・
「Boxに新しいファイルをアップロードするたびに、Google Chatで関係者に通知を送っている…」「重要なファイルだからこそ通知が必須なものの、毎回手作業でメッセージを作成して投稿するのは面倒…」
このように、BoxとGoogle Chatの情報連携に手間を感じていませんか？
もし、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、関連するGoogle Chatのスペースへ必要な情報を自動で通知する仕組みがあれば、通知漏れや連絡の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、より迅速で確実な情報共有体制を構築できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。この記事を参考に、面倒な手作業をなくし、より重要な業務に集中できる環境を手に入れましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとGoogle Chatを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
Boxにプロジェクト関連のファイルをアップロードした後、情報共有のために手動でGoogle Chatのスペースを作成する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけとして、Google Chatのスペース作成を自動化するためのものです。定型的ながらも重要な情報共有の初動を自動化することで、作業の効率化とコミュニケーションの迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有後のコミュニケーションを円滑にしたい方
・手動でのスペース作成による手間の削減や、連絡漏れのリスクをなくしたいチームリーダーの方
・プロジェクトに関する情報共有のプロセスを自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Box と Google Chat を連携してできること
BoxとGoogle ChatのAPIを連携させると、これまで手動で行っていたファイル共有に関するコミュニケーションを自動化できます。
例えば、Boxに特定のファイルが追加された瞬間に、指定したGoogle Chatのスペースへファイル情報やリンクを自動で投稿するといったことが可能になり、チーム内の情報共有を効率化します。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxにファイルがアップロードされたら、Google Chatにスペースを作成する
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、そのファイル専用のGoogle Chatスペースを自動で作成し、関係者へ通知する連携です。
ファイルごとの議論や確認作業を特定のスペースに集約できるため、情報が分散せず、コミュニケーションがスムーズになります。
■概要
Boxにプロジェクト関連のファイルをアップロードした後、情報共有のために手動でGoogle Chatのスペースを作成する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけとして、Google Chatのスペース作成を自動化するためのものです。定型的ながらも重要な情報共有の初動を自動化することで、作業の効率化とコミュニケーションの迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有後のコミュニケーションを円滑にしたい方
・手動でのスペース作成による手間の削減や、連絡漏れのリスクをなくしたいチームリーダーの方
・プロジェクトに関する情報共有のプロセスを自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Boxに特定条件のファイルがアップロードされたら、Google Chatにスペースを作成する
特定のフォルダにファイルがアップロードされた場合や、ファイル名に「契約書」「報告書」といった特定のキーワードが含まれる場合にのみ、Google Chatのスペースを自動作成する、より高度な連携です。
あらゆるファイルに反応するのではなく、重要なファイルが追加された時だけ自動化を実行するため、不要な通知やスペースの乱立を防ぎ、本当に注意すべき情報だけをチームで共有できます。
■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際、関係者への連絡やGoogle Chatでの専用スペース作成を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかるだけでなく、対応の遅れや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、特定の条件に基づいてGoogle Chatのスペース（Box）を自動で作成します。ファイル共有に関する一連の業務を自動化し、迅速で確実な情報共有体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有に関するコミュニケーションを効率化したいと考えている方
・プロジェクト単位など、特定の目的でGoogle Chatのスペース（Box）を作成・運用しているチームの管理者の方
・手作業によるスペース作成や通知業務に課題を感じ、自動化によってコア業務に集中したい方
■注意事項
・Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Box と Google Chat の連携フローを作ってみよう
それでは、実際にBoxとGoogle Chatを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう。今回は、プログラミング不要で誰でも簡単に設定できる業務自動化ツール「Yoom」を使用します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、Google Chatにスペースを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要
Boxにプロジェクト関連のファイルをアップロードした後、情報共有のために手動でGoogle Chatのスペースを作成する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけとして、Google Chatのスペース作成を自動化するためのものです。定型的ながらも重要な情報共有の初動を自動化することで、作業の効率化とコミュニケーションの迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有後のコミュニケーションを円滑にしたい方
・手動でのスペース作成による手間の削減や、連絡漏れのリスクをなくしたいチームリーダーの方
・プロジェクトに関する情報共有のプロセスを自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
ステップ1：BoxとGoogle Chatのマイアプリ連携
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Boxを検索しましょう。
Boxを選択したら、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックします。
次に、「Boxへのアクセスを許可」をクリックすると、マイアプリ登録の完了です。
続いて、Google Chatを検索し、Google Chat（OAuth）を選択します。
Google Chat（OAuth）を選択したら、「Sign in with Google」をクリックし、次に進みます。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
Client IDとClient Secretを入力してください。
※Google Chatとの連携については、Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
Client IDとClient Secretを入力すると、アカウントの選択に進みます。
追加アクセスを求められる場合がありますので、内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
■概要
Boxにプロジェクト関連のファイルをアップロードした後、情報共有のために手動でGoogle Chatのスペースを作成する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけとして、Google Chatのスペース作成を自動化するためのものです。定型的ながらも重要な情報共有の初動を自動化することで、作業の効率化とコミュニケーションの迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有後のコミュニケーションを円滑にしたい方
・手動でのスペース作成による手間の削減や、連絡漏れのリスクをなくしたいチームリーダーの方
・プロジェクトに関する情報共有のプロセスを自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Boxのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「フォルダのコンテンツID」を手動で入力します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。
※エラーが発生する場合は、Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについてを参考に、登録済みのWebhookIDを削除してください。
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定です。
指定したフォルダに、初回時とは別のファイルをアップロードし、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値（＝アウトプット）」は、後のフローで使用可能です。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Google Chatのアクション設定
Google Chatに、スペースを作成するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「スペースを作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「追加するメンバー情報」を手動で入力し、「スペースの表示名」は取得した値から選択します。
Boxでアップロードされたファイル名をスペースの表示名にすることで、承認者や関連部署のメンバーは、スペース名を見ただけで、どの請求書に関する議論かを一目で把握できます。
また、取得した値を活用することで、毎回変わる情報に合わせたスペースの表示名の作成が可能になります。
テストを実行し、Google Chatにスペースが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Google Chat のデータを Box に連携したい場合
今回はBoxからGoogle Chatへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Chatでのやり取りを起点としてBox側にアクションを起こす自動化も可能です。必要に応じて、下記のテンプレートもぜひご活用ください。
Google Chatでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する
Google Chatの特定のスペースにメッセージが投稿されたことをトリガーとして、Boxに新しいフォルダを自動作成する連携です。
例えば、新しいプロジェクトに関するキックオフメッセージが投稿された際に、そのプロジェクト用のフォルダを自動で生成することで、関連資料を格納する場所を素早く確保し、手作業でのフォルダ作成の手間と忘れを防ぎます。
■概要
Google Chatでの連絡をもとに、Boxで案件フォルダなどを作成する際、手作業による作成や情報管理に手間を感じていませんか？特に複数のプロジェクトが同時に動いていると、情報の散逸や作成漏れも起こりやすくなります。このワークフローは、Google Chatに特定のメッセージが投稿されると、自動でBoxにフォルダを作成するため、こうした課題を解消し、Google ChatとBoxを用いた情報管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Chatでの連絡を起点に、Boxで手動でフォルダを作成している方
・Google ChatとBoxを活用した案件管理や情報共有の効率化を図りたいと考えている方
・定型的なフォルダ作成業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したい方
■注意事項
・Google Chat、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する
Google Chatで「#フォルダ作成」といった特定のキーワードを含むメッセージが投稿された場合にのみ、Boxにフォルダを自動作成する連携です。
意図したタイミングでのみフォルダ作成の自動化を実行できるため、無関係なメッセージに反応することがなく、より実用的な業務フローを構築できます。
■概要
Google Chatでの連絡をもとに、Boxへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。重要な連絡の見落としや、フォルダの作成忘れは業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローは、Google ChatとBoxを連携させ、特定のメッセージ投稿をトリガーにBoxへ自動でフォルダを作成するものです。定型的なフォルダ作成業務を自動化することで、対応漏れを防ぎ、本来の業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Chatでの依頼内容をBoxで管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
・Google ChatとBoxを連携し、情報管理の抜け漏れ防止や効率化を実現したいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■注意事項
・Google Chat、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxやGoogle Chatを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、BoxとGoogle Chatに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとGoogle Chatでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Boxを使った便利な自動化例
Boxに画像ファイルがアップロードされたらChatGPTで要約してメールを送付したり、ファイルをアップロードしたらSlackに通知したりと、ファイル管理と情報共有を自動化できます。
■概要
Boxに保存されたファイルをOCRで自動的に読み取り、ChatGPTで内容を要約します。
要約された情報はGmailを通じて指定の相手に送信されるため、資料の共有や報告がスムーズに行えます。
この業務ワークフローは、Yoomを活用してAPI連携やAI、OCR機能を組み合わせ、自動化による効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存するドキュメントを効率的に管理したいビジネスユーザーの方
・書類の内容を迅速に共有・報告する必要があるチームリーダーやマネージャーの方
・ChatGPTとOCRを活用して業務プロセスを自動化し、作業時間を削減したいIT担当者の方
・Gmailを利用して情報共有を行っており、ワークフローの自動化でさらなる効率化を目指している方
■注意事項
・Box、ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、ChatGPTで要約してSlackに通知する」ワークフローは、文書管理と情報共有のプロセスを自動化する業務ワークフローです。
OCR技術を使ってファイルからテキストを抽出し、ChatGPTで効果的に要約することで、情報の整理が簡単になります。
さらに、その要約をSlackに自動通知することで、チーム全体での共有がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに多くのファイルを保存しており、情報の整理に時間がかかっている方
・OCRやAIを活用して業務の効率化を図りたいチームリーダー
・ChatGPTやSlackを既に導入していて、これらを連携させたい方
・ドキュメントの要約作業を自動化したい事務担当者の方
■注意事項
・Box、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。
Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業
・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方
・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方
2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方
・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方
■注意事項
・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルの情報をkintoneのデータベースにレコード登録するフローです。
Google Chatを使った便利な自動化例
Slackで投稿されたメッセージを翻訳してGoogle Chatに投稿したり、Google Chatの投稿内容をGoogleドキュメントに追加したりと、コミュニケーションと情報共有を自動化できます。
Google Chatでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で有給申請するフローです。
Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
■注意事項
・Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
■概要
「Google Chatの投稿内容をGoogle 検索して、取得結果を別スレッドに返答する」フローは、チーム内のコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。Google Chatに投稿された質問やキーワードを自動的にGoogle 検索し、その検索結果を関連する別のスレッドに返答します。これにより、情報探しの手間を省き、必要な情報を迅速に共有することが可能になります。YoomのAPI連携やAIを活用したこのフローは、日常の業務をスムーズにサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Chatを日常的に利用しており、情報検索に時間を取られているチームメンバー
・チャット内の質問やリクエストに迅速に対応したいサポート担当者
・情報の一元管理と効率化を図りたいプロジェクトリーダーやマネージャー
■注意事項
・Google 検索、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Slackで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をGoogle Chatに投稿するフローです。
まとめ
BoxとGoogle Chatの連携を自動化することで、手作業での通知や、関連スペース・フォルダの作成といった業務から解放されるだけでなく、ヒューマンエラーもなくすことが可能です。情報共有のスピードと正確性が向上し、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もし、日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
.avif)
