「Gmailで受け取った請求書や報告書のPDFを、いちいちダウンロードしてMicrosoft Teamsの特定のチャンネルにアップロードするのが面倒…」
Gmailに特定のPDFファイルが添付されたメールが届いたら、自動的にそのPDFを抽出し、Microsoft Teamsの指定したチャンネルやフォルダに保存される仕組み があれば、これらの日常的な悩みから解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくても直感的に設定可能で、日々の業務を格段に効率化できます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信したPDFファイルをMicrosoft Teamsに自動で保存する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する
試してみる
■概要
Gmailで日々受信する多くのPDFファイル。その内容確認や要約、そしてMicrosoft Teamsへの情報共有は、手作業では時間もかかり、重要な情報を見落としてしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、GmailでのPDF受信をトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる内容要約、そしてMicrosoft Teamsへの自動通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届くPDFの内容確認とMicrosoft Teamsへの情報共有を手作業で行い、時間を要している方 OCRやAI要約といった技術を活用し、大量のPDF文書から効率的に情報を抽出、活用したいと考えている方 Microsoft Teamsを利用したチーム内での情報共有を、より迅速かつ抜け漏れなく行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したPDFのOCR処理からAIによる要約、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による情報の見落としや転記ミス、要約内容の質のばらつきといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 続いて、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。これにより、指定ラベルが付いたメールを受信した際にフローが起動します。 その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信メールの添付PDFからテキストを抽出します。 次に、AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキスト内容をAIが自動で要約します。 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を含めて指定チャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローが起動するメールの監視間隔や、処理対象とするメールに付与する受信ラベルを任意で設定してください。 AI機能による文字読み取り（OCR）の設定では、PDFファイルから抽出したい項目などを必要に応じて調整できます。 AI機能による要約の設定では、要約対象とするテキストの指定のほか、生成される要約の文字数上限や、特に含めてほしい/除外してほしいキーワードといった要約の条件を細かく設定することが可能です。 Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信するチームIDやチャネルIDの指定に加え、メッセージ本文の内容を固定値だけでなく、フロー内で取得したPDFのファイル名や要約結果などを活用して柔軟にカスタマイズできます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GmailとMicrosoft Teamsを連携する自動化の方法
GmailとMicrosoft Teams間で発生するPDFファイルの共有や保存といった作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！手作業によるファイル管理の手間を大幅に削減し、情報の共有漏れや保存ミスを防ぐことができる ため、チーム全体の業務効率向上に貢献するでしょう。
GmailのPDFをOCR処理し、Microsoft Teamsに自動で保存する
Gmailで受信したメールに添付されたPDFファイルを自動で抽出し、その内容をOCR（光学的文字認識）技術でテキストデータ化、さらにAIが内容を要約してMicrosoft Teamsの指定チャンネルに通知・保存する連携フロー です。
Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する
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■概要
Gmailで日々受信する多くのPDFファイル。その内容確認や要約、そしてMicrosoft Teamsへの情報共有は、手作業では時間もかかり、重要な情報を見落としてしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、GmailでのPDF受信をトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる内容要約、そしてMicrosoft Teamsへの自動通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届くPDFの内容確認とMicrosoft Teamsへの情報共有を手作業で行い、時間を要している方 OCRやAI要約といった技術を活用し、大量のPDF文書から効率的に情報を抽出、活用したいと考えている方 Microsoft Teamsを利用したチーム内での情報共有を、より迅速かつ抜け漏れなく行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したPDFのOCR処理からAIによる要約、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による情報の見落としや転記ミス、要約内容の質のばらつきといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 続いて、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。これにより、指定ラベルが付いたメールを受信した際にフローが起動します。 その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信メールの添付PDFからテキストを抽出します。 次に、AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキスト内容をAIが自動で要約します。 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を含めて指定チャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローが起動するメールの監視間隔や、処理対象とするメールに付与する受信ラベルを任意で設定してください。 AI機能による文字読み取り（OCR）の設定では、PDFファイルから抽出したい項目などを必要に応じて調整できます。 AI機能による要約の設定では、要約対象とするテキストの指定のほか、生成される要約の文字数上限や、特に含めてほしい/除外してほしいキーワードといった要約の条件を細かく設定することが可能です。 Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信するチームIDやチャネルIDの指定に加え、メッセージ本文の内容を固定値だけでなく、フロー内で取得したPDFのファイル名や要約結果などを活用して柔軟にカスタマイズできます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Gmailで送信された特定のメールに添付されているPDFをOCRし、Microsoft Teamsに保存する
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■概要
日々の業務でGmailに送られてくるPDFファイル、その内容を確認しMicrosoft Teamsへ手作業で保存する作業に時間を取られていませんか？特に添付ファイルが多い場合や、迅速な情報共有が求められる際には、この手作業が業務のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定メールのPDFを自動でOCR処理し、Microsoft Teamsの指定チャネルに保存する一連の流れを自動化でき、手作業による手間や確認漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届くPDFの内容確認とMicrosoft Teamsへの保存作業に手間を感じている方 手作業による情報転記ミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている業務担当者の方 ルーティンワークを自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている全ての方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailの特定メール受信からMicrosoft Teamsへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 人の手を介さずに処理が行われるため、OCRによる文字抽出の精度向上と、ファイル保存時のヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、自動化の対象としたいメールの条件を指定します。 オペレーションで「分岐機能」を設定し、たとえば特定のキーワードを含むのかどうかなどの条件で処理を分岐させます。 続けて、「OCR機能」の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、Gmailの添付PDFファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで取得したテキスト情報や元のPDFファイルを指定チャネルに投稿します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローが起動する頻度（起動間隔）や、どのラベルが付いたメールを対象にするかを任意で設定してください。 分岐機能の設定では、Yoomの「アウトプット」機能を利用して、例えばメールの件名や本文に含まれる特定のキーワード、送信元メールアドレスなど、様々な条件で処理を分岐させることが可能です。 OCR機能の設定では、読み取りたいファイル（この場合はGmailの添付ファイル）を指定し、必要に応じて読み取り範囲を指定したり、特定のフォーマットで抽出したい項目を固定値を使って設定したりすることができます。 Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームIDおよびチャネルIDを任意で選択し、メッセージ内容に固定のテキストだけでなく、Gmailの件名や本文、OCRで抽出したテキストなどの「アウトプット」情報を組み込んで、柔軟にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したPDFをOCR・AI要約しMicrosoft Teamsに自動保存するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Gmailで受信したメールに添付されているPDFファイルをOCRでテキスト化し、AIがその内容を要約、そしてMicrosoft Teamsの指定チャンネルに自動で保存する」フローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
トリガーとなるメールと各アクション（テキスト抽出・要約・投稿）の設定
フロー稼働の準備
Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する
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■概要
Gmailで日々受信する多くのPDFファイル。その内容確認や要約、そしてMicrosoft Teamsへの情報共有は、手作業では時間もかかり、重要な情報を見落としてしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、GmailでのPDF受信をトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる内容要約、そしてMicrosoft Teamsへの自動通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届くPDFの内容確認とMicrosoft Teamsへの情報共有を手作業で行い、時間を要している方 OCRやAI要約といった技術を活用し、大量のPDF文書から効率的に情報を抽出、活用したいと考えている方 Microsoft Teamsを利用したチーム内での情報共有を、より迅速かつ抜け漏れなく行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したPDFのOCR処理からAIによる要約、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による情報の見落としや転記ミス、要約内容の質のばらつきといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 続いて、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。これにより、指定ラベルが付いたメールを受信した際にフローが起動します。 その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信メールの添付PDFからテキストを抽出します。 次に、AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキスト内容をAIが自動で要約します。 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を含めて指定チャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローが起動するメールの監視間隔や、処理対象とするメールに付与する受信ラベルを任意で設定してください。 AI機能による文字読み取り（OCR）の設定では、PDFファイルから抽出したい項目などを必要に応じて調整できます。 AI機能による要約の設定では、要約対象とするテキストの指定のほか、生成される要約の文字数上限や、特に含めてほしい/除外してほしいキーワードといった要約の条件を細かく設定することが可能です。 Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信するチームIDやチャネルIDの指定に加え、メッセージ本文の内容を固定値だけでなく、フロー内で取得したPDFのファイル名や要約結果などを活用して柔軟にカスタマイズできます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
前準備：テストに使用するファイルとラベルの用意
テスト用に、要約したいPDFファイル（もしくは画像ファイル）をご用意ください。
また、このフローボットのトリガーとなるラベルをGmailアカウントに作成しておきましょう。ラベルを作成してGmailを整理する
ステップ1：GmailとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいGoogleアカウントとMicrosoftアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGmail）を検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
Googleのログイン画面が表示されます。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
マイアプリ画面にGmailが追加されていることを確認してください。
このまま、Microsoft Teamsも連携していきましょう。
Microsoftのサインイン画面が表示されます。
既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。
パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。
マイアプリ画面にMicrosoft Teamsも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
Gmailで送付されたPDFをOCRし、AIで内容を要約した後Microsoft Teamsに保存する
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■概要
Gmailで日々受信する多くのPDFファイル。その内容確認や要約、そしてMicrosoft Teamsへの情報共有は、手作業では時間もかかり、重要な情報を見落としてしまうこともあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、GmailでのPDF受信をトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる内容要約、そしてMicrosoft Teamsへの自動通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届くPDFの内容確認とMicrosoft Teamsへの情報共有を手作業で行い、時間を要している方 OCRやAI要約といった技術を活用し、大量のPDF文書から効率的に情報を抽出、活用したいと考えている方 Microsoft Teamsを利用したチーム内での情報共有を、より迅速かつ抜け漏れなく行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したPDFのOCR処理からAIによる要約、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 手作業による情報の見落としや転記ミス、要約内容の質のばらつきといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 続いて、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。これにより、指定ラベルが付いたメールを受信した際にフローが起動します。 その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信メールの添付PDFからテキストを抽出します。 次に、AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキスト内容をAIが自動で要約します。 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約結果を含めて指定チャネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローが起動するメールの監視間隔や、処理対象とするメールに付与する受信ラベルを任意で設定してください。 AI機能による文字読み取り（OCR）の設定では、PDFファイルから抽出したい項目などを必要に応じて調整できます。 AI機能による要約の設定では、要約対象とするテキストの指定のほか、生成される要約の文字数上限や、特に含めてほしい/除外してほしいキーワードといった要約の条件を細かく設定することが可能です。 Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信するチームIDやチャネルIDの指定に加え、メッセージ本文の内容を固定値だけでなく、フロー内で取得したPDFのファイル名や要約結果などを活用して柔軟にカスタマイズできます。 ■注意事項
Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
ステップ3：トリガーとなるメールの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
Gmailの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。 「ラベル」にトリガーとなるメールのラベルを設定。
テスト用に、前準備で用意したPDFファイルを添付したメールを、連携しているGmailアカウントに送信します。
フローボットに戻り、「テスト」をクリック。
テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、トリガーとなるメールの設定が完了しました。
ステップ4：テキストの抽出
OCRを使って、受信したメールの添付ファイルからテキストを抽出しましょう。
AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
目的に応じて「アクション」をプルダウンから選択。
「次へ」をクリック。
OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「取得した値を使用」「添付ファイル1」が設定されています。
「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。こちらのヘルプページ で説明されています。
読み取るファイルの言語に合わせて、「言語」を「日本語」「英語」から選択。
OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページ をご覧ください。
テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
要約したい情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、添付ファイルからテキストが抽出できました。
ステップ5：テキストの要約
抽出したテキストをAIで要約していきます。
AIオペレーションの「要約する」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
目的に応じて「アクション」をプルダウンから選択。
「次へ」をクリック。
「要約対象のテキスト」にステップ4で抽出したテキストを設定。こちらのヘルプページ をご覧ください。
「文字数」に何文字で要約するか設定。
「要約の条件」に要約のプロンプトを設定。
「言語」に何語で要約するか設定。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」に要約結果が追加されます。
要約結果を確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで抽出したテキストの要約も完了です。
ステップ6：要約結果の投稿
最後に、要約結果を含むメッセージをMicrosoft Teamsに投稿しましょう。
Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントとアクションを確認して、「次へ」をクリック。
「チームID」に投稿先のチャネルが属しているチームのIDを設定。
「チャネルID」に投稿先のチャネルのIDを設定。
「メッセージ」に投稿内容を設定。
その他、「メンション情報」や「添付ファイル情報」が設定できます。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功したら、指定した通りMicrosoft Teamsにメッセージが投稿されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
Gmailや Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例
他にも、GmailやMicrosoft Teamsを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Gmailを使った自動化例
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方 メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方 メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。 Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方 Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。 ■注意事項
ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方 ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。 Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。 フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Microsoft Teamsを使った自動化例
アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
アンケートフォームとMicrosoft Excel、Microsoft Teamsを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができます。
さらに、自動的にMicrosoft Excelに回答内容の追加とMicrosoft Teamsに通知されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
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■概要
Salesforceに新しいリードが登録された際、都度Microsoft Teamsで営業担当に連絡する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceでリードを管理し、Microsoft Teamsで部署内の連携を行っている方 リード発生時の通知を手作業で行っており、タイムラグや連絡漏れに課題を感じている方 営業チームへの迅速な情報共有を自動化し、機会損失を防ぎたいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceへのリード登録と同時にMicrosoft Teamsへ通知が自動で作成されるため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報伝達時に起こりがちな、通知漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定してフローを開始します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して通知内容を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定では、監視対象となるSalesforceアカウントのマイドメインを指定してください。 Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送りたいチャネルを指定し、メッセージ本文にSalesforceから取得したリード情報を埋め込んでください。 ■注意事項
Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
毎月の月末に自動的に起動し、あわせてMicrosoft Teamsで通知を行うフローボットです。
このフローボットは、右側の分岐後に追加されたフローによって、様々な自動処理を行うことができます。
※例えば、毎月の請求書発行処理や、スプレッドシートへの集計処理、または定期的なデータバックアップ処理など、様々な用途でご活用ください。
■設定方法
・ フローボットのスケジュールトリガーを使用して、毎月の月末付近（28日,29日,30日,31日）にフローボットを起動します。
・「データを操作・変換する」アクションでフローボット起動日を取得し、月末の日付との差分を計算し、月末日当日か照合させます。
・フローボット起動日の日付が月末日当日ではない場合には、フローボットが終了します。
・フローボット起動日の日付が月末日当日の場合は、右側に分岐し、Microsoft Teamsで通知します。
・通知先のチャネルの指定をしてください。
・その後に追加するフローは、目的や用途に応じて自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
・ フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・分岐後の右側に追加するフローの設定や内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する
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■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されるプロジェクトや案件の情報を、手作業でOneDriveにフォルダとして作成し管理していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を誤るなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、内容をAIが読み取り、OneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとOneDriveを連携させ、情報管理の効率化を図りたいと考えている方 特定のメッセージをもとに、手作業でOneDriveにフォルダを作成しているチームリーダーや担当者の方 定型的なフォルダ作成作業を自動化し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへのメッセージ投稿だけでフォルダが自動生成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。 AIがメッセージからフォルダ名を正確に抽出して作成するため、手作業による命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージ本文からフォルダ名として利用したい情報を抽出します。 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを自動で作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能によるテキスト抽出の設定では、トリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用し、フォルダ名として抽出したい項目を任意に指定することが可能です。これにより、独自の命名規則に沿ったフォルダを自動で作成できます。 ■注意事項
Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
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■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方 部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方 手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへの投稿を都度確認し、手動でSlackに転記していた時間を削減し、本来の業務に集中できます 手作業による情報の転記漏れや通知忘れを防ぎ、重要なメッセージを関係者へ確実に共有することが可能になります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとSlackをYoomと連携します 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャネルやメッセージ内容を構成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の起点としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください Slackのオペレーションでは、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、Microsoft Teamsから取得した投稿内容などを変数として埋め込んだりすることも可能です ■注意事項
Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
Gmailで受信したPDFファイルのMicrosoft Teamsへの保存作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、名前変更、アップロードといった一連の作業から解放されます。 こヒューマンエラーによる保存ミスや共有漏れのリスクも低減するはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、専門的なプログラミング知識がなくても、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、画面上の操作だけで誰でも簡単に業務フローを構築することが可能です。こちら から無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の可能性を体験してみてください！
