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「あれ、新入社員の従業員情報って登録したっけ？」
「この人の従業員情報、漢字間違ってない？」
そんな経験、ありませんか？従業員情報の管理に便利なSmartHRですが、一人一人の情報を手作業で登録していると、時間がかかる上に入力ミスも発生しがち。繁忙期には担当者の負担が大きくなり、他の重要な業務に集中できない…なんてこともありますよね。
そんな課題の解決におすすめなのが、SmartHRに従業員情報を自動で登録する仕組みです。
様々なツールとSmartHRを連携することで、フォームやメールといった様々な経路で得た情報を用いて、従業員情報を自動で登録することが可能に！
本記事では、ノーコードで誰でも簡単にこの仕組みを構築できる方法を詳しく解説します。
ぜひ最後までチェックして、従業員情報の管理を効率化する参考にしてみてくださいね！
Yoomには、SmartHRと様々なツールを連携し、従業員情報の自動登録を実現できるテンプレートがすでに用意されています。
説明を読む前に、今すぐ自動化を体験してみたい！という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、早速スタートしてみましょう！
■概要
従業員の入社手続きに伴う情報入力は、正確性が求められる一方で、手作業での対応は時間や手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、フォームで受け付けた情報を人事労務システムに転記する作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた情報を、自動でSmartHRに従業員として登録し、入社手続きに関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
従業員情報は、入社時のアンケートフォーム、採用担当者からのメール、あるいは部署内のチャットツールなど、様々な形で集まってきて、データ管理が煩雑になりがちですよね…
しかし、Yoomを使えば、これらの異なる情報源からSmartHRへ自動でデータを連携できるようになります。これにより、従業員情報を自動登録するフローの構築を、ノーコードで簡単に実現することが可能です。
ここでは実際の自動化例をいくつか紹介していきます。気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてくださいね！
入社予定者向けのアンケートフォームに入力された情報を用いて、SmartHRに従業員情報を自動で登録することができます。
フォームが送信されると、速やかにSmartHRへの情報登録が完了するため、転記作業の手間やタイムラグ、入力ミスを削減し、スムーズな入社手続きを実現できるでしょう。
■概要
従業員の入社手続きに伴う情報入力は、正確性が求められる一方で、手作業での対応は時間や手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、フォームで受け付けた情報を人事労務システムに転記する作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた情報を、自動でSmartHRに従業員として登録し、入社手続きに関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
従業員の入社手続きにおいて、Googleフォームで受け付けた情報をSmartHRへ手作業で転記する業務に手間や時間を取られていませんか？この繰り返し発生する定型業務は、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでSmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、こうした入社手続きに関する業務を効率化して担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
採用担当者や他の部署から届く、従業員情報に関するメールの内容を自動で読み取り、そこから必要なデータを取り出して、SmartHRに自動で登録することができます。
特定の件名や本文に含まれるキーワードをきっかけにフローが自動的に起動し、SmartHRへ情報が登録されるため、都度メールを確認してSmartHRに手入力する手間を削減できます。これにより、見落としを防ぎ、情報更新の迅速化に期待できます。
■概要
従業員の入社手続きに伴い、Gmailで受信した採用通知や連絡事項を都度SmartHRへ手入力する作業は、手間がかかる上にミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの特定のメール受信をトリガーにAIがメール本文から氏名や入社日などの情報を自動で抽出し、SmartHRに従業員情報として登録できます。手作業による転記の手間とミスを解消し、入社手続きを円滑に進めるのに役立つでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
採用担当者や関連部署から新しい従業員の情報がメールで届くたびに、その内容を確認しながら手作業で従業員情報を登録する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけでAIがメール本文から必要な情報を自動で読み取り、SmartHRに従業員情報として登録できます。こうした定型業務を自動化することで、人事労務担当者の負担を軽減できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで、特定のチャンネルやキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その情報をもとにSmartHRに従業員情報を自動で登録することもできます。
例えば、採用決定の連絡がチャットで行われた際に、そのメッセージから必要な情報を抽出し、SmartHRに自動登録するといった活用例が考えられます。この自動化を活用することで、チームで情報共有のコミュニケーションをとりながら、その情報をスムーズに人事システムへ連携することが可能になるでしょう。
■概要
Slackでの入社連絡や従業員情報の登録依頼は便利ですが、その内容を都度SmartHRへ転記する作業に手間を感じていませんか？手作業による転記は、情報の見落としや入力ミスなどヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をトリガーにSmartHRへの従業員情報登録を自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Microsoft Teamsで共有された新しいメンバーの情報を、SmartHRへ手作業で登録する際に、手間や入力ミスが発生していませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をきっかけに、AIが投稿内容から情報を抽出し、SmartHRへ自動で従業員情報を登録します。これにより、手作業での二重入力の手間を省き、人事労務に関する業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回は、「Yoomフォームの情報をもとに、SmartHRに従業員情報を登録する」テンプレートを活用して、従業員情報登録の自動化フローを構築する方法を詳しく解説します。
Yoomなら、画面指示に従って設定を進めるだけで、自動化フローを構築できます。シンプルな直感的操作のみで設定できるので、非エンジニアの方もご安心ください！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
従業員の入社手続きに伴う情報入力は、正確性が求められる一方で、手作業での対応は時間や手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、フォームで受け付けた情報を人事労務システムに転記する作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた情報を、自動でSmartHRに従業員として登録し、入社手続きに関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、SmartHRとYoomを連携するためのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
【SmartHRのマイアプリ登録方法】
Yoomにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックしてください。
検索窓にSmartHRと入力し、表示される候補からアプリを選択します。
SmartHRの新規登録画面が表示されるので、サブドメインを注釈に従って入力しましょう。入力できたら「追加」をクリックします。
※詳しいSmartHRのマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。
これで、SmartHRのマイアプリ登録完了です！
ここからいよいよフローを作成していきます！
簡単に設定できるようテンプレートを活用します。まずは以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
従業員の入社手続きに伴う情報入力は、正確性が求められる一方で、手作業での対応は時間や手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、フォームで受け付けた情報を人事労務システムに転記する作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた情報を、自動でSmartHRに従業員として登録し、入社手続きに関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
まずはフォームの設定です。
ここで設定したフォームに回答が送信されるとフローが自動的に起動し、回答データを用いてSmartHRに従業員情報を自動登録します。
コピーしたテンプレートの、「従業員登録」という項目をクリックしましょう。
テンプレートを使用しているので、フォームの内容はデフォルトで設定されています。
初期設定されているフォームでは、「姓」「名」「姓（カナ）」「名（カナ）」「生年月日」「性別」「電話番号」「メールアドレス」を取得し、SmartHRに従業員情報を自動で登録できるようになっています。
上記項目以外にも、住所等追加したい項目があれば、項目の一番下にある「質問を追加」ボタンを押すと追加することが可能です。
用途に合わせて、各項目を変更したり追加して使用してくださいね！
設定が完了したら、画面右上にある「プレビューページ」をクリックし、実際に使用するフォームページの表示を確認してみましょう。
完了ページの設定（フォーム回答後に表示される画面）やアクセス制限は、有料プランをご利用の場合に任意で設定することができます。
未設定でもフォームは使用できるので、必要に応じて設定してみてください。
フローボットの起動者は、プルダウンから選択可能です。
ここまで設定が完了したら「次へ」を押しましょう！
「取得した値」にサンプルとなる仮の回答を設定し、「保存する」をクリックして設定完了です。
※今回はテスト用にサンプル値を入力していますが、実際にフローボットを稼働した際には、フォームの回答データが「取得した値」にアウトプットとして反映されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
続いて、SmartHRアイコンの「従業員の登録」という項目を設定していきましょう。
連携アカウントとアクション選択画面が表示されます。
デフォルトで設定がされていますが、「SmartHRと連携するアカウント情報」が使用するアカウントで間違いが無いかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
事業者IDは、枠内をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
ここからは、先ほど設定したフォームの回答を用いて、SmartHRの従業員情報に自動登録するための設定をしていきます。
テンプレートを使用しているため、「姓」には下図の通り、「取得した値」から引用できるように設定されています。
このように設定することで、フォームに回答された「姓」の情報を、自動でSmartHRの「姓」の項目に登録することが可能です。
※「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
その他の項目も同様に、フォームの回答を用いてSmartHRの従業員情報に登録できるように設定されています。
フォーム設定時に、住所等も自動登録できるように質問項目を追加した場合は、追加した項目も忘れずに設定しましょう！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、SmartHRに従業員情報が登録されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
すべての設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にします。設定したフローが正常に動作するか、チェックしてみましょう！
Yoomには、今回ご紹介したようなSmartHRへの情報登録だけでなく、SmartHRに蓄積されたデータを活用する自動化フローのテンプレートも豊富に用意されています。
たとえば、SmartHRのデータを用いて、他のデータベースに情報を追加することも可能です。
ここでは、SmartHRを活用したその他の便利なテンプレートをいくつかご紹介。気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽にお試しください！
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSmartHRで従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
・Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している人事担当者
・Googleスプレッドシートに登録した内容をSmartHRに登録している方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・Googleスプレッドシートの情報を元に従業員情報の登録を効率化したい方
・SmartHRの手入力での作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを使用すると、従業員情報を一元管理できるのがメリットです。
ただ、手作業で入力する項目が多く時間がかかったり入力ミスといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
SmartHRへの手作業での入力を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Googleスプレッドシートで従業員情報を管理している場合、その情報を自動的にSmartHRに登録することができます。
手作業による作業時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。
また、フローをカスタマイズすることで、任意のコミュニケーションツールに通知を出すことができるようになるためチームメンバーと迅速に情報共有することも可能です。
ｋ
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスの一貫化を検討している方
・Google Workspaceの従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方
2. SmartHRを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員データの登録を負担に感じている方
・オンボーディングや保険加入手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、SmartHRの従業員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
◼️概要
SmartHRに従業員が登録されたら、給与/勤怠/人事評価各システムへ登録します。
SmartHRへの登録を起点に、他のツールにアクセスをすることなく自動登録が可能です。
今回は、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビを例として設定します。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、SmartHR（OAuth）を押して、以下の設定を行い保存します。
・トリガーアクション：従業員情報が登録されたらを選択します。
・サブドメイン：SmartHRのURL上にサブドメインをコピーアンドペーストし、テストします。
・次ページ：テストを押し、登録情報が取得できたら保存します。
※一度も従業員登録を行っていない場合、次ページのテストでレスポンスが返らないため、デモで従業員登録を行った上で再度テストしてください。
PCAクラウド給与の設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：データ領域の選択
・データ領域：候補から対象のデータ領域を選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
③＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：社員情報を登録を選択してください。
・対応する項目：①のトリガーから取得したアウトプット項目を対応箇所に埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
④＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：PCAクラウドからログアウトを選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
※PCAクラウドとの連携時の注意点はこちら。
KING OF TIMEの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、KING OF TIMEを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：従業員の登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
カオナビの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、カオナビを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：メンバーを登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
◼️注意事項
・SmartHRおよびデータを連携する各ツール(今回の場合PCAクラウドやKING OF TIME、カオナビ等)とYoomの連携が事前に必要です。
・連携(マイアプリ登録)についてはこちら。
・従業員の氏名やメールアドレス、勤務時間などを適切に設定してご利用ください。
・ 各アプリケーションの設定やカスタマイズを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をSlackで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをSlackで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・必要な情報をSlackに集約することにより、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み業務の効率化に繋がります。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Slackの通知によって情報伝達を自動化することができます。
・新規従業員への歓迎メッセージをSlackで送信することで、コミュニケーションを活性化させることができます。
・手作業による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
いかがでしたか？この記事では、SmartHRへの従業員情報登録を自動化する方法についてご紹介しました。フォームやメール、チャットツールなど、様々な情報源からSmartHRへデータを連携することで自動化を実現！これにより、手作業による転記の手間や入力ミスを削減でき、担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。また、自動化によりヒューマンエラーを削減することで正確なデータ管理を実現し、ミスコミュニケーションの防止にも期待できます。
Yoomを使えば、ノーコードで手間をかけず、誰でも簡単に業務自動化のフローを構築できます。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大！自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
この機会に自動化を導入して、効率的で正確な人事労務管理を実現しませんか？
業務効率の改善は、”小さな改善”の積み重ねです。まずは1つ、今回ご紹介したSmartHRへの従業員情報の自動登録から、気軽にスタートしてみてください。
