Slackで特定のメッセージが届いたら、kintoneの情報を検索して自動返答する

■概要

Slackで特定の問い合わせが来た際に、都度kintoneを開いて情報を検索し、手作業で返信するのは手間がかかるものであり、また、手作業による検索漏れや返信の遅延、コピペミスなども気になるところです。こうした状況は、業務効率の低下を招くことも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをトリガーにkintoneの情報を自動検索、Slackへ返信する一連の作業が自動化されるため、これらの課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackでの顧客や社内からの質問にkintoneの情報を用いて返信している担当者
• kintoneからの情報検索とSlackへの転記作業に時間を要し、非効率を感じている方
• 定型的な問い合わせ対応を自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackのメッセージに応じてkintoneの情報を自動で検索し返信するため、手作業による情報検索や入力の手間を省き、対応時間を短縮することが可能です。
• 人の手を介さずに処理が進むことで、検索ミスや情報の転記漏れ、返信の誤りといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がり、業務品質の維持・向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてSlackを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定することで、特定のキーワードなどを含むメッセージ投稿をフロー起動のきっかけとします。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Slackのメッセージ内容からkintoneでの検索に必要な情報を抽出するようにします。
4. さらに、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報をもとにkintone内から該当するレコード情報を検索し、取得します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定することで、取得したkintoneの情報を指定されたSlackチャンネルへ自動で返信する構成です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でテキストからデータを抽出する設定において、Slackのメッセージからどのような情報を抽出しkintone検索に利用するかを、指示内容として具体的に設定することが重要です。例えば、製品名や顧客IDなどを抽出対象として指定することで、より精度の高い情報抽出の実現に繋がります。
• Slackへメッセージを送るアクションを設定する際には、返信するチャンネルやメンションするユーザーを任意で指定できるほか、返信するメッセージ本文も固定のテキストと前段のオペレーションで取得したkintoneの情報を組み合わせて、柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。