Microsoft Teamsで特定のメッセージが届いたら、kintoneの情報を検索して自動返答する

■概要

Microsoft Teamsで特定のチャネルに問い合わせが来た際、都度kintoneで関連情報を検索し、返信する作業は手間がかかるものではないでしょうか。特に多くのメッセージが寄せられる場合、迅速な対応と情報検索の正確性が求められ、担当者の負担が増加しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ受信をトリガーに、kintoneから情報を自動検索し、Microsoft Teamsへ自動返信する仕組みを構築できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsとkintoneを利用し、問い合わせ対応を効率化したいと考えている方
• 手作業での情報検索と返信作業に多くの時間を費やしているチームの担当者の方
• 定型的な問い合わせ対応を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ受信後、kintoneでの情報検索と返信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です。
• 手作業による情報検索ミスや、返信の遅延といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、対応品質の安定化が期待できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、監視したいチャネルを指定します。
3. オペレーションで、分岐機能を設定し、「コマンドオペレーション」を使用して、特定のキーワードが含まれるメッセージの場合のみ後続処理に進むよう条件を設定します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容からkintoneで検索する際に必要な情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにkintoneアプリ内から関連レコードを検索します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したkintoneの情報を引用して、元のチャネルに自動で返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、後続のフローを進行させる条件を任意に設定してください。例えば、特定のキーワードやメンションが含まれている場合のみ処理を実行するよう設定できます。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したMicrosoft Teamsのメッセージからどのような情報を抽出するか（例：製品名、顧客コードなど）を具体的に指示することで、検索精度を高めることが可能です。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、返信するチャネルを指定するだけでなく、返信メッセージの内容に固定のテキストを加えたり、kintoneから取得した情報を動的な値としてメッセージ本文に埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。