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■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「HubSpotのチケットが更新されたけど、担当者への連絡が漏れてしまった…」
「重要なチケットの対応状況を把握したいけど、いちいちHubSpotを確認するのは面倒…」
このように、HubSpotのチケット管理における情報共有の遅れや手間にお悩みではありませんか？
もし、HubSpotでチケットが作成・更新された際に、普段利用しているチャットツールに自動で通知される仕組みがあれば、担当者は素早く対応を開始でき、対応漏れや遅延といったミスを防ぐことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHubSpotのチケット情報を自動で連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、HubSpotで重要なチケットが作成された際に、Microsoft Teamsに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotの連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotの権限追加方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
※権限の追加は「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加の対応を依頼してください
Microsoft Teamsの連携
以下の手順をご参照ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があるので注意しましょう。
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットについて、重要なものを見逃したり、担当部署への共有が遅れたりしていませんか？手動での確認や通知作業は手間がかかるだけでなく、対応遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、Microsoft Teamsへ自動で通知を送ることが可能です。HubSpotのチケット管理における通知を自動化し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。最初の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
アクションは、テンプレート通りに「チケットが作成されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を行います！
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
起動間隔が設定できたら、実際にHubSpot上でチケットを作成しましょう。
今回は下記の「テストタスクA」を使用します！
※優先度は「高」に設定しておきましょう。
Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンを押します！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に「完了」ボタンを押します。
2つ目の赤枠をクリックしてください！
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐条件を指定します。
オペレーションと取得した値はテンプレートのままで、変更の必要はありません。
分岐条件も「値を含む」「高」のままで大丈夫です。
このように設定することで、チケットの優先順位が高い場合のみ次のフローに進むことができます。
必要に応じて、「分岐条件を追加」するなどお好きにカスタマイズすることが可能です。
最後に「完了」をクリックして次へ進みましょう。
HubSpotから取得した値を利用して、Microsoft Teamsでメッセージを送信する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしてください！
連携するアカウント情報の確認をしましょう。
アクションは、「チャネルにメッセージを送る」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
メッセージを送るチームを選択して、チームIDを設定します。
同様にチャネルIDも設定します。
送信するメッセージを作成しましょう。
これまでに取得した値を、以下のようにメッセージ内に入れ込むことができます。
このように設定することで、HubSpotでチケットが作成されるたびに異なるメッセージ内容が反映されます。
その他にも、メンションする相手や添付ファイルの設定などを任意で行うことが可能です。
設定が済んだら、「テスト」ボタンをクリックしてみましょう。
テスト成功という表示が出てきたら、Microsoft Teamsにメッセージが送信されています！
確認してみましょう！
下記のように、指定した通りのメッセージが送信されていればOKです。
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、HubSpotで新しい会社やコンタクトが登録されたタイミングをきっかけに、freee会計への取引先作成やZoomミーティングの自動生成、Googleカレンダーへの予定登録などを一括で実行できます。
さらに、フォーム送信内容をGoogleスプレッドシートに反映したり、クラウドサインの契約締結をもとに取引ステージを更新するなど、複数ツールを連携させたい営業担当者や管理部門におすすめです。
■概要
HubSpotで管理している取引のステージが更新された際、手作業で見積書や契約書を作成する業務に手間を感じていませんか。情報の転記ミスや作成漏れが発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が特定のステージに更新されると、Googleドキュメントをテンプレートとして自動で書類が発行されるため、こうした書類作成の自動化を実現し、営業活動をよりスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しい会社情報が登録されるたび、freee会計へ取引先情報を手入力する作業に手間を感じていませんか。また、手作業による入力では、情報の転記ミスや漏れが発生する可能性も否めません。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しい会社が作成された際に、freee会計へ取引先情報が自動で作成されるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細がメール送信されるため、手作業の手間を大幅に削減できます。
また、自動的にミーティング詳細をメールで送信するため、情報の漏れや誤りを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。
自動化によって、営業活動全体の流れを一元管理し、効率的な業務進行が可能になります。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、Googleカレンダーへ手動で予定を登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、HubSpotのコンタクトページからワンクリックでGoogleカレンダーに予定を自動登録できます。日々の煩雑な入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
HubSpotのフォームで獲得した見込み顧客情報を、都度Google スプレッドシートへ手入力で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されると同時に、Google スプレッドシートの指定した行へ自動で情報が追加されるため、リード管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Intercomで新しく会話が作成されたらHubspotのコンタクトにメモを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客対応の履歴を一元管理したい方
2.顧客対応の効率化を図りたい方
3.IntercomとHubSpotを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・顧客対応の履歴を一元管理し、対応の一貫性と効率を向上させることができます。
・手動でのメモ追加作業を省き、効率的に情報を共有することができます。
■注意事項
・Intercom、HubspotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Notionのデータベースが更新される毎に、Hubspotの取引に登録するフローです。
NotionとHubspotを連携することで、データベースが更新される毎に自動的にHubspotにも追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Hubspotに登録する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Notion、HubspotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
TimeRexで予定が登録された場合、その情報を自動的に取得し、HubSpotにコンタクトを登録します。
■設定方法
・TimeRexとHubSpotを連携します。（アプリ連携）
・TimeRexの「Webhookを受信したら」トリガーからWebhookURLをTimeRexの管理画面で設定してください。
・分岐アクションでWebhookタイプが「event_confirmed」ではない場合を分岐させます。
・イベントタイプが予定の確定の場合、HubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定します。
・登録内容は任意に変更して設定してください。
■注意事項
・TimeRexとHubSpotの連携設定が必要です。
・予定の登録後、フローボットが起動するまでにタイムラグが発生する場合があります。
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のHubSpotの取引ステージを自動的に更新します。
更新される取引ステージは、任意の値に変更することが可能です。
◼️設定方法
1.HubSpot、クラウドサインそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携アカウント情報を設定してください。
3.「書類のタイトルからHubspotの取引IDを抽出」というオペレーションで、取引IDを取得します。
4.そのため、クラウドサインで書類を送る際に事前にHubspotの取引IDを書類名などに含んでおく必要がありますのでご注意ください。
5.HubSpotの「取引ステージを更新」というオペレーションで、クラウドサインから取得した情報をもとに対象の取引を検索し、ステージを更新します。
6.必要に応じて、取引に関連するその他の情報を更新することもできます。
7.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・HubSpotの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・クラウドサインの書類情報からHubspotの取引IDなどを抽出する必要があるため、クラウドサインでの書類送付時にこれらの情報を含んでください。
■概要
Yoomのメールアドレスに届いたメールをトリガーに、HubSpotのコンタクト情報を検索し、リードステータスを更新します。
■設定方法
・HubSpotとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Yoomのメールトリガーで設定したメールアドレス宛にメールが届くとフローボットが起動します。
・HubSpotの「コンタクトの検索」オペレーションで、HubSpotのコンタクト情報をメールアドレスで検索します。
・HubSpotの「コンタクトの更新」オペレーションで、更新内容を設定してください。
■注意事項
・HubSpotとYoomそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・HubSpotのリードステータスの更新内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
HubSpotとチャットツールの連携を自動化することで、重要なチケットの発生や更新を見逃すことなく、担当者へ迅速に情報共有できます。
これにより、手動での通知作業から解放され、対応漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、よりスピーディーな顧客対応を実現できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：通知内容はどこまで細かく設定できますか？
A：Microsoft TeamsのAPI設定にて、チケットの概要であるチケット名や優先度の設定が可能です。
また、メンション情報を設定することで、特定の人にメンションすることも可能です。
詳しくは下記リンクを参考にしてくださいね。
Q：Microsoft Teams以外のツールにも通知できますか？
A：はい、可能です！
フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加することで、Microsoft Teams以外の連絡ツールのアクションを選択できます。
追加したアクションの設定が完了したら、必要のないMicrosoft Teamsのアクションは削除してくださいね。
Q：連携にエラーが発生した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
