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自身のカレンダーとにらめっこしながら空き枠を探し、テキストに手打ちして日程調整するだけで1日が終わってしまった……。
営業や採用担当者の方であれば、そんな日程調整地獄に一度は頭を悩ませたことがあるのではないでしょうか。候補日をピックアップする作業は意外と時間がかかるうえに、予定が埋まってしまうと再調整が必要になるなど、手間がかかる業務の代表格です。
本記事では、そんな日程調整の一次対応をAIエージェントで自動化し、カレンダー確認の手間を減らす方法をご紹介します。
まずは実際のテンプレートを使って、どのような自動化ができるのか体験してみてください。
Googleカレンダーから指定期間の予定を取得し、営業時間や休憩時間を考慮した上で、空き時間を正確に算出する日程調整候補算出アシスタントのAIワーカーです。
AIがカレンダーの空き枠を自動で計算してくれるため、手作業で探す手間が省けます。
Googleカレンダーから指定期間の予定を把握し、自社のルールに沿って最適な候補日時を導き出すAIワーカーです。営業時間や会議の種類に応じた所要時間の確保をAIが自ら判断して実行するため、日程調整の正確性向上や工数削減を実現したい方におすすめです。
Gmailで日程調整依頼を受信したら、AIワーカーで空き枠を抽出して自動返信し、さらにMicrosoft Teamsへ通知するまでのフローを丸ごと自動化したテンプレートです。
AIを用いた日程調整の自動化には、単なる時短以上の大きなメリットが存在します。
人間が手作業でカレンダーを確認すると、どうしてもすでに予定が入っている枠を提案してしまった・日付と曜日を書き間違えたといったヒューマンエラーが発生しがちです。
ですが、AIエージェントに任せることで、最新のカレンダー情報から空き枠を抽出し、手作業による書き間違いや見落としを最小限に抑えたスムーズな候補日算出が可能になります。
「打ち合わせをお願いしたい」などという顧客からのメールに対し、AIがカレンダーを読み取って空き時間を抽出し、最適な候補日を提示するメールを自動送信します。
そして対応完了をMicrosoft Teamsに通知することで、営業担当者は候補日を探す・メールを書くといった事務作業から解放され、シームレスに商談獲得へと繋げることができ、相手をお待たせしません。
ここからは、実際にYoomを使ってメール本文をもとに、空き時間のリストを抽出して送信する手順をご紹介します。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleカレンダー / Gmail / Microsoft Teams
[Yoomとは]
1. テンプレートをコピーする
2. 基本設定を行う
3. AIへのマニュアルを作成する
4. 使用ツールを連携する
まずは、以下のバナーからAIワーカーをコピーしてください。
Googleカレンダーから指定期間の予定を把握し、自社のルールに沿って最適な候補日時を導き出すAIワーカーです。営業時間や会議の種類に応じた所要時間の確保をAIが自ら判断して実行するため、日程調整の正確性向上や工数削減を実現したい方におすすめです。
AIワーカーのコピーに成功すると、以下のようなチャット画面が表示されます。なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
作成するAIワーカーに名前と役割を与えます。基本的な内容はすでに記載してありますので、そのまま使ってもOKです。
テンプレートでは、以下のような内容に設定されています。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
※AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
名前は、そのAIワーカーに任せる業務・処理がひと目でわかるような内容にするのがおすすめです。
社内で親しみやすい名前（例：日程調整アシスタントなど）を付けておくと、実際に依頼する際にもわかりやすくなります。
役割は、AIワーカーの「初期設定」のようなもので、ここに記載した内容がAIワーカーの処理やアウトプットに影響します。
役割を適切に指定することで思い通りの結果を得られやすくなるので、なるべく具体的に記載しましょう。
説明はメモとして使用できます。AIワーカーの処理には影響しませんので、ほかの社員や自分が今後使用するときのために、必要に応じて記載しておくとよいでしょう。
次にAIワーカーのマニュアルを設定します。マニュアルとは、AIワーカーが実際に処理をするための手順書のこと。
AIワーカーの処理精度を大きく左右する部分なので、とても重要なステップです。
マニュアルを編集するには、実行マニュアルの「日程調整候補算出アシスタント」ボタンの右端にある鉛筆マークをクリックしましょう。
マニュアルの設定画面が表示されます。
「マニュアル名」はこのままでも良いですし、よりわかりやすい名前にしてもOKです。
「内容」は処理精度を決める肝となる部分なので、なるべく具体的に記載しましょう。
単に「空き時間を探して」と指示するのではなく、「営業時間（例：10時〜19時）内であること。AIにBusy（予定あり）の時間を取得させ、そこから休憩時間（例：12時〜13時）は除いてFree（空き時間）を計算させる」といった具体的な処理手順を記載することで、実務でそのまま使える精度の高い候補日を算出できるようになります。
マニュアルの作り方については、【AIワーカー】マニュアルの作成方法で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
AIが生成したテキストを処理するために必要なツール（Googleカレンダー）を連携します。画面の案内に従って、普段業務で使用しているアカウントを認証してください。
1. AIワーカー設定画面の「使用ツール」から該当のアプリを選択
2. 「連携アカウントを追加」からマイアプリ連携
Googleカレンダーと連携します。
「Googleカレンダー」と書かれているボタンの右端にある鉛筆マークをクリックしましょう。
すると以下のような画面が表示されます。
すでに連携されている場合は、連携するアカウント情報を確認してください。
連携していない場合は、「連携アカウントを追加」をクリックします。
連携方法は下記のナビをご覧ください。
GoogleカレンダーはGoogle スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
ナビはフローボットからマイアプリ連携する内容になっていますが、「連携アカウントを追加」クリック以降の手順は同じです。
「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」にアカウントが表示されていればマイアプリ連携完了です！
下にスクロールし「指定したカレンダーの予定占有時間を取得する」をクリックします。
下記の画面が表示されるので設定しましょう。
カレンダーまたはグループ一覧は固定値で設定しています。
設定できたら「保存」をクリックします。
これでマイアプリ連携は完了です！
より詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Googleカレンダーと連携すると出来ること | Yoomヘルプセンター
設定が完了したら、AIワーカーのチャット画面を開き、「1on1MTGの設定をお願い致します。予定を入れることのできる候補日を出力してください。」のように指示を出してみましょう。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。
詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
AIワーカー単体でも便利ですが、Yoomの「フローボット」機能に組み込むことで、依頼の受付から返信までを一気通貫で自動化できます。
今回は、Gmailでのメール受信をトリガーにして、AIワーカーの空き枠抽出、Gmailでの自動返信、Microsoft Teamsへの完了通知を行ないます。
従来のフローボット機能ではアクションを何個も設定したり、通知先に応じて分岐させたりと複雑な設定が必要ですが、AIワーカーを活用することで簡単に日程調整業務を任せることができます！
まずは、以下のバナーをクリックし、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
連携するアカウントを指定し、「特定の件名」や「特定の送信者」など、どのようなメールが届いた時にこのフローを起動するかという条件を指定します。
まずは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
すでに連携されている場合は、連携するアカウント情報を確認してください。
連携していない場合は、「連携アカウントを追加」をクリックします。
連携できたらアクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を入力してください。
ここでGmailに進み、テストメールを送信します。
フローに戻りテストします。
メール内容が反映していればOKです!
保存をクリックしてください。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここでは、受信したメールの本文をAIワーカーに渡し、「このメールに対して、提案する空き枠を作成して」などと指示するように設定することで、相手の要望に応じた文面を自動生成します。
「日程調整候補算出アシスタント」をクリックしてください。
鉛筆マークをクリックすると、AIワーカーの設定画面が表示されます。
説明・役割・マニュアルは設定されているので、このまま使用することが可能です。
中身を調整したい場合は、日程調整候補算出アシスタント担当のAIワーカーを作ってみようの見出しを参考にして設定してみてくださいね。
また、使用ツールのGoogleカレンダーはマイアプリ連携をする必要があります。
マイアプリ連携の手順についても、日程調整候補算出アシスタント担当のAIワーカーを作ってみようで解説していますので、参考にしてください。
マイアプリ連携やAIワーカーの基本的な設定が完了したら、「閉じる」をクリックします。
AIモデルを指定します。
Gemini・ChatGPT・Claudeのモデルをプルダウンで選択できます。
おすすめはGemini-3-Flashです。処理精度が高いうえタスク消費が少ないため、迷った際はこちらを選択しましょう。
AIワーカーへの指示を入力します。
処理手順や行動指針はマニュアルで設定しているので、ここではトリガーで取得した「件名」や「本文」の変数（取得した値）を、AIワーカーへの指示文（プロンプト）に引用（アウトプットとして埋め込み）します。
取得したい値は下記のように「氏名」と「空き時間のリスト」と設定しました。
なお、テスト実行でもタスクを消費しますのでご注意ください。
使用したタスクは、テスト実行後「再テスト」の左側に表示されます。
AIワーカーが作成した提案文面を使って、Gmailから返信メールを送信するアクションを設定します。
「メールを送る」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、メールの送信内容を確認してテストをクリックします。
赤枠の部分は、今回のフローで取得した値です。
ここに反映しているか確認しましょう。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
メールが送信できない場合、下記のヘルプも確認してください。
下記のようにメールが送られました。
最後に、対応が完了したことを社内のMicrosoft Teamsに通知します。
これにより、担当者はチャットを見るだけで状況を把握できるようになります。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
すでに連携されている場合は、連携するアカウント情報を確認してください。
連携していない場合は、「連携アカウントを追加」をクリックします。
連携方法は下記のナビをご覧ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
連携できたらアクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、チームID・チャネルIDを候補から選択します。
メッセージは取得した値を使って設定しましょう。
その他の部分は任意で設定してください。
メンションすることも可能です。
こちらもテストし、成功したら保存します。
Microsoft Teamsも確認しましょう。
無事に通知されましたね。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
自社の業務環境に合わせて、フローをさらに便利にアレンジすることも可能です。
メールの受信ではなく、候補者がWebフォームからエントリーや基本情報を入力したことをトリガー（起点）にして、面接日程の提案を自動化するカスタマイズです。
候補者がフォームに氏名やメールアドレスを送信すると、Yoomのフローが起動します。
AIワーカーが面接官のカレンダーから空き枠を抽出し、フォームに入力されたメールアドレス宛に面接日程の提案メールを自動で送信します。
手順
まず「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の×マークをクリックします。
トリガーを削除→変更→フォーム回答の順にクリックし、トリガーを変更しましょう。
ここからフォームの設定を行ないます。
フォームは用途にあわせてカスタマイズが可能です。
※Yoomフォームはプランにより設定可能なオプション項目が異なります。
詳細は「フォームの基本設定・オプション設定について」をご参照ください。
フォームへのアクセス権限は、トグルの切り替えで簡単に設定できます。
IP制限を有効にすると、指定したIPアドレスからのみアクセスできるように制御することが可能です。
次に進み、取得した値にテスト値を入力します。
ここで入力した値（＝取得した値）をもとに、後続ステップで日程調整候補を算出できます。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
次にフロー設定画面の「日程調整候補算出アシスタント」をクリックします。
下記の画面が表示されます。
本文の部分には、フォームトリガーで取得した値を選択します。
取得したい値は「空き時間のリスト」と設定しました。
こちらもテストし、成功したら保存します。
次に「メールを送る」をクリックします。
今回は宛先の引用方法が変わるため、下記のように設定しなおしています。
その後の手順は「AIワーカーをフローに組み込んでさらに自動化してみよう」の見出しをご確認ください。
面接日程の提案メールを送信したあと、候補者からの返信を待っている間に、面接当日に使用する「面接評価シート」を自動作成するカスタマイズです。
メール内容をもとに、Googleドキュメントで評価シートのフォーマットを自動生成します。
シートに基本項目を記載しておくことで、面接官の事前準備の手間が省け、より精度の高い面接を実施することが可能になります。
手順
「チャネルにメッセージを送る」直下の「＋」マークをクリックします。
下記の画面でGoogleドキュメントと検索します。
アプリが表示されたらクリックしましょう。
「新しいドキュメントを作成する」をクリックします。
下記の画面になるので、すでに連携されている場合は連携するアカウント情報を確認してください。
連携していない場合は、「連携アカウントを追加」をクリックします。
連携方法は下記のナビをご覧ください。
Google スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
連携できたらアクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、ドキュメントのタイトルを下記のように取得した値と組み合わせて設定します。
テストし、成功したら保存します。
無事に作成されています。
次に進み、「新しいドキュメントを作成する」直下の「＋」マークをクリックします。
その後は前述の手順と同様にアプリ名で検索し、「文末にテキストを追加」アクションを追加してください。
下記の画面が表示されたら連携するアカウント情報を確認し「次へ」をクリックしてください。
次に進み、ドキュメントIDを取得した値から設定します。
追加するテキストは固定値と取得した値を組み合わせました。
※固定値で設定した項目は、今後このフローで追加されるすべてのドキュメントに適用されます。
こちらもテストし、成功したら保存します。
ドキュメントに内容が追加されています。
AIを安全かつ正確に稼働させるためには、前提となるカレンダー運用のルール決めが欠かせません。
AIはカレンダー上で「空き」となっている時間を候補日として提案してしまいます。
そのため、移動時間や、集中して作業したいブロック時間など、予定を入れられたくない時間帯については必ずカレンダー上で予定ありとして登録しておきましょう。
また、AIが参照するカレンダーの範囲（共有カレンダーや祝日など）をあらかじめ明確に設定しておく運用ルールを決めておくことをおすすめします。
AIは非常に便利ですが、存在しない日付を提案したり、タイムゾーンを誤認したりする「ハルシネーション（もっともらしい嘘）」を出力する可能性がゼロではありません。
特に外部への連絡などの慎重を期す場面では、AIワーカーが作成した文面をすぐに送信せず、一度人間が内容を確認してから送信する「承認」フローを組み合わせる運用がおすすめです。
段階的に自動化を進めることで、安全性と効率化を両立させることが可能です。
AIワーカーを安全に運用するためには、各種アプリとの連携における適切な権限設定が重要です。「AIが参照できる情報の範囲を最小限に絞る」ことや、「連携用の専用アカウントを用意する」など、自社のセキュリティポリシーに準拠したルールを策定しましょう。
万全なセキュリティ対策を整えたうえで運用を開始することが、安心な活用への第一歩です。
日程調整の手間は、AIエージェントを活用することで削減できます。
まずはAIワーカーに自社ルールに基づいた空き日程を抽出させるところから小さく始め、徐々に完全自動化へとステップアップしていくのがおすすめです。
Yoomでは2週間の無料トライアルを実施しています。
この機会に、日程調整地獄から抜け出す第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
Q：提示する候補の「最大件数」を制限できる？
A：
はい、できます。
AIワーカーへの指示で、「直近の空き3件に絞ってください。」などと記載することで制限可能です。
Q：特定の「期間内」だけで候補を探せる？
A：
はい、できます。
こちらもAIワーカーへの指示で、「今日から5日以内に絞ってください。」などと記載することで実現可能です。
Q：AIが「夜間」の枠を提案するのを防げる？
A：
はい、防げます。
AIワーカーのマニュアル内に「Googleカレンダーの予定状況を確認し、営業時間や休憩時間などのルールに基づいて、指定期間内の空き時間を正確に抽出して提示してください。」や「判定基準に定める「基本営業時間」内であること」と設定してあるためです。
