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毎月、Microsoft Excelで請求書や報告書を作成し、PDFに変換してからMicrosoft SharePointにアップロードする——。
この一連の作業を毎回手作業で行っていて、「正直かなり面倒…」と感じていませんか？
さらに、どのファイルが最新版なのかわからなくなったり、保存場所を間違えてしまう不安もつきまといます。
このように、手作業でMicrosoft Excelで作成したデータをPDF化し、Microsoft SharePointへ保存する一連の作業には、時間と労力が必要です。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Excelファイルから自動でPDFが生成され、指定したMicrosoft SharePointフォルダへ適切なファイル名で格納される仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務負担を大きく軽減するので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、作業の効率化を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームに入力された情報に基づいてMicrosoft ExcelでPDF帳票を自動発行し、Microsoft SharePointに格納する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft ExcelとMicrosoft SharePoint間で行われるPDF作成と格納のプロセスを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、手作業によるミスを削減し、書類管理の効率を大幅に向上させることができます。気になる内容があれば、ワンクリックで試してみてください！
<span class="mark-yellow">Webフォームへの入力や、指定した日時、特定のメール受信などをトリガーとして、Microsoft Excelファイルから自動でPDFドキュメントを生成し、Microsoft SharePointの指定されたフォルダへ格納する</span>一連のフローです。
手動でのPDF変換やファイルアップロードの手間を完全に排除し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Webフォームに入力された情報をもとにMicrosoft ExcelでPDF帳票を自動で発行し、Microsoft SharePointの指定フォルダに格納するフロー</span>を解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft Excelのアカウントで、発行する書類の雛形を作成しておきましょう！
※後続のMicrosoft Excelの書類を発行する設定時に必要になります。
今回は下図のような雛形書類を作成してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Excel」と入力し、検索結果からMicrosoft Excelのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
4.続いてMicrosoft SharePointをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からMicrosoft SharePointを検索します。
次の画面で、メールアドレス・パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしましょう。
マイアプリにMicrosoft ExcelとMicrosoft SharePointが表示されれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートが自動的にコピーされるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】フォームの内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、フォームトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のフォームトリガー「フォーム」をクリックしましょう。
2.フォーム作成画面が表示されるので、設定内容を入力・確認しましょう。
フォームの質問文(補足説明)、質問形式、必須項目にするかどうかを設定します。
任意で、「完了ページの設定」「アクセス制限」「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を設定します。
※今回は、テンプレートを活用して、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定をします。
「取得した値」の各項目を、入力してください。各項目の項目名は、前ステップの質問文が表示されます。
※まだ設定が完了していないため、手動で入力する必要がありますが、設定が完了するとフォームの回答が自動で反映されます。
4.入力を終えたら、「保存する」をクリックします。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.「書類を発行する」をクリックしましょう。
2.「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」はそのままで、「雛形書類の連携」と「発行書類」をそれぞれ設定していきましょう。
「ファイルの保存場所」は、雛形書類が保存されているファイルをプルダウンから選択してください。
※今回は、SharePointを選択しました。
「サイトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「アイテムID」は、事前に作成した雛形書類のアイテムIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
今回は、以下画像のように設定しました。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。
「置換後の文字列」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の発行に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「サイトID」「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「格納先フォルダ名」は、発行された書類を保存したいフォルダ名を、手動で入力してください。
「格納先フォルダのアイテムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「ファイルの添付方法」は、テンプレートを活用して、以下画像のように選択しました。
設定完了後は「テスト」を行い、Microsoft SharePointへの追加が確認できたら保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回紹介したPDF保存の自動化フロー以外にも、Microsoft Excelにデータを自動で記録したり、Microsoft SharePointにファイルやフォルダを自動生成・格納することも可能です。
このように、Microsoft ExcelやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで、日々の業務フローをさまざまな形で自動化できるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
日々のデータ管理業務をMicrosoft Excelで効率化できるテンプレートをご紹介します。
OutlookやGmailで受信した内容を自動でレコード化したり、NotionやSalesforceの情報をExcelに追加することで、入力ミスを防ぎながら業務をスピードアップできます。さらに、指定した日時に予算データを取得し、Microsoft Teamsへ通知するフローも構築可能です！
Microsoft SharePointを使ったファイル管理を、より正確かつスムーズに行えるテンプレートを揃えています。
DocuSignで締結した契約書を自動で保存したり、SlackやGoogle フォーム、Google スプレッドシートと連携して必要なファイルやフォルダをSharePointに作成できます。また、SharePointにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知するなどの自動処理も可能です。
作業の抜け漏れや手間を大幅に削減できそうですね！
Microsoft Excelで作成したデータをPDF化し、Microsoft SharePointへ手動で保存する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴いますが、<span class="mark-yellow">これらのプロセスを自動化することで、作業時間を大幅に短縮し、書類管理の正確性を高めることができます。</span>
これにより、担当者は煩雑なルーティンワークから解放され、より創造的で価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作でMicrosoft ExcelとMicrosoft SharePointを連携するフローを簡単に構築できます。
もし日々の書類作成や管理業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務変革を体験してみてください！
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