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「HubSpotでタスクを作成したけど、担当者への通知が漏れてしまった…」
「タスクを作成するたびに、手動でチャットツールに通知するのは手間がかかる…」
このように、HubSpotのタスク管理において、関係者への通知業務に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">HubSpotで新しいタスクが作成された際に、その内容をSlackやChatworkなどのチャットツールへ自動的に通知する仕組み</span>があれば、タスクの見逃しや共有漏れを防ぐことができます。
チーム全体の業務連携をスムーズにしながら、より生産性の高い業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotのタスク管理を効率化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、HubSpotでタスクが作成された際にChatworkに通知するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Chatwork
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HubSpotのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Chatworkのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
HubSpotと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
実際にタスクを作成する必要があるので、HubSpotで実行してみましょう。
タスクの内容は架空の情報（「テスト商談」や「テスト案内」など）でOKです。
作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
設定が完了したら、「テスト」を行いましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「完了」を押して次に進みましょう！
続いて、Chatworkに通知するアクション設定です。
「メッセージを送る」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Chatworkと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「ルームID」は、タスクの発生を通知するルーム先を指定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ内容」は、通知内容を自由に設定できます。
取得した値を活用することで、固定値ではなくトリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
また、[To:{アカウントID}]と記載することで特定のユーザーにメンションが可能です。
テンプレートで設定されているHubSpotのURLはダミー値のため、「999999」の部分は正しい値に変更してください。
設定完了後、「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に通知されるので、Chatworkを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
これですべての設定が完了です。
以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、HubSpotでタスクが作成された際にChatworkに通知するフローの連携手順になります！
他にもHubSpotを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートやZapierなどの外部データからHubSpotに取引やコンタクトを自動作成し、AsanaのタスクやShopifyの注文からサポートチケットを作成できます。
さらに、フォームで受け取った商談の録音データを文字起こし・要約してメモに登録し、次のアクションとしてGoogleカレンダーに予定を登録することができます。
また、コンタクト登録後はChatwork、LINE WORKS、Discordなどの各種チャットツールに通知し、Google スプレッドシートに記録できます。
これにより、煩雑なデータ入力作業を解消し、顧客対応と営業活動の効率化を実現できます。
HubSpotのタスク通知を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた関係者への連絡の手間を削減し、タスクの見逃しや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、チームメンバーはタスクの発生を素早く把握でき、迅速な対応が可能になるため、プロジェクト全体の進行をスムーズにします。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Chatwork以外のツールでも連携できますか？
A：はい、可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、使用しているツールとも連携できます。
基本的なフローボットの作成方法はこちらからご確認いただけます。
Q：無料プランではどこまで自動化できますか？
A：Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回のフローの場合、【メッセージを送る】の1タスク消費となります。
そのため、毎月100件以上の登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Q：万が一、通知が失敗した場合はどうなりますか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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