Slackで特定のメッセージが届いたら、kintoneの情報を検索して自動返答する
試してみる
「kintoneのデータを参照してチャットで回答するの、毎回同じような質問で手間だな…」このようなに、日々kintoneの情報に関するチャット対応に時間を取られていませんか？
チャットツールで特定のメッセージを受信した際に、kintone内の情報を自動で検索し、その結果をチャットに返信するような仕組み があれば、日々の定型的な対応業務から解放れます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、導入の手間や時間もかかりません。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneの情報を活用してチャットツールに自動応答する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Slackで特定のメッセージが届いたら、kintoneの情報を検索して自動返答する
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kintoneとチャットツールを連携した自動応答パターン
kintoneに蓄積された情報を活用し、各種チャットツールでの問い合わせ対応を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
チャットツールからのメッセージをトリガーにkintoneの情報を検索し自動応答する
SlackやMicrosoft Teams、Discordなど、日常的に使うチャットツールで特定のメッセージを受け取ると、自動でkintoneの情報を検索し、結果をチャットに返信します。
これまで手動で行っていた問い合わせ対応や情報検索の手間を大幅に削減し、迅速かつ正確な情報提供を実現できます。
Slackで特定のメッセージが届いたら、kintoneの情報を検索して自動返答する
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Microsoft Teamsで特定のメッセージが届いたら、kintoneの情報を検索して自動返答する
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Discordで特定のメッセージが届いたら、kintoneの情報を検索して自動返答する
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チャットツールのメッセージにkintoneの情報で自動応答するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Slackで特定のメッセージが届いた際に、kintoneのアプリから関連情報を検索し、その結果をSlackのチャンネルに自動で返信するフロー」 を解説していきます！
Yoomを使えばノーコードで設定できます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
kintoneとSlackのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
トリガーとなる投稿と各アクション（データ抽出・レコード取得・返信）の設定
フロー稼働の準備
Slackで特定のメッセージが届いたら、kintoneの情報を検索して自動返答する
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前準備：データベースとなるアプリの用意
このフローではユーザーがSlackに投稿したメッセージを元に、kintoneアプリのレコードを検索し、検索結果をSlackに返信します。そのため、データベースとなるkintoneアプリを事前にご用意ください。
ここでは例として、下図のアプリを使用します。
ステップ1：kintoneとSlackのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいkintoneアカウントとSlackアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではkintone）を検索して選択。
こちらの記事 を参考に、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」をそれぞれ設定します。
設定を終えたら、「追加」をクリックします。
Yoomからkintoneへのアクセス権限を確認し、「許可」をクリックします。
マイアプリ画面に戻ります。 kintoneが追加されていることを確認してください。
このまま、Slackも連携していきましょう。
アプリ一覧画面でSlackを検索して選択。
Slackのサインイン画面が表示されたら、連携するワークスペースにログインします。
トリガーとなるメッセージを投稿するチャンネルを下部のプルダウンから選択。
YoomからSlackへのアクセス権限を確認し、「許可する」をクリック。
マイアプリ画面に戻ります。 kintoneとSlackが追加されていれば、このフローで使うアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
Slackで特定のメッセージが届いたら、kintoneの情報を検索して自動返答する
試してみる
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなる投稿の設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メッセージ投稿）を設定していきます。
Slackの「指定したテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更できます。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。そのプランの最短の起動間隔にすることで、投稿されたメッセージにより早く返信できるようになります。 こちらのヘルプページ をご覧ください。
「チャンネルID」にトリガーとなるメッセージを投稿するチャンネルのIDを設定。
トリガー条件の「テキスト」に任意のキーワードを設定。
設定を終えたら、Slackの指定したチャンネルに、質問内容を投稿してください。
「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」に投稿されたメッセージの情報が追加されます。Yoomアプリをインストール してください。
手順7で投稿したメッセージの情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 トリガーとなる投稿の設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：データの抽出
ステップ3で取得した情報から、レコード取得に使用するデータを抽出していきます。
AIオペレーションの「テキストからデータを抽出する」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
目的に応じて「変換タイプ」を選択。
「次へ」をクリック。
「対象のテキスト」にはデフォルトで、ステップ3で取得したメッセージの内容が設定されています。こちらのヘルプページ をご覧ください。
「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
必要に応じて「指示内容」に抽出時の指示を設定。
設定を終えたら、「テスト」をクリック
テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目がメッセージから抽出され、「取得した値」に追加されます。
抽出したいデータが取得されていることを確認し、「保存する」をクリック。 ステップ5：レコードの取得
抽出したデータで検索をかけ、返信するレコードを取得しましょう。
kintoneの「レコードを取得する」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントと実行アクションを確認。
データベースの連携の「アプリID」に予定を追加するアプリのIDを設定。
「次へ」をクリック。
「取得したいレコードの条件」を、ステップ4で抽出したデータに沿って設定してください。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、レコードの情報が「取得した値」に追加されます。
期待するレコードが取得できてることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ6：メッセージへの返信
最後に、トリガーとなったメッセージに回答を返信しましょう。
Slackの「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「投稿先のチャンネルID」は、ステップ3で設定したチャンネルと同じチャンネルのIDを候補から選択します。
「メッセージ」に任意の返信内容を設定。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、指定したチャンネルに返信メッセージが投稿されます。
指定した通りにチャンネルに投稿されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ7：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
kintoneを使ったその他の自動化例
Outlookの予定をkintoneへ、さらにSharePointや外部サービス連携まで、日常業務の流れを効率化できる自動化テンプレートをご紹介します。
すべてノーコードで構築できるので、ITスキルに不安がある方でも安心して導入できます。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
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kintoneの新規レコードをSansanに登録する
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まとめ
kintoneとチャットツールを連携して問い合わせ対応を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報検索や返信作業の負担を大幅に軽減し、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。 これにより、単純作業を減らすことで、kintoneのさらなる活用やお客様への丁寧な対応など、より重要な業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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