毎月、Microsoft Excelで請求書や報告書を作成し、PDFに変換してからMicrosoft SharePointにアップロードする——。
さらに、どのファイルが最新版なのかわからなくなったり、保存場所を間違えてしまう不安もつきまといます。このように、手作業でMicrosoft Excelで作成したデータをPDF化し、Microsoft SharePointへ保存する一連の作業には、時間と労力が必要です。
もし、Microsoft Excelファイルから自動でPDFが生成され、指定したMicrosoft SharePointフォルダへ適切なファイル名で格納される仕組み があれば、これらの定型業務から解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務負担を大きく軽減するので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、作業の効率化を実現しましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomにはフォームに入力された情報に基づいてMicrosoft ExcelでPDF帳票を自動発行し、Microsoft SharePointに格納する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームの内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
フォームへの入力内容は便利ですが、その後のデータをもとに手作業でMicrosoft ExcelからPDFを作成し、Microsoft SharePointへ格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらの情報を関連部署へ共有するまでに時間がかかってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行し、Microsoft SharePointに自動で格納できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けた内容をもとに、手作業でPDF作成と格納を行っている方 Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを利用し、手作業による情報共有に非効率を感じている方 定型的な書類発行と格納業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信後、自動でPDFが発行されMicrosoft SharePointに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による書類の作成ミスや格納漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、フォームの項目を設定します。 オペレーションでMicrosoft Excel機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここでフォームトリガーで受け取った情報を活用し、発行するExcelファイルとシートを指定します。 オペレーションでMicrosoft SharePoint機能を選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで発行したPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelで「書類を発行する」アクションを設定する際、ファイルの保存形式はPDFを選択する必要があります。発行するファイル名や、フォームのどの情報をExcelのどのセルに反映させるかは任意で設定してください。 Microsoft SharePointで「ファイルをアップロード」アクションを設定する際、アップロード先のサイトアドレス、ドキュメントライブラリ、フォルダパスは任意で設定することができます。
Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを連携する自動化の方法 Microsoft ExcelとMicrosoft SharePoint間で行われるPDF作成と格納のプロセスを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、手作業によるミスを削減し、書類管理の効率を大幅に向上させることができます。気になる内容があれば、ワンクリックで試してみてください！
フォーム送信や特定日時、メール受信を起点に、Microsoft ExcelでPDFを作成しMicrosoft SharePointに自動で格納する Webフォームへの入力や、指定した日時、特定のメール受信などをトリガーとして、Microsoft Excelファイルから自動でPDFドキュメントを生成し、Microsoft SharePointの指定されたフォルダへ格納する 一連のフローです。
手動でのPDF変換やファイルアップロードの手間を完全に排除し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します！
フォームの内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
フォームへの入力内容は便利ですが、その後のデータをもとに手作業でMicrosoft ExcelからPDFを作成し、Microsoft SharePointへ格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらの情報を関連部署へ共有するまでに時間がかかってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行し、Microsoft SharePointに自動で格納できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けた内容をもとに、手作業でPDF作成と格納を行っている方 Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを利用し、手作業による情報共有に非効率を感じている方 定型的な書類発行と格納業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信後、自動でPDFが発行されMicrosoft SharePointに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による書類の作成ミスや格納漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、フォームの項目を設定します。 オペレーションでMicrosoft Excel機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここでフォームトリガーで受け取った情報を活用し、発行するExcelファイルとシートを指定します。 オペレーションでMicrosoft SharePoint機能を選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで発行したPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelで「書類を発行する」アクションを設定する際、ファイルの保存形式はPDFを選択する必要があります。発行するファイル名や、フォームのどの情報をExcelのどのセルに反映させるかは任意で設定してください。 Microsoft SharePointで「ファイルをアップロード」アクションを設定する際、アップロード先のサイトアドレス、ドキュメントライブラリ、フォルダパスは任意で設定することができます。
指定日時にMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
定期的な報告書作成などで、Microsoft ExcelのデータをPDF化し、Microsoft SharePointへ格納する作業は、単純でありながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、毎月・毎週など決まったタイミングで行う作業は、忘れずに実施する必要があり、担当者の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動でPDFを発行し、Microsoft SharePointの指定フォルダへ格納する一連の作業を自動化でき、こうした課題の解決に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft ExcelでのPDF発行とMicrosoft SharePointへの格納を手作業で行っている方 定期的な書類作成・管理業務の効率化を目指す、情報システム部門や各事業部門の担当者の方 日々の定型業務に追われ、コア業務へのリソース確保に課題を感じているマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
指定日時のPDF発行と格納が自動化されるため、手作業による時間的拘束や作業負荷を減らすことができます。 手作業によるファイルの作成忘れや、誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時や繰り返し周期を指定します。 オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、PDF化したいExcelファイルやシート、データ範囲を指定します。 必要に応じて、オペレーションに分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させることができます。例えば、特定の値が含まれる場合のみPDFを発行するなどです。 オペレーションで、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータからPDFファイルを作成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointへPDFファイルをアップロードする際に、保存先のサイトやドキュメントライブラリ、フォルダを任意に指定することが可能です。これにより、組織のファイル管理ルールに合わせた柔軟な運用を実現できます。 スケジュールトリガーでは、実行したい日時を細かく設定できます。例えば、「毎月最終営業日の午前10時」や「毎週月曜日の午後1時」など、業務のタイミングに合わせて設定してください。 Microsoft Excelから取得するレコードの条件や、PDFとして発行する際のファイル名なども、実際の運用に合わせて柔軟に設定変更が可能です。
メール内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行してMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
メールで受け取った情報を基に、手作業でMicrosoft Excelへ入力し、PDFを作成してMicrosoft SharePointに格納する作業は、時間がかかり、ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーに、内容の抽出、Microsoft ExcelでのPDF発行、そしてMicrosoft SharePointへの格納までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
メールで受信した情報を基に、手作業でPDFを作成し格納している担当者の方 Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを利用した書類管理の効率化を目指す方 定型的な書類発行と格納業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信から書類発行、Microsoft SharePointへの格納までの一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータの転記ミスや、PDFの格納忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Yoomと連携するアプリとしてMicrosoft Excel、Microsoft SharePointをYoomに登録します。 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールトリガー」アクションで特定のメール受信を検知するよう設定します。 次に、オペレーションの「AI機能」で「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文から必要な情報を抽出します。 次に、オペレーションの「Microsoft Excel機能」で「書類を発行する」アクションを設定し、抽出したデータを用いてPDF形式の書類を発行します。 最後に、オペレーションの「Microsoft SharePoint機能」で「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行されたPDFファイルを指定の場所に格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
メールトリガーを設定する際、特定の差出人アドレス、件名に含まれるキーワードなど、処理対象としたいメールの条件を細かく指定することが可能です。 AI機能でメール本文からデータを抽出する際、抽出したい情報の種類（例：会社名、担当者名、日付など）やそのパターンを任意で設定し、抽出精度を高めることができます。 Microsoft Excelで書類を発行する際、使用するExcelのテンプレートファイルや、抽出したデータをどのセルに反映させるかを指定することができます。 Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、メールの内容などに基づいて動的に設定することが可能です。
Microsoft ExcelでPDFを作成しMicrosoft SharePointに自動格納するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Webフォームに入力された情報をもとにMicrosoft ExcelでPDF帳票を自動で発行し、Microsoft SharePointの指定フォルダに格納するフロー を解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法 フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
フォームのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにして、フローの動作確認をする
フォームの内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
フォームへの入力内容は便利ですが、その後のデータをもとに手作業でMicrosoft ExcelからPDFを作成し、Microsoft SharePointへ格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらの情報を関連部署へ共有するまでに時間がかかってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行し、Microsoft SharePointに自動で格納できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けた内容をもとに、手作業でPDF作成と格納を行っている方 Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを利用し、手作業による情報共有に非効率を感じている方 定型的な書類発行と格納業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信後、自動でPDFが発行されMicrosoft SharePointに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による書類の作成ミスや格納漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、フォームの項目を設定します。 オペレーションでMicrosoft Excel機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここでフォームトリガーで受け取った情報を活用し、発行するExcelファイルとシートを指定します。 オペレーションでMicrosoft SharePoint機能を選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで発行したPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelで「書類を発行する」アクションを設定する際、ファイルの保存形式はPDFを選択する必要があります。発行するファイル名や、フォームのどの情報をExcelのどのセルに反映させるかは任意で設定してください。 Microsoft SharePointで「ファイルをアップロード」アクションを設定する際、アップロード先のサイトアドレス、ドキュメントライブラリ、フォルダパスは任意で設定することができます。
ステップ1：Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携 はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft Excelのアカウントで、発行する書類の雛形を作成しておきましょう！
今回は下図のような雛形書類を作成してみました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Excel」と入力し、検索結果からMicrosoft Excelのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
4.続いてMicrosoft SharePointをマイアプリ登録します。
マイアプリにMicrosoft ExcelとMicrosoft SharePointが表示されれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、実際にフローを作っていきましょう！
フォームの内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
フォームへの入力内容は便利ですが、その後のデータをもとに手作業でMicrosoft ExcelからPDFを作成し、Microsoft SharePointへ格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらの情報を関連部署へ共有するまでに時間がかかってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行し、Microsoft SharePointに自動で格納できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けた内容をもとに、手作業でPDF作成と格納を行っている方 Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを利用し、手作業による情報共有に非効率を感じている方 定型的な書類発行と格納業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信後、自動でPDFが発行されMicrosoft SharePointに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による書類の作成ミスや格納漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、フォームの項目を設定します。 オペレーションでMicrosoft Excel機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。ここでフォームトリガーで受け取った情報を活用し、発行するExcelファイルとシートを指定します。 オペレーションでMicrosoft SharePoint機能を選択し、「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで発行したPDFファイルを指定のフォルダへアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Excelで「書類を発行する」アクションを設定する際、ファイルの保存形式はPDFを選択する必要があります。発行するファイル名や、フォームのどの情報をExcelのどのセルに反映させるかは任意で設定してください。 Microsoft SharePointで「ファイルをアップロード」アクションを設定する際、アップロード先のサイトアドレス、ドキュメントライブラリ、フォルダパスは任意で設定することができます。
クリックすると、テンプレートが自動的にコピーされるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう！
ステップ3：フォームトリガー設定 ※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】フォームの内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する」という名前で格納されています。
1.まずは、フォームトリガー設定です。フォーム 」をクリックしましょう。
2.フォーム作成画面が表示されるので、設定内容を入力・確認しましょう。
フォームの質問文(補足説明)、質問形式、必須項目にするかどうかを設定します。
任意で、「完了ページの設定」「アクセス制限」「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を設定します。
入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定をします。
「取得した値」の各項目を、入力してください。各項目の項目名は、前ステップの質問文が表示されます。
※まだ設定が完了していないため、手動で入力する必要がありますが、設定が完了するとフォームの回答が自動で反映されます。
4.入力を終えたら、「保存する」をクリックします。
※アウトプットとは？こちら
ステップ4：書類発行の設定 1.「書類を発行する 」をクリックしましょう。
「ファイルの保存場所」は、雛形書類が保存されているファイルをプルダウンから選択してください。
「サイトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「アイテムID」は、事前に作成した雛形書類のアイテムIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。」 の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
以下画像のように設定しました。
ステップ5：Microsoft SharePointの設定 1.アプリと連携する「ファイルをアップロード 」をクリックしましょう。
2.API接続設定を行います。
「格納先フォルダ名」は、発行された書類を保存したいフォルダ名を、手動で入力してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、Microsoft SharePointへの追加が確認できたら保存しましょう。
ステップ6：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする 全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
今回紹介したPDF保存の自動化フロー以外にも、Microsoft Excelにデータを自動で記録したり、Microsoft SharePointにファイルやフォルダを自動生成・格納することも可能です。
このように、Microsoft ExcelやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで、日々の業務フローをさまざまな形で自動化できるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Microsoft Excelを使った便利な自動化例
日々のデータ管理業務をMicrosoft Excelで効率化できるテンプレートをご紹介します。
OutlookやGmailで受信した内容を自動でレコード化したり、NotionやSalesforceの情報をExcelに追加することで、入力ミスを防ぎながら業務をスピードアップできます。さらに、指定した日時に予算データを取得し、Microsoft Teamsへ通知するフローも構築可能です！
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Microsoft Excelに保存する
試してみる
■概要
Gmailで受け取るアンケートの回答などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動でMicrosoft Excelに格納できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取るアンケート結果の集計に時間を要しているマーケティング担当者の方 Microsoft Excelへのデータ入力を手作業で行っており、ミスや手間を削減したいと考えている方 定期的なデータ集計業務を自動化し、より重要な分析業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでアンケートメールを受信するたびに自動でMicrosoft Excelへ内容が格納されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelのアクションを設定し、抽出したデータを指定のファイル・シートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールを検知の対象にするか任意で設定してください。 AI機能の設定では、受信したメール本文のどのテキストを対象に、どの項目（氏名、回答内容など）を抽出するかを具体的に指定できます。 Microsoft Excelでデータを追加するアクションを設定する際に、格納先のファイルやシート名、どの列にどのデータを入力するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
試してみる
■概要
Notionでタスク管理をしつつ、進捗状況などをMicrosoft Excelで別途管理している場合、二重入力の手間や転記ミスが発生しがちです。特に、複数のプロジェクトが同時に進行すると、情報の同期が追いつかなくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいタスクが登録されると、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、手作業による運用の手間やミスを解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft Excelを併用してタスク管理を行っている方 手作業でのデータ転記に時間がかかり、入力漏れなどのミスに課題を感じている方 チーム内の情報共有をより効率化し、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionにタスクを登録するだけでMicrosoft Excelにも自動で同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ処理を実行できるようにします。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで発火したタスクの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、取得した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください。 Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定できます。また、追加する内容は、Notionから取得した情報を反映させるだけでなく、固定のテキストを組み合わせるなど自由に設定が可能です。 ■注意事項
Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
試してみる
◼️概要
Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動的に商談情報を追加するフローボットです。
Salesforceに商談情報が追加されたら、その商談に紐づく取引先を検索し、Microsoft Excelのシートに情報を自動で書き込みます。
エクセルオンラインで商談情報を管理するシートを用意してご利用ください。
◼️注意事項
・Salesforceに商談情報が登録されてから、5~15分後にGoogleカレンダーに予定が登録されます。
・Salesforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。）
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
毎月、特定の日にMicrosoft Excelから最新の予算データを取得し、Microsoft Teamsに報告する作業に手間がかかっていませんか？手作業による転記では、報告忘れや数値の間違いといったミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でMicrosoft Excelから情報を取得しMicrosoft Teamsへ通知できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Excelでの予算管理とMicrosoft Teamsでの報告を定常的に行っている方 手作業でのデータ転記や報告に手間を感じ、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 定期的な報告業務を自動化し、より重要な分析や戦略立案に時間を使いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた定期報告業務の時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションで通知したい予算情報が記載されたファイルやシートを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予算情報を指定のチャネルに送信するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能では、実行する日時（毎月、毎週など）や時間を任意で設定可能です。 Microsoft Excelからレコードを取得する際に、対象となるファイルのIDやシート名、データを取得するテーブルの範囲を任意で指定できます。 Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチームやチャネルを自由に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、Microsoft Excelから取得した予算データを変数として埋め込んだりすることも可能です。 ■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft SharePointを使った便利な自動化例
Microsoft SharePointを使ったファイル管理を、より正確かつスムーズに行えるテンプレートを揃えています。
DocuSignで締結した契約書を自動で保存したり、SlackやGoogle フォーム、Google スプレッドシートと連携して必要なファイルやフォルダをSharePointに作成できます。また、SharePointにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知するなどの自動処理も可能です。
作業の抜け漏れや手間を大幅に削減できそうですね！
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書や重要文書を頻繁に扱う方
法務担当者や契約管理担当者 営業担当者や営業マネージャー プロジェクトマネージャー 2.文書の管理と共有を効率化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者 契約書の保管とアクセスを簡便化したい方 共有フォルダへの手動アップロードを減らしたい方 3.DocuSignとMicrosoft SharePointを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っている企業 Microsoft SharePointを利用して文書の管理と共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・契約書や重要文書が自動的にSharePointに格納されることで、手動でのアップロード作業の手間を省くことができます。
・契約書の管理と共有が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft SharePointそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートでプロジェクトや顧客情報を管理する中で、関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに都度作成する作業に手間を感じていませんか。手作業によるフォルダの作成は、命名の間違いや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したルールに基づきMicrosoft SharePointにフォルダが自動で作成され、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでの情報管理とMicrosoft SharePointでのファイル管理を連携させたい方 手作業でのフォルダ作成に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じている方 フォルダ名の命名規則を統一し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの行追加をトリガーにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮することができます。 フォルダ名などをあらかじめ設定できるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダ作成が完了したことをシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、フローを起動するきっかけとしたい列などを任意で指定できます。 Microsoft SharePointでのフォルダ作成では、保存先のフォルダや作成するフォルダ名を任意で設定できます。フォルダ名にはスプレッドシートから取得した案件名などの情報を活用することも可能です。 Google スプレッドシートの更新オペレーションでは、更新対象の行を特定する条件や、更新する列にどの情報を書き込むかを柔軟に設定できます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や契約書などのファイル内容を確認し、都度チームに共有する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointでのファイル管理とDiscordでの情報共有を手作業で行っている方 アップロードされたファイルの内容確認とチームへの共有作業に手間を感じている担当者の方 OCR機能を活用して、ファイル内のテキストデータを業務に活かしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイルアップロードから内容の文字起こし、Discordへの通知までを自動化し、手作業での確認や転記にかかる時間を短縮できます。 手作業による確認漏れや、テキストのコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメッセージを特定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定で、監視対象としたいサイトID、アイテムID、ドライブIDをそれぞれ任意で指定してください。 AI機能のOCR設定では、対象ファイルの添付方法や読み取る言語、特定の項目のみを抽出するかどうかなどを任意でカスタマイズしてください。 Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルIDを指定し、通知するメッセージの文面を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申請内容を、手作業でPDFに変換してMicrosoft SharePointに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、内容が自動でPDF化され、指定のMicrosoft SharePointフォルダに保存されるため、一連の定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業をなくしたいと考えている方 フォームからの申請や報告業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい業務担当者の方 ペーパーレス化を推進し、社内の情報共有やファイル管理を円滑にしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答送信を起点に、PDF生成からSharePointへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 手作業による転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を元にPDFを生成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローをご利用の際は、Microsoft SharePointとの連携に一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要です。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるため、事前にご確認ください。
Slackのチャンネルに投稿されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackの特定チャンネルで共有される重要なファイルを、都度Microsoft SharePointに手動でアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるアップロード漏れは、後々の情報共有に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Slackのチャンネルにファイルが投稿されるだけで、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動でアップロードされるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで共有されたファイルをMicrosoft SharePointへ手動で移している方 ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎ、情報管理を徹底したい方 チーム内のファイル共有プロセスを自動化し、業務効率を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿をトリガーに自動でSharePointへ保存するため、手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたい特定のチャンネルを任意で設定してください。 Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、ファイルの保存先となるサイトやフォルダを任意で指定することが可能です。 また、ファイル名に投稿日時や投稿者名など、前段のSlackトリガーで取得した情報（変数）を埋め込むといったカスタムも可能です。 ■注意事項
Slack、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ Microsoft Excelで作成したデータをPDF化し、Microsoft SharePointへ手動で保存する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴いますが、これらのプロセスを自動化することで、作業時間を大幅に短縮し、書類管理の正確性を高めることができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作でMicrosoft ExcelとMicrosoft SharePointを連携するフローを簡単に構築できます。
もし日々の書類作成や管理業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
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