毎月、Microsoft Excelで請求書や報告書を作成し、PDFに変換してからMicrosoft SharePointにアップロードする——。
さらに、どのファイルが最新版なのかわからなくなったり、保存場所を間違えてしまう不安もつきまといます。このように、手作業でMicrosoft Excelで作成したデータをPDF化し、Microsoft SharePointへ保存する一連の作業には、時間と労力が必要です。
もし、Microsoft Excelファイルから自動でPDFが生成され、指定したMicrosoft SharePointフォルダへ適切なファイル名で格納される仕組み があれば、これらの定型業務から解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務負担を大きく軽減するので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、作業の効率化を実現しましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomにはフォームに入力された情報に基づいてMicrosoft ExcelでPDF帳票を自動発行し、Microsoft SharePointに格納する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームの内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを連携する自動化の方法 Microsoft ExcelとMicrosoft SharePoint間で行われるPDF作成と格納のプロセスを自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、手作業によるミスを削減し、書類管理の効率を大幅に向上させることができます。気になる内容があれば、ワンクリックで試してみてください！
フォーム送信や特定日時、メール受信を起点に、Microsoft ExcelでPDFを作成しMicrosoft SharePointに自動で格納する Webフォームへの入力や、指定した日時、特定のメール受信などをトリガーとして、Microsoft Excelファイルから自動でPDFドキュメントを生成し、Microsoft SharePointの指定されたフォルダへ格納する 一連のフローです。
手動でのPDF変換やファイルアップロードの手間を完全に排除し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します！
フォームの内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
指定日時にMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する
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メール内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行してMicrosoft SharePointに格納する
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Microsoft ExcelでPDFを作成しMicrosoft SharePointに自動格納するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Webフォームに入力された情報をもとにMicrosoft ExcelでPDF帳票を自動で発行し、Microsoft SharePointの指定フォルダに格納するフロー を解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法 フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
フォームのトリガー設定と各アクション設定
トリガーをONにして、フローの動作確認をする
フォームの内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する
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ステップ1：Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携 はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するMicrosoft Excelのアカウントで、発行する書類の雛形を作成しておきましょう！
今回は下図のような雛形書類を作成してみました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Excel」と入力し、検索結果からMicrosoft Excelのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
4.続いてMicrosoft SharePointをマイアプリ登録します。
マイアプリにMicrosoft ExcelとMicrosoft SharePointが表示されれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、実際にフローを作っていきましょう！
フォームの内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
クリックすると、テンプレートが自動的にコピーされるので、「OK」をクリックして設定を進めましょう！
ステップ3：フォームトリガー設定 ※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】フォームの内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを発行して、Microsoft SharePointに格納する」という名前で格納されています。
1.まずは、フォームトリガー設定です。フォーム 」をクリックしましょう。
2.フォーム作成画面が表示されるので、設定内容を入力・確認しましょう。
フォームの質問文(補足説明)、質問形式、必須項目にするかどうかを設定します。
任意で、「完了ページの設定」「アクセス制限」「共有フォーム利用時のフローボットの起動者」を設定します。
入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定をします。
「取得した値」の各項目を、入力してください。各項目の項目名は、前ステップの質問文が表示されます。
※まだ設定が完了していないため、手動で入力する必要がありますが、設定が完了するとフォームの回答が自動で反映されます。
4.入力を終えたら、「保存する」をクリックします。
※アウトプットとは？こちら
ステップ4：書類発行の設定 1.「書類を発行する 」をクリックしましょう。
「ファイルの保存場所」は、雛形書類が保存されているファイルをプルダウンから選択してください。
「サイトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「アイテムID」は、事前に作成した雛形書類のアイテムIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から発行する書類を格納したいフォルダを選択しましょう！
「出力ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
各項目を設定・確認し、「次へ」をクリックします。
3.置換条件の設定を行います。」 の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
以下画像のように設定しました。
ステップ5：Microsoft SharePointの設定 1.アプリと連携する「ファイルをアップロード 」をクリックしましょう。
2.API接続設定を行います。
「格納先フォルダ名」は、発行された書類を保存したいフォルダ名を、手動で入力してください。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
設定完了後は「テスト」を行い、Microsoft SharePointへの追加が確認できたら保存しましょう。
ステップ6：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする 全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Microsoft ExcelとMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
今回紹介したPDF保存の自動化フロー以外にも、Microsoft Excelにデータを自動で記録したり、Microsoft SharePointにファイルやフォルダを自動生成・格納することも可能です。
このように、Microsoft ExcelやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで、日々の業務フローをさまざまな形で自動化できるので、もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Microsoft Excelを使った便利な自動化例
日々のデータ管理業務をMicrosoft Excelで効率化できるテンプレートをご紹介します。
OutlookやGmailで受信した内容を自動でレコード化したり、NotionやSalesforceの情報をExcelに追加することで、入力ミスを防ぎながら業務をスピードアップできます。さらに、指定した日時に予算データを取得し、Microsoft Teamsへ通知するフローも構築可能です！
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する
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Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
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Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
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Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
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指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
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Microsoft SharePointを使った便利な自動化例
Microsoft SharePointを使ったファイル管理を、より正確かつスムーズに行えるテンプレートを揃えています。
DocuSignで締結した契約書を自動で保存したり、SlackやGoogle フォーム、Google スプレッドシートと連携して必要なファイルやフォルダをSharePointに作成できます。また、SharePointにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知するなどの自動処理も可能です。
作業の抜け漏れや手間を大幅に削減できそうですね！
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する
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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
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Googleフォームの回答内容をPDF化してMicrosoft SharePointに保存する
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Slackのチャンネルに投稿されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
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まとめ Microsoft Excelで作成したデータをPDF化し、Microsoft SharePointへ手動で保存する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴いますが、これらのプロセスを自動化することで、作業時間を大幅に短縮し、書類管理の正確性を高めることができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作でMicrosoft ExcelとMicrosoft SharePointを連携するフローを簡単に構築できます。
もし日々の書類作成や管理業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
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