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「HubSpotのチケットが更新されたけど、担当者への連絡が漏れてしまった…」
「重要なチケットの対応状況を把握したいけど、いちいちHubSpotを確認するのは面倒…」
このように、HubSpotのチケット管理における情報共有の遅れや手間にお悩みではありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">HubSpotでチケットが作成・更新された際に、普段利用しているチャットツールに自動で通知される仕組み</span>があれば、担当者は素早く対応を開始でき、対応漏れや遅延といったミスを防ぐことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotのチケット情報を自動で連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotで重要なチケットが作成された際に、Microsoft Teamsに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotの連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotの権限追加方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
※権限の追加は「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加の対応を依頼してください
Microsoft Teamsの連携
以下の手順をご参照ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるので注意しましょう。
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。最初の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
アクションは、テンプレート通りに「チケットが作成されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を行います！
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
起動間隔が設定できたら、実際にHubSpot上でチケットを作成しましょう。
今回は下記の「テストタスクA」を使用します！
※優先度は「高」に設定しておきましょう。
Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンを押します！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に「完了」ボタンを押します。
2つ目の赤枠をクリックしてください！
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐条件を指定します。
オペレーションと取得した値はテンプレートのままで、変更の必要はありません。
分岐条件も「値を含む」「高」のままで大丈夫です。
このように設定することで、チケットの優先順位が高い場合のみ次のフローに進むことができます。
必要に応じて、「分岐条件を追加」するなどお好きにカスタマイズすることが可能です。
最後に「完了」をクリックして次へ進みましょう。
HubSpotから取得した値を利用して、Microsoft Teamsでメッセージを送信する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしてください！
連携するアカウント情報の確認をしましょう。
アクションは、「チャネルにメッセージを送る」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
メッセージを送るチームを選択して、チームIDを設定します。
同様にチャネルIDも設定します。
送信するメッセージを作成しましょう。
これまでに取得した値を、以下のようにメッセージ内に入れ込むことができます。
このように設定することで、HubSpotでチケットが作成されるたびに異なるメッセージ内容が反映されます。
その他にも、メンションする相手や添付ファイルの設定などを任意で行うことが可能です。
設定が済んだら、「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
テスト成功という表示が出てきたら、Microsoft Teamsにメッセージが送信されています！
確認してみましょう！
下記のように、指定した通りのメッセージが送信されていればOKです。
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、HubSpotで新しい会社やコンタクトが登録されたタイミングをきっかけに、freee会計への取引先作成やZoomミーティングの自動生成、Googleカレンダーへの予定登録などを一括で実行できます。
さらに、フォーム送信内容をGoogleスプレッドシートに反映したり、クラウドサインの契約締結をもとに取引ステージを更新するなど、複数ツールを連携させたい営業担当者や管理部門におすすめです。
HubSpotとチャットツールの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">重要なチケットの発生や更新を見逃すことなく、担当者へ迅速に情報共有できます。</span>
これにより、手動での通知作業から解放され、対応漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、よりスピーディーな顧客対応を実現できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：通知内容はどこまで細かく設定できますか？
A：Microsoft TeamsのAPI設定にて、チケットの概要であるチケット名や優先度の設定が可能です。
また、メンション情報を設定することで、特定の人にメンションすることも可能です。
詳しくは下記リンクを参考にしてくださいね。
Q：Microsoft Teams以外のツールにも通知できますか？
A：はい、可能です！
フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加することで、Microsoft Teams以外の連絡ツールのアクションを選択できます。
追加したアクションの設定が完了したら、必要のないMicrosoft Teamsのアクションは削除してくださいね。
Q：連携にエラーが発生した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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