「HubSpotでタスクを作成したけど、担当者への通知が漏れてしまった…」
「タスクを作成するたびに、手動でチャットツールに通知するのは手間がかかる…」
このように、HubSpotのタスク管理において、関係者への通知業務に課題を感じていませんか？
もし、HubSpotで新しいタスクが作成された際に、その内容をSlackやChatworkなどのチャットツールへ自動的に通知する仕組みがあれば、タスクの見逃しや共有漏れを防ぐことができます。
チーム全体の業務連携をスムーズにしながら、より生産性の高い業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubSpotのタスク管理を効率化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotでタスクが作成されたら、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
HubSpotで管理しているタスクについて、担当者への通知が漏れてしまったり、都度手作業で連絡することに手間を感じたりしていませんか？
このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいタスクが作成された際に、Chatworkへ自動で通知を送信できます。重要なタスクの見落としを防ぎ、チーム内の情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでタスクを管理しており、Chatworkでチームへの通知を行っている方
- HubSpotのタスクに関する連絡漏れや遅延を防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
- タスクの通知を手作業で行っており、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでのタスク作成をトリガーに自動で通知が送られるため、手動での連絡漏れやタスクの見落としといったヒューマンエラーを防ぐことができます
- これまで手作業で行っていたHubSpotの確認やChatworkへの通知業務が自動化され、本来注力すべき業務に時間を充てることが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとChatworkをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、HubSpotで作成されたタスク情報を任意の宛先に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、タスクの作成を検知するポーリング間隔を任意で設定できます
- Chatworkへの通知設定では、メッセージを送るルームを任意で指定できるほか、メッセージ本文に、HubSpotから取得した情報を使って参照先のURLや作成日時といった動的な情報を組み込めます
■注意事項
- HubSpot、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotのタスク作成をChatworkに通知するフローを作ってみよう
それではここから、HubSpotでタスクが作成された際にChatworkに通知するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Chatwork
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとChatworkのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とChatworkのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotでタスクが作成されたら、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
HubSpotで管理しているタスクについて、担当者への通知が漏れてしまったり、都度手作業で連絡することに手間を感じたりしていませんか？
このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいタスクが作成された際に、Chatworkへ自動で通知を送信できます。重要なタスクの見落としを防ぎ、チーム内の情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでタスクを管理しており、Chatworkでチームへの通知を行っている方
- HubSpotのタスクに関する連絡漏れや遅延を防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
- タスクの通知を手作業で行っており、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでのタスク作成をトリガーに自動で通知が送られるため、手動での連絡漏れやタスクの見落としといったヒューマンエラーを防ぐことができます
- これまで手作業で行っていたHubSpotの確認やChatworkへの通知業務が自動化され、本来注力すべき業務に時間を充てることが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとChatworkをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、HubSpotで作成されたタスク情報を任意の宛先に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、タスクの作成を検知するポーリング間隔を任意で設定できます
- Chatworkへの通知設定では、メッセージを送るルームを任意で指定できるほか、メッセージ本文に、HubSpotから取得した情報を使って参照先のURLや作成日時といった動的な情報を組み込めます
■注意事項
- HubSpot、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：HubSpotとChatworkをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
HubSpotのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Chatworkのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
HubSpotでタスクが作成されたら、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
HubSpotで管理しているタスクについて、担当者への通知が漏れてしまったり、都度手作業で連絡することに手間を感じたりしていませんか？
このワークフローを活用すれば、HubSpotで新しいタスクが作成された際に、Chatworkへ自動で通知を送信できます。重要なタスクの見落としを防ぎ、チーム内の情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでタスクを管理しており、Chatworkでチームへの通知を行っている方
- HubSpotのタスクに関する連絡漏れや遅延を防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
- タスクの通知を手作業で行っており、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでのタスク作成をトリガーに自動で通知が送られるため、手動での連絡漏れやタスクの見落としといったヒューマンエラーを防ぐことができます
- これまで手作業で行っていたHubSpotの確認やChatworkへの通知業務が自動化され、本来注力すべき業務に時間を充てることが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとChatworkをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、HubSpotで作成されたタスク情報を任意の宛先に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、タスクの作成を検知するポーリング間隔を任意で設定できます
- Chatworkへの通知設定では、メッセージを送るルームを任意で指定できるほか、メッセージ本文に、HubSpotから取得した情報を使って参照先のURLや作成日時といった動的な情報を組み込めます
■注意事項
- HubSpot、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
HubSpotと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
実際にタスクを作成する必要があるので、HubSpotで実行してみましょう。
タスクの内容は架空の情報（「テスト商談」や「テスト案内」など）でOKです。
作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
-
ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定が完了したら、「テスト」を行いましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：Chatworkのアクション設定
続いて、Chatworkに通知するアクション設定です。
「メッセージを送る」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Chatworkと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「ルームID」は、タスクの発生を通知するルーム先を指定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ内容」は、通知内容を自由に設定できます。
取得した値を活用することで、固定値ではなくトリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
また、[To:{アカウントID}]と記載することで特定のユーザーにメンションが可能です。
テンプレートで設定されているHubSpotのURLはダミー値のため、「999999」の部分は正しい値に変更してください。
設定完了後、「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に通知されるので、Chatworkを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、HubSpotでタスクが作成された際にChatworkに通知するフローの連携手順になります！
HubSpotを使ったその他の自動化例
他にもHubSpotを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートやZapierなどの外部データからHubSpotに取引やコンタクトを自動作成し、AsanaのタスクやShopifyの注文からサポートチケットを作成できます。
さらに、フォームで受け取った商談の録音データを文字起こし・要約してメモに登録し、次のアクションとしてGoogleカレンダーに予定を登録することができます。
また、コンタクト登録後はChatwork、LINE WORKS、Discordなどの各種チャットツールに通知し、Google スプレッドシートに記録できます。
これにより、煩雑なデータ入力作業を解消し、顧客対応と営業活動の効率化を実現できます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、HubSpotに取引を作成する
試してみる
■概要
HubSpotとGoogle スプレッドシートを併用し、案件情報を管理しているものの、二重入力の手間や転記ミスにお悩みではないでしょうか。特に、Google スプレッドシートで管理しているリストを都度HubSpotへ手作業で反映させるのは非効率であり、時間もかかります。このワークフローは、Google スプレッドシートに行が追加されるとHubSpotへ自動で取引を作成するため、こうした連携作業を効率化し、入力の手間を省きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogle スプレッドシートを併用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- Google スプレッドシートで管理しているリード情報を、HubSpotへ自動で反映させたい営業担当者の方
- 案件管理におけるデータ入力の二度手間をなくし、業務を効率化したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でHubSpotに取引が作成され、手作業でのデータ入力時間を短縮します
- システムが自動で処理するため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引の作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報をマッピングします
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にステータスなどを書き込みます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携の起点としたいファイル（スプレッドシートID）と、その中の特定のシート（シートID）を任意で設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotでチケットが特定のパイプラインステージに更新されたら、データを抽出しCal.comで予約を登録する
試してみる
■概要
HubSpotのチケット管理は便利な反面、特定のステージに進んだ顧客への日程調整などを手作業で行うことに手間を感じていませんか。特に、予約ツールとしてCal.comを利用している場合、HubSpotからの情報転記や登録作業に時間がかかり、対応漏れなどのミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、HubSpotのチケット更新を起点に、Cal.comへの予約登録を自動化し、こうした日程調整業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで管理する顧客への日程調整を、Cal.comと連携して効率化したいと考えている方
- 手作業での情報転記や予約登録に時間を取られているカスタマーサポートや営業担当の方
- HubSpotとCal.comを活用した、一連の顧客対応フローを自動化し、業務を最適化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのチケットが特定のステージに更新されると自動でCal.comに予約登録が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ抽出や予約登録に伴う、情報の入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、対応品質の向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとCal.comをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、チケットが特定のパイプラインステージに到達した場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、HubSpotのチケット情報から予約登録に必要な情報を抽出します
- 最後に、Cal.comの「予約を登録する」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を元に予約を自動で登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、自動化の対象としたいHubSpotのパイプラインステージを条件として任意に設定してください
- Cal.comで予約を登録するアクションでは、前のステップで取得したHubSpotのチケット情報などを活用し、予約内容を任意に設定してください
■注意事項
- HubSpot、Cal.comのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
Asanaに特定のタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールのAsanaと顧客関係管理ツールのHubSpotを併用する中で、Asanaで発生した顧客対応タスクをHubSpotへ手作業で入力し、二度手間に感じてはいないでしょうか。この手作業は対応の遅れや転記ミスの原因となりかねません。このワークフローを活用すれば、Asanaに特定のタスクが追加されたタイミングで、HubSpotに自動でチケットが作成されるため、HubSpotとAsana間の情報連携が円滑になり、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとAsanaを併用し、タスクと顧客情報を手作業で紐付けているご担当者の方
- HubSpotとAsana間の情報転記ミスをなくし、業務効率を改善したいチームリーダーの方
- 顧客対応の初動を早め、サービス品質の向上を目指しているカスタマーサポート担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でHubSpotにチケットが作成されるため、これまで手作業での情報入力に費やしていた時間を短縮できます
- hubspotとasana間の手動連携が不要になり、タスクの起票漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「チケットを作成」アクションを設定してAsanaのタスク情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知を受け取りたいワークスペースIDおよびプロジェクトIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、Asanaから取得したタスク情報をもとに、後続のオペレーションをどの条件で実行するかを任意に設定できます
- HubSpotでチケットを作成するアクションでは、チケットの各項目にAsanaから取得した情報を変数として設定したり、固定値を入力したりすることが可能です
■注意事項
- Asana、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Shopifyで注文が発生したら、HubSpotにチケットを作成する
試してみる
■概要
Shopifyでの新規注文は喜ばしい反面、その後の顧客対応のためにHubSpotへ情報を手入力する作業は手間ではありませんか。この作業は単純でありながら、遅延や入力ミスが顧客満足度に影響を与えてしまう可能性も秘めています。このワークフローは、ShopifyとHubSpotを連携させ、注文発生時に自動でチケットを作成します。手作業をなくし、迅速で正確な顧客対応の基盤を構築することで、EC運営を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ShopifyとHubSpot間のデータ連携を手作業で行い、非効率を感じているEC担当者の方
- Shopifyの注文情報を基にした顧客対応の迅速化や、抜け漏れ防止を図りたい方
- 注文後のフォローアップ業務を自動化し、より戦略的なマーケティング活動に注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Shopifyで注文が入ると自動でHubSpotにチケットが作成されるため、手作業での情報入力にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を安定させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ShopifyとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでShopifyを選択し、「注文が発生したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「チケットを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した注文情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ShopifyをYoomと連携する際、ご利用のストアに合わせてサブドメインを正しく設定してください。これにより、指定したShopifyストアで発生した注文のみをトリガーとしてワークフローを起動させることが可能になります。
■注意事項
- Shopify、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Shopify】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleフォームで商談の録音データを回答後、文字起こしと要約を行い、HubSpotのメモに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで商談の録音データを回答後、文字起こしと要約を行い、HubSpotのメモに登録するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使用することが多い企業
・商談の記録を残しているが、文字起こしや要約に手間を感じている方
2.HubSpotを活用して営業活動を行っている方
・HubSpotにメモを登録する際、手動でデータを入力する手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームを使用して商談の録音データを回答後に文字起こしと要約を行い、HubSpotに自動的にメモとして登録することで、以下のメリットがあります。
まず、手作業でのデータ入力が不要となるため、時間削減と効率化が図れます。
また、文字起こしと要約の自動化により、情報の一貫性と正確性が保たれ、ヒューマンエラーのリスクが減少します。
さらに、会話内容を迅速に共有できることで、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、より効果的なフォローアップと営業戦略の立案が可能となるでしょう。
■注意事項
・GoogleフォームとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotのコンタクト情報からGoogleカレンダーに予定を登録する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している顧客情報をもとに、Googleカレンダーへ手動で予定を登録する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、HubSpotのコンタクトページからワンクリックでGoogleカレンダーに予定を自動登録できます。日々の煩雑な入力作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとGoogleカレンダーを連携させ、予定登録を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による顧客情報や日時の転記ミスをなくし、正確なスケジュール管理を実現したい方
- 定型的な入力業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのコンタクトページから直接予定を作成できるため、アプリ間の画面往復や手入力の時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、名前や日時の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、「コンタクト詳細ページから起動」アクションを設定します。これにより、HubSpotのコンタクトページからフローボットを起動できるようになります。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、予定作成に必要な顧客情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローを利用するには、YoomのChrome拡張機能のインストールが必要です。トリガー設定の際に、対象となるHubSpotのページURLなどを指定して、拡張機能が正しく動作するように設定してください。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらChatworkに通知
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、手作業でチームに共有していませんか？ 手動での通知は対応の遅れや共有漏れにつながり、貴重なビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、HubSpotへの新規コンタクト登録をトリガーに、指定したChatworkのルームへ自動で通知が届くため、スムーズな情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで管理している新規リード情報をChatworkで迅速に共有したい営業担当者の方
- 手作業による情報伝達の漏れや遅れを減らし、対応速度を向上させたいチームリーダーの方
- 営業部門全体の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの登録と同時にChatworkへ自動通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を削減できます。
- 通知の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なコンタクト情報をもれなくチームへ共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとChatworkをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「Chatworkに通知」アクションを設定し、通知先のルームやメッセージ内容を編集します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkの通知オペレーションでは、通知を送りたいルームのIDや、メッセージ本文を任意で設定することが可能です。HubSpotから取得したコンタクト情報を本文に含めることで、より詳細な通知を作成できます。
■注意事項
- HubSpot、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらLINE WORKSに通知
試してみる
■概要
HubSpotで新規コンタクトを獲得した際、営業担当への情報共有に手間がかかっていたり、対応が遅れてしまったりするケースはありませんか。手動での通知は、タイムラグや連絡漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが登録されたことをトリガーに、LINE WORKSへ自動で通知が送信されるため、情報共有とスピーディーな顧客対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで獲得した新規コンタクトへの初動を早めたい営業担当者の方
- LINE WORKSを主要な連絡ツールとしており、手動での通知作業を減らしたい方
- 新規リードの発生をチームで共有し、機会損失を防ぎたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト登録を検知してLINE WORKSへ自動通知するため、手動での連絡作業や確認の手間を減らすことができます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報を任意のトークルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE WORKSへの通知メッセージは、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名、担当者名、メールアドレスなど）を組み合わせて、自由にカスタマイズすることが可能です。
- LINE WORKSのオペレーション設定で、メッセージを送信するトークルームを任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらDiscordに通知
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが登録された際、営業チームや関連部署への共有はどのように行っていますか？手作業での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotへの新規コンタクト登録をきっかけに、Discordへ自動で通知を送信できます。リード情報をチームへ共有することで、迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで獲得した新規リード情報を、チームへ迅速に共有したいと考えている方
- コミュニケーションツールとしてDiscordを利用しており、HubSpotからの通知を自動化したい方
- 手作業による情報共有の手間や、共有漏れといったミスを減らしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが登録されると自動でDiscordに通知が飛ぶため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや共有の遅延といったミスを防ぎ、リード情報が迅速にチームへ共有される体制を構築できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「Discordに通知する」アクションを設定します。ここで、HubSpotから取得したコンタクト情報を通知本文に含めるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへ通知を送信する際に、通知先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、営業担当者用のチャンネルやインサイドセールス用のチャンネルなど、用途に応じた設定が可能です。
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズできます。HubSpotから取得したコンタクトの氏名や会社名などの情報を含めることで、誰が見ても分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
- HubSpot、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogle スプレッドシートに記載
試してみる
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報を、顧客リストとしてGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この作業は、件数が増えるにつれて大きな負担となり、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新規コンタクトが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が記載されるため、こうした定型的な業務の手間やヒューマンエラーを削減し、より正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのコンタクト情報をGoogle スプレッドシートで管理・分析している方
- 手作業によるデータ転記の工数を削減し、業務効率を改善したいと考えている方
- コンタクト情報の転記ミスや記載漏れを防ぎ、データの正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが登録されると自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です
- 手動でのコピー＆ペーストが減るため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「スプレッドシートに情報を記載」アクションを設定し、HubSpotから取得したコンタクト情報を記載します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を記載したいスプレッドシートファイルやシートを任意で指定してください
- HubSpotから取得したコンタクト情報のうち、どの項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）をスプレッドシートのどの列に記載するかを任意で設定できます
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
まとめ
HubSpotのタスク通知を自動化することで、これまで手作業で行っていた関係者への連絡の手間を削減し、タスクの見逃しや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、チームメンバーはタスクの発生を素早く把握でき、迅速な対応が可能になるため、プロジェクト全体の進行をスムーズにします。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Chatwork以外のツールでも連携できますか？
A：はい、可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、使用しているツールとも連携できます。
基本的なフローボットの作成方法はこちらからご確認いただけます。
Q：無料プランではどこまで自動化できますか？
A：Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回のフローの場合、【メッセージを送る】の1タスク消費となります。
そのため、毎月100件以上の登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Q：万が一、通知が失敗した場合はどうなりますか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
