「あれ、新入社員の従業員情報って登録したっけ？」
「この人の従業員情報、漢字間違ってない？」
そんな経験、ありませんか？従業員情報の管理に便利なSmartHRですが、一人一人の情報を手作業で登録していると、時間がかかる上に入力ミスも発生しがち。繁忙期には担当者の負担が大きくなり、他の重要な業務に集中できない…なんてこともありますよね。
そんな課題の解決におすすめなのが、SmartHRに従業員情報を自動で登録する仕組みです。
様々なツールとSmartHRを連携することで、フォームやメールといった様々な経路で得た情報を用いて、従業員情報を自動で登録することが可能に！
本記事では、ノーコードで誰でも簡単にこの仕組みを構築できる方法を詳しく解説します。
ぜひ最後までチェックして、従業員情報の管理を効率化する参考にしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、SmartHRと様々なツールを連携し、従業員情報の自動登録を実現できるテンプレートがすでに用意されています。
説明を読む前に、今すぐ自動化を体験してみたい！という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、早速スタートしてみましょう！
フォームの情報をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する」フローは、フォームで収集したデータを使って自動でSmartHRに従業員情報を登録する業務ワークフローです。
手動でのデータ入力作業が不要になり、迅速かつ正確に従業員情報を管理できます。
企業の人事担当者の負担を軽減し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRを導入している人事担当者の方
・入社手続きで多数のフォームデータを扱う企業の方
・従業員情報の管理を自動化し、手作業を減らしたいチームリーダーの方
・業務プロセスの効率化を図りたい経営者の方
・データ入力ミスを防ぎ、正確な従業員情報を維持したい方
■注意事項
・SmartHRとYoomを連携してください。
SmartHRと各種ツールを連携して従業員情報を自動登録する方法
従業員情報は、入社時のアンケートフォーム、採用担当者からのメール、あるいは部署内のチャットツールなど、様々な形で集まってきて、データ管理が煩雑になりがちですよね…
しかし、Yoomを使えば、これらの異なる情報源からSmartHRへ自動でデータを連携できるようになります。これにより、従業員情報を自動登録するフローの構築を、ノーコードで簡単に実現することが可能です。
ここでは実際の自動化例をいくつか紹介していきます。気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてくださいね！
フォームの情報をSmartHRに自動で登録する
入社予定者向けのアンケートフォームに入力された情報を用いて、SmartHRに従業員情報を自動で登録することができます。
フォームが送信されると、速やかにSmartHRへの情報登録が完了するため、転記作業の手間やタイムラグ、入力ミスを削減し、スムーズな入社手続きを実現できるでしょう。
フォームの情報をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する」フローは、フォームで収集したデータを使って自動でSmartHRに従業員情報を登録する業務ワークフローです。
手動でのデータ入力作業が不要になり、迅速かつ正確に従業員情報を管理できます。
企業の人事担当者の負担を軽減し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRを導入している人事担当者の方
・入社手続きで多数のフォームデータを扱う企業の方
・従業員情報の管理を自動化し、手作業を減らしたいチームリーダーの方
・業務プロセスの効率化を図りたい経営者の方
・データ入力ミスを防ぎ、正確な従業員情報を維持したい方
■注意事項
・SmartHRとYoomを連携してください。
Googleフォームの情報をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する
試してみる
■概要
「Googleフォームの情報をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する」フローは、従業員の入社データを自動的にSmartHRに反映させる業務ワークフローです。
Googleフォームで収集した情報を活用し、手動での入力作業を省略します。
これにより、データの整合性を保ちながら、効率的な従業員管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して従業員情報を収集している人事担当者の方
・SmartHRへのデータ入力を自動化し、作業時間を削減したい企業の管理者の方
・従業員情報管理の精度を高め、手動入力によるミスを防ぎたい方
・業務ワークフローの効率化を図り、他の重要業務に注力したいチームリーダーの方
■注意事項
・Googleフォーム、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
メールの情報をSmartHRに自動で登録する
採用担当者や他の部署から届く、従業員情報に関するメールの内容を自動で読み取り、そこから必要なデータを取り出して、SmartHRに自動で登録することができます。
特定の件名や本文に含まれるキーワードをきっかけにフローが自動的に起動し、SmartHRへ情報が登録されるため、都度メールを確認してSmartHRに手入力する手間を削減できます。これにより、見落としを防ぎ、情報更新の迅速化に期待できます。
Gmailで受信したメールをもとに、SmartHRで従業員情報を登録する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したメールをもとに、SmartHRで従業員情報を登録する」フローは、入社手続きをスムーズに行うための業務ワークフローです。
新しい従業員に関する情報がGmailで届くたびに、自動でSmartHRに従業員情報が登録されるため、手動入力の手間やミスを削減できます。
YoomのAPI連携やAI機能を活用し、効率的な人事管理をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを主に業務で使用している人事担当者の方
・SmartHRを導入しているが、従業員情報の登録作業に時間を取られている方
・入社手続きの自動化を検討しており、業務効率化を目指している企業の経営者の方
・複数のツールを連携させて人事業務を一元管理したいと考えているIT担当者の方
・ヒューマンエラーを減らし、人事データの正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Gmail、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信したメールをもとに、SmartHRで従業員情報を登録する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したメールをもとに、SmartHRで従業員情報を登録する」ワークフローは、メールからの従業員データ入力を自動化し、人事業務の効率化を図るものです。
新規入社の際に送られてくるメール情報を活用し、SmartHRへの従業員情報登録をスムーズに行います。
手動でのデータ入力作業を削減し、ミスの防止にもつながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで人事関連のメールを頻繁に受信し、その情報をSmartHRに登録する機会が多い人事担当者の方
・手動での従業員情報登録に時間を取られ、業務効率化を図りたいと考えている企業の管理者
・SmartHRを活用しているが、メールからのデータ入力に課題を感じているチームリーダーの方
・業務ワークフローを自動化し、ミスを減らしたいと考えている経営者の方
■注意事項
・Outlook、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャットツールの情報をSmartHRに自動で登録する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで、特定のチャンネルやキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その情報をもとにSmartHRに従業員情報を自動で登録することもできます。
例えば、採用決定の連絡がチャットで行われた際に、そのメッセージから必要な情報を抽出し、SmartHRに自動登録するといった活用例が考えられます。この自動化を活用することで、チームで情報共有のコミュニケーションをとりながら、その情報をスムーズに人事システムへ連携することが可能になるでしょう。
Slackの特定投稿をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する
試してみる
■概要
「Slackの特定投稿をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する」フローは、社内コミュニケーションと人事管理をスムーズに連携させる業務ワークフローです。
手動でのデータ入力作業を削減し、情報の一貫性と正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとSmartHRを既に導入しており、両ツールの連携を強化したい人事担当者の方
・手動での従業員情報登録に時間を取られている中小企業の経営者や管理者
・Slackを社内コミュニケーションツールとして活用しつつ、人事管理を自動化したいチームリーダーの方
・業務効率化を図り、誤入力リスクを減らしたい企業のIT担当者
■注意事項
・Slack、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsの特定投稿をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsの特定投稿をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する」ワークフローは、Microsoft Teams内の特定の投稿をトリガーにしてSmartHRに従業員情報を自動で登録する業務ワークフローです。
新入社員の情報登録作業が手動から自動化され、効率的かつ正確にデータを管理できます。
日常的なコミュニケーションツールと人事管理システムを連携させることで、業務プロセスのスムーズな運用をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用しており、従業員情報の管理にSmartHRを活用している人事担当者の方
・手動での従業員情報登録に時間を取られ、業務の自動化を検討している管理者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを効率化したいIT担当者の方
・人事データの入力ミスを減らし、正確な情報管理を実現したい企業の経営者の方
■注意事項
・Microsoft Teams、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの情報をもとに、SmartHRへの従業員情報の登録を自動化してみよう
今回は、「Yoomフォームの情報をもとに、SmartHRに従業員情報を登録する」テンプレートを活用して、従業員情報登録の自動化フローを構築する方法を詳しく解説します。
Yoomなら、画面指示に従って設定を進めるだけで、自動化フローを構築できます。シンプルな直感的操作のみで設定できるので、非エンジニアの方もご安心ください！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
- SmartHRをマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- フォームのトリガー設定およびSmartHRのアクション設定
- トリガーをONに設定し動作確認
フォームの情報をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する」フローは、フォームで収集したデータを使って自動でSmartHRに従業員情報を登録する業務ワークフローです。
手動でのデータ入力作業が不要になり、迅速かつ正確に従業員情報を管理できます。
企業の人事担当者の負担を軽減し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRを導入している人事担当者の方
・入社手続きで多数のフォームデータを扱う企業の方
・従業員情報の管理を自動化し、手作業を減らしたいチームリーダーの方
・業務プロセスの効率化を図りたい経営者の方
・データ入力ミスを防ぎ、正確な従業員情報を維持したい方
■注意事項
・SmartHRとYoomを連携してください。
ステップ1：SmartHRのマイアプリ登録
はじめに、SmartHRとYoomを連携するためのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
【SmartHRのマイアプリ登録方法】
Yoomにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックしてください。
検索窓にSmartHRと入力し、表示される候補からアプリを選択します。
SmartHRの新規登録画面が表示されるので、サブドメインを注釈に従って入力しましょう。入力できたら「追加」をクリックします。
※詳しいSmartHRのマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。
これで、SmartHRのマイアプリ登録完了です！
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからいよいよフローを作成していきます！
簡単に設定できるようテンプレートを活用します。まずは以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
フォームの情報をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとに、SmartHRで従業員情報を登録する」フローは、フォームで収集したデータを使って自動でSmartHRに従業員情報を登録する業務ワークフローです。
手動でのデータ入力作業が不要になり、迅速かつ正確に従業員情報を管理できます。
企業の人事担当者の負担を軽減し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRを導入している人事担当者の方
・入社手続きで多数のフォームデータを扱う企業の方
・従業員情報の管理を自動化し、手作業を減らしたいチームリーダーの方
・業務プロセスの効率化を図りたい経営者の方
・データ入力ミスを防ぎ、正確な従業員情報を維持したい方
■注意事項
・SmartHRとYoomを連携してください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
ステップ3：フォームのトリガー設定
まずはフォームの設定です。
ここで設定したフォームに回答が送信されるとフローが自動的に起動し、回答データを用いてSmartHRに従業員情報を自動登録します。
コピーしたテンプレートの、「従業員登録」という項目をクリックしましょう。
テンプレートを使用しているので、フォームの内容はデフォルトで設定されています。
初期設定されているフォームでは、「姓」「名」「姓（カナ）」「名（カナ）」「生年月日」「性別」「電話番号」「メールアドレス」を取得し、SmartHRに従業員情報を自動で登録できるようになっています。
上記項目以外にも、住所等追加したい項目があれば、項目の一番下にある「質問を追加」ボタンを押すと追加することが可能です。
用途に合わせて、各項目を変更したり追加して使用してくださいね！
設定が完了したら、画面右上にある「プレビューページ」をクリックし、実際に使用するフォームページの表示を確認してみましょう。
完了ページの設定（フォーム回答後に表示される画面）やアクセス制限は、有料プランをご利用の場合に任意で設定することができます。
未設定でもフォームは使用できるので、必要に応じて設定してみてください。
フローボットの起動者は、プルダウンから選択可能です。
ここまで設定が完了したら「次へ」を押しましょう！
「取得した値」にサンプルとなる仮の回答を設定し、「保存する」をクリックして設定完了です。
※今回はテスト用にサンプル値を入力していますが、実際にフローボットを稼働した際には、フォームの回答データが「取得した値」にアウトプットとして反映されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
ステップ4：SmartHRに従業員情報を登録する
続いて、SmartHRアイコンの「従業員の登録」という項目を設定していきましょう。
連携アカウントとアクション選択画面が表示されます。
デフォルトで設定がされていますが、「SmartHRと連携するアカウント情報」が使用するアカウントで間違いが無いかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
事業者IDは、枠内をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
ここからは、先ほど設定したフォームの回答を用いて、SmartHRの従業員情報に自動登録するための設定をしていきます。
テンプレートを使用しているため、「姓」には下図の通り、「取得した値」から引用できるように設定されています。
このように設定することで、フォームに回答された「姓」の情報を、自動でSmartHRの「姓」の項目に登録することが可能です。
※「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
その他の項目も同様に、フォームの回答を用いてSmartHRの従業員情報に登録できるように設定されています。
フォーム設定時に、住所等も自動登録できるように質問項目を追加した場合は、追加した項目も忘れずに設定しましょう！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、SmartHRに従業員情報が登録されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
すべての設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にします。設定したフローが正常に動作するか、チェックしてみましょう！
SmartHRを使用したその他の便利な自動化例
Yoomには、今回ご紹介したようなSmartHRへの情報登録だけでなく、SmartHRに蓄積されたデータを活用する自動化フローのテンプレートも豊富に用意されています。
たとえば、SmartHRのデータを用いて、他のデータベースに情報を追加することも可能です。
ここでは、SmartHRを活用したその他の便利なテンプレートをいくつかご紹介。気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽にお試しください！
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。
Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加する
試してみる
Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加するフローです。
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailで送信する
試してみる
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
SmartHRに従業員が登録されたら、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビへ登録
試してみる
SmartHRに従業員が登録されたら、給与/勤怠/人事評価システムへ登録
SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知する
試してみる
SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
まとめ
いかがでしたか？この記事では、SmartHRへの従業員情報登録を自動化する方法についてご紹介しました。フォームやメール、チャットツールなど、様々な情報源からSmartHRへデータを連携することで自動化を実現！これにより、手作業による転記の手間や入力ミスを削減でき、担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。また、自動化によりヒューマンエラーを削減することで正確なデータ管理を実現し、ミスコミュニケーションの防止にも期待できます。
Yoomを使えば、ノーコードで手間をかけず、誰でも簡単に業務自動化のフローを構築できます。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
今すぐ無料でアカウントを発行する
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大！自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
この機会に自動化を導入して、効率的で正確な人事労務管理を実現しませんか？
業務効率の改善は、”小さな改善”の積み重ねです。まずは1つ、今回ご紹介したSmartHRへの従業員情報の自動登録から、気軽にスタートしてみてください。
.avif)
.avif)
