Gmailで日程調整依頼を受信したら、AIワーカーで空き枠を抽出して自動返信しMicrosoft Teamsに通知する
Gmailで日程調整依頼を受信したら、AIワーカーで空き枠を抽出して自動返信しMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
顧客との日程調整は、商談獲得のための重要なステップである一方、カレンダーを確認して候補日を書き出し、メールを作成する作業には多くの手間と時間がかかります。対応が遅れると、競合他社に機会を奪われるリスクも生じます。このワークフローを活用すれば、Gmailで受け取った日程調整依頼に対し、AIがGoogleカレンダーから最適な空き枠を自動で抽出して即座に返信し、Microsoft Teamsへも通知します。日程調整にかかるリードタイムを短縮し、機会損失を防ぐことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの日程調整依頼が多く、カレンダーの空き枠を確認して手動で返信する作業に負担を感じている営業担当者の方
- 日程調整にかかるリードタイムを短縮し、スピーディーな商談獲得によって営業効率を向上させたいチームリーダーの方
- GoogleカレンダーやMicrosoft Teamsをフル活用して、社内外のコミュニケーションをよりスムーズに自動化したい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- AIが自動で空き枠の抽出を行うため、担当者がカレンダーを確認して候補日を書き出す手間を完全に排除できます。
- 日程調整の一次対応が即座に完了するため、顧客を待たせることなくシームレスな商談獲得に繋がり、営業の機会損失を軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleカレンダー、Microsoft TeamsとYoomを連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailの「新着メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、AIワーカーでGoogleカレンダーから空き時間を算出し提案文を作成するためのマニュアルを作成し、Googleカレンダーの「空き時間を検索する」アクションを使用ツールとして設定します。
- 次に、オペレーションでGmailの「メールを送信する」アクションを設定し、AIが作成した提案文を返信します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、対応完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、件名や本文に「打ち合わせ」や「相談」といった特定のキーワードが含まれる場合のみ起動するように条件を設定できます。
- AIワーカーへの指示を調整することで、提示する候補日の数や、打ち合わせの所要時間、前後のバッファ時間などを自由にカスタマイズ可能です。
- Microsoft Teamsの通知先チャネルを任意で設定し、営業チーム全体で調整状況を共有できるように構成できます。
■注意事項
- Gmail、Googleカレンダー、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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