「Gmailで受け取った請求書や報告書のPDFを、いちいちダウンロードしてMicrosoft Teamsの特定のチャンネルにアップロードするのが面倒…」
「手作業でのファイル保存は、ファイル名の付け間違いや保存先のミスが起こりやすくて困る…」
このように、Gmailで受信するPDFファイルのMicrosoft Teamsへの保存作業に、手間や課題を感じていませんか？
Gmailに特定のPDFファイルが添付されたメールが届いたら、自動的にそのPDFを抽出し、Microsoft Teamsの指定したチャンネルやフォルダに保存される仕組みがあれば、これらの日常的な悩みから解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくても直感的に設定可能で、日々の業務を格段に効率化できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信したPDFファイルをMicrosoft Teamsに自動で保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する
試してみる
■概要
「Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する」ワークフローは、Gmailで受信したPDFファイルの内容をOCRで読み取り、その後AIで要約して、Microsoft Teamsに自動で保存する仕組みです。これにより、PDF内の重要な情報を効率的に抽出し、チームで簡単にアクセス・共有できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したPDFを素早く要約してチームに共有したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内での情報共有を効率化したい担当者
・PDFファイルの内容をAIで要約し、後で簡単に参照できるように保存したい方
・手動でPDFを要約・転記する手間を省きたい方
■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GmailとMicrosoft Teamsを連携する自動化の方法
GmailとMicrosoft Teams間で発生するPDFファイルの共有や保存といった作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
手作業によるファイル管理の手間を大幅に削減し、情報の共有漏れや保存ミスを防ぐことができるため、チーム全体の業務効率向上に貢献するでしょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
GmailのPDFをOCR処理し、Microsoft Teamsに自動で保存する
Gmailで受信したメールに添付されたPDFファイルを自動で抽出し、その内容をOCR（光学的文字認識）技術でテキストデータ化、さらにAIが内容を要約してMicrosoft Teamsの指定チャンネルに通知・保存する連携フローです。
これにより、PDFの内容確認の手間を省き、必要な情報を迅速にチームで共有できるため、見積書や請求書、契約書といった重要書類の管理と共有を効率化し、対応漏れや確認遅延のリスクを低減できます！
Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する
試してみる
■概要
「Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する」ワークフローは、Gmailで受信したPDFファイルの内容をOCRで読み取り、その後AIで要約して、Microsoft Teamsに自動で保存する仕組みです。これにより、PDF内の重要な情報を効率的に抽出し、チームで簡単にアクセス・共有できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したPDFを素早く要約してチームに共有したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内での情報共有を効率化したい担当者
・PDFファイルの内容をAIで要約し、後で簡単に参照できるように保存したい方
・手動でPDFを要約・転記する手間を省きたい方
■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで送信された特定のメールに添付されているPDFをOCRし、Microsoft Teamsに保存する
試してみる
■概要
「Gmailで送信された特定のメールに添付されているPDFをOCRし、Microsoft Teamsに保存する」ワークフローは、Gmailで受信した特定のメールに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、その後、Microsoft Teamsに自動で保存する仕組みです。これにより、PDFの内容を迅速に処理し、チームメンバーと効率的に共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したPDFの内容をMicrosoft Teamsに保存してチーム内で共有したい担当者
・PDFファイルの情報をOCRで簡単に抽出し、チームでアクセスしやすくしたい方
・手動でPDFファイルの内容を転記・整理する手間を省きたい方
・Microsoft Teamsを使ってチーム内の情報共有を効率化したい方
■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したPDFをOCR・AI要約しMicrosoft Teamsに自動保存するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Gmailで受信したメールに添付されているPDFファイルをOCRでテキスト化し、AIがその内容を要約、そしてMicrosoft Teamsの指定チャンネルに自動で保存する」フローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーとなるメールと各アクション（テキスト抽出・要約・投稿）の設定
- フロー稼働の準備
Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する
試してみる
■概要
「Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する」ワークフローは、Gmailで受信したPDFファイルの内容をOCRで読み取り、その後AIで要約して、Microsoft Teamsに自動で保存する仕組みです。これにより、PDF内の重要な情報を効率的に抽出し、チームで簡単にアクセス・共有できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したPDFを素早く要約してチームに共有したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内での情報共有を効率化したい担当者
・PDFファイルの内容をAIで要約し、後で簡単に参照できるように保存したい方
・手動でPDFを要約・転記する手間を省きたい方
■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
前準備：テストに使用するファイルとラベルの用意
テスト用に、要約したいPDFファイル（もしくは画像ファイル）をご用意ください。
ここでは例として、下図の契約書を使用します。
また、このフローボットのトリガーとなるラベルをGmailアカウントに作成しておきましょう。
参照：ラベルを作成してGmailを整理する
ステップ1：GmailとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいGoogleアカウントとMicrosoftアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGmail）を検索して選択。
- 「Sign in with Google」をクリック。
- Googleのログイン画面が表示されます。
トリガーとなるメールを受信するGoogleアカウントを選択してください。
- 内容を確認し、「次へ」をクリック。
- YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
- マイアプリ画面にGmailが追加されていることを確認してください。
- このまま、Microsoft Teamsも連携していきましょう。
「アプリ一覧」でMicrosoft Teamsを検索して選択。
- Microsoftのサインイン画面が表示されます。
Microsoft Teamsを運用しているアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。
既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。
- パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。
マイアプリ画面にMicrosoft Teamsも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する
試してみる
■概要
「Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する」ワークフローは、Gmailで受信したPDFファイルの内容をOCRで読み取り、その後AIで要約して、Microsoft Teamsに自動で保存する仕組みです。これにより、PDF内の重要な情報を効率的に抽出し、チームで簡単にアクセス・共有できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したPDFを素早く要約してチームに共有したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内での情報共有を効率化したい担当者
・PDFファイルの内容をAIで要約し、後で簡単に参照できるように保存したい方
・手動でPDFを要約・転記する手間を省きたい方
■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：トリガーとなるメールの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
- Gmailの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
例）「契約書ラベルのメールを受信したら」に変更
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くMicrosoft Teamsへの通知が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。ご注意ください。
- 「ラベル」にトリガーとなるメールのラベルを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているGmailアカウントのラベルから候補が表示されますので、対象となるラベルを選択してください。
検索欄にラベル名を入れることで検索が楽になります。
例）「契約書」ラベルを選択
- テスト用に、前準備で用意したPDFファイルを添付したメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。
※ 受信したメール
- フローボットに戻り、「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内に指定したラベルのメールを受信していない場合はテストに失敗します。
- テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
- テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
これで、トリガーとなるメールの設定が完了しました。
アクションのタイトルは設定したものに変更されています。
ステップ4：テキストの抽出
OCRを使って、受信したメールの添付ファイルからテキストを抽出しましょう。
※ OCRのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
- AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 目的に応じて「アクション」をプルダウンから選択。
このフローで使用する「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」は文字数によってタスク数が変わります。
4,000字（5タスク）・8,000字（10タスク）・12,000字（15タスク）から任意のアクションを選択してください。デフォルトでは4000字となっています。
※ YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
- 「次へ」をクリック。
- OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「取得した値を使用」「添付ファイル1」が設定されています。
これがステップ3で取得した添付ファイルになりますので、変更は必要ありません。
- 「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
この抽出する項目に沿った値が次のステップで利用できます。
「全ての文字列」や「全文」と設定した場合は、ファイルから全てのテキストを抽出します。
議事録や報告書といった定型項目のあるファイルであれば、「会議名・出席者・議題」などと設定することで、テキストを部分的に抽出することも可能です。
- 「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。
AIモデルの違いはこちらのヘルプページで説明されています。
- 読み取るファイルの言語に合わせて、「言語」を「日本語」「英語」から選択。
- OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
ここでは例として、全文を要約するため「全ての文字列」を添付ファイルから抽出します。
- テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
※ 期待する値が抽出されていない場合には、「使用するAI」を変更して再度お試しください。
- 要約したい情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
これで、添付ファイルからテキストが抽出できました。
ステップ5：テキストの要約
抽出したテキストをAIで要約していきます。
- AIオペレーションの「要約する」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 目的に応じて「アクション」をプルダウンから選択。
こちらも文字数や使用するAIタイプによってタスク数が変わります。
- 「次へ」をクリック。
- 「要約対象のテキスト」にステップ4で抽出したテキストを設定。
入力欄をクリックし、「取得した値」のOCRアクションのメニューから、要約したい項目を選択してください。
選択した項目は{{項目名 抽出された値}}の形で追加されます。
取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
※ デフォルトの項目は不要であれば削除してください。
- 「文字数」に何文字で要約するか設定。
- 「要約の条件」に要約のプロンプトを設定。
Microsoft Teamsに投稿するメッセージに改行を含めたい場合には、文末に<br>を指定してください。
- 「言語」に何語で要約するか設定。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に要約結果が追加されます。
※ 期待する要約にならない場合には、「要約の条件」を変更して再度お試しください。
- 要約結果を確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
これで抽出したテキストの要約も完了です。
ステップ6：要約結果の投稿
最後に、要約結果を含むメッセージをMicrosoft Teamsに投稿しましょう。
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認して、「次へ」をクリック。
- 「チームID」に投稿先のチャネルが属しているチームのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoft Teamsアカウントのチームから候補が表示されるため、対象となるチームを選択してください。
- 「チャネルID」に投稿先のチャネルのIDを設定。
選択したチーム内のチャネルが候補として表示されるため、対象となるチャネルを選択してください。
- 「メッセージ」に投稿内容を設定。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、各アクションで取得した値が選択可能です。
「日付」タブからは任意の形式の日付情報が、「基本情報」タブからはフローボットの起動時間などが追加できます。
- その他、「メンション情報」や「添付ファイル情報」が設定できます。
フローの運用方法に応じて設定してください。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功したら、指定した通りMicrosoft Teamsにメッセージが投稿されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Gmailにメールを送信し、添付ファイルの要約がMicrosoft Teamsに投稿されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
GmailやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例
他にも、GmailやMicrosoft Teamsを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Gmailを使った自動化例
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、GmailとChatGPTの連携を活用して、顧客からの問い合わせ対応を自動化することが可能です。この自動化により、対応のスピードと精度が向上し、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを使用して多数の問い合わせメールを受け取っているサポート担当者の方
・ChatGPTとGmailの連携を通じて業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・顧客対応の迅速化と品質向上を目指している経営者の方
・業務効率を高めつつ、顧客満足度を維持・向上させたい企業の担当者の方
■注意事項
・ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsを使った自動化例
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。
重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
・部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
・手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Microsoft Teamsを利用してメンバーとコミュニケーションを取っている方
・日々のメッセージ内容を効率的に管理し、必要な情報をすぐにアクセスできるようにしたい方
・メンバーとのやり取りを整理し、情報の共有漏れを防ぎたいと考える方
2. OneDriveを活用してファイル管理を行っている方
・ファイルを手動で整理する手間を省き、自動化によって業務効率を向上させたい方
・メッセージ内容に基づいて自動的にフォルダを作成し、重要な情報を漏れなく保存したい方
■注意事項
・Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、営業チームの迅速な対応を支援する業務ワークフローです。
新しいリードがSalesforceに登録されるたびに、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、チーム全体がリアルタイムで情報を共有できます。
これにより、リードフォローアップのタイミングを逃さず、効率的な営業活動が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用してリード管理を行っている営業担当者の方
・Microsoft Teamsでチームコミュニケーションを強化したい営業マネージャーの方
・リードの迅速なフォローアップを自動化し、営業効率を向上させたい企業の経営者
・Yoomを利用してSalesforceとMicrosoft Teamsの連携を簡単に設定したいIT担当者の方
■注意事項
・Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
毎月の月末に起動して通知するフローボットです。分岐後の右側にフローを追加してください。
アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
まとめ
Gmailで受信したPDFファイルのMicrosoft Teamsへの保存作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、名前変更、アップロードといった一連の作業から解放されます。こヒューマンエラーによる保存ミスや共有漏れのリスクも低減するはずです。
これにより、担当者は日々繰り返される単純作業の負担から解放され、より創造的で付加価値の高いコア業務へと集中できる時間を創出できるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、専門的なプログラミング知識がなくても、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、画面上の操作だけで誰でも簡単に業務フローを構築することが可能です。
もし日々の業務の中で「この作業、自動化できないかな？」と感じるものがあれば、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の可能性を体験してみてください！
.png)
