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「通帳を一つ一つ確認しながらMicrosoft Excelに入力するのは手間…」
「手入力だと、数字の打ち間違いや転記漏れといったミスが起きがち…」
このような定型業務に、時間と手間を奪われていませんか?
もし、<span class="mark-yellow">通帳の画像ファイルからOCR機能で自動的にテキストデータ化し、Microsoft Excelに記録できる仕組み</span>があれば、手入力作業や目視でのダブルチェックから解放されるはずですよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
このような課題を抱えている方は、ぜひこの機会に導入してみてください!
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルからOCRでテキスト情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!
通帳などの画像ファイルからOCRでテキストを読み取り、Microsoft Excelに自動で記録する具体的な方法をテンプレートでご紹介します。
自動化することでデータ入力の手間を減らし、ヒューマンエラーの防止にもつながりますので、ぜひクリックしてみてください。
<span class="mark-yellow">OneDriveなどに保存された通帳の画像ファイルを起点として、OCRでテキストを自動で読み取り、Microsoft Excelにその内容を記録する</span>ことが可能です。
ファイルをアップロードするだけで転記作業が完了するため、業務効率化につながります。
それではここから代表的な例として、OneDriveに格納された通帳などの画像ファイルをOCRで読み取り、その内容をMicrosoft Excelに自動で追加するフローを解説していきます!
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト:Microsoft Excel/OneDrive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
※「Microsoft 365(旧Office 365)」には個人向けと法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
※データベースを操作するオペレーションの詳細については、【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関してをご覧ください。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです!
自動化フローの設定画面(フローボット)が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう!
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まずは「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「ドライブID」「フォルダID」をそれぞれ候補から選択します。
候補は連携しているアカウントに基づいて表示されるため、OCRを行うファイルをアップロードしてMicrosoft Excelと連携するドライブIDなどを選択してください。
次に連携テストを行います。テストを実行するにあたりトリガーを満たす必要があるため、OCRを行いたいファイルをアップロードしましょう。
以下のように、先ほど設定したOneDriveにアップロードしてみてください。
この記事では、サンプルとして以下の通帳(PNGファイル)をOneDriveにアップロードしています。
アップロードができたらテストボタンをクリックしましょう。テストが成功すると以下のように「取得した値」が表示されます。
「取得した値」は、後のフローで使用するデータとなります。
「アイテム名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしてください。
OneDriveのトリガーをもとに分岐条件を指定するための設定をします
現段階ではファイルの作成、更新共にフローが起動してしまうため、「ファイルが作成された」場合のみフローが起動するようにしましょう。
以下のとおり、デフォルトで値が入力されているのを確認し、「保存する」をクリックしてください。
※作成日時と最終更新日時が等しい=ファイルが作成された場合のみフローが起動します。
なお、分岐条件の「最終更新日時」には取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報が反映されます。取得した値はボックスをクリックし、OneDriveのトリガーから挿入可能です。
作成されたファイルの内容をOCRで読み取るにあたって、OneDriveからファイルをダウンロードするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
次に、API接続設定です。API接続設定をするとアプリ同士が自動で連携してデータのやり取りを行えるようになります。
「ドライブID」を候補から選択し、「ファイルのアイテムID」は取得した値から選択します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから内容を読み取るための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションで実施できること/できないこと
次に、詳細を設定に移ります。
ファイルの添付方法は画像と同じように設定しましょう。
次に抽出したい項目は、Microsoft Excelに追加したい項目をカンマで区切り入力してください。今回は名義、銀行名、店番号、口座番号としました。
設定できたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
OCRで読み取ったPDFの内容を、Microsoft Excelに追加するための設定をします。
最後のオペレーションにある「レコードを追加する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。
まずは、「タイトル」から「実行アクション」まで、確認してください。
「ファイルの保存場所」では、OneDriveまたはSharePointのどちらかを指定し、「ドライブID」を、候補から選択します。
【要確認】テスト用のMicrosoft Excelについて
同様に、「アイテムID」「シート名」も候補から選択しましょう。OCRで読み取ったデータを追加したいMicrosoft Excelのシートを選択すれば大丈夫です。
「次へ」をクリックしてください。
次に、データベース操作の詳細設定です。
ここでは、先ほど連携したMicrosoft Excelのレコードデータが表示されています。各ボックスをクリックし、等しいデータを取得した値より選択しましょう。
テストを実行し、Microsoft Excelにレコードが追加されていれば設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
OCRやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで、書類管理やデータ集計の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください!
OCRによる自動化を導入することで、受信した書類や画像データの読み取りからデータ登録、通知までの一連作業が効率化されます。
例えば、メールやフォームで受け取った通帳や契約書、領収書などの書類をOCRで解析して各種ツールに自動で追加できるため、手作業による入力ミスを減らせます。社内連絡や承認フローもスムーズに進められる点が特徴です。
Microsoft Excelによる自動化は、請求書や領収書、アンケートデータの集計・管理業務を効率化します。
例えば、PDFやフォームで受け取った情報をOCRで解析しExcelに自動で登録したり、追加通知や他ツールへの連携を行ったりできます。これにより、データ入力作業の負担軽減と業務の正確性向上が期待できます。
通帳の画像などをOCRで読み取り、Microsoft Excelへ自動記録する仕組みを活用することで、<span class="mark-yellow">転記作業の手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。</span>
これにより、面倒なデータ入力業務から解放され、経費分析や予算管理といった、より重要な業務に集中できる環境が整う可能性が高まります!
今回ご紹介した業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を利用することで、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築可能です。
ぜひこちらから無料登録して、その手軽さを体験してみてください!
Q:手書きのメモや印鑑が写り込んでいても正しく読み取れますか?
A:OCR機能では、画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
Q:スキャンしたPDFやスマホで撮った写真(JPG)でも自動化できますか?
A:OCR機能では、PDFや画像ファイル(JPEG、PNG など)を対象に文字抽出が可能です。
例えば、紙の資料を写真に撮ってOCRし、解析や要約をしたうえで書類を発行するといった自動化など、さまざまなテンプレートが用意されていますので、ぜひ業務効率化にご活用ください。
Q:通帳の情報をクラウドにアップロードしてもセキュリティは安全ですか?
A:Yoomでは、OAth2.0など標準的な認証方式を採用しており、各連携サービスと安全に接続できます。
アクセス権限はユーザー自身で管理でき、必要な範囲に限定して付与されます。また、取り扱うデータは全て暗号化されており、安心して業務にご活用いただけます。
さらに、プロプラン・サクセスプランでは、SAML認証によるSSOも可能です。Yoomを安心してお使いいただくための機能について、こちらもあわせてご確認ください。