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「Boxに新しいファイルをアップロードするたびに、Google Chatで関係者に通知を送っている…」「重要なファイルだからこそ通知が必須なものの、毎回手作業でメッセージを作成して投稿するのは面倒…」
このように、BoxとGoogle Chatの情報連携に手間を感じていませんか？
もし、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、関連するGoogle Chatのスペースへ必要な情報を自動で通知する仕組みがあれば、通知漏れや連絡の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、より迅速で確実な情報共有体制を構築できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。この記事を参考に、面倒な手作業をなくし、より重要な業務に集中できる環境を手に入れましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとGoogle Chatを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Boxにプロジェクト関連のファイルをアップロードした後、情報共有のために手動でGoogle Chatのスペースを作成する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけとして、Google Chatのスペース作成を自動化するためのものです。定型的ながらも重要な情報共有の初動を自動化することで、作業の効率化とコミュニケーションの迅速化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Box と Google Chat を連携してできること
BoxとGoogle ChatのAPIを連携させると、これまで手動で行っていたファイル共有に関するコミュニケーションを自動化できます。
例えば、Boxに特定のファイルが追加された瞬間に、指定したGoogle Chatのスペースへファイル情報やリンクを自動で投稿するといったことが可能になり、チーム内の情報共有を効率化します。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxにファイルがアップロードされたら、Google Chatにスペースを作成する
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、そのファイル専用のGoogle Chatスペースを自動で作成し、関係者へ通知する連携です。
ファイルごとの議論や確認作業を特定のスペースに集約できるため、情報が分散せず、コミュニケーションがスムーズになります。
■概要 Boxにプロジェクト関連のファイルをアップロードした後、情報共有のために手動でGoogle Chatのスペースを作成する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけとして、Google Chatのスペース作成を自動化するためのものです。定型的ながらも重要な情報共有の初動を自動化することで、作業の効率化とコミュニケーションの迅速化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Boxに特定条件のファイルがアップロードされたら、Google Chatにスペースを作成する
特定のフォルダにファイルがアップロードされた場合や、ファイル名に「契約書」「報告書」といった特定のキーワードが含まれる場合にのみ、Google Chatのスペースを自動作成する、より高度な連携です。
あらゆるファイルに反応するのではなく、重要なファイルが追加された時だけ自動化を実行するため、不要な通知やスペースの乱立を防ぎ、本当に注意すべき情報だけをチームで共有できます。
■概要 Boxに重要なファイルがアップロードされた際、関係者への連絡やGoogle Chatでの専用スペース作成を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかるだけでなく、対応の遅れや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、特定の条件に基づいてGoogle Chatのスペース（Box）を自動で作成します。ファイル共有に関する一連の業務を自動化し、迅速で確実な情報共有体制を構築します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Box と Google Chat の連携フローを作ってみよう
それでは、実際にBoxとGoogle Chatを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう。今回は、プログラミング不要で誰でも簡単に設定できる業務自動化ツール「Yoom」を使用します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxにファイルがアップロードされたら、Google Chatにスペースを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要 Boxにプロジェクト関連のファイルをアップロードした後、情報共有のために手動でGoogle Chatのスペースを作成する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけとして、Google Chatのスペース作成を自動化するためのものです。定型的ながらも重要な情報共有の初動を自動化することで、作業の効率化とコミュニケーションの迅速化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1：BoxとGoogle Chatのマイアプリ連携
まずは、Yoomと各アプリの連携からはじめます。画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Boxを検索しましょう。
Boxを選択したら、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックします。
次に、「Boxへのアクセスを許可」をクリックすると、マイアプリ登録の完了です。
続いて、Google Chatを検索し、Google Chat（OAuth）を選択します。
Google Chat（OAuth）を選択したら、「Sign in with Google」をクリックし、次に進みます。
※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
Client IDとClient Secretを入力してください。
※Google Chatとの連携については、Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
Client IDとClient Secretを入力すると、アカウントの選択に進みます。
追加アクセスを求められる場合がありますので、内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
■概要 Boxにプロジェクト関連のファイルをアップロードした後、情報共有のために手動でGoogle Chatのスペースを作成する作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけとして、Google Chatのスペース作成を自動化するためのものです。定型的ながらも重要な情報共有の初動を自動化することで、作業の効率化とコミュニケーションの迅速化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Boxのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「フォルダのコンテンツID」を手動で入力します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。
※エラーが発生する場合は、Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについてを参考に、登録済みのWebhookIDを削除してください。
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定です。
指定したフォルダに、初回時とは別のファイルをアップロードし、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値（＝アウトプット）」は、後のフローで使用可能です。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Google Chatのアクション設定
Google Chatに、スペースを作成するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「スペースを作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「追加するメンバー情報」を手動で入力し、「スペースの表示名」は取得した値から選択します。
Boxでアップロードされたファイル名をスペースの表示名にすることで、承認者や関連部署のメンバーは、スペース名を見ただけで、どの請求書に関する議論かを一目で把握できます。
また、取得した値を活用することで、毎回変わる情報に合わせたスペースの表示名の作成が可能になります。
テストを実行し、Google Chatにスペースが作成されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
Google Chat のデータを Box に連携したい場合
今回はBoxからGoogle Chatへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle Chatでのやり取りを起点としてBox側にアクションを起こす自動化も可能です。必要に応じて、下記のテンプレートもぜひご活用ください。
Google Chatでメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する
Google Chatの特定のスペースにメッセージが投稿されたことをトリガーとして、Boxに新しいフォルダを自動作成する連携です。
例えば、新しいプロジェクトに関するキックオフメッセージが投稿された際に、そのプロジェクト用のフォルダを自動で生成することで、関連資料を格納する場所を素早く確保し、手作業でのフォルダ作成の手間と忘れを防ぎます。
■概要 Google Chatでの連絡をもとに、Boxで案件フォルダなどを作成する際、手作業による作成や情報管理に手間を感じていませんか？特に複数のプロジェクトが同時に動いていると、情報の散逸や作成漏れも起こりやすくなります。このワークフローは、Google Chatに特定のメッセージが投稿されると、自動でBoxにフォルダを作成するため、こうした課題を解消し、Google ChatとBoxを用いた情報管理を円滑にします。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、Boxにフォルダを作成する
Google Chatで「#フォルダ作成」といった特定のキーワードを含むメッセージが投稿された場合にのみ、Boxにフォルダを自動作成する連携です。
意図したタイミングでのみフォルダ作成の自動化を実行できるため、無関係なメッセージに反応することがなく、より実用的な業務フローを構築できます。
■概要 Google Chatでの連絡をもとに、Boxへ手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。重要な連絡の見落としや、フォルダの作成忘れは業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローは、Google ChatとBoxを連携させ、特定のメッセージ投稿をトリガーにBoxへ自動でフォルダを作成するものです。定型的なフォルダ作成業務を自動化することで、対応漏れを防ぎ、本来の業務に集中できる環境を整えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
BoxやGoogle Chatを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、BoxとGoogle Chatに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとGoogle Chatでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Boxを使った便利な自動化例
Boxに画像ファイルがアップロードされたらChatGPTで要約してメールを送付したり、ファイルをアップロードしたらSlackに通知したりと、ファイル管理と情報共有を自動化できます。
■概要 Boxに保管された契約書や請求書などの内容確認を手作業で行い、手間を感じていることはないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Boxにアップロードされた請求書や契約書の内容を確認し、要約を作成して関係者に共有する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。 Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業 ・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方 ・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方 2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業 ・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方 ・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方 ■このテンプレートを使うメリット BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。 また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。 ■注意事項 ・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.ファイルの電子化作業をしている方 ・ドキュメント管理担当者 2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務効率化を目指している中小企業の経営者 ■このテンプレートを使うメリット ・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。 ■注意事項 ・BoxとChatGPTを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ■概要 Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、手作業でkintoneに情報を転記する業務に手間を感じていませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、ファイル名やURLなどの情報をkintoneへ自動でレコード登録し、こうした課題を円滑に解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
また、その内容を要約して関係者に共有する作業は、時間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRでの文字読み取りからChatGPTによる要約、Gmailでの送信までを自動化でき、一連の業務を円滑に進めることが可能です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、OCRが内容を読み取り、ChatGPTが要約を作成、そしてSlackへ自動で通知します。
一連の作業を自動化し、手作業による業務負荷を軽減します。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
Google Chatを使った便利な自動化例
Slackで投稿されたメッセージを翻訳してGoogle Chatに投稿したり、Google Chatの投稿内容をGoogleドキュメントに追加したりと、コミュニケーションと情報共有を自動化できます。
■概要 Google Chatで有給申請の連絡を受けた後、freee人事労務へ手動で情報を入力する作業に手間を感じていないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Chatでの議論や共有事項を、後から議事録やナレッジとしてドキュメントにまとめる作業に手間を感じていませんか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Chatで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. チャットツールとしてGoogle Chatを採用している企業 ・チャットでのやり取りをそのままタスク管理ツールに反映させたい方 2. Asanaを利用してタスクやプロジェクトを管理している企業 ・Asanaを活用しているが、タスク追加の手間を減らしたいと思っている方 ■このテンプレートを使うメリット このテンプレートを活用することで、タスク管理を効率化できます。 さらに、自動でタスクが追加されることにより、タスクの見落としや管理ミスを減らせます。 ■注意事項 ・Google ChatとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。 ■概要 Google Chatでの会話中、気になるキーワードや情報を確認するために、都度ブラウザを開いて検索するのは手間がかかるのではないでしょうか。この手作業が積み重なると、コミュニケーションの速度を落とす一因にもなりかねません。このワークフローは、Google Chatの特定のスペースに投稿されたメッセージを自動でGoogle 検索し、その結果をスレッドに返信することで、情報検索の手間を省き、チーム内の情報共有をより円滑に進めることが可能です。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Slackで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をGoogle Chatに投稿するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google Chatを使って連絡をとっている方 ・海外チームとの進捗、タスク管理でGoogle Chatを利用している方 ・業務のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを使用しているチーム 2.海外メンバーとの会話で翻訳が必要となる方 ・翻訳ツール等を利用する場面の多い方 ・多言語の翻訳が必要となる方 ■このテンプレートを使うメリット チームメンバーが複数の言語を使用している場合、都度手動で翻訳をするのは時間がかかり手間です。 このテンプレートは、Slackに投稿したメッセージを自動的に翻訳し、Google Chatに投稿することができます ■注意事項 ・Slack、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
この作業は単純ですが、多忙な際には入力漏れや転記ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定メッセージをきっかけに、freee人事労務への有給申請を自動で作成できるため、申請プロセスの効率化を実現し担当者の負担を軽減します。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
重要な情報が会話に埋もれてしまい、手作業での転記は抜け漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが送信されると、その内容を自動でGoogleドキュメントに追記できます。
面倒な転記作業から解放され、情報の集約と管理を効率化します。
Google Chatの情報をもとにAsanaへタスクが自動で追加されるため、手動での入力作業が不要になります。
その結果、担当者は浮いた時間を他の業務に充てることができ、業務全体の効率向上につながります。
あとでタスクを追加しようと思って忘れてしまい、対応漏れが発生するといったリスクを未然に防ぐことも可能です。
スピーディーなコミュニケーションが求められる場面がある場合、効率化したいと感じているかもしれません。
手動で翻訳をする必要が無くなるため、スピーディーなコミュニケーションを図ることができ、業務を効率化することができます。
まとめ
BoxとGoogle Chatの連携を自動化することで、手作業での通知や、関連スペース・フォルダの作成といった業務から解放されるだけでなく、ヒューマンエラーもなくすことが可能です。情報共有のスピードと正確性が向上し、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もし、日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
