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「Microsoft Excelでタスクの期日を管理しているけど、毎日チェックするのは面倒…」
「重要なタスクの締め切りをうっかり忘れてしまい、ヒヤッとした経験がある…」
このように、Microsoft Excellを使ったタスク管理におけるリマインダー設定や期日確認の作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Excelで管理しているタスクの期日が近づいた際に、普段使っているチャットツールに自動でリマインド通知を送る仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されます。
さらにタスクの抜け漏れを防ぎ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Excelのタスク情報をリマインドする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、毎日Microsoft Excelから期日の近いタスクを取得し、Discordに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Discord
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Microsoft ExcelとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
DiscordとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「スケジュールトリガー」をクリックします。
ここで指定したスケジュールでMicrosoft Excelのタスクを取得します。
通知したいタイミングにあわせて、任意の曜日や時刻を設定しましょう。
今回は、毎日12時にフローボットを実行するスケジュールを設定しています。
スケジュールトリガーの設定については、以下のヘルプページをご確認ください。
設定が完了したら、「保存する」をクリックします。
続いて、Microsoft Excelで期日が近いタスクのレコードを取得する設定を行いましょう。
「レコードを取得する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報も確認しましょう。
事前準備として、Microsoft Excelでレコードを作成しておきましょう。
今回はタスク管理表として、以下のような内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻ります。
連携するデータベースを設定しましょう。
各項目について、注釈に沿って入力してください。
ドライブID、アイテムID、シート名は入力欄をクリックすると候補が表示されるので、それぞれ対象の項目を選択しましょう。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定方法は、以下のヘルプページをご確認ください。
また、テーブル範囲の設定に関しては、原則Google スプレッドシートと同様です。
以下のヘルプページもご確認ください。
各項目の設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
取得したいレコードの条件
今回は、Microsoft Excel上のレコード（今回はタスク管理表）から、期日が翌日になっているレコードのみを自動で取得する設定を行います。
条件として、タスク管理表の「期日」列を基準にし、値を「等しい」「tomorrow_%Y-%m-%d（翌日）」を設定します。
右の欄には、入力欄をクリックすると表示される「日付」タブから指定したい日付（今回は翌日）を指定してください。
また、「＋トリガー条件を追加」をクリックすると、条件を追加することができます。
ここでは「完了日」列を指定し、値を「空である」に設定しました。
この設定によって、実行日の翌日が期日として登録されていて、かつ未完了のタスクだけを抽出できるようになります。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で正しくレコードが取得されるか確認してみましょう。
テストが正常に完了すると、設定した条件に一致するレコードが一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップでAI機能でテキストの生成が可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
続いて、Microsoft Excelから取得したレコードの内容をもとに、AI機能でテキストを要約・生成する設定を行いましょう。
「テキストを生成する」をクリックします。
AIによるテキスト生成の設定を行います。
変換タイプ（テキストを生成｜500文字以内（3タスク））がデフォルトで設定されているので、確認し「次へ」をクリックします。
※テキストを生成する機能のアクションは「指示可能なプロンプトの文字数」によって消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
それぞれの文字数と消費タスク数は、アクションのプルダウンを選択することで確認ができます。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
プロンプト
生成するテキストとプロンプトを設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでMicrosoft Excelから取得した値が表示されるので選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
また、デフォルトのプロンプトを使用し、Microsoft Excelから取得したタスク情報のレコードから、タスク名と詳細を整理・一覧化するよう設定しています。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で正しくテキストが生成されるか確認してみましょう。
テストが成功すると、指定したプロンプトに沿って生成されたテキストが表示されます。
以下の画像の取得した値をもとに、この後のステップでDiscordでメッセージを送信することが可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップでAI機能によって取得した生成結果を利用して、Discordのスレッドにメッセージを送信しましょう。
「メッセージを送信」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Discordと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
チャンネルID
メッセージの送信先として設定するチャンネルIDを指定しましょう。
注釈に沿って入力してください。
※この後のステップで送信テストを実行すると、指定したチャンネルへ実際にメッセージが送信されます。
そのため、関係者に事前に周知しておくか、テスト用のチャンネルIDを設定しておくと安心です。
メッセージ内容
送信するメッセージの内容を設定しましょう。
入力欄をクリックすると、前のステップでAI機能で生成した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで、値が固定化されず、メッセージ内容に毎回最新の情報を反映することが可能です。
※なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じメッセージが送信されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が一覧で表示されます。
あわせて、Discordの画面を開き、指定した内容でメッセージが実際に送信されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、取得した値を確認して「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、スケジュールトリガーで指定したタイミングに自動でフローボットが実行され、Microsoft Excelからレコードを取得します。
また、AI機能によって整理・生成された内容は、指定したDiscordチャンネルへリマインド通知として自動で送信されます。
実際にスケジュールトリガーを有効化し、設定したタイミングでAIによって整形されたタスク内容がDiscordに通知されるかを確認してみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft ExcelのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、指定したスケジュールで、Microsoft Excelから取得したデータを基にPDFに変換して、Gmailで送信するフローを自動化できます。
これにより、毎月のレポート送信や請求書の配信業務を効率化でき、担当者が手動で行う作業を削減できるので、作業時間の短縮が実現するでしょう。
Microsoft Excelでのタスク管理におけるリマインド業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで毎日手作業で行っていた期日の確認や通知作業から解放され、タスクの対応漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる時間を確保し、チーム全体の業務遂行をより円滑に進めることが可能になるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：通知先をSlackやMicrosoft Teamsに変更できますか？
A：はい、フローボットを作成することで可能です。
【設定方法】
フローボットで、「テキストを生成」アクション直下の＋ボタンをクリックし、SlackやMicrosoft Teamsなど通知に使用したいアプリを選択してください。
※Discordの「メッセージを送信」アクションは必要に応じて削除してください。
設定したアプリのアクション項目から「メッセージを送信」などの通知系アクションを選択することで、リードの作成に加えてリードの登録と同時に通知を行うフローが構築できます。
Q：担当者ごとにメンションを付けて通知できますか？
A：はい、可能です。
Microsoft Excelで取得するレコードに担当者列（DiscordユーザーID）が入力されていれば、その値を利用して該当ユーザーにメンション付きで通知を送信できます。
また、動的ではなく毎回固定のユーザーに通知を送りたい場合は、直接メッセージ欄にユーザーIDを固定値として記載することも可能です。
この設定を活用することで、チーム全体への一斉通知ではなく、担当者ごとに必要なタスク情報を的確に届けることができます。
Discordでメンションを設定する際にはユーザーIDが必要になります。
取得方法については以下のヘルプページをご参照ください。
Q：「毎週月曜に今週のタスク」を通知できますか？
A：はい、可能です。
「日時・日付の加算減算」オペレーションを活用することで、「翌日」だけでなく「3日後」や「7日後」など、任意の日付を基準にタスクを取得できます。
【設定方法】
フローボット内でスケジュールトリガー以下の＋ボタンをクリックします。
オペレーションタイプの選択から「計算」を選択し、変換タイプの選択は日時・日付の加算減産をクリックしてください。
今回は、今日から3日後が期日のタスクを取得する想定で設定を行います。
「変換対象の日付・日時」に、入力欄をクリックし表示される日付タブから「 today_%Y-%m-%d」を指定します。
「加算/減算設定」で「＋3日」を指定しテストを実行すると、現在の日付に3日を加えた日付が自動的に取得されます。
その後、Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションの設定画面で、取得したいレコードの条件欄に先ほど取得した日付を指定しテストを実行すると、今日から3日後が期日のタスクを自動的に抽出できます。
この設定を行うことで、指定した期間内に対応が必要なタスクのみを効率的に取得でき、実務に合わせてより柔軟なスケジュール設定や条件指定を行うことが可能になります。
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