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「Boxに新しいファイルをアップロードするたびに、Google Chatで関係者に通知を送っている…」「重要なファイルだからこそ通知が必須なものの、毎回手作業でメッセージを作成して投稿するのは面倒…」
このように、BoxとGoogle Chatの情報連携に手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、関連するGoogle Chatのスペースへ必要な情報を自動で通知する仕組み</span>があれば、通知漏れや連絡の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、より迅速で確実な情報共有体制を構築できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。この記事を参考に、面倒な手作業をなくし、より重要な業務に集中できる環境を手に入れましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとGoogle Chatを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとGoogle ChatのAPIを連携させると、これまで手動で行っていたファイル共有に関するコミュニケーションを自動化できます。
例えば、Boxに特定のファイルが追加された瞬間に、指定したGoogle Chatのスペースへファイル情報やリンクを自動で投稿するといったことが可能になり、チーム内の情報共有を効率化します。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、そのファイル専用のGoogle Chatスペースを自動で作成し、関係者へ通知する連携です。<span class="mark-yellow">
ファイルごとの議論や確認作業を特定のスペースに集約できるため、情報が分散せず、コミュニケーションがスムーズになります。</span>
特定のフォルダにファイルがアップロードされた場合や、ファイル名に「契約書」「報告書」といった特定のキーワードが含まれる場合にのみ、Google Chatのスペースを自動作成する、より高度な連携です。
あらゆるファイルに反応するのではなく、<span class="mark-yellow">重要なファイルが追加された時だけ自動化を実行するため、不要な通知やスペースの乱立を防ぎ、本当に注意すべき情報だけをチームで共有</span>できます。
それでは、実際にBoxとGoogle Chatを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう。今回は、プログラミング不要で誰でも簡単に設定できる業務自動化ツール「Yoom」を使用します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、Google Chatにスペースを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Boxを検索しましょう。
Boxを選択したら、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックします。
次に、「Boxへのアクセスを許可」をクリックすると、マイアプリ登録の完了です。
続いて、Google Chatを検索し、Google Chat（OAuth）を選択します。
Google Chat（OAuth）を選択したら、「Sign in with Google」をクリックし、次に進みます。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
Client IDとClient Secretを入力してください。
※Google Chatとの連携については、Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
Client IDとClient Secretを入力すると、アカウントの選択に進みます。
追加アクセスを求められる場合がありますので、内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「フォルダのコンテンツID」を手動で入力します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。
※エラーが発生する場合は、Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについてを参考に、登録済みのWebhookIDを削除してください。
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定です。
指定したフォルダに、初回時とは別のファイルをアップロードし、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値（＝アウトプット）」は、後のフローで使用可能です。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Google Chatに、スペースを作成するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「スペースを作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「追加するメンバー情報」を手動で入力し、「スペースの表示名」は取得した値から選択します。
Boxでアップロードされたファイル名をスペースの表示名にすることで、承認者や関連部署のメンバーは、スペース名を見ただけで、どの請求書に関する議論かを一目で把握できます。
また、取得した値を活用することで、毎回変わる情報に合わせたスペースの表示名の作成が可能になります。
テストを実行し、Google Chatにスペースが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はBoxからGoogle Chatへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Chatでのやり取りを起点としてBox側にアクションを起こす自動化も可能です。必要に応じて、下記のテンプレートもぜひご活用ください。
Google Chatの特定のスペースにメッセージが投稿されたことをトリガーとして、Boxに新しいフォルダを自動作成する連携です。例えば、<span class="mark-yellow">新しいプロジェクトに関するキックオフメッセージが投稿された際に、そのプロジェクト用のフォルダを自動で生成</span>することで、関連資料を格納する場所を即座に確保し、手作業でのフォルダ作成の手間と忘れを防ぎます。
Google Chatで「#フォルダ作成」といった特定のキーワードを含むメッセージが投稿された場合にのみ、Boxにフォルダを自動作成する連携です。<span class="mark-yellow">意図したタイミングでのみフォルダ作成の自動化を実行できるため、無関係なメッセージに反応することがなく、より実用的な業務フローを構築</span>できます。
Yoomでは、BoxとGoogle Chatに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとGoogle Chatでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Boxに画像ファイルがアップロードされたらChatGPTで要約してメールを送付したり、ファイルをアップロードしたらSlackに転送したりと、ファイル管理と情報共有を自動化できます。
Slackで投稿されたメッセージを翻訳してGoogle Chatに投稿したり、Google Chatの投稿内容をGoogleドキュメントに追加したりと、コミュニケーションと情報共有を自動化できます。
BoxとGoogle Chatの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業での通知や、関連スペース・フォルダの作成といった業務から解放されるだけでなく、ヒューマンエラーもなくすことが可能です。</span>情報共有のスピードと正確性が向上し、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もし、日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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