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「これ、毎回手作業で返してるの、非効率すぎない？」
社内チャットや顧客対応など、日々飛び交うメッセージに都度返信していると、気づけば時間がなくなっている…そんな経験はありませんか？本記事では、Google ChatやSlack、Telegramといった主要チャットツールで、AIチャットボットが内容を自動で理解し、適切なメッセージを返信してくれる業務フローの作り方を紹介します。たとえば、「資料を送って」とメッセージが届いたら、AIがその文脈を読み取ってPDFを自動送信することができます。よくある問い合わせや確認依頼にすぐに対応できるため、作業効率の向上が見込めるでしょう。
この記事では、「AIチャットボットを活用してメッセージに自動返信する方法」について画像付きで詳しく解説します。業務を効率化してみたいと思っている方は必見です！
Yoomには、チャットツールでAIチャットボットによる自動返信を実現する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日常業務で利用する様々なチャットツールにおいて、AIチャットボットを活用してメッセージに自動で返信する業務フローを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
これにより、問い合わせ対応の効率化や、定型的なコミュニケーションの自動化が実現できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Chat、Slack、Telegramといった普段お使いのチャットツールで特定のメッセージを受信した際に、AIが内容を解釈し自動で返信するフローを構築できます。
これにより、繰り返し発生する問い合わせへの対応時間を大幅に削減し、担当者はより複雑な業務や重要なコミュニケーションに集中できるようになります！
それではここから代表的な例として、Google Chatに特定のメッセージが投稿された際に、AIチャットボットが内容を理解し、自動で返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくGoogle Chatからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogle Chatと入力するとGoogle Chatのアイコンが表示されるので、Google Chat（OAuth）の方のアイコンをクリックします。
なお、Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照してみてくださいね。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.Client IDとClient Secretを入力してください。
Google Chatの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
入力が終わったら「登録する」をクリックしてください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle Chatのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「スペースにメッセージが送信されたら」のアイコンをクリックします。
Google Chatと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「スペースにメッセージが送信されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったら、ここでGoogle Chatの画面でメッセージを投稿しましょう。
その後、フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Google Chatから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「テキストを生成する」のアイコンをクリックします。
タイトルとアクションを設定します。
今回はデフォルトのままにしておきます。
なお、デフォルトのアクションでは、3タスクが使われます。
タスク実行数について詳しくはこちらを参考にしてみてください。
また、「テキストを生成する」の詳しい設定方法については以下のリンク先をチェックしてみてくださいね。
「テキストを生成する」の設定方法
各項目を設定していきます。
設定が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」を押して完了です！
最後に、「メッセージを送信」のアイコンをクリックします。
Google Chatと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「メッセージを送信」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Google Chatにメッセージが投稿されたら、AIチャットボットで自動返信する方法でした！
AIチャットボットを活用した自動返信機能を使うことで、さまざまな業務の自動化が可能になります。
Microsoft TeamsやDiscordに特定のメッセージが投稿された際に、AIが内容を読み取り、自動で返信を返す仕組みを構築できます。また、GmailやOutlookで受信したメールの内容をAIが解析し、その内容に応じた返信文を自動生成して送信することも可能です。
この記事では、「AIチャットボットを活用してメッセージに自動返信する方法」について、Google Chatを用いた具体的な設定手順をご紹介しました。
AIチャットボットによる自動返信の仕組みを構築することで、繰り返し発生する問い合わせ対応の時間を削減し、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したGoogle Chatでの自動返信に加えて、他のチャットツールやメールアプリに対応したテンプレートも多数用意されています。</span>特定のキーワードに応じた返信や、定型フローの自動化など、日々のコミュニケーションを効率化する機能が充実しています。
「チャット対応に追われて業務が進まない」「よくある質問への対応を自動化したい」「担当者の負担を減らしたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。プログラミング不要で、すぐに始められますよ。
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