrosoft Excelの指定したワークシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローを実際に設定・利用する上で、特に注意していただきたいカスタムポイントは以下の通りです。
Microsoft Excelとの連携を正しく行うために、お使いのMicrosoft365（旧Office365）アカウントのプランをご確認ください。YoomとのAPI連携には、一般法人向けプラン（例えば、Microsoft365 Business Standard、Microsoft365 Business Premiumなど）のアカウントが必要です。家庭向けプラン（例えば、Microsoft 365 Personal、Microsoft 365 Familyなど）のアカウントでは、認証に失敗しフローが正常に動作しない可能性があるため、事前にご利用のプランが対応しているかご確認ください。
Box上のファイル日付をテキスト変換し、Microsoft Excelに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Boxにファイルが格納された際に、そのファイル名に含まれる日付情報をテキスト形式に変換し、Microsoft Excelにレコードとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
BoxとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Boxのトリガー設定とテキスト変換、Microsoft Excelのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
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■概要
Boxに日々格納されるファイル、その中の日付情報を手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを利用することで、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内の日付情報をAIが自動で読み取り、Microsoft Excelへレコードとして追加する一連の流れを自動化し、手作業による入力の手間やミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存したファイルの日付情報を、Microsoft Excelへ手作業で転記している方 ファイル管理とデータ入力の連携を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方 定型的なデータ入力作業でのヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、Microsoft Excelに正確なデータを蓄積することで、データの信頼性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
BoxおよびMicrosoft ExcelをYoomと連携させます。 トリガーでBox機能を選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 オペレーションでBox機能の「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルの情報を取得します。 オペレーションでBox機能の「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをYoom内にダウンロードします。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから日付情報を抽出します。 オペレーションでMicrosoft Excel機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した日付情報を含むレコードをMicrosoft Excelの指定したワークシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelとの連携について、YoomはMicrosoft365の一般法人向けプラン（Microsoft365 Businessなど）のアカウントでの認証を前提としています。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。 Boxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダをユーザーの環境に合わせて適切に指定してください。 AI機能で文字を読み取る際、ファイル形式や内容によっては期待通りに日付情報が抽出できない場合があるため、事前にテストを行い、必要に応じて抽出の精度を高めるための調整や、特定のキーワードで日付情報を絞り込むなどの設定を検討してください。 Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、追加先のファイル、ワークシート、および列を正しく指定してください。
ステップ1:マイアプリ連携 マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。Box とYoomを連携していきます。
Box と検索し、ログインしましょう。
続いてMicrosoft Excel と検索します。一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する 可能性があります。
Box・Microsoft Excelがマイアプリに連携されたらOKです。
用意するもの ファイルの内容を記録できるMicrosoft Excelブック。
ステップ2:トリガーやアクションを設定 ここからはフローを作っていきます。
Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
試してみる
■概要
Boxに日々格納されるファイル、その中の日付情報を手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを利用することで、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内の日付情報をAIが自動で読み取り、Microsoft Excelへレコードとして追加する一連の流れを自動化し、手作業による入力の手間やミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存したファイルの日付情報を、Microsoft Excelへ手作業で転記している方 ファイル管理とデータ入力の連携を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方 定型的なデータ入力作業でのヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、Microsoft Excelに正確なデータを蓄積することで、データの信頼性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
BoxおよびMicrosoft ExcelをYoomと連携させます。 トリガーでBox機能を選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 オペレーションでBox機能の「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルの情報を取得します。 オペレーションでBox機能の「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをYoom内にダウンロードします。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから日付情報を抽出します。 オペレーションでMicrosoft Excel機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した日付情報を含むレコードをMicrosoft Excelの指定したワークシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelとの連携について、YoomはMicrosoft365の一般法人向けプラン（Microsoft365 Businessなど）のアカウントでの認証を前提としています。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。 Boxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダをユーザーの環境に合わせて適切に指定してください。 AI機能で文字を読み取る際、ファイル形式や内容によっては期待通りに日付情報が抽出できない場合があるため、事前にテストを行い、必要に応じて抽出の精度を高めるための調整や、特定のキーワードで日付情報を絞り込むなどの設定を検討してください。 Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、追加先のファイル、ワークシート、および列を正しく指定してください。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
ステップ3:Boxトリガー設定 それでは、アプリトリガーを設定していきます。フォルダにファイルがアップロードされたら 」を選択しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
フォルダのコンテンツID :ファイルをアップロードするフォルダのURLから入力してください。
フローボットに戻りテストをクリックし、次に進みましょう。
ステップ4:ファイルをダウンロードする設定 続いて「ファイルをダウンロードする 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
こちらは変更せずテストします。
アウトプットが取得できたら保存します。
ステップ5:OCRで読み取る設定 続いて、添付ファイルをOCRで読み取る設定を行なうため「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックします。
「任意のPDF・画像ファイル（●●文字以内）から文字情報を読み取る」アクションは複数あるので、用途に合わせて選択しましょう。
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
次に進み、必須項目を設定します。
その他の項目は必要に応じて変更してください。
完了したらテストし、アウトプットに読み取り結果が取得できたら保存します。
ステップ6:日付を変換する設定 続いて「日付・日時形式の変換 」をクリックします。
こちらも設定されているので、問題なければ変更せずテストします。
変換できたら保存します。
ステップ7:レコードを追加する設定 続いて、ファイルから読み取った情報をMicrosoft Excelに転記する設定を行うため、「レコードを追加する 」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
ドライブID :該当欄をクリックすると表示される候補から、以下のように選択してください。
残りの項目も同様に設定します。
次に進み、追加するレコードの値を以下のようにアウトプットから設定していきます。
※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
その他の項目は任意で設定してください。
無事に登録されましたね。
ステップ8:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
以上が「Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する 」方法でした。
Microsoft Excelやテキスト変換機能を活用したその他の自動化例 Microsoft Excelやテキスト変換機能を組み合わせることで、日常業務における様々な自動化を実現できます。
Microsoft Excelを使った自動化例 指定した日時にExcelから最新の予算データを取得してMicrosoft Teamsに通知したり、Notionに新しいタスクが登録された際に対応する行をMicrosoft Excelに自動追加することができます。また、Salesforceで商談が登録されたタイミングや、Microsoft SharePointにファイルが格納されたタイミングで、それぞれの情報をMicrosoft Excelに反映させることも可能です。
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報を追加する
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■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが格納されるたび、手作業でMicrosoft Excelの管理台帳にファイル情報を転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが格納されたことをきっかけに、ファイル名やURLといった情報を自動でMicrosoft Excelに追加できます。これにより、面倒な手作業から解放され、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとMicrosoft Excelでファイル管理を行っている方 手作業によるファイル情報の転記に時間と手間がかかっている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイル追加をトリガーにExcelへ自動で情報が追加され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「アプリトリガー」を設定して、特定のフォルダにファイルが作成されたことを検知するようにします。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報を指定のファイル・シートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知を受け取りたいサイトIDやフォルダIDを設定し、特定の場所でのみフローが起動するように指定します。 Microsoft Excelのオペレーション設定では、情報を追記したいファイルのドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲を任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する
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■概要
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングや営業活動にHubSpotを利用している企業
・登録したリード情報を他のアプリでも活用したい方
・手動でのデータ転記の手間を省きたい方
・リード情報をMicrosoft Excelに集約し管理している方
・リード情報の共有やフォローアップの迅速化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotはマーケティングや営業活動、顧客管理の効率化に役立つツールです。しかし、リード情報の管理に他のツールを併用している場合、リード登録のたびに手入力で転記すると、手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力漏れが起こる可能性があります。
このテンプレートを利用すると、HubSpotでコンタクトが登録された際、そのデータを自動でMicrosoft Excelに反映できます。手作業が不要になることで、担当者の負担軽減や作業時間の短縮、転記ミス防止につながります。
■注意事項
・HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
試してみる
■概要
Notionでタスク管理をしつつ、進捗状況などをMicrosoft Excelで別途管理している場合、二重入力の手間や転記ミスが発生しがちです。特に、複数のプロジェクトが同時に進行すると、情報の同期が追いつかなくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいタスクが登録されると、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、手作業による運用の手間やミスを解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft Excelを併用してタスク管理を行っている方 手作業でのデータ転記に時間がかかり、入力漏れなどのミスに課題を感じている方 チーム内の情報共有をより効率化し、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionにタスクを登録するだけでMicrosoft Excelにも自動で同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ処理を実行できるようにします。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで発火したタスクの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、取得した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください。 Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定できます。また、追加する内容は、Notionから取得した情報を反映させるだけでなく、固定のテキストを組み合わせるなど自由に設定が可能です。 ■注意事項
Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
試してみる
◼️概要
Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動的に商談情報を追加するフローボットです。
Salesforceに商談情報が追加されたら、その商談に紐づく取引先を検索し、Microsoft Excelのシートに情報を自動で書き込みます。
エクセルオンラインで商談情報を管理するシートを用意してご利用ください。
◼️注意事項
・Salesforceに商談情報が登録されてから、5~15分後にGoogleカレンダーに予定が登録されます。
・Salesforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。）
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。 Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。 Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。 ■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テキスト変換機能を使った自動化例 Slackに投稿された内容から日付を抽出し、「YYYYMMDD」形式に変換して通知したり、Google フォームで送信された回答内容に対して正規表現による置換処理を行い、Google スプレッドシートに整形済みのデータを記録するといった使い方が可能です。また、NotionやGoogle スプレッドシートに行が追加された際に、全角カタカナを半角に自動変換して更新するといった細かな整形処理もスムーズに行えます。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する」ワークフローは、データ入力時の文字形式統一を自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでカタカナデータを頻繁に入力・管理している方 データ入力時の全角カタカナと半角カタカナの混在に困っている方 手作業での文字変換に時間を取られている業務担当者 データの一貫性と正確性を重視するチームリーダー 業務プロセスの自動化を検討している経営者
■このテンプレートを使うメリット
このフローでは、文字変換の自動化により全角カタカナを半角にスムーズに変換することで手作業を削減し、作業効率を向上させます。
Googleフォームから回答が送信されたら正規表現による置換処理を自動で行い、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記し、さらに特定のルールに基づいてテキストを修正する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AI機能が正規表現を用いて自動でテキストの置換処理を行い、整形されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで収集したデータの表記ゆれを手作業で修正し、非効率を感じている方 テキストの置換や転記のミスをなくし、Google スプレッドシートのデータ精度を向上させたい方 正規表現を用いたテキスト処理を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からテキストの置換、スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業によるデータ加工や転記に費やしていた時間を削減します。 自動処理によって、手作業で起こりがちな置換ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 その後、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、正規表現を用いた置換ルールを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形後のデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「データを操作・変換する」アクションにて、置換対象としたいフォームの回答項目や、適用する正規表現の変換ルールを任意で設定してください。 Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションにて、データを出力するファイルやシート、列に対して、どの値を登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Notionに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する
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■概要
「Notionに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する」フローは、Notionに新しい行が追加された際に、自動的に全角カタカナを半角に変換し、データの一貫性を保つ業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionを日常的に利用しており、カタカナの全角・半角統一に課題を感じている方 データの整合性を保ちたいチームリーダーやプロジェクトマネージャー 手動でのカタカナ変換作業を削減し、業務効率を向上させたい方 データ入力時のミスを減らし、正確な情報管理を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Notionに追加されたカタカナが自動で半角に変換されカタカナ入力の自動統一ができ、一貫したデータフォーマットを維持できます。
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
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■概要
「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackを日常的に活用しており、日付データの管理に課題を感じている方 「YYYYMMDD」形式でのデータ統一を図りたいチームリーダー 手動での日付変換や通知作業に時間を取られている業務担当者 チーム内の情報共有を効率化し、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
まとめ この記事では、「ファイルの日付情報をテキスト変換してMicrosoft Excelに自動記録する方法」 について、プログラミング不要で実現できる手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介した日付変換とMicrosoft Excelへの自動記録以外にも、業務をスムーズに進めるためのテンプレートが多数用意されています。 たとえば、ファイルの格納・受信・送信などをトリガーにして、特定のフォーマットでデータを整形したり、通知を送るといった処理も簡単に実現できます。
「手入力での記録に時間がかかる」「フォーマット統一の手間をなくしたい」「ファイル管理とExcelの連携を自動化したい」 と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートで業務を見直してみてください。
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