【ノーコードで実現】Zoomの参加者リストをOneDriveに自動で保存する方法

「Zoomミーティングが終わるたびに、参加者リストを手動でダウンロードしてOneDriveに保存するのが面倒…」
「ファイル名の付け方や保存先を間違えて、後から探すのに苦労することがある」

このように、Zoomでのオンライン会議やウェビナー後の参加者情報の管理、特にOneDriveへの保存作業に、手間や課題を感じていませんか？

もし、<span class="mark-yellow">Zoomミーティングやウェビナーが終了するたびに、参加者リストが自動でOneDriveの指定フォルダに保存される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、議事録作成やフォローアップといった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには<span class="mark-yellow">Zoomのミーティングやウェビナー終了後に参加者リストを自動でOneDriveに保存する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

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ZoomとOneDriveを連携する自動化の方法

ZoomとOneDrive間で発生する参加者リストの管理といったデータ連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
ミーティング後の情報整理の効率化や、参加者データの確実な保管を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひお試しください！

Zoomの参加者リストをOneDriveに自動で保存する

<span class="mark-yellow">Zoomでのミーティングやウェビナーが終了した際に、その参加者情報をリストとして自動的に作成し、OneDriveの指定されたフォルダへ保存する</span>フローです。
手作業によるファイルのダウンロードやアップロード、整理の手間をなくし、会議後の迅速な情報共有と確実なデータ保管を実現します！

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Zoomミーティング終了時に参加者リストをOneDriveへ自動保存するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、Zoomミーティングが終了した際に、その参加者リストを自動で作成しOneDriveに格納するフローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• 使用するアプリのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーと各アクション（ミーティング情報の取得・書類発行・アップロード）の設定
• フロー稼働の準備

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前準備：参加者リストの雛形書類

参加者リストを作成するにあたって、雛形となる書類の準備が必要です。
Googleドキュメントで参加者リストの雛形書類を作成してください。
{}で囲んだ項目がミーティング情報で置換されます。
雛形書類の作成方法は、こちらのヘルプページで説明されています。
下図の雛形の場合、{日付}・{トピック}・{開始時間}・{終了時間}・{参加者_1}などが置換対象です。

ステップ1：使用するアプリのマイアプリ連携

先ずは、使用するアプリ（Zoom・OneDrive・Googleドキュメント）のアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではZoom）を検索して選択。

4. 「Client ID」「Client secret」「Secret Token」をZoomから取得して設定してください。
   各値の取得方法はこちらの記事で説明されています。
5. 設定を終えたら「追加」をクリック。

6. Zoomの認証画面が表示されます。
   YoomからZoomへのアクセス権限を確認し、「Allow」をクリック。

7. アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
   Zoomが追加されていることを確認してください。

このまま、残り二つのアプリも同じように登録を進めていきましょう。

1. アプリ一覧画面でOneDriveを検索して選択。

2. Microsoftのサインイン画面が表示されます。
   Zoomのデータを格納するOneDriveに紐づくMicrosoftアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
   ※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
   法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。

　　　　既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。

8. パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。

9. Microsoftアカウントとの連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
   OneDriveが追加されていることを確認してください。

1. アプリ一覧画面でGoogleドキュメントを検索して選択。
2. 「Sign in with Google」をクリック。

3. Googleのログイン画面が表示されます。
   雛形書類を作成したGoogleアカウントを選択してください。

4. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

5. YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
   「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

6. Googleアカウントとの連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
   Googleドキュメントが追加されていることを確認してください。

これで、このフローで使用する3つのアプリがマイアプリに登録されました。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：トリガーアクションの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

※ Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。現在、以下のアクションはZoomの有料プランのみの対応となっています。

• ミーティングが終了したら
• ミーティングのレコーディング情報を取得する（詳細はこちら）

1. Zoomの「ミーティングが終了したら」をクリック。

2. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
3. 連携アカウントとトリガーアクションを確認し、「次へ」をクリック。

4. 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
   トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、Zoom終了時により早く参加者リストの格納が行えるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
   起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

5. 「メールアドレス」に、連携しているZoomアカウントのメールアドレスを設定。
6. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

7. テストに成功すると、「取得した値」に最新のミーティングの情報が追加されます。
   これらの値は、以降のアクションで変数として使用できるようになります。
   取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
   ※ 下図の例では取得した値は追加されていません。

　　　　※ 取得した値が追加されている場合のイメージ

8. 最新のミーティング情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。

ステップ4：詳細情報の取得

ステップ3で取得したミーティングIDを元に、ミーティングの参加者を取得していきます。

1. Zoomの「ミーティングの詳細情報を取得」をクリック。

2. 適宜「タイトル」を変更。
3. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

4. 「ミーティングID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したミーティングIDが設定されています。
   アウトプットを利用することで、フローが稼働する度に新しい値（終了したミーティングのID）が入ります。
5. 変更は行わず、「テスト」をクリック。

6. テストに成功すると、「取得した値」にミーティングの詳細情報が追加されます。
   ※ 下図の例では取得した値は追加されていません。

7. 「出席者に招待されているメールアドレス」に参加者のメールアドレスがリスト形式で取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ5：書類の発行

では、これまでに取得した情報を用いて、参加者リストを作成しましょう。

1. Googleドキュメントの「書類を発行する」をクリック。

2. 適宜「タイトル」を変更。
3. 連携アカウントを確認。
4. 雛形書類の連携の「ドキュメントのファイルID」に、前準備で用意した雛形書類のファイルIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されますので、対象となるファイルIDを選択してください。
   検索欄にファイル名を入力すると、検索が楽になります。
   ※ ファイルIDはOneDriveのファイルURL（/d/{{ID部分}}）でも確認できます。

5. 発行書類の「格納先のGoogle DriveフォルダID」に参加者リストの発行先フォルダのID設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されますので、対象となるフォルダIDを選択してください。
   ※ フォルダIDはGoogle DriveのフォルダURL（/folders/{{ID部分}}）でも確認できます。

6. 「出力ファイル名」に、アウトプットなどを用いた重複しない名称を設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、各アクションで取得した値が選択可能です。
   ※ タイトルを変更している場合は、変更後のタイトルが表示されます。
   項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます。

　　　　「日付」タブから任意の日付を追加することもできます。

7. 設定を終えたら、「次へ」をクリック。

8. 雛形書類の置換対象を、ミーティング情報で置換していきます。
   先ずは「置換条件を再取得」をクリック。
   これにより、選択した雛形書類の置換対象（{}部分）が項目として表示されます。

9. 「置換後の文字列」に各アウトプットを設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」から、置換対象に合う項目を選択していきましょう。
   {参加者_1}{参加者_2}のようにリストになっている項目は、コンマ区切りで置換後の文字列を設定します。
   ※ 「出席者に招待されているメールアドレス」はコンマ区切りで取得されるため、項目を設定するだけでリスト形式になります。

10. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

11. テストに成功すると、指定したOneDriveのフォルダ内に、置換された書類がPDFとGoogleドキュメントとで発行され、「取得した値」にファイル情報が追加されます。

12. 「ダウンロード」をクリックし、ダウンロードしたPDFの置換内容が正しいことを確認しましょう。
    ※ 発行されるPDFのイメージ

13. 期待する書類が発行されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ6：書類のアップロード

最後に、発行した参加者リストをOneDriveにアップロードしましょう。

1. OneDriveの「ファイルをアップロード」をクリック。

2. 適宜「タイトル」を変更。
3. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

4. 「ドライブID」に、発行書類を格納するドライブのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoftアカウントから候補が表示されますので、対象となるドライブIDを選択してください。

5. 「格納先フォルダのアイテムID」に発行書類を格納するフォルダのアイテムIDを設定。
   ドライブIDと同様に、入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoftアカウントから候補が表示されるので、対象となるフォルダを選択します。
   ※ 候補に対象が表示されない場合は、「格納先フォルダ名」にフォルダ名か、フォルダ名の一部を設定してください。

6. 「ファイル名」にはデフォルトで、ステップ5で設定した「出力ファイル名」が設定されています。
   変更する場合は、アウトプットなどを用いて重複しないファイル名にしてください。
7. 「ファイルの添付方法」にもデフォルトで、ステップ5で発行した書類が設定されています。
   このままの設定で、変更は要りません。
8. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

9. テストに成功すると、OneDriveの指定したフォルダにPDFがアップロードされます。
   ※ OneDriveにアップロードされたPDF

10. 正しいファイルがアップロードされていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ7：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Zoomのミーティング終了後に、参加者リストのPDFがOneDriveにアップロードされていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

ZoomやOneDriveのAPIを使ったその他の自動化例

ZoomやOneDriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Zoomを使った自動化例

ミーティング終了後に文字起こしデータをNotionに自動保存したり、レコーディングURLをSlackに通知するなどの自動化が可能です。また、Googleスプレッドシートに行が追加された際にZoomウェビナーへ自動で登録者を追加したり、ミーティングの録画データをDropboxに保存する仕組みも構築できます。

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OneDriveを使った自動化例

OutlookやGmailで受信した添付ファイルを自動でアップロードしたり、メール経由のファイルをYoomメールに転送して保存するといった自動化が可能です。また、OneDriveにファイルが格納された際にMicrosoft TeamsやDiscordへ通知する仕組みや、DocuSignで締結された書類をOneDriveに自動保存するフローも構築できます。

[[74065,88224,81493,82068,172075]]

まとめ

この記事では、「Zoomの参加者リストをOneDriveに自動で保存する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Zoomのミーティング終了をトリガーに、参加者情報をリスト化し、OneDriveに自動保存することで、手作業によるファイル整理の手間を省けるだけでなく、情報の取りこぼしや共有漏れといったヒューマンエラーの防止にもつながります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したようなファイル管理の自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。</span>定期的な会議の記録整理や、通知・共有業務など、さまざまなシーンに合わせた自動化がすぐに導入できるのも魅力です。
「毎回の会議後の処理が面倒」「参加者情報の保存を自動化したい」「業務の抜け漏れを減らしたい」とお悩みの方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化を検討してみてください。設定も簡単で、すぐに始められますよ！

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