とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomのミーティングやウェビナー終了後に参加者リストを自動でOneDriveに保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!
Zoomのミーティングが終了したら、参加者リストを作成しOneDriveに格納する
試してみる
■概要
「Zoomのミーティングが終了したら、参加者リストを作成しOneDriveに格納する」ワークフローは、Zoomミーティング終了後に自動で参加者リストを生成し、OneDriveに保存する業務ワークフローです。
Zoomミーティング後、参加者リストを手動で作成し保存する作業は、時間と手間がかかることがあります。
特に多数のミーティングを行う場合、効率的に管理するのは難しいでしょう。
そこで、このワークフローを活用することで、ミーティング終了時に自動的に参加者リストが作成され、OneDriveに整然と保存されます。
これにより、情報管理が簡素化され、業務の効率化やエラーの防止が期待できます。
あらゆるチームやプロジェクトでの利用に適しており、日常業務をスムーズに進めるサポートをします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して頻繁にミーティングを行い、参加者リストの作成や管理に手間を感じている方
・OneDriveを活用して、ミーティング関連の情報を一元管理したいチームリーダーや管理者の方
・業務プロセスの自動化を通じて、ミーティング後の作業効率を向上させたい方
・Zoomミーティングの記録や資料管理に時間を節約したい事務担当者の方
■注意事項
・Zoom、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
・詳細はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Zoomミーティングが終わるたびに、参加者リストを手動でダウンロードしてOneDriveに保存するのが面倒…」
「ファイル名の付け方や保存先を間違えて、後から探すのに苦労することがある」
このように、Zoomでのオンライン会議やウェビナー後の参加者情報の管理、特にOneDriveへの保存作業に、手間や課題を感じていませんか?
もし、Zoomミーティングやウェビナーが終了するたびに、参加者リストが自動でOneDriveの指定フォルダに保存される仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、議事録作成やフォローアップといった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう!
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう会議の参加者リストを出力する方法
Zoom会議に出席したメンバーの情報を一覧できるリストを取得したい場合、Zoomのレポート機能で出力するのがよく知られた方法でしょう。
Zoom内の操作で完結するため、手早く済む作業といえますが、PDFへの変換やストレージツールへの格納が必要となった場合、別途手動作業が発生します。
工数が嵩張り、時間がかかるのが負担になっている方もいるかもしれません。
全てのプロセスをシームレスに行いたいと考えた時に、Yoomの自動化フローボットが解決策となる可能性があります。
ZoomとOneDriveを連携する自動化の方法
ZoomとOneDrive間で発生する参加者リストの管理といったデータ連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します!
ミーティング後の情報整理の効率化や、参加者データの確実な保管を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひお試しください!
Zoomの参加者リストをOneDriveに自動で保存する
Zoomでのミーティングやウェビナーが終了した際に、その参加者情報をリストとして自動的に作成し、OneDriveの指定されたフォルダへ保存するフローです。
手作業によるファイルのダウンロードやアップロード、整理の手間をなくし、会議後の迅速な情報共有と確実なデータ保管を実現します!
Zoomのミーティングが終了したら、参加者リストを作成しOneDriveに格納する
試してみる
■概要
「Zoomのミーティングが終了したら、参加者リストを作成しOneDriveに格納する」ワークフローは、Zoomミーティング終了後に自動で参加者リストを生成し、OneDriveに保存する業務ワークフローです。
Zoomミーティング後、参加者リストを手動で作成し保存する作業は、時間と手間がかかることがあります。
特に多数のミーティングを行う場合、効率的に管理するのは難しいでしょう。
そこで、このワークフローを活用することで、ミーティング終了時に自動的に参加者リストが作成され、OneDriveに整然と保存されます。
これにより、情報管理が簡素化され、業務の効率化やエラーの防止が期待できます。
あらゆるチームやプロジェクトでの利用に適しており、日常業務をスムーズに進めるサポートをします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して頻繁にミーティングを行い、参加者リストの作成や管理に手間を感じている方
・OneDriveを活用して、ミーティング関連の情報を一元管理したいチームリーダーや管理者の方
・業務プロセスの自動化を通じて、ミーティング後の作業効率を向上させたい方
・Zoomミーティングの記録や資料管理に時間を節約したい事務担当者の方
■注意事項
・Zoom、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
・詳細はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomのミーティングが終了したら、特定の会議の参加者リストを作成しOneDriveに格納する
試してみる
■概要
「Zoomのミーティングが終了したら、特定の会議の参加者リストを作成しOneDriveに格納する」フローは、Zoomミーティング後の参加者情報管理を自動化する業務ワークフローです。
Zoomを利用した会議後、参加者リストの作成やデータの整理には手間がかかります。
特に複数の会議を定期的に開催していると、参加者情報の管理が煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、ミーティング終了後に自動で参加者リストを生成し、OneDriveに安全に保存できます。
これにより、手動でのデータ入力やファイル管理の手間を大幅に削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に使用し、会議ごとに参加者リストを作成する業務を担当している方
・参加者情報を一元管理したいと考えているIT管理者やオフィススタッフの方
・データの手動入力やファイル保存に時間を取られており、自動化による業務改善を目指している方
・OneDriveを既に利用しており、他のアプリとの連携を強化したいと考えている方
・ミーティング後のフォローアップやデータ共有を円滑に行いたいチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Zoom、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
・詳細はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomのウェビナーが終了したら、参加者リストを作成しOneDriveに格納する
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■概要
「Zoomのウェビナーが終了したら、参加者リストを作成しOneDriveに格納する」フローは、ウェビナー後の参加者データ管理を自動化する業務ワークフローです。
Zoomで開催したウェビナーの終了時に、自動的に参加者リストを抽出し、OneDriveに安全に保存します。
これにより、手動でのデータ整理や保存作業を省略し、効率的かつ確実に情報を管理できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して定期的にウェビナーを開催しているイベント運営者の方
・参加者リストの管理に手間を感じているマーケティング担当者の方
・ウェビナー終了後のデータ保存作業を自動化したいIT管理者の方
・OneDriveを既に活用しており、他のツールとの連携を検討しているビジネスユーザーの方
■注意事項
・Zoom、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoomミーティング終了時に参加者リストをOneDriveへ自動保存するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、Zoomミーティングが終了した際に、その参加者リストを自動で作成しOneDriveに格納するフローを解説していきます!
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- 使用するアプリのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーと各アクション(ミーティング情報の取得・書類発行・アップロード)の設定
- フロー稼働の準備
Zoomのミーティングが終了したら、参加者リストを作成しOneDriveに格納する
試してみる
■概要
「Zoomのミーティングが終了したら、参加者リストを作成しOneDriveに格納する」ワークフローは、Zoomミーティング終了後に自動で参加者リストを生成し、OneDriveに保存する業務ワークフローです。
Zoomミーティング後、参加者リストを手動で作成し保存する作業は、時間と手間がかかることがあります。
特に多数のミーティングを行う場合、効率的に管理するのは難しいでしょう。
そこで、このワークフローを活用することで、ミーティング終了時に自動的に参加者リストが作成され、OneDriveに整然と保存されます。
これにより、情報管理が簡素化され、業務の効率化やエラーの防止が期待できます。
あらゆるチームやプロジェクトでの利用に適しており、日常業務をスムーズに進めるサポートをします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して頻繁にミーティングを行い、参加者リストの作成や管理に手間を感じている方
・OneDriveを活用して、ミーティング関連の情報を一元管理したいチームリーダーや管理者の方
・業務プロセスの自動化を通じて、ミーティング後の作業効率を向上させたい方
・Zoomミーティングの記録や資料管理に時間を節約したい事務担当者の方
■注意事項
・Zoom、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
・詳細はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
前準備:参加者リストの雛形書類
参加者リストを作成するにあたって、雛形となる書類の準備が必要です。
Googleドキュメントで参加者リストの雛形書類を作成してください。
{}で囲んだ項目がミーティング情報で置換されます。
雛形書類の作成方法について。
下図の雛形の場合、{日付}・{トピック}・{開始時間}・{終了時間}・{参加者_1}などが置換対象です。
ステップ1:使用するアプリのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
<Zoomの登録方法>
以下の解説をご参照ください。
このまま、残り二つのアプリも同じように登録を進めていきましょう。
<OneDriveの登録方法>
以下の解説をご参照ください。
<Google ドキュメントの登録方法>
アプリ一覧画面でGoogle ドキュメントを検索して選択して「Sign in with Google」をクリック。
Googleのログイン画面が表示されます。雛形書類を作成したGoogleアカウントを選択してください。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
Googleアカウントとの連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
ここで今回使用するアプリが「マイアプリ」に追加されていることを確認してください。
これで、このフローで使用する3つのアプリがマイアプリに登録されました。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Zoomのミーティングが終了したら、参加者リストを作成しOneDriveに格納する
試してみる
■概要
「Zoomのミーティングが終了したら、参加者リストを作成しOneDriveに格納する」ワークフローは、Zoomミーティング終了後に自動で参加者リストを生成し、OneDriveに保存する業務ワークフローです。
Zoomミーティング後、参加者リストを手動で作成し保存する作業は、時間と手間がかかることがあります。
特に多数のミーティングを行う場合、効率的に管理するのは難しいでしょう。
そこで、このワークフローを活用することで、ミーティング終了時に自動的に参加者リストが作成され、OneDriveに整然と保存されます。
これにより、情報管理が簡素化され、業務の効率化やエラーの防止が期待できます。
あらゆるチームやプロジェクトでの利用に適しており、日常業務をスムーズに進めるサポートをします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して頻繁にミーティングを行い、参加者リストの作成や管理に手間を感じている方
・OneDriveを活用して、ミーティング関連の情報を一元管理したいチームリーダーや管理者の方
・業務プロセスの自動化を通じて、ミーティング後の作業効率を向上させたい方
・Zoomミーティングの記録や資料管理に時間を節約したい事務担当者の方
■注意事項
・Zoom、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
・詳細はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面(フローボット)が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3:トリガーアクションの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
※ Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。現在、以下のアクションはZoomの有料プランのみの対応となっています。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する(詳細はこちら)
- Zoomの「ミーティングが終了したら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
- 連携アカウントとトリガーアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、Zoom終了時により早く参加者リストの格納が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「メールアドレス」に、連携しているZoomアカウントのメールアドレスを設定。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に最新のミーティングの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数として使用できるようになります。
取得した値について
※ 下図の例では取得した値は追加されていません。
※ 取得した値が追加されている場合のイメージ
- 最新のミーティング情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4:詳細情報の取得
ステップ3で取得したミーティングIDを元に、ミーティングの参加者を取得していきます。
- Zoomの「ミーティングの詳細情報を取得」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「ミーティングID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したミーティングIDが設定されています。
アウトプットを利用することで、フローが稼働する度に新しい値(終了したミーティングのID)が入ります。
- 変更は行わず、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」にミーティングの詳細情報が追加されます。
※ 下図の例では取得した値は追加されていません。
- 「出席者に招待されているメールアドレス」に参加者のメールアドレスがリスト形式で取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5:書類の発行
では、これまでに取得した情報を用いて、参加者リストを作成しましょう。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントを確認。
- 雛形書類の連携の「ドキュメントのファイルID」に、前準備で用意した雛形書類のファイルIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されますので、対象となるファイルIDを選択してください。
検索欄にファイル名を入力すると、検索が楽になります。
※ ファイルIDはOneDriveのファイルURL(/d/{{ID部分}})でも確認できます。
- 発行書類の「格納先のGoogle DriveフォルダID」に参加者リストの発行先フォルダのID設定。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントから候補が表示されますので、対象となるフォルダIDを選択してください。
※ フォルダIDはGoogle DriveのフォルダURL(/folders/{{ID部分}})でも確認できます。
- 「出力ファイル名」に、アウトプットなどを用いた重複しない名称を設定。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」タブから、各アクションで取得した値が選択可能です。
※ タイトルを変更している場合は、変更後のタイトルが表示されます。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 追加された値}}という形で追加されます。
「日付」タブから任意の日付を追加することもできます。
- 設定を終えたら、「次へ」をクリック。
- 雛形書類の置換対象を、ミーティング情報で置換していきます。
先ずは「置換条件を再取得」をクリック。
これにより、選択した雛形書類の置換対象({}部分)が項目として表示されます。
- 「置換後の文字列」に各アウトプットを設定。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」から、置換対象に合う項目を選択していきましょう。
{参加者_1}{参加者_2}のようにリストになっている項目は、コンマ区切りで置換後の文字列を設定します。
※ 「出席者に招待されているメールアドレス」はコンマ区切りで取得されるため、項目を設定するだけでリスト形式になります。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、指定したOneDriveのフォルダ内に、置換された書類がPDFとGoogleドキュメントとで発行され、「取得した値」にファイル情報が追加されます。
- 「ダウンロード」をクリックし、ダウンロードしたPDFの置換内容が正しいことを確認しましょう。
※ 発行されるPDFのイメージ
- 期待する書類が発行されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ6:書類のアップロード
最後に、発行した参加者リストをOneDriveにアップロードしましょう。
- OneDriveの「ファイルをアップロード」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「ドライブID」に、発行書類を格納するドライブのIDを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoftアカウントから候補が表示されますので、対象となるドライブIDを選択してください。
- 「格納先フォルダのアイテムID」に発行書類を格納するフォルダのアイテムIDを設定。
ドライブIDと同様に、入力欄をクリックすると、連携しているMicrosoftアカウントから候補が表示されるので、対象となるフォルダを選択します。
※ 候補に対象が表示されない場合は、「格納先フォルダ名」にフォルダ名か、フォルダ名の一部を設定してください。
- 「ファイル名」にはデフォルトで、ステップ5で設定した「出力ファイル名」が設定されています。
変更する場合は、アウトプットなどを用いて重複しないファイル名にしてください。
- 「ファイルの添付方法」にもデフォルトで、ステップ5で発行した書類が設定されています。
このままの設定で、変更は要りません。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、OneDriveの指定したフォルダにPDFがアップロードされます。
※ OneDriveにアップロードされたPDF
- 正しいファイルがアップロードされていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ7:フロー稼働の準備(トリガーをONに設定)
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました!」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Zoomのミーティング終了後に、参加者リストのPDFがOneDriveにアップロードされていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます!
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
ZoomやOneDriveのAPIを使ったその他の自動化例
ZoomやOneDriveのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Zoomを使った自動化例
ミーティング終了後に文字起こしデータをNotionに自動保存したり、レコーディングURLをSlackに通知するなどの自動化が可能です。また、Googleスプレッドシートに行が追加された際にZoomウェビナーへ自動で登録者を追加したり、ミーティングの録画データをDropboxに保存する仕組みも構築できます。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、Slackの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしの結果をNotionに保存します。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
「Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する」ワークフローは、ZoomとDropboxの連携を活用して、会議録画の管理を効率化します。
ミーティング終了後、自動的に録画データがDropboxに保存されるため、手動での転送作業やデータ管理の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング録画を効率的に管理したいビジネスパーソン
・録画データの保存や共有に時間を取られているチームリーダー
・Dropboxを既に活用しており、他のツールとの連携を強化したい企業
・ミーティング後のデータ整理を自動化して、業務効率を向上させたい管理者
・手動でのデータ保存作業を減らし、よりクリエイティブな業務に集中したい方
■注意事項
・Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OneDriveを使った自動化例
OutlookやGmailで受信した添付ファイルを自動でアップロードしたり、メール経由のファイルをYoomメールに転送して保存するといった自動化が可能です。また、OneDriveにファイルが格納された際にMicrosoft TeamsやDiscordへ通知する仕組みや、DocuSignで締結された書類をOneDriveに自動保存するフローも構築できます。
Docusignで書類が締結したら、書類をOneDriveに格納する
試してみる
Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。
Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する
試してみる
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。
OneDriveにファイルが格納されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
「OneDriveにファイルが格納されたら、Discordに通知する」フローは、ファイル管理とチームコミュニケーションを自動で連携させる業務ワークフローです。
OneDriveに新しいファイルが追加された際に、自動でDiscordへ書き込み通知が送信されるため、チームメンバー全員が最新のファイル情報を迅速に共有できます。これにより、情報の伝達漏れを防ぎ、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとDiscordを日常的に利用しているチームや組織の方
・ファイルの更新や追加時に即時の通知が必要な管理者の方
・手動での通知作業を省き、業務効率を向上させたい方
・チーム内の情報共有を強化し、コミュニケーションを円滑にしたいIT担当者の方
・プロジェクト管理やファイル共有において、自動化を活用したいビジネスパーソンの方
■注意事項
・OneDriveとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
まとめ
この記事では、「Zoomの参加者リストをOneDriveに自動で保存する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Zoomのミーティング終了をトリガーに、参加者情報をリスト化し、OneDriveに自動保存することで、手作業によるファイル整理の手間を省けるだけでなく、情報の取りこぼしや共有漏れといったヒューマンエラーの防止にもつながります。
Yoomには、今回ご紹介したようなファイル管理の自動化以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。定期的な会議の記録整理や、通知・共有業務など、さまざまなシーンに合わせた自動化がすぐに導入できるのも魅力です。
「毎回の会議後の処理が面倒」「参加者情報の保存を自動化したい」「業務の抜け漏れを減らしたい」とお悩みの方は、ぜひYoomのテンプレートを活用した自動化を検討してみてください。設定も簡単で、すぐに始められますよ!
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか?
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関連記事:Notionと連携したフローを紹介した記事
よくあるご質問
Q:特定のミーティングだけを自動化の対象にできますか?
A:「分岐アクション」を組み込むことで、例えば特定のタイトルキーワードの会議だけを対象することも可能となります。
・「分岐」の設定方法
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q:リストは他のアプリでも作成できますか?
A:はい、可能です!
「書類を発行する」オペレーションで設定できるアプリは、以下3つです。
Google スプレッドシート
Microsoft Excel
Googleドキュメント
Wordで作成した雛形がある場合は、該当ファイルを一度GoogleドキュメントにアップロードしてからYoomと連携することにより、WordファイルからPDFの自動リスト発行が可能です。
「書類を発行する」の設定方法
Q:連携が失敗した場合の通知や再実行は可能ですか?
A:フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
・Slack・Chatworkへの通知設定
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
・エラーの対応方法
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。