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【簡単設定】HubSpotのチケット情報を自動で通知する方法
■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット機能を活用し、顧客対応の速度と質を向上させたいと考えている方
- Microsoft Teamsを社内の主要な連絡ツールとしており、チケットの自動通知を行いたい方
- 手作業によるチケットの確認や共有作業をなくし、サポート業務を効率化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでチケットが作成されると指定の条件に基づいて自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます
- 通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なチケットへの対応を確実なものにし、顧客満足度の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、チケットの優先度など特定の条件に応じて、後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、チケットの作成をチェックするポーリング間隔（起動間隔）を任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを自由に指定することが可能です
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したチケット名や説明といった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタムできます
■注意事項
- HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット機能を活用し、顧客対応の速度と質を向上させたいと考えている方
- Microsoft Teamsを社内の主要な連絡ツールとしており、チケットの自動通知を行いたい方
- 手作業によるチケットの確認や共有作業をなくし、サポート業務を効率化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでチケットが作成されると指定の条件に基づいて自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます
- 通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なチケットへの対応を確実なものにし、顧客満足度の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、チケットの優先度など特定の条件に応じて、後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、チケットの作成をチェックするポーリング間隔（起動間隔）を任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを自由に指定することが可能です
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したチケット名や説明といった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタムできます
■注意事項
- HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「HubSpotのチケットが更新されたけど、担当者への連絡が漏れてしまった…」
「重要なチケットの対応状況を把握したいけど、いちいちHubSpotを確認するのは面倒…」
このように、HubSpotのチケット管理における情報共有の遅れや手間にお悩みではありませんか？
もし、HubSpotでチケットが作成・更新された際に、普段利用しているチャットツールに自動で通知される仕組みがあれば、担当者は素早く対応を開始でき、対応漏れや遅延といったミスを防ぐことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotのチケット情報を自動で連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット機能を活用し、顧客対応の速度と質を向上させたいと考えている方
- Microsoft Teamsを社内の主要な連絡ツールとしており、チケットの自動通知を行いたい方
- 手作業によるチケットの確認や共有作業をなくし、サポート業務を効率化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでチケットが作成されると指定の条件に基づいて自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます
- 通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なチケットへの対応を確実なものにし、顧客満足度の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、チケットの優先度など特定の条件に応じて、後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、チケットの作成をチェックするポーリング間隔（起動間隔）を任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを自由に指定することが可能です
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したチケット名や説明といった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタムできます
■注意事項
- HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット機能を活用し、顧客対応の速度と質を向上させたいと考えている方
- Microsoft Teamsを社内の主要な連絡ツールとしており、チケットの自動通知を行いたい方
- 手作業によるチケットの確認や共有作業をなくし、サポート業務を効率化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでチケットが作成されると指定の条件に基づいて自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます
- 通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なチケットへの対応を確実なものにし、顧客満足度の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、チケットの優先度など特定の条件に応じて、後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、チケットの作成をチェックするポーリング間隔（起動間隔）を任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを自由に指定することが可能です
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したチケット名や説明といった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタムできます
■注意事項
- HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotとMicrosoft Teamsを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotで重要なチケットが作成された際に、Microsoft Teamsに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定、分岐設定、Microsoft Teamsのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット機能を活用し、顧客対応の速度と質を向上させたいと考えている方
- Microsoft Teamsを社内の主要な連絡ツールとしており、チケットの自動通知を行いたい方
- 手作業によるチケットの確認や共有作業をなくし、サポート業務を効率化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでチケットが作成されると指定の条件に基づいて自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます
- 通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なチケットへの対応を確実なものにし、顧客満足度の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、チケットの優先度など特定の条件に応じて、後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、チケットの作成をチェックするポーリング間隔（起動間隔）を任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを自由に指定することが可能です
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したチケット名や説明といった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタムできます
■注意事項
- HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット機能を活用し、顧客対応の速度と質を向上させたいと考えている方
- Microsoft Teamsを社内の主要な連絡ツールとしており、チケットの自動通知を行いたい方
- 手作業によるチケットの確認や共有作業をなくし、サポート業務を効率化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでチケットが作成されると指定の条件に基づいて自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます
- 通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なチケットへの対応を確実なものにし、顧客満足度の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、チケットの優先度など特定の条件に応じて、後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、チケットの作成をチェックするポーリング間隔（起動間隔）を任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを自由に指定することが可能です
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したチケット名や説明といった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタムできます
■注意事項
- HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：HubSpotとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotの連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotの権限追加方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
※権限の追加は「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加の対応を依頼してください
Microsoft Teamsの連携
以下の手順をご参照ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるので注意しましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット機能を活用し、顧客対応の速度と質を向上させたいと考えている方
- Microsoft Teamsを社内の主要な連絡ツールとしており、チケットの自動通知を行いたい方
- 手作業によるチケットの確認や共有作業をなくし、サポート業務を効率化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでチケットが作成されると指定の条件に基づいて自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます
- 通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なチケットへの対応を確実なものにし、顧客満足度の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、チケットの優先度など特定の条件に応じて、後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、チケットの作成をチェックするポーリング間隔（起動間隔）を任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを自由に指定することが可能です
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したチケット名や説明といった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタムできます
■注意事項
- HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット機能を活用し、顧客対応の速度と質を向上させたいと考えている方
- Microsoft Teamsを社内の主要な連絡ツールとしており、チケットの自動通知を行いたい方
- 手作業によるチケットの確認や共有作業をなくし、サポート業務を効率化したいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでチケットが作成されると指定の条件に基づいて自動で通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます
- 通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なチケットへの対応を確実なものにし、顧客満足度の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、チケットの優先度など特定の条件に応じて、後続の処理を分岐させます
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、チケットの作成をチェックするポーリング間隔（起動間隔）を任意で設定できます
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを自由に指定することが可能です
- 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したチケット名や説明といった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタムできます
■注意事項
- HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
トリガー設定を行っていきます。最初の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
アクションは、テンプレート通りに「チケットが作成されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を行います！
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
起動間隔が設定できたら、実際にHubSpot上でチケットを作成しましょう。
今回は下記の「テストタスクA」を使用します！
※優先度は「高」に設定しておきましょう。
Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンを押します！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に「完了」ボタンを押します。
ステップ4：分岐する設定
2つ目の赤枠をクリックしてください！
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐条件を指定します。
オペレーションと取得した値はテンプレートのままで、変更の必要はありません。
分岐条件も「値を含む」「高」のままで大丈夫です。
このように設定することで、チケットの優先順位が高い場合のみ次のフローに進むことができます。
必要に応じて、「分岐条件を追加」するなどお好きにカスタマイズすることが可能です。
最後に「完了」をクリックして次へ進みましょう。
ステップ5：Microsoft Teamsのアクション設定
HubSpotから取得した値を利用して、Microsoft Teamsでメッセージを送信する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしてください！
連携するアカウント情報の確認をしましょう。
アクションは、「チャネルにメッセージを送る」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
メッセージを送るチームを選択して、チームIDを設定します。
同様にチャネルIDも設定します。
送信するメッセージを作成しましょう。
これまでに取得した値を、以下のようにメッセージ内に入れ込むことができます。
このように設定することで、HubSpotでチケットが作成されるたびに異なるメッセージ内容が反映されます。
その他にも、メンションする相手や添付ファイルの設定などを任意で行うことが可能です。
設定が済んだら、「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
テスト成功という表示が出てきたら、Microsoft Teamsにメッセージが送信されています！
確認してみましょう！
下記のように、指定した通りのメッセージが送信されていればOKです。
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
HubSpotを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、HubSpotで新しい会社やコンタクトが登録されたタイミングをきっかけに、freee会計への取引先作成やZoomミーティングの自動生成、Googleカレンダーへの予定登録などを一括で実行できます。
さらに、フォーム送信内容をGoogleスプレッドシートに反映したり、クラウドサインの契約締結をもとに取引ステージを更新するなど、複数ツールを連携させたい営業担当者や管理部門におすすめです。
■概要TimeRexで日程調整をした後、手作業でHubSpotにコンタクト情報を登録する作業に手間を感じていませんか？複数のツールを跨いだ手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、TimeRexで新しい予定が登録された際に、自動でHubSpotへコンタクトを登録できるようになり、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- TimeRexで獲得したリード情報を手作業でHubSpotに入力している方
- TimeRexとHubSpotを連携させ、コンタクト登録を自動化したいと考えている方
- 顧客情報の登録漏れや入力ミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- TimeRexに予定が登録されると自動でHubSpotにコンタクトが作成され、手入力の時間を削減できます。
- 手作業による転記が削減されるため、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったミスを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、TimeRexとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTimeRexを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐する」を設定し、予定が確定した場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、TimeRexから受け取った情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- 分岐条件は、「予定が確定した場合」以外にも、特定のイベントタイプを対象にするなど任意で設定可能です。
- HubSpotに登録するコンタクト情報は、TimeRexから取得した氏名やメールアドレスなど、連携したい項目を自由に設定できます。
■注意事項- TimeRex、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要特定の顧客からのメールを受信した後、都度HubSpotを開いて手動でリードステータスを更新する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、対応漏れや更新忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、特定のメール受信をトリガーとしてHubSpotのリードステータスを自動で更新するため、こうした課題を解消し、よりスムーズな顧客管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotを活用し、メールを基に手動でステータス更新を行っている営業やマーケティング担当者の方
- メール対応後のHubSpotへの情報反映漏れや遅延を防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
- リード管理プロセスを自動化し、営業活動全体の効率化を目指しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のメール受信をきっかけにHubSpotのリードステータスが自動で更新されるため、手作業での更新漏れや入力ミスを防ぐことができます。
- これまで手動で行っていた一連の更新作業が不要になり、営業担当者はより優先度の高いコア業務に集中する時間を確保できます。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotを選択し、「HubSpotのコンタクト情報をメールアドレスで検索」のアクションを設定します。
- 最後に、同じくオペレーションでHubSpotの「コンタクトのリードステータスを接続済みに更新」アクションを設定し、検索で見つかったコンタクトの情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガーの設定では、自動化のきっかけとしたいメールの送信元アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- HubSpotでリードステータスを更新するアクションでは、変更後のステータスを「接続済み」だけでなく、運用に合わせて任意のものに設定することが可能です。
■注意事項- HubSpotとYoomを連携してください。
■概要
Notionのデータベースが更新される毎に、Hubspotの取引に登録するフローです。
NotionとHubspotを連携することで、データベースが更新される毎に自動的にHubspotにも追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Hubspotに登録する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Notion、HubspotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Intercomで新しく会話が作成されたらHubspotのコンタクトにメモを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客対応の履歴を一元管理したい方
- 営業担当者
- カスタマーサポート担当者
- 顧客管理を行うマーケティング担当者
2.顧客対応の効率化を図りたい方
- 顧客情報を統合し、対応の一貫性を保ちたい企業の経営者
- 顧客対応の履歴を迅速に把握したいチームリーダー
- 問い合わせ対応の質を向上させたい担当者
3.IntercomとHubSpotを日常的に活用している方
- Intercomを使用して顧客との会話を管理しているユーザー
- HubSpotを利用して顧客情報を管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・顧客対応の履歴を一元管理し、対応の一貫性と効率を向上させることができます。
・手動でのメモ追加作業を省き、効率的に情報を共有することができます。
■注意事項
・Intercom、HubspotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要クラウドサインで契約締結が完了した後、HubSpotの取引ステージを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、更新漏れや対応の遅れに繋がりやすく、営業活動の正確な進捗管理を妨げる一因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーとして、HubSpotの取引ステージを自動で更新できるため、手作業による手間やミスを減らし、スムーズな案件管理を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- クラウドサインとHubSpotを併用し、契約管理や案件管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手動でのステータス更新に手間や漏れなどの課題を感じている方
- 営業プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- クラウドサインでの締結完了と同時に、HubSpotの取引ステージが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動更新に伴うステータスの更新漏れや、対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、案件管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、クラウドサインとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションのAI機能で「正規表現によるデータの抽出」を設定し、締結情報からHubSpotの取引を特定するために必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「HubSpotの取引ステージを成約に更新」アクションで、対象の取引ステージを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- AIへの指示内容は、書類から抽出したい情報に合わせて任意で設定いただけます。
- HubSpotで更新する取引ステージは、「成約」以外にも自社の運用に合わせて任意で設定いただけます。
■注意事項- クラウドサイン、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotのフォームで獲得した見込み顧客情報を、都度Google スプレッドシートへ手入力で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると同時に、Google スプレッドシートの指定した行へ自動で情報が追加されるため、リード管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで獲得したリード情報を手作業でリスト化しているマーケティング担当者の方
- Google スプレッドシートで顧客情報を管理しており、入力の手間を省きたい営業担当者の方
- マーケティングや営業活動におけるデータ連携を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのフォーム送信をきっかけに自動でデータが追加されるため、転記作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客リストの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、特定のフォームが送信されたらフローが起動するように「アプリトリガー」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「データベースを操作する」アクションで、HubSpotのフォームから取得した情報を指定のシートに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したいスプレッドシートのIDや、情報を書き込むテーブルの範囲を指定してください。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotに新しい会社情報が登録されるたび、freee会計へ取引先情報を手入力する作業に手間を感じていませんか。また、手作業による入力では、情報の転記ミスや漏れが発生する可能性も否めません。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しい会社が作成された際に、freee会計へ取引先情報が自動で作成されるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとfreee会計を併用し、顧客・取引先情報を管理している方
- 手作業でのデータ転記に多くの時間を割かれ、非効率を感じている担当者の方
- 入力ミスや情報更新の漏れを防ぎ、データ精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの会社作成と同時にfreee会計へ取引先が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomの「マイアプリ」画面からHubSpotとfreee会計のアカウントを連携認証します。
- 次に、フローボットのトリガーとしてHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というイベントを設定します。
これにより、HubSpotに新しい会社情報が登録されるとフローが起動します。 - 最後に、オペレーションとしてfreee会計を選択、「取引先の作成」アクションを設定します。
この際、トリガーで取得したHubSpotの会社名、住所、電話番号などの情報を、freee会計の取引先情報としてマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee会計の「取引先の作成」オペレーションでは、取引先の各項目に設定する値を柔軟にカスタマイズできます。
HubSpotのトリガーで取得した会社名や住所、担当者といった情報を変数としてfreee会計の対応する項目に埋め込むだけでなく、特定の項目には固定値を入力することも可能です。
ユーザーの運用に合わせて、どの情報をどのように連携させるか詳細に設定してください。
■注意事項
- HubSpot、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
- Zoomを頻繁に利用してオンラインミーティングを実施しているチームリーダーの方
- 新規コンタクトのフォローアッププロセスを自動化したいマーケティング担当者の方
- 手動でのミーティング設定が煩雑で時間を取られている中小企業の経営者の方
- HubSpotとZoomの連携を通じて業務効率化を図りたいIT担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細がメール送信されるため、手作業の手間を大幅に削減できます。
また、自動的にミーティング詳細をメールで送信するため、情報の漏れや誤りを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。
自動化によって、営業活動全体の流れを一元管理し、効率的な業務進行が可能になります。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、Googleカレンダーへ手動で予定を登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、HubSpotのコンタクトページからワンクリックでGoogleカレンダーに予定を自動登録できます。日々の煩雑な入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogleカレンダーを連携させ、予定登録を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による顧客情報や日時の転記ミスをなくし、正確なスケジュール管理を実現したい方
- 定型的な入力業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのコンタクトページから直接予定を作成できるため、アプリ間の画面往復や手入力の時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、名前や日時の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、「コンタクト詳細ページから起動」アクションを設定します。これにより、HubSpotのコンタクトページからフローボットを起動できるようになります。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、予定作成に必要な顧客情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローを利用するには、YoomのChrome拡張機能のインストールが必要です。トリガー設定の際に、対象となるHubSpotのページURLなどを指定して、拡張機能が正しく動作するように設定してください。
■概要
HubSpotで管理している取引のステージが更新された際、手作業で見積書や契約書を作成する業務に手間を感じていませんか。情報の転記ミスや作成漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が特定のステージに更新されると、Googleドキュメントをテンプレートとして自動で書類が発行されるため、こうした書類作成の自動化を実現し、営業活動をよりスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで顧客管理を行い、手作業での書類作成に手間を感じている営業担当者の方
- 取引ステージの更新に応じた書類作成の自動化に関心がある方
- 営業プロセスにおける手作業をなくし、ヒューマンエラーの削減を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのステージ更新を検知して自動で書類が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- HubSpot上の情報を基に書類が作成されるため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」「会社情報の取得」「取引のカスタムプロパティを取得」アクションをそれぞれ設定し、書類作成に必要な情報を取得します
- 最後に、オペレーションで書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を差し込んだ書類を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、書類作成の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
- HubSpotの各情報取得オペレーションでは、トリガーで取得した取引IDなどの情報を変数として設定し、対象の情報を正しく取得するように設定してください。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントのファイルを選択し、HubSpotから取得した取引情報などを差し込む箇所を任意に設定してください。
■注意事項
- HubSpot、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotのカスタムプロパティの取得では、アウトプットをJSONPathから取得する必要があります。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858 - 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
- TimeRexで獲得したリード情報を手作業でHubSpotに入力している方
- TimeRexとHubSpotを連携させ、コンタクト登録を自動化したいと考えている方
- 顧客情報の登録漏れや入力ミスを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
- TimeRexに予定が登録されると自動でHubSpotにコンタクトが作成され、手入力の時間を削減できます。
- 手作業による転記が削減されるため、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったミスを防ぎます。
- はじめに、TimeRexとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTimeRexを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐する」を設定し、予定が確定した場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、TimeRexから受け取った情報を連携します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件は、「予定が確定した場合」以外にも、特定のイベントタイプを対象にするなど任意で設定可能です。
- HubSpotに登録するコンタクト情報は、TimeRexから取得した氏名やメールアドレスなど、連携したい項目を自由に設定できます。
- TimeRex、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HubSpotを活用し、メールを基に手動でステータス更新を行っている営業やマーケティング担当者の方
- メール対応後のHubSpotへの情報反映漏れや遅延を防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
- リード管理プロセスを自動化し、営業活動全体の効率化を目指しているチームリーダーの方
- 特定のメール受信をきっかけにHubSpotのリードステータスが自動で更新されるため、手作業での更新漏れや入力ミスを防ぐことができます。
- これまで手動で行っていた一連の更新作業が不要になり、営業担当者はより優先度の高いコア業務に集中する時間を確保できます。
- はじめに、HubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotを選択し、「HubSpotのコンタクト情報をメールアドレスで検索」のアクションを設定します。
- 最後に、同じくオペレーションでHubSpotの「コンタクトのリードステータスを接続済みに更新」アクションを設定し、検索で見つかったコンタクトの情報を更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、自動化のきっかけとしたいメールの送信元アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- HubSpotでリードステータスを更新するアクションでは、変更後のステータスを「接続済み」だけでなく、運用に合わせて任意のものに設定することが可能です。
- HubSpotとYoomを連携してください。
■概要
Notionのデータベースが更新される毎に、Hubspotの取引に登録するフローです。
NotionとHubspotを連携することで、データベースが更新される毎に自動的にHubspotにも追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Hubspotに登録する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Notion、HubspotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Intercomで新しく会話が作成されたらHubspotのコンタクトにメモを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客対応の履歴を一元管理したい方
- 営業担当者
- カスタマーサポート担当者
- 顧客管理を行うマーケティング担当者
2.顧客対応の効率化を図りたい方
- 顧客情報を統合し、対応の一貫性を保ちたい企業の経営者
- 顧客対応の履歴を迅速に把握したいチームリーダー
- 問い合わせ対応の質を向上させたい担当者
3.IntercomとHubSpotを日常的に活用している方
- Intercomを使用して顧客との会話を管理しているユーザー
- HubSpotを利用して顧客情報を管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・顧客対応の履歴を一元管理し、対応の一貫性と効率を向上させることができます。
・手動でのメモ追加作業を省き、効率的に情報を共有することができます。
■注意事項
・Intercom、HubspotそれぞれとYoomを連携してください。
- クラウドサインとHubSpotを併用し、契約管理や案件管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手動でのステータス更新に手間や漏れなどの課題を感じている方
- 営業プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- クラウドサインでの締結完了と同時に、HubSpotの取引ステージが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動更新に伴うステータスの更新漏れや、対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、案件管理の正確性を向上させます。
- はじめに、クラウドサインとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションのAI機能で「正規表現によるデータの抽出」を設定し、締結情報からHubSpotの取引を特定するために必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「HubSpotの取引ステージを成約に更新」アクションで、対象の取引ステージを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AIへの指示内容は、書類から抽出したい情報に合わせて任意で設定いただけます。
- HubSpotで更新する取引ステージは、「成約」以外にも自社の運用に合わせて任意で設定いただけます。
- クラウドサイン、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotのフォームで獲得した見込み顧客情報を、都度Google スプレッドシートへ手入力で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると同時に、Google スプレッドシートの指定した行へ自動で情報が追加されるため、リード管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで獲得したリード情報を手作業でリスト化しているマーケティング担当者の方
- Google スプレッドシートで顧客情報を管理しており、入力の手間を省きたい営業担当者の方
- マーケティングや営業活動におけるデータ連携を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのフォーム送信をきっかけに自動でデータが追加されるため、転記作業にかかっていた時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客リストの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、特定のフォームが送信されたらフローが起動するように「アプリトリガー」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「データベースを操作する」アクションで、HubSpotのフォームから取得した情報を指定のシートに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したいスプレッドシートのIDや、情報を書き込むテーブルの範囲を指定してください。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotに新しい会社情報が登録されるたび、freee会計へ取引先情報を手入力する作業に手間を感じていませんか。また、手作業による入力では、情報の転記ミスや漏れが発生する可能性も否めません。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しい会社が作成された際に、freee会計へ取引先情報が自動で作成されるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとfreee会計を併用し、顧客・取引先情報を管理している方
- 手作業でのデータ転記に多くの時間を割かれ、非効率を感じている担当者の方
- 入力ミスや情報更新の漏れを防ぎ、データ精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの会社作成と同時にfreee会計へ取引先が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomの「マイアプリ」画面からHubSpotとfreee会計のアカウントを連携認証します。
- 次に、フローボットのトリガーとしてHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というイベントを設定します。
これにより、HubSpotに新しい会社情報が登録されるとフローが起動します。 - 最後に、オペレーションとしてfreee会計を選択、「取引先の作成」アクションを設定します。
この際、トリガーで取得したHubSpotの会社名、住所、電話番号などの情報を、freee会計の取引先情報としてマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- freee会計の「取引先の作成」オペレーションでは、取引先の各項目に設定する値を柔軟にカスタマイズできます。
HubSpotのトリガーで取得した会社名や住所、担当者といった情報を変数としてfreee会計の対応する項目に埋め込むだけでなく、特定の項目には固定値を入力することも可能です。
ユーザーの運用に合わせて、どの情報をどのように連携させるか詳細に設定してください。
■注意事項
- HubSpot、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
- Zoomを頻繁に利用してオンラインミーティングを実施しているチームリーダーの方
- 新規コンタクトのフォローアッププロセスを自動化したいマーケティング担当者の方
- 手動でのミーティング設定が煩雑で時間を取られている中小企業の経営者の方
- HubSpotとZoomの連携を通じて業務効率化を図りたいIT担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細がメール送信されるため、手作業の手間を大幅に削減できます。
また、自動的にミーティング詳細をメールで送信するため、情報の漏れや誤りを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。
自動化によって、営業活動全体の流れを一元管理し、効率的な業務進行が可能になります。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、Googleカレンダーへ手動で予定を登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、HubSpotのコンタクトページからワンクリックでGoogleカレンダーに予定を自動登録できます。日々の煩雑な入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogleカレンダーを連携させ、予定登録を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による顧客情報や日時の転記ミスをなくし、正確なスケジュール管理を実現したい方
- 定型的な入力業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのコンタクトページから直接予定を作成できるため、アプリ間の画面往復や手入力の時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、名前や日時の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、「コンタクト詳細ページから起動」アクションを設定します。これにより、HubSpotのコンタクトページからフローボットを起動できるようになります。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、予定作成に必要な顧客情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローを利用するには、YoomのChrome拡張機能のインストールが必要です。トリガー設定の際に、対象となるHubSpotのページURLなどを指定して、拡張機能が正しく動作するように設定してください。
■概要
HubSpotで管理している取引のステージが更新された際、手作業で見積書や契約書を作成する業務に手間を感じていませんか。情報の転記ミスや作成漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が特定のステージに更新されると、Googleドキュメントをテンプレートとして自動で書類が発行されるため、こうした書類作成の自動化を実現し、営業活動をよりスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで顧客管理を行い、手作業での書類作成に手間を感じている営業担当者の方
- 取引ステージの更新に応じた書類作成の自動化に関心がある方
- 営業プロセスにおける手作業をなくし、ヒューマンエラーの削減を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのステージ更新を検知して自動で書類が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- HubSpot上の情報を基に書類が作成されるため、手作業による転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」「会社情報の取得」「取引のカスタムプロパティを取得」アクションをそれぞれ設定し、書類作成に必要な情報を取得します
- 最後に、オペレーションで書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を差し込んだ書類を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、書類作成の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
- HubSpotの各情報取得オペレーションでは、トリガーで取得した取引IDなどの情報を変数として設定し、対象の情報を正しく取得するように設定してください。
- 書類発行機能では、テンプレートとして利用するGoogleドキュメントのファイルを選択し、HubSpotから取得した取引情報などを差し込む箇所を任意に設定してください。
■注意事項
- HubSpot、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotのカスタムプロパティの取得では、アウトプットをJSONPathから取得する必要があります。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858 - 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
まとめ
HubSpotとチャットツールの連携を自動化することで、重要なチケットの発生や更新を見逃すことなく、担当者へ迅速に情報共有できます。
これにより、手動での通知作業から解放され、対応漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、よりスピーディーな顧客対応を実現できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：通知内容はどこまで細かく設定できますか？
A：Microsoft TeamsのAPI設定にて、チケットの概要であるチケット名や優先度の設定が可能です。
また、メンション情報を設定することで、特定の人にメンションすることも可能です。
詳しくは下記リンクを参考にしてくださいね。
Q：Microsoft Teams以外のツールにも通知できますか？
A：はい、可能です！
フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加することで、Microsoft Teams以外の連絡ツールのアクションを選択できます。
追加したアクションの設定が完了したら、必要のないMicrosoft Teamsのアクションは削除してくださいね。
Q：連携にエラーが発生した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
