【簡単設定】Google Chatでデータを自動で送信・転送する方法

データベース/CRMサービスのデータをGoogle Chatに自動で送信・転送する

データベースに新たな情報が追加されると、Google Chatへ自動で送信・転送することができます。
一日に何度も追加される場合、このフローが便利です。

フォームのデータをGoogle Chatに自動で送信・転送する

フォームの回答を自動でGoogle Chatに送信・転送できます。
大量の回答が来ても、問題なく対応できそうです。

Google Chatでデータを自動で送信・転送するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogle Chatでデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

<span class="mark-yellow">今回はGmailでメールを受信したら、Google Chatに通知するフローボットを作成していきます！</span>

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとGoogle Chatをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定およびGoogle Chatのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。

まず、ご利用中のGmailとYoomを連携していきます。Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Gmailと検索し、ログインしましょう。
その後、進んでいくと下記画面になるので、問題なければ続行をクリックします。

続いてGoogle Chatと連携します。

こちらを参考に、設定をお願いします。
※Google Chatとの連携は、Google Workspace環境でのみご利用いただけます。

GmailとGoogle Chatの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。

ステップ2:テンプレートのコピー

ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。

OKを選択し、次に進みましょう。

テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

フロー設定をする前に、あらかじめGmailのラベル設定をしておきましょう！
画像のマークをクリックし、「連絡事項」を含むメールを条件にフィルタを作成します。

以下のように設定することで、メールに「連絡事項」が含まれている場合に分類できるようになります。

ラベルを付ける項目で新規ラベルを作成し、下記のように設定しましょう。

これでラベルの作成は完了です。次からフローの詳細設定に移ります！

ステップ3:Gmailのトリガー設定‍

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」を選択しましょう。

連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。必須項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔:ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
• ラベル:先ほど設定した、連絡事項を候補から選択します。

ここでGmailにラベルの条件に合致するテストメールを送信してみましょう。

フローボットに戻り、「テスト」をクリックします。

正しく連携できていると、画面下部のアウトプットに予定情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、GmailとGoogle Chatのデータ連携を実現していきます！
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター‍

ここまでできたら保存しましょう。

ステップ4:Google Chatに送信する設定

続いて、Gmailの受信内容をGoogle Chatに送信する設定を行なうため「メッセージを送信」をクリックします。

先ほどと同様、連携アカウント情報を確認し、次に進みます。

次に、必須項目を設定していきましょう。

• スペースのリソース名:表示される候補から選択してください。

• メッセージ内容:下記のようにアウトプットを利用します。

※アウトプットから選択した項目は赤枠のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
件名などを手打ちで入力してしまうとそれが毎回通知されてしまうため、項目名以外のトリガーから取得した項目は必ずアウトプットから選択してください。

設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Google Chatに通知されるのでご注意ください。

ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了

以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知されるかを確認してみましょう。

以上が「Gmailでメールを受信したら、Google Chatに通知する」方法でした。

Google Chatを使った便利な自動化例

「通知が遅れる」「返信が抜ける」といった業務の悩みを、Google Chatの自動連携で解決。メールやフォームの対応漏れを防ぎ、情報共有をスムーズにします。

終わりに

Google Chatと他のアプリをつなげることで、情報の共有や業務の連携がぐっとスムーズになります。
今回ご紹介したように、Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても、自分に合った連携フローを手軽に作成できます。

メールの通知をChatに送るなど、ちょっとした工夫でチームの業務もぐんと快適になるはずです。
まずはYoomに無料登録して、あなたの仕事にも役立つ自動化を体験してみてください。

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