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■概要
HubSpotの指定した取引に重要なメモが追加されても、関係者への共有が遅れたり、確認漏れが発生したりすることはないでしょうか。手作業での連絡は手間がかかるうえ、伝達ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotの指定した取引にメモが追加されたら、Slackへ自動で通知を送ることが可能になります。迅速な情報共有を実現し、HubSpotのメモに関する通知業務を効率化することで、迅速な対応をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「HubSpotの取引に重要なメモを追加したのに、担当者が見落としていた…」
「メモを追加するたびに、Slackやメールで別途通知するのは二度手間で面倒…」
このように、HubSpotのメモ機能は便利ですが、その更新がチーム内にうまく共有されず、もどかしさを感じていませんか？
もし、HubSpotの取引にメモが追加されたら、指定のチャットツールにその内容が自動で通知される仕組みがあれば、情報共有の漏れや遅れをなくし、チーム全体の連携をスムーズにすることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHubSpotのメモ情報を活用する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
HubSpotの指定した取引に重要なメモが追加されても、関係者への共有が遅れたり、確認漏れが発生したりすることはないでしょうか。手作業での連絡は手間がかかるうえ、伝達ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotの指定した取引にメモが追加されたら、Slackへ自動で通知を送ることが可能になります。迅速な情報共有を実現し、HubSpotのメモに関する通知業務を効率化することで、迅速な対応をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、HubSpotの指定した取引にメモが追加された際に、Slackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
HubSpotの指定した取引に重要なメモが追加されても、関係者への共有が遅れたり、確認漏れが発生したりすることはないでしょうか。手作業での連絡は手間がかかるうえ、伝達ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotの指定した取引にメモが追加されたら、Slackへ自動で通知を送ることが可能になります。迅速な情報共有を実現し、HubSpotのメモに関する通知業務を効率化することで、迅速な対応をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotの連携
以下の手順をご参照ください。
HubSpotの権限追加方法については、こちらのヘルプページをご参照ください。
※権限の追加は「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。
スーパー管理者権限のユーザーでない場合は、管理者の方に権限追加の対応を依頼してください
Slackの連携
以下の手順をご参照ください。
ここからはフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずは下記のテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
HubSpotの指定した取引に重要なメモが追加されても、関係者への共有が遅れたり、確認漏れが発生したりすることはないでしょうか。手作業での連絡は手間がかかるうえ、伝達ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotの指定した取引にメモが追加されたら、Slackへ自動で通知を送ることが可能になります。迅速な情報共有を実現し、HubSpotのメモに関する通知業務を効率化することで、迅速な対応をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上記バナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
3.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
トリガー設定を行っていきます。最初の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択しましょう。
アクションは、テンプレート通りに「取引にメモが追加されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を行います！
トリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
選択できる最短の起動間隔を選びましょう。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくと良いです。
起動間隔が設定できたら、HubSpotを確認して、取引IDを追加しましょう！
動作テストを行うため、実際にHubSpot上でメモを追加しましょう。
今回は下記のようなメモを使用します！
Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンを押します！
「テスト成功」と表示が出たら、取得した値が取得されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値が確認できたら、最後に「完了」ボタンを押します。
HubSpotから取得した値を利用して、Slackでメッセージを送信する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしてください！
連携するアカウント情報の確認をしましょう。
アクションは、「チャンネルにメッセージを送る」のままで問題ありません。
「次へ」ボタンをクリックします。
メッセージを送るチャンネルを選択して、チャンネルIDを設定します。
送信するメッセージを作成します。
これまでに取得した値を、以下のようにメッセージ内に入れ込むことができます。
※取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映が可能です。
設定が済んだら、「テスト」ボタンをクリックしましょう。
テスト成功という表示が出てきたら、Slackにメッセージが自動で送信されます！
Slackを確認してみましょう！
取引にメモが追加されたことを知らせるメッセージが届いていればOKです。
確認ができたら、Yoomの画面に戻り、最後に設定を保存しておきます。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
顧客情報の登録や問い合わせ内容を自動で収集・整理し、関連部署へ通知したり、データベースや管理表への反映、商談やミーティング設定などを自動化できます。
これにより、入力作業や連携ミスを防ぎ、対応スピードと顧客体験の質を向上させられるでしょう。
■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaと顧客関係管理ツールのHubSpotを併用する中で、Asanaで発生した顧客対応タスクをHubSpotへ手作業で入力し、二度手間に感じてはいないでしょうか。この手作業は対応の遅れや転記ミスの原因となりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaに特定のタスクが追加されたタイミングで、HubSpotに自動でチケットが作成されるため、HubSpotとAsana間の情報連携が円滑になり、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・Googleフォームでリード情報を収集し、HubSpotのコンタクトとして自動登録したい方
・手作業でのデータ入力の手間を削減し、リード管理を効率化したい方
・ウェビナー参加者、資料請求者などの情報をHubSpotで一元管理したい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・Googleフォームから得た見込み客情報をHubSpotに自動で取り込み、営業活動に活用したい方
・顧客情報をHubSpotで一元管理し、チームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答内容をHubSpotのコンタクトに自動で登録するため、手作業による入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・Googleフォームから得たリード情報を自動でHubSpotに取り込むことで、リード管理を一元化し、効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・HubSpot、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Hubspotのフォームから送信された情報からShopifyに商品の登録するフローです。
HubSpotとShopifyを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、Shopifyに商品を追加するまでを自動的に行うことで情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Shopifyに追加する内容などは自由に設定することも可能です。
■注意事項
・HubSpot、ShopifyそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、LINE WORKSに通知することができます。
通知を受け取ることで、スピーディーなフォローアップが可能になります。
通知先のトークルームは任意のトークルームを指定することが可能です。
■設定方法
HubSpotとLINE WORKSをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
HubSpotのトリガーで「新規コンタクトが登録されたら」を選択し、連携アカウントを設定してください。
LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」オペレーションで、連携アカウント、送信先のルーム、メッセージ内容を設定してください。
HubSpotから取得したコンタクト情報をメッセージに含めることができます。
トリガーをONに変更されると、HubSpotに新規コンタクトが登録された際に、その情報を含む通知が指定したLINE WORKSルームに送信されます。
■注意事項
・各アプリで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・LINE WORKSの設定情報を変更してご利用ください。
■概要
HubSpotに登録された新規コンタクト情報を、指定のGoogleスプレッドシートに記載します。
スプレッドシートにアクセスせずに、自動的にコンタクトの名前・メールアドレス・電話番号などの基本情報の転記を行うことが可能です。
■事前準備
HubSpotの情報を格納するため、指定の列名を保持したスプレッドシートを事前に用意します。
■設定方法
①アプリトリガーからHubSpotを選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：新しいコンタクトが作成されたらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからスプレッドシートを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：レコードを追加するを選択します。
・スプレッドシートID：事前に用意した格納用のスプレッドシートのIDを候補から選択します。
・スプレッドシートのタブ名：対象のシート名を候補から選択します。・テーブル範囲：列名を含むすべての範囲を選択します。例えばA1からE1まで列名が入っている場合、A1:E
のように設定します。
・追加するレコードの値：表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを用いて埋め込みます。
※スプレッドシート操作の範囲の定義についてはこちら。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465
※データベースを操作する際のよくエラー原因はこちら。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5521559
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照くださいhttps://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleスプレッドシートの情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細がメール送信されるため、手作業の手間を大幅に削減できます。
また、自動的にミーティング詳細をメールで送信するため、情報の漏れや誤りを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。
自動化によって、営業活動全体の流れを一元管理し、効率的な業務進行が可能になります。
■概要
Hubspotにフォームが送信されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・フォーム送信をリアルタイムで把握し、迅速なリード対応をしたい方
・フォーム送信情報をチームで共有し、連携を強化したい方
・Google Chatを日常的に利用しており、通知をGoogle Chatで受け取りたい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・見込み客からの問い合わせに迅速に対応したい方
・フォーム送信情報を基に、商談機会を創出したい方
・Google Chatでチームと連携し、効率的にリード対応を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での通知や情報共有が不要になるため、業務効率が向上し、他の業務に時間を割くことができます。
・Google Chatのチャットやスレッド機能を活用して、リードに関する議論や情報共有をスムーズに行えます。
■注意事項
・Hubspot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Mailchimpのメールが開封されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・Mailchimpで送信したメールの開封状況を基に、興味を持ったリードをHubSpotでさらに詳細に管理したいチーム
・開封データを活用して、より効果的なフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Mailchimpで開封されたメールから新たなビジネスチャンスを見出し、HubSpotにリードを登録して営業活動を開始したいチーム
・メール開封データを活用して、ホットリードを迅速に追跡・管理したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・メール開封データを基に、関心を示した顧客をHubSpotで管理し、適切なサポートを提供したいチーム
・開封した顧客に対して迅速にフォローアップし、サポートの質を向上させたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Mailchimpでのメール開封状況に応じてHubSpotにコンタクトを自動作成することで、手動でのデータ入力を省略することができます。
・自動化により、人的リソースを他の重要な業務に集中させることができます。
■注意事項
・HubSpot、MailchimpのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Trelloにカードが作成されたら、HubSpotにもチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Trelloでのタスク管理とHubSpotでのチケット管理をシームレスに連携させたいチーム
・カード作成に伴うHubSpotでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Trelloで発生するタスクに対して迅速にHubSpotで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をHubSpotでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・TrelloでのサポートタスクをHubSpotのチケットとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をTrelloのカードとして管理し、そのままHubSpotでチケット化したいチーム
4.マーケティング部門
・TrelloのプロジェクトタスクをHubSpotのチケットとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・カード情報とチケット作成の連携が自動化されるため、ミスや漏れがなくなります。
・業務の効率化とデータの整合性向上が実現でき、リソースの最適化と迅速な対応も可能になります。
■注意事項
・HubSpot、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
カスタマーサポートで利用するZendeskと、営業活動で活用するHubSpot。これらのツール間で顧客情報を手作業で転記する際に、手間や入力ミスが発生していませんか。問い合わせ内容の共有漏れは、顧客満足度の低下にも繋がりかねません。このワークフローは、Zendeskで特定の条件を満たすチケットが作成された際に、自動でHubSpotにもチケットを作成します。HubSpotとZendesk間の情報連携をスムーズにし、顧客対応の迅速化と質の向上を支援するワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
HubSpotのメモ更新通知を自動化することで、これまで手動で行っていた連絡の手間をなくし、チーム内の情報共有を円滑にします。
これにより、重要な情報を迅速に把握でき、確認漏れによる対応の遅れを防ぐことができるので、顧客対応のスピードと質を向上させることが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Slackの通知にメンションを付けることはできますか？
A：はい、可能です。「@メンバーID」と記載することでメンションをつけることができます。詳しくは以下のヘルプページをご覧ください。
Q：Slack以外のツールにも通知可能ですか？
A：はい、できます！
まずは、フローボットのプロセス画面でSlackのアクションの三点リーダーをクリックし、削除するを選択します。続いてプラスマークをクリックし、新規のオペレーションを追加することで、Microsoft TeamsやGoogle Chatなどの連絡ツールのアクションを選択できます。
Q：特定の条件を満たすメモだけを通知できますか？
A：はい、できます。
分岐条件を作成することができる「分岐する」オペレーションで、特定の条件で絞り込みが可能です。ただし、「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用いただけるため、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
