【ノーコードで実現】Microsoft Excelの情報を基にリマインダーを自動で通知する方法

毎日Microsoft Excelから期日の近いタスクを取得し、Discordに通知する

試してみる

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■概要
Microsoft Excelでタスク管理を行っているものの、期日の確認やチームへのリマインドを手作業で行うことに手間を感じていませんか？
また、確認漏れによって重要なタスクが遅延してしまうケースもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、毎日Microsoft Excelから期日が近いタスク情報を自動で取得し、Discordへリマインド通知を送信する一連の流れを自動化できます。
Microsoft Excelを使ったリマインダー業務を効率化し、タスクの抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelでタスク管理を行っており、リマインダー業務を効率化したい方
・チームのコミュニケーションツールとしてDiscordを活用しており、タスクの共有を円滑にしたい方
・手動での確認や通知作業によるミスをなくし、確実なタスク管理を実現したいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・Microsoft Excel、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

「Microsoft Excelでタスクの期日を管理しているけど、毎日チェックするのは面倒…」
「重要なタスクの締め切りをうっかり忘れてしまい、ヒヤッとした経験がある…」
このように、Microsoft Excellを使ったタスク管理におけるリマインダー設定や期日確認の作業に、手間や課題を感じていませんか？

もし、Microsoft Excelで管理しているタスクの期日が近づいた際に、普段使っているチャットツールに自動でリマインド通知を送る仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。

さらにタスクの抜け漏れを防ぎ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft Excelのタスク情報をリマインドする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

毎日Microsoft Excelから期日の近いタスクを取得し、Discordに通知する

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■概要
Microsoft Excelでタスク管理を行っているものの、期日の確認やチームへのリマインドを手作業で行うことに手間を感じていませんか？
また、確認漏れによって重要なタスクが遅延してしまうケースもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、毎日Microsoft Excelから期日が近いタスク情報を自動で取得し、Discordへリマインド通知を送信する一連の流れを自動化できます。
Microsoft Excelを使ったリマインダー業務を効率化し、タスクの抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelでタスク管理を行っており、リマインダー業務を効率化したい方
・チームのコミュニケーションツールとしてDiscordを活用しており、タスクの共有を円滑にしたい方
・手動での確認や通知作業によるミスをなくし、確実なタスク管理を実現したいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・Microsoft Excel、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Microsoft ExcelのタスクをDiscordに自動でリマインドするフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、毎日Microsoft Excelから期日の近いタスクを取得し、Discordに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Discord

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft ExcelとDiscordのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Microsoft Excelのトリガー設定およびAI機能でテキスト生成、Discordのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

毎日Microsoft Excelから期日の近いタスクを取得し、Discordに通知する

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■概要
Microsoft Excelでタスク管理を行っているものの、期日の確認やチームへのリマインドを手作業で行うことに手間を感じていませんか？
また、確認漏れによって重要なタスクが遅延してしまうケースもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、毎日Microsoft Excelから期日が近いタスク情報を自動で取得し、Discordへリマインド通知を送信する一連の流れを自動化できます。
Microsoft Excelを使ったリマインダー業務を効率化し、タスクの抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelでタスク管理を行っており、リマインダー業務を効率化したい方
・チームのコミュニケーションツールとしてDiscordを活用しており、タスクの共有を円滑にしたい方
・手動での確認や通知作業によるミスをなくし、確実なタスク管理を実現したいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・Microsoft Excel、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ1： Microsoft ExcelとDiscordをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

Microsoft ExcelとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

DiscordとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

以上でマイアプリ登録は完了です！

ステップ2： 該当のテンプレートをコピー

ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

毎日Microsoft Excelから期日の近いタスクを取得し、Discordに通知する

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■概要
Microsoft Excelでタスク管理を行っているものの、期日の確認やチームへのリマインドを手作業で行うことに手間を感じていませんか？
また、確認漏れによって重要なタスクが遅延してしまうケースもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、毎日Microsoft Excelから期日が近いタスク情報を自動で取得し、Discordへリマインド通知を送信する一連の流れを自動化できます。
Microsoft Excelを使ったリマインダー業務を効率化し、タスクの抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelでタスク管理を行っており、リマインダー業務を効率化したい方
・チームのコミュニケーションツールとしてDiscordを活用しており、タスクの共有を円滑にしたい方
・手動での確認や通知作業によるミスをなくし、確実なタスク管理を実現したいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・Microsoft Excel、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。

ステップ3： スケジュールトリガー設定

それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「スケジュールトリガー」をクリックします。

ここで指定したスケジュールでMicrosoft Excelのタスクを取得します。
通知したいタイミングにあわせて、任意の曜日や時刻を設定しましょう。
今回は、毎日12時にフローボットを実行するスケジュールを設定しています。

スケジュールトリガーの設定については、以下のヘルプページをご確認ください。

• スケジュールトリガーの設定方法

設定が完了したら、「保存する」をクリックします。

ステップ4： Microsoft Excelでレコードを取得する

続いて、Microsoft Excelで期日が近いタスクのレコードを取得する設定を行いましょう。
「レコードを取得する」をクリックします。

タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。

Microsoft Excelと連携するアカウント情報も確認しましょう。

事前準備として、Microsoft Excelでレコードを作成しておきましょう。
今回はタスク管理表として、以下のような内容で作成しました。

Yoomの操作画面に戻ります。
連携するデータベースを設定しましょう。

各項目について、注釈に沿って入力してください。
ドライブID、アイテムID、シート名は入力欄をクリックすると候補が表示されるので、それぞれ対象の項目を選択しましょう。

Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定方法は、以下のヘルプページをご確認ください。

• 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して

また、テーブル範囲の設定に関しては、原則Google スプレッドシートと同様です。
以下のヘルプページもご確認ください。

• Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義

各項目の設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

取得したいレコードの条件
今回は、Microsoft Excel上のレコード（今回はタスク管理表）から、期日が翌日になっているレコードのみを自動で取得する設定を行います。
条件として、タスク管理表の「期日」列を基準にし、値を「等しい」「tomorrow_%Y-%m-%d（翌日）」を設定します。
右の欄には、入力欄をクリックすると表示される「日付」タブから指定したい日付（今回は翌日）を指定してください。

また、「＋トリガー条件を追加」をクリックすると、条件を追加することができます。
ここでは「完了日」列を指定し、値を「空である」に設定しました。

この設定によって、実行日の翌日が期日として登録されていて、かつ未完了のタスクだけを抽出できるようになります。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で正しくレコードが取得されるか確認してみましょう。

テストが正常に完了すると、設定した条件に一致するレコードが一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップでAI機能でテキストの生成が可能です。

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。

内容を確認し、「保存する」をクリックします。

ステップ5： AI機能でテキスト生成

続いて、Microsoft Excelから取得したレコードの内容をもとに、AI機能でテキストを要約・生成する設定を行いましょう。
「テキストを生成する」をクリックします。

AIによるテキスト生成の設定を行います。
変換タイプ（テキストを生成｜500文字以内（3タスク））がデフォルトで設定されているので、確認し「次へ」をクリックします。

※テキストを生成する機能のアクションは「指示可能なプロンプトの文字数」によって消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
それぞれの文字数と消費タスク数は、アクションのプルダウンを選択することで確認ができます。

詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。

• 「テキストを生成する」の設定方法

プロンプト
生成するテキストとプロンプトを設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでMicrosoft Excelから取得した値が表示されるので選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
また、デフォルトのプロンプトを使用し、Microsoft Excelから取得したタスク情報のレコードから、タスク名と詳細を整理・一覧化するよう設定しています。

入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で正しくテキストが生成されるか確認してみましょう。

テストが成功すると、指定したプロンプトに沿って生成されたテキストが表示されます。
以下の画像の取得した値をもとに、この後のステップでDiscordでメッセージを送信することが可能です。

内容を確認し、「保存する」をクリックします。

ステップ6： Discordでメッセージを送信

いよいよ最後のステップです！
前のステップでAI機能によって取得した生成結果を利用して、Discordのスレッドにメッセージを送信しましょう。
「メッセージを送信」をクリックします。

タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。

Discordと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

チャンネルID
メッセージの送信先として設定するチャンネルIDを指定しましょう。
注釈に沿って入力してください。

※この後のステップで送信テストを実行すると、指定したチャンネルへ実際にメッセージが送信されます。
そのため、関係者に事前に周知しておくか、テスト用のチャンネルIDを設定しておくと安心です。

メッセージ内容
送信するメッセージの内容を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、前のステップでAI機能で生成した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで、値が固定化されず、メッセージ内容に毎回最新の情報を反映することが可能です。
※なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じメッセージが送信されてしまうので注意が必要です。

入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。

テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が一覧で表示されます。
あわせて、Discordの画面を開き、指定した内容でメッセージが実際に送信されているかを確認してみましょう。

今回は下記の通り作成されていました！

問題がなければYoomの操作画面に戻り、取得した値を確認して「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！

ステップ7： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、スケジュールトリガーで指定したタイミングに自動でフローボットが実行され、Microsoft Excelからレコードを取得します。
また、AI機能によって整理・生成された内容は、指定したDiscordチャンネルへリマインド通知として自動で送信されます。
実際にスケジュールトリガーを有効化し、設定したタイミングでAIによって整形されたタスク内容がDiscordに通知されるかを確認してみましょう。

Microsoft Excelを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft ExcelのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。

例えば、指定したスケジュールで、Microsoft Excelから取得したデータを基にPDFに変換して、Gmailで送信するフローを自動化できます。
これにより、毎月のレポート送信や請求書の配信業務を効率化でき、担当者が手動で行う作業を削減できるので、作業時間の短縮が実現するでしょう。

指定スケジュールでMicrosoft Excelのタスク一覧をGoogleカレンダーに一括登録する

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■概要
指定スケジュールでMicrosoft Excelのタスク一覧をGoogleカレンダーに一括登録するフローは、日々のタスク管理を効率化するための業務ワークフローです。
このフローを活用すれば、指定したスケジュールに基づいてMicrosoft Excelのタスクが自動的にGoogleカレンダーに登録され、スムーズなタスク管理が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelで日々のタスクを管理しているビジネスパーソンの方
・Googleカレンダーを活用してスケジュール管理を効率化したい方
・手動でのタスク登録に時間を取られ、生産性向上を目指しているチームリーダーや管理者の方
・Microsoft ExcelとGoogleカレンダーの連携を自動化し、業務の効率化を図りたい企業のIT担当者の方

■注意事項
・Microsoft Excel、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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指定日時にMicrosoft Excelからデータを取得して、freee請求書で請求書を作成する

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■概要
「指定日時にMicrosoft Excelからデータを取得して、freee請求書で請求書を作成する」ワークフローを利用すると、事務作業の負担軽減につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelを使用してデータ管理を行っている方
・毎回手動でデータを確認し、請求書を作成するのに手間を感じている方
・迅速に請求書作成を行い、業務をスピーディに進めたいと考える方
・freee請求書を活用して請求書を作成している企業
・freee請求書を利用しているが、データ入力の手間を省きたい方
・請求業務の自動化に興味があり、業務の効率化を図りたい方

■注意事項
・Microsoft Excelとfreee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してChatworkに通知する

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■概要
「指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してChatworkに通知する」ワークフローは、予算管理と情報共有の効率化を図るための業務ワークフローです。
Microsoft Excelに保存された予算情報を指定した日時に自動で取得し、その内容をChatworkに通知することで、手動でのデータ転記作業を削減し、チーム全体で予算情報を簡単に共有できます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelで予算管理を行っている企業
・予算情報をChatworkを通じてチームに通知したい担当者
・手動でのデータ更新作業を減らし、業務の自動化を進めたい企業
・予算に関する最新情報を迅速に全員と共有したい企業
・チームメンバーが予算に関する情報をすぐに確認できるようにしたい管理者

■注意事項
・Microsoft Excel、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する

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■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。‍‍

■このテンプレートをおすすめする方
・予算の使用状況を定期的にPDF化し関係者と共有している方
・予算情報をPDFとしてまとめる作業に時間がかかっている方
・PDFの発行やOutlookによるメール送付の作業を効率化したい方‍

■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知する

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■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してSlackに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。‍‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Issueの作成を効率化し作業工数の削減を図りたいリーダー層の方
・部の予算をMicrosoft Excelで管理している方
・予算超過の兆候を事前に確認したい方

■注意事項
・Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信する

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■概要
「指定日時にMicrosoft Excelから顧客情報を取得してOutlookで定期メールを送信する」ワークフローは、定型的な作業を効率化します。
手作業で行う業務が減るので、人的エラーのリスクも軽減するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelを利用して顧客情報の管理を行っている方
・顧客情報をスピーディに取得し、自動的にメールを送信したいと考えている方
・手動での顧客情報の確認やメール送信に時間を取られている方
・効率よく顧客対応を行いたいと考える営業担当者
・Outlookを日常的に利用しているが、定期メールの送信を自動化したい方
・社内の業務効率化を図りたいと考えるIT担当者やマネージャー

■注意事項
・Microsoft ExcelとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、AIで文章を生成してSendGridでメールを送信する

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■概要
「指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、AIで文章を生成してSendGridでメールを送信する」ワークフローは、定められた日時に最新のデータを取得できます。
文章作成からメール送信まで自動化することで、作業の手間を減らせます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelで毎日または定期的にデータ管理をしている方
・Microsoft Excelファイルの最新データから、スピーディにレポートやまとめ文章を自動生成したい方
・メール通知を効率的に活用し、業務の迅速な情報共有を目指している方
・SendGridを業務のメール配信ツールとして利用されている企業や担当者
・Microsoft Excelデータから文章を作り、毎回手動でメール送信する作業を省力化したい方
・レポート作成や経営会議向け情報提供など、短時間で的確なアウトプットを必要としている方
・定期的な情報配信・報告業務を自動化し、人的ミスや作業遅延を防ぎたい方

■注意事項
・Microsoft ExcelとSendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する

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■概要
指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・営業報告やKPIレポートを上司に毎日提出している営業チームメンバー
・複数の部署や支店からのデータを定期的に集計し、レポート配信している経理担当者
・売上データや在庫状況などの月次報告書を関係者に送りたい方
・クライアントや取引先に定期的な進捗報告や実績レポートを送信するプロジェクトマネージャー
・マーケティングデータの分析およびチームやクライアントへの報告を定期的に行うマーケティング担当者

■注意事項
・Microsoft Excel、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
・Googleドキュメントの報告書の雛形を準備しておいてください。詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

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指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得して、SendGridでメールを送信する

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■概要
「指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得して、SendGridでメールを送信する」ワークフローを利用すると、指定した時刻にMicrosoft Excelの情報を自動取得できます。
取得データはメールで自動送信されるため、データ配信作業の手間を省けます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Excelで定期的にデータ管理や集計作業を行っている方
・Microsoft Excelの最新データをメールでスピーディに受け取りたい方
・社内外への報告や情報共有に、手作業でデータ抽出・送信する手間を軽減したい方
・自動化によってMicrosoft Excelデータの配信業務を効率化したいと考えている方
・SendGridを活用して複数の宛先へのメール送信業務を実施している企業やグループ
・Microsoft Excelの内容を毎回手動で確認・送信しており、作業負担や漏れを減らしたい方

■注意事項
・Microsoft ExcelとSendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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指定日時にスマレジから在庫数を取得してMicrosoft Excelの対象列を更新する

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■概要
スマレジの在庫管理は重要ですが、毎日決まった時間に在庫数を確認し、Microsoft Excelに手入力で転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による入力ミスや更新漏れは、正確な在庫管理の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にスマレジの在庫情報を自動で取得し、Microsoft Excelのシートを更新できるため、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・スマレジとMicrosoft Excelを使い、手作業で在庫管理を行っている店舗運営者の方
・定期的な在庫数の確認と報告業務の効率化を目指しているバックオフィス担当者の方
・手作業によるデータ転記のミスをなくし、正確な在庫管理を実現したいと考えている方

■注意事項
・スマレジとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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まとめ

Microsoft Excelでのタスク管理におけるリマインド業務を自動化することで、これまで毎日手作業で行っていた期日の確認や通知作業から解放され、タスクの対応漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。

これにより、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる時間を確保し、チーム全体の業務遂行をより円滑に進めることが可能になるでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：通知先をSlackやMicrosoft Teamsに変更できますか？

A：はい、フローボットを作成することで可能です。

• 基本的なフローボットの作成方法

【設定方法】
フローボットで、「テキストを生成」アクション直下の＋ボタンをクリックし、SlackやMicrosoft Teamsなど通知に使用したいアプリを選択してください。
※Discordの「メッセージを送信」アクションは必要に応じて削除してください。

設定したアプリのアクション項目から「メッセージを送信」などの通知系アクションを選択することで、リードの作成に加えてリードの登録と同時に通知を行うフローが構築できます。

Q：担当者ごとにメンションを付けて通知できますか？

A：はい、可能です。
Microsoft Excelで取得するレコードに担当者列（DiscordユーザーID）が入力されていれば、その値を利用して該当ユーザーにメンション付きで通知を送信できます。
また、動的ではなく毎回固定のユーザーに通知を送りたい場合は、直接メッセージ欄にユーザーIDを固定値として記載することも可能です。
この設定を活用することで、チーム全体への一斉通知ではなく、担当者ごとに必要なタスク情報を的確に届けることができます。

Discordでメンションを設定する際にはユーザーIDが必要になります。
取得方法については以下のヘルプページをご参照ください。

• DiscordのユーザーIDを取得する方法

Q：「3日後が期日のタスク」を通知できますか？

A：はい、可能です。
「日時・日付の加算減算」オペレーションを活用することで、「翌日」だけでなく「3日後」や「7日後」など、任意の日付を基準にタスクを取得できます。

• 日数・時間を指定してX日後・X日前を取得する

【設定方法】
フローボット内でスケジュールトリガー以下の＋ボタンをクリックします。

オペレーションタイプの選択から「計算」を選択し、変換タイプの選択は日時・日付の加算減産をクリックしてください。

今回は、今日から3日後が期日のタスクを取得する想定で設定を行います。
「変換対象の日付・日時」に、入力欄をクリックし表示される日付タブから「 today_%Y-%m-%d」を指定します。

「加算/減算設定」で「＋3日」を指定しテストを実行すると、現在の日付に3日を加えた日付が自動的に取得されます。

その後、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションの設定画面で、取得したいレコードの条件欄に先ほど取得した日付を指定しテストを実行すると、今日から3日後が期日のタスクを自動的に抽出できます。
この設定を行うことで、指定した期間内に対応が必要なタスクのみを効率的に取得でき、実務に合わせてより柔軟なスケジュール設定や条件指定を行うことが可能になります。