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■概要
Microsoft Teamsでの顧客対応中に、関連情報を確認するため都度HubSpotを開いて検索するのは手間ではありませんか？この手作業は対応の遅れや確認ミスに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの投稿をきっかけに、HubSpotから自動で取引の情報を取得して、瞬時に返信することが可能になります。これにより、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「この前の商談の取引情報、どこだっけ…」とHubSpot内を検索したり、「最新の取引状況をチームに共有するために、手作業で情報をコピー＆ペーストしている…」といった状況に心当たりはありませんか？
HubSpotは高機能なCRMプラットフォームですが、取引情報を確認・共有するために都度手作業が発生すると、手間がかかるだけでなく、情報の抜け漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、必要なタイミングでHubSpotから特定の取引情報を自動で取得し、チャットツールへの通知や他ツールへのデータ連携ができる仕組みがあれば、こうした日々の細かな作業から解放され、より重要な顧客対応や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定でき、手間や時間を抑えられるので、自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
YoomにはHubSpotから取引情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Microsoft Teamsでの顧客対応中に、関連情報を確認するため都度HubSpotを開いて検索するのは手間ではありませんか？この手作業は対応の遅れや確認ミスに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの投稿をきっかけに、HubSpotから自動で取引の情報を取得して、瞬時に返信することが可能になります。これにより、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
代表的な例として、Microsoft Teamsに特定のメッセージが投稿された際に、HubSpotから関連する取引情報を自動で取得して返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Microsoft Teams
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Microsoft Teamsでの顧客対応中に、関連情報を確認するため都度HubSpotを開いて検索するのは手間ではありませんか？この手作業は対応の遅れや確認ミスに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの投稿をきっかけに、HubSpotから自動で取引の情報を取得して、瞬時に返信することが可能になります。これにより、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
HubSpotとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
Microsoft TeamsとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Microsoft Teamsでの顧客対応中に、関連情報を確認するため都度HubSpotを開いて検索するのは手間ではありませんか？この手作業は対応の遅れや確認ミスに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの投稿をきっかけに、HubSpotから自動で取引の情報を取得して、瞬時に返信することが可能になります。これにより、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
1つ目のフローを選択します。
フロー名と接続中のアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
起動間隔を選びます。ここでは「5分」を選びます。
チームIDを候補から選びます。
チャネルIDを候補から選びます。
トリガーの動作テストを行うために、Microsft Teamsにテストメッセージを投稿します。
今回は、後で検索に引っかかるようにキーワードを入れて送信してみました！
Yoomに戻り、「テスト」をクリックします。
テスト成功を確認します。メッセージ内容や日時、URL、送信者名、メッセージIDが取得できていれば「完了」をクリックします。
2つ目のフローを選択します。
候補一覧から「メッセージ内容」を選んで差し込みます。
また、今回はHubSpotに取引情報を自動要録したいため、抽出したい項目は「取引名」と設定しました！必要なら下の欄に抜き出し方の指示を書きます。
テストを実行し、想定どおり取引名が取得できることを確認して「完了」をクリックします。
フロー「取引を検索（キーワード検索）」を選びます。
接続するHubSpotアカウントを選び「次へ」をクリックします。
検索キーワードに、前ステップで抽出した「取引名_XXXXXXX」を差し込みましょう。
このように設定することで、Microsoft Teamsのメッセージに記載された取引名を検索キーワードとして設定できます。
「テスト」を実行します。
HubSpot側の取引例を確認し、金額やクローズ日、ステージが入っていることを把握します。
テスト成功を確認します。取引ID・金額・クローズ日・取引名・ステージ・担当者・優先度・タイプが取得できていれば「完了」をクリックします。
フロー「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」を選びます。
接続するMicrosft Teamsアカウントを選び「次へ」をクリックします。
チームID・チャネルID・メッセージIDに、最初のトリガーで取得した値を選んで差し込みます。
メッセージ本文に、HubSpot検索の「取引名」や「金額」を差し込みます。案内文は読みやすく整えますしょう。
必要に応じてメンションや添付ファイル情報を入力し、テストで送信できることを確かめます。
テスト結果を確認し、問題がなければ「完了」をクリックします。
Microsoft Teamsを確認し、メッセージが投稿されていることを確認しましょう。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がHubSpotの取引情報を自動で取得し活用する方法でした。
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
顧客情報の登録から取引・契約・請求・タスク管理・スケジュール連携などを自動化し、営業やバックオフィスの業務を効率化することができます。
新規顧客や取引の発生を自動で検知し、関連データを共有・更新・通知することで、手動作業を減らし、情報の抜け漏れを防ぎます。
■概要
Garoonのカレンダーに登録された予定のメモを、HubSpotのリードのメモにも追加するフローです。
Garoonのカレンダーに登録された予定情報（メモなど）をわざわざ確認しなくても、自動的にHubSpotにも予定情報が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
HubSpotに追加する内容は自由に設定することができます。
■注意事項
・Garoon、HubSpotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Asanaに新しいタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理と顧客対応を同時に行いたい方
・プロジェクトマネージャー
・カスタマーサポートチームのリーダー
2.手動でのタスクとチケットの連携作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の効率化を目指している中小企業の経営者
・タスクの進捗管理と顧客対応の迅速化を図りたい方
3.AsanaとHubSpotを日常的に活用している方
・Asanaを使用してタスク管理を行っているユーザー
・HubSpotを利用してサポートチケットを管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・新しいタスクが追加されたタイミングで即時にチケットが作成されるため、迅速な対応が可能です。
・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Asana、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
◼️概要
HubSpotのコンタクトページからYoomのフローボットを起動し、スプレッドシートの雛形をもとに請求書を作成。
作成した請求書をGmailで送付するフローボットです。
HubSpotからフローボットを起動し、請求品目や金額などの情報を入力フォームで設定すると、請求書が自動で作成されます。
請求書の雛形は自由なフォーマットでご利用いただけます。
◼️注意事項
・HubSpot、GmailそれぞれとYoomの連携が必要です。
・こちらのようなスプレッドシートで作成した請求書の雛形を用意してください。
■概要
HubSpotに新規取引が更新されたら、Notionのデータベースに取引情報を格納するフローです。
HubSpotとNotionを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、Notionのデータベースに格納され
るまでを自動的に行うことで情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Notionに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・HubSpot、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングや営業活動にHubSpotを利用している企業
・登録したリード情報を他のアプリでも活用したい方
・手動でのデータ転記の手間を省きたい方
2. Microsoft Excelを業務に利用している方
・リード情報をMicrosoft Excelに集約し管理している方
・リード情報の共有やフォローアップの迅速化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotはマーケティングや営業活動、顧客管理の効率化に役立つツールです。しかし、リード情報の管理に他のツールを併用している場合、リード登録のたびに手入力で転記すると、手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力漏れが起こる可能性があります。
このテンプレートを利用すると、HubSpotでコンタクトが登録された際、そのデータを自動でMicrosoft Excelに反映できます。手作業が不要になることで、担当者の負担軽減や作業時間の短縮、転記ミス防止につながります。
■注意事項
・HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
HubSpotで新しい取引が作成されたら、Slackの指定したチャンネルに自動でメッセージを送信します。
送信するメッセージの内容や送信先のSlackチャンネルは、自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
・HubSpot、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・HubSpotの「新しい取引が作成されたら」というトリガーで、取得する情報を設定してください。
・Slackの「チャンネルにメッセージを送る」というオペレーションで、連携アカウントや、送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・HubSpotとSlackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・ Slackの投稿先のチャンネルIDや投稿するメッセージ内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Intercomで新しく会話が作成されたらHubspotのコンタクトにメモを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客対応の履歴を一元管理したい方
2.顧客対応の効率化を図りたい方
3.IntercomとHubSpotを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・顧客対応の履歴を一元管理し、対応の一貫性と効率を向上させることができます。
・手動でのメモ追加作業を省き、効率的に情報を共有することができます。
■注意事項
・Intercom、HubspotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
TimeRexで予定が登録された場合、その情報を自動的に取得し、HubSpotにコンタクトを登録します。
■設定方法
・TimeRexとHubSpotを連携します。（アプリ連携）
・TimeRexの「Webhookを受信したら」トリガーからWebhookURLをTimeRexの管理画面で設定してください。
・分岐アクションでWebhookタイプが「event_confirmed」ではない場合を分岐させます。
・イベントタイプが予定の確定の場合、HubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定します。
・登録内容は任意に変更して設定してください。
■注意事項
・TimeRexとHubSpotの連携設定が必要です。
・予定の登録後、フローボットが起動するまでにタイムラグが発生する場合があります。
■概要
Stripeに新規顧客が作成されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.サブスクリプションビジネス
・Stripeで新規顧客が登録されるたびに、HubSpotでサポートチケットを作成し、顧客オンボーディングやサポート対応を迅速に行いたいビジネス
2.Eコマース企業
・新規顧客情報をStripeからHubSpotに自動で反映させ、顧客対応やサポートチケットの作成を効率化したい企業
3.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客がStripeに登録された際に、HubSpotでサポートチケットを作成し、迅速に対応したいチーム
4.営業部門
・Stripeで新規顧客が作成された際に、HubSpotでチケットを作成し、フォローアップを行いたいチーム
5.データ管理チーム
・StripeとHubSpot間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・新規顧客情報をもとにした対応戦略の改善に役立てることができます。
・チケット対応の進捗状況をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能になります。
■注意事項
・Stripe、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のHubSpotの取引ステージを自動的に更新します。
更新される取引ステージは、任意の値に変更することが可能です。
◼️設定方法
1.HubSpot、クラウドサインそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携アカウント情報を設定してください。
3.「書類のタイトルからHubspotの取引IDを抽出」というオペレーションで、取引IDを取得します。
4.そのため、クラウドサインで書類を送る際に事前にHubspotの取引IDを書類名などに含んでおく必要がありますのでご注意ください。
5.HubSpotの「取引ステージを更新」というオペレーションで、クラウドサインから取得した情報をもとに対象の取引を検索し、ステージを更新します。
6.必要に応じて、取引に関連するその他の情報を更新することもできます。
7.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・HubSpotの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・クラウドサインの書類情報からHubspotの取引IDなどを抽出する必要があるため、クラウドサインでの書類送付時にこれらの情報を含んでください。
HubSpotからの取引情報取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の検索や転記作業の手間を削減し、チーム内での迅速な情報共有を実現できます。
これにより、営業担当者やカスタマーサポートは必要な情報に素早くアクセスでき、より質の高い顧客対応に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：HubSpot側を起点に自動化できますか？
A：できます。例として「取引が作成/更新されたら→Microsft Teamsへ通知」や「ステージ変更→担当者へメンション」を組めます。まずHubSpotをマイアプリ連携し、フローのトリガーでHubSpotイベントを選び、必要な項目を差し込めばOKです。
Q：Slackやスプレッドシートへの連携も可能？
A：可能です。例：「取引を取得→Slackに要点を送信」「毎日→取引一覧をスプレッドシートへ追記」。フローでは取得→整形→送信/書き込みの順でステップを並べます。行追加・更新や範囲取得などの操作はgoogleスプレッドシートと連携すると出来ることをご確認ください。
Q：AIはどのくらい曖昧な指示を理解しますか？
A：会話文からの取引名抽出などに強いですが、100%ではありません。精度を上げるには「抽出したい項目」を具体化し（例：取引名、金額）、社名表記揺れは例示や正規表現で補強、ヒットしない時は「該当なし」で分岐させるのが安全です。
