Google Chatにメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する
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■概要
Google Chatでの問い合わせ対応や情報共有は便利ですが、定型的な質問やメッセージへの返信に手間や時間を取られていませんか。同じような内容のメッセージに繰り返し対応することで、他の重要な業務が滞ってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Chatにメッセージが投稿された際にAIが内容を判断し自動で返信するため、こうした課題を解消し業務の効率化を促進します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatでの定型的なメッセージ対応を自動化し、業務負荷を軽減したい方 AIチャットボットを導入して、問い合わせ対応の効率を向上させたいと考えている方 Google Chatを活用したコミュニケーションの自動化に関心がある業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーにAIが自動返信するため、手作業での返信対応にかかる時間を短縮できます。 定型的な応答を自動化することで、人的ミスを防ぎ、対応品質の均一化を図りながら、より創造的な業務へ注力できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメッセージに対する返信内容を生成させます。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のスペースに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、メッセージの受信を検知するスペースを任意で設定してください。 AI機能のオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、特定の定型文を返したり、トリガーで受信したメッセージ内容などの情報を変数として組み込んだりすることが可能です。 Google Chatでメッセージを送信するオペレーションでは、返信先のスペースを任意で設定できるだけでなく、送信するメッセージ本文も固定値を入力したり、AI機能で生成したテキストなどの前段階で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Google ChatとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「これ、毎回手作業で返してるの、非効率すぎない？」
社内チャットや顧客対応など、日々飛び交うメッセージに都度返信していると、気づけば時間がなくなっている…そんな経験はありませんか？本記事では、Google ChatやSlack、Telegramといった主要チャットツールで、AIチャットボットが内容を自動で理解し、適切なメッセージを返信してくれる業務フローの作り方を紹介します。たとえば、「資料を送って」 とメッセージが届いたら、AIがその文脈を読み取ってPDFを自動送信することができます。よくある問い合わせや確認依頼にすぐに対応できるため、作業効率の向上が見込めるでしょう。
この記事では、「AIチャットボットを活用してメッセージに自動返信する方法」 について画像付きで詳しく解説します。業務を効率化してみたいと思っている方は必見です！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、チャットツールでAIチャットボットによる自動返信を実現する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
Google Chatにメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する
試してみる
■概要
Google Chatでの問い合わせ対応や情報共有は便利ですが、定型的な質問やメッセージへの返信に手間や時間を取られていませんか。同じような内容のメッセージに繰り返し対応することで、他の重要な業務が滞ってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Chatにメッセージが投稿された際にAIが内容を判断し自動で返信するため、こうした課題を解消し業務の効率化を促進します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatでの定型的なメッセージ対応を自動化し、業務負荷を軽減したい方 AIチャットボットを導入して、問い合わせ対応の効率を向上させたいと考えている方 Google Chatを活用したコミュニケーションの自動化に関心がある業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーにAIが自動返信するため、手作業での返信対応にかかる時間を短縮できます。 定型的な応答を自動化することで、人的ミスを防ぎ、対応品質の均一化を図りながら、より創造的な業務へ注力できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメッセージに対する返信内容を生成させます。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のスペースに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、メッセージの受信を検知するスペースを任意で設定してください。 AI機能のオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、特定の定型文を返したり、トリガーで受信したメッセージ内容などの情報を変数として組み込んだりすることが可能です。 Google Chatでメッセージを送信するオペレーションでは、返信先のスペースを任意で設定できるだけでなく、送信するメッセージ本文も固定値を入力したり、AI機能で生成したテキストなどの前段階で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Google ChatとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIチャットボットを活用したメッセージ自動返信の自動化
日常業務で利用する様々なチャットツールにおいて、AIチャットボットを活用してメッセージに自動で返信する業務フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
主要なチャットツールでAIチャットボットによる自動返信を設定する
Google Chat、Slack、Telegramといった普段お使いのチャットツールで特定のメッセージを受信した際に、AIが内容を解釈し自動で返信するフローを構築できます。
Slackにメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する
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■概要
Slackの特定のチャンネルにメッセージが投稿されるたびに、内容を確認して返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に定型的な質問や一次対応の場合、その都度担当者が対応していると他の重要な業務に集中できないこともあります。このワークフローを活用すれば、Slackへのメッセージ投稿をトリガーとして、AIが自動で内容を判断し返信文を生成、Slackに自動投稿するため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackの特定チャンネルへの問い合わせ対応を効率化したいと考えている担当者の方 AIチャットボットを活用して、定型的な顧客対応や社内ヘルプデスク業務を自動化したい方 Slack上での手動返信作業による対応漏れや遅延を防ぎたいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのメッセージ投稿に対してAIが自動で返信するため、担当者が手動で対応していた時間を他の業務に充てることができます。 AIが一貫したルールに基づいて応答することで、担当者による対応のばらつきを防ぎ、業務品質の均一化に貢献します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、監視したいSlackチャンネルを指定します。 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、Slackに投稿されたメッセージ内容を元に、AIにどのような返信を生成させたいかの指示（プロンプト）を設定します。 最後に、オペレーションで再度Slackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。前のステップでAIが生成したテキストを指定し、返信先のチャンネルやスレッドに投稿するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、AIにどのような役割を与え、どのような内容のテキストを生成させるか、具体的な指示（プロンプト）をユーザーの目的に合わせて詳細に設定してください。例えば、FAQに基づいて回答する、特定のトーンで返信する、などのカスタマイズが可能です。 Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、AIが生成したメッセージをどのチャンネルに投稿するか、スレッドに返信するのか、あるいはメンションをつけるかなど、投稿先のチャンネルIDやメッセージの形式を任意で設定してください。 ■注意事項
SlackとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Chatにメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する
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■概要
Google Chatでの問い合わせ対応や情報共有は便利ですが、定型的な質問やメッセージへの返信に手間や時間を取られていませんか。同じような内容のメッセージに繰り返し対応することで、他の重要な業務が滞ってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Chatにメッセージが投稿された際にAIが内容を判断し自動で返信するため、こうした課題を解消し業務の効率化を促進します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatでの定型的なメッセージ対応を自動化し、業務負荷を軽減したい方 AIチャットボットを導入して、問い合わせ対応の効率を向上させたいと考えている方 Google Chatを活用したコミュニケーションの自動化に関心がある業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーにAIが自動返信するため、手作業での返信対応にかかる時間を短縮できます。 定型的な応答を自動化することで、人的ミスを防ぎ、対応品質の均一化を図りながら、より創造的な業務へ注力できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメッセージに対する返信内容を生成させます。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のスペースに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、メッセージの受信を検知するスペースを任意で設定してください。 AI機能のオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、特定の定型文を返したり、トリガーで受信したメッセージ内容などの情報を変数として組み込んだりすることが可能です。 Google Chatでメッセージを送信するオペレーションでは、返信先のスペースを任意で設定できるだけでなく、送信するメッセージ本文も固定値を入力したり、AI機能で生成したテキストなどの前段階で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Google ChatとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Telegramにメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する
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■概要
Telegramでの顧客からの問い合わせやコミュニティ内でのやり取りで、迅速な返信が求められるものの、人的リソースが限られていて対応に時間がかかっていることはないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Telegramを活用した顧客サポートやコミュニティ運営を担当している方 AIチャットボットを導入し、問い合わせ対応を自動化したいと考えている方 手作業でのメッセージ返信業務の負担を軽減し、効率化を図りたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Telegramへの問い合わせに対しAIが自動で返信するため、担当者の対応時間を削減し、迅速な顧客対応を実現できます。 AIによる一貫したメッセージ返信により、対応品質のばらつきを防ぎ、業務の標準化を進めることが可能です。 ■フローボットの流れ
はじめに、TelegramをYoomと連携します。 トリガーでTelegramの「ボットがメッセージを受け取ったら」を選択し、指定したTelegramボットが新しいメッセージを受信した際にフローが起動するよう設定します。 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、受信したメッセージ内容に基づいて返信テキストを生成するようAIに指示します。 最後に、Telegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、生成されたテキストをメッセージが投稿されたチャットに自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトを自由にカスタマイズできます。 「メッセージを送信」アクションでは、AIが生成したテキストだけでなく、特定の情報を変数として埋め込んだりするなど、送信するメッセージ内容を柔軟に設定できます。 ■注意事項
Google ChatでAIチャットボットによる自動返信フローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Google Chatに特定のメッセージが投稿された際に、AIチャットボットが内容を理解し、自動で返信するフローを解説していきます！登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google Chatのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google Chatのトリガーとアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Chatにメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する
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■概要
Google Chatでの問い合わせ対応や情報共有は便利ですが、定型的な質問やメッセージへの返信に手間や時間を取られていませんか。同じような内容のメッセージに繰り返し対応することで、他の重要な業務が滞ってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Chatにメッセージが投稿された際にAIが内容を判断し自動で返信するため、こうした課題を解消し業務の効率化を促進します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatでの定型的なメッセージ対応を自動化し、業務負荷を軽減したい方 AIチャットボットを導入して、問い合わせ対応の効率を向上させたいと考えている方 Google Chatを活用したコミュニケーションの自動化に関心がある業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーにAIが自動返信するため、手作業での返信対応にかかる時間を短縮できます。 定型的な応答を自動化することで、人的ミスを防ぎ、対応品質の均一化を図りながら、より創造的な業務へ注力できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメッセージに対する返信内容を生成させます。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のスペースに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、メッセージの受信を検知するスペースを任意で設定してください。 AI機能のオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、特定の定型文を返したり、トリガーで受信したメッセージ内容などの情報を変数として組み込んだりすることが可能です。 Google Chatでメッセージを送信するオペレーションでは、返信先のスペースを任意で設定できるだけでなく、送信するメッセージ本文も固定値を入力したり、AI機能で生成したテキストなどの前段階で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Google ChatとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1: Google Chatのマイアプリ連携 まず、Yoomのアカウントにログインします。初めてのYoom
1. マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2. 入力欄からアプリ名で検索できます。
Googleフォームのマイアプリ登録 では、さっそくGoogle Chatからマイアプリ登録していきましょう！Google Chat（OAuth） の方のアイコンをクリックします。
なお、Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。こちら
1. 以下の画面が出てきます。「Sign in with Google」 をクリックしてください。
2. Client IDとClient Secretを入力してください。こちら
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Google Chatにメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する
試してみる
■概要
Google Chatでの問い合わせ対応や情報共有は便利ですが、定型的な質問やメッセージへの返信に手間や時間を取られていませんか。同じような内容のメッセージに繰り返し対応することで、他の重要な業務が滞ってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Chatにメッセージが投稿された際にAIが内容を判断し自動で返信するため、こうした課題を解消し業務の効率化を促進します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Chatでの定型的なメッセージ対応を自動化し、業務負荷を軽減したい方 AIチャットボットを導入して、問い合わせ対応の効率を向上させたいと考えている方 Google Chatを活用したコミュニケーションの自動化に関心がある業務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Chatへのメッセージ投稿をトリガーにAIが自動返信するため、手作業での返信対応にかかる時間を短縮できます。 定型的な応答を自動化することで、人的ミスを防ぎ、対応品質の均一化を図りながら、より創造的な業務へ注力できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメッセージに対する返信内容を生成させます。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のスペースに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのトリガー設定では、メッセージの受信を検知するスペースを任意で設定してください。 AI機能のオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタマイズでき、特定の定型文を返したり、トリガーで受信したメッセージ内容などの情報を変数として組み込んだりすることが可能です。 Google Chatでメッセージを送信するオペレーションでは、返信先のスペースを任意で設定できるだけでなく、送信するメッセージ本文も固定値を入力したり、AI機能で生成したテキストなどの前段階で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Google ChatとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3:スペースにメッセージが送信されたら起動するトリガーの設定 まず、一番上の「スペースにメッセージが送信されたら」のアイコンをクリックします。
Google Chatと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
各項目を設定していきます。
トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 こちら で事前に確認してくださいね！
スペースのリソース名： 入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
設定が終わったら、ここでGoogle Chatの画面でメッセージを投稿しましょう。アウトプットについて
ステップ4:テキストを生成する設定 次に、「テキストを生成する」のアイコンをクリックします。
タイトルとアクションを設定します。 こちら 「テキストを生成する」の設定方法
各項目を設定していきます。
プロンプト： プロンプトは元から入力されています。
言語： 出力したい言語を設定してください。今回は日本語に設定しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
ステップ5:メッセージを送信する設定 最後に、「メッセージを送信」のアイコンをクリックします。
Google Chatと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
各項目を設定していきます。
スペースのリソース名： 入力欄をクリックし、候補から選択しましょう。
メッセージ内容： 編集欄をクリックすると、AIで生成された返信を引用できます。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:テストと確認 おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
以上が、Google Chatにメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する方法でした！
自動返信機能を使ったその他の自動化例 AIチャットボットを活用した自動返信機能を使うことで、さまざまな業務の自動化が可能になります。
自動返信機能を使った自動化例 Microsoft TeamsやDiscordに特定のメッセージが投稿された際に、AIが内容を読み取り、自動で返信を返す仕組みを構築できます。また、GmailやOutlookで受信したメールの内容をAIが解析し、その内容に応じた返信文を自動生成して送信することも可能です。
Discordにメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する
試してみる
■概要
Discordでのメッセージ対応、特に定型的な質問への返信に手間を感じていませんか？また、AIチャットボットを導入したいけれど、どのように連携すれば良いか分からないという方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Discordにメッセージが投稿されるとAIが自動で返信内容を生成し、投稿するまでの一連のプロセスを自動化でき、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
Discordで顧客サポートやコミュニティ運営を担当されている方 AIを活用して、よくある質問への回答を自動化したいと考えている方 メッセージ対応にかかる時間を減らし、他の重要な業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Discordへのメッセージに対しAIが自動応答するため、手作業での返信にかかる時間を短縮できます。 AIが一貫した内容で応答することで、返信の品質を均一化し、属人化の解消に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメッセージに対する返信内容をAIに生成させます。 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定したチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能で「テキストを生成する」アクションを設定する際に、AIに指示するプロンプトの内容を、期待する返信のトーンや情報に合わせて任意でカスタマイズしてください。 Discordで「メッセージを送信」アクションを設定する際に、メッセージを送信する先のチャンネルIDや、送信するメッセージ内容（AIが生成したテキストの前後に追加する文言など）を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
DiscordとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定のお問い合わせや通知に対し、一件ずつ内容を確認して返信する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールの受信をきっかけに、AIが内容を解析して返信文を生成し、自動で送信まで完結させることが可能です。手作業によるメール対応の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方 AIを活用してメール返信業務の効率化や品質の均一化を図りたいと考えている方 定型的なメール対応から解放され、より重要な業務に時間を活用したいビジネスパーソン ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール確認から返信までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業で行っていた対応時間を短縮することができます。 AIがルールに基づいて返信内容を生成するため、担当者による対応のばらつきや返信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化のきっかけとなるメールの条件を指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信文案を作成するようAIに指示します。 最後に、オペレーションで再度Gmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。AIが生成したテキストを本文に設定し、自動でメールを返信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードや、フローボットがメールをチェックする起動間隔を任意で設定してください。 AI機能の「テキストを生成する」では、プロンプトを自由に設定できます。受信メールの本文などのアウトプットを活用し、生成したい返信内容を具体的に指示してください。 Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定できます。前のステップでAIが生成したテキストをアウトプットとして本文に設定することが可能です。 ■注意事項
GmailとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsに特定のメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿されるたびに、内容を確認して返信する作業は、日々の業務の中で見落としが発生したり、迅速な対応が難しかったりするのではないでしょうか。また、同様の問い合わせに何度も対応する手間も課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへの特定メッセージ投稿をトリガーに、AIチャットボットが自動で返信内容を生成し送信するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsでの特定メッセージへの返信対応を効率化したいと考えている方 AIを活用して、Microsoft Teamsでのコミュニケーションを自動化したい方 定型的な問い合わせや通知への返信作業を自動化し、業務負荷を軽減したい方 ■このテンプレートを使うメリット
特定メッセージへの返信作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 AIが状況に応じた返信を自動生成するため、返信内容の標準化が進み、属人化しやすい対応業務の品質を一定に保てます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：メッセージに特定のキーワードが含まれる場合など）に合致した場合に後続のアクションを実行するように設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメッセージ内容を踏まえて返信内容を生成するよう指示します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定したチャネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能で設定する条件は、特定のキーワード、送信者、時間帯など、業務要件に合わせて任意で設定してください。これにより、特定のメッセージに対してのみAIチャットボットを起動させることが可能です。 AI機能への指示内容は、生成させたい返信のトーン（例：丁寧、簡潔など）や、含めてほしい情報などを具体的に指定することで、より目的に沿った返信を自動生成するように任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft TeamsとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した内容をAIで解析して回答を生成し、自動返信する
試してみる
■概要
日々の業務で受信する大量の問い合わせメールに対し、一つひとつ手作業で返信するのは時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に定型的な内容のメール対応に追われ、本来注力すべき業務に時間を割けないこともあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメール内容をAIが自動で解析し、返信文を生成して送信するため、メール対応業務の負担を軽減し、業務効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookでの定型的なメール返信作業に多くの時間を費やしている方 AIを活用して、顧客からの問い合わせ対応を効率化したいと考えている方 メールの返信漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookで特定のメールを受信すると、AIによる返信文の生成から送信までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 定型的な返信業務を自動化することで、対応漏れや返信内容の誤りといった人為的なミスの発生リスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメールの内容を元に返信文を生成するよう指示します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、AIが生成したテキストを本文に含めて自動で返信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名に含まれるキーワードや対象のメールフォルダID、フローの起動間隔を任意で設定してください。 AI機能の「テキストを生成する」では、受信したメールの本文などのアウトプットを活用して、より精度の高い返信文を生成するためのプロンプトを自由に設計できます。 Outlookでメールを送信するアクションでは、件名や本文の内容を自由に設定できます。AIが生成したテキストなどのアウトプットを活用して設定してください。 ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ この記事では、「AIチャットボットを活用してメッセージに自動返信する方法」 について、Google Chatを用いた具体的な設定手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介したGoogle Chatでの自動返信に加えて、他のチャットツールやメールアプリに対応したテンプレートも多数用意されています。 特定のキーワードに応じた返信や、定型フローの自動化など、日々のコミュニケーションを効率化する機能が充実しています。
「チャット対応に追われて業務が進まない」「よくある質問への対応を自動化したい」「担当者の負担を減らしたい」 と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。プログラミング不要で、すぐに始められますよ。
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