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「毎回手動でMicrosoft Teamsで共有するの、正直めんどくさい…」
「あの最新ファイル、共有したっけ？」
そんな経験はありませんか？日々の業務でファイルの共有や手動通知を繰り返していると、意外と時間が取られてしまうもの。もしこれらの作業を自動でできたら、もっとコアな業務に集中できると思いませんか？
実は、Microsoft Teamsと様々なツールを連携することで、実際に自動化できちゃうんです！
例えば、クラウドストレージにアップされたファイル情報やデータベースの更新内容など、多様な情報をMicrosoft Teamsに自動通知したりすることが可能です。
本記事では、具体的な自動化例をいくつかピックアップし、ノーコードで手間をかけずに自動化する手順を詳しく解説！
ぜひ最後までチェックして、日々感じている”小さな手間”を削減し、よりスマートな働き方を実現してみてください。
YoomにはMicrosoft Teamsを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが既に用意されています。今すぐ試したい方は以下バナーの「試してみる」をクリックして、早速スタートしましょう！
いろいろな方法で、Microsoft Teamsにデータを自動で送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにMicrosoft Teamsの自動通知を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
様々なクラウドストレージの更新情報を、Microsoft Teamsに自動通知することが可能です。
たとえば、OneDriveやDropboxなどにファイルが格納された際に、そのデータをタイムリーにMicrosoft Teamsに自動通知できます。情報共有を迅速化してチーム全体が最新データをスムーズに確認できることで、効率的な業務進行をサポートします。
データベースやCRMサービスのデータを、Microsoft Teamsに自動通知することも可能です。
Yoomを使えば、Google スプレッドシートやSalesforceなど、多様な便利なツールとMicrosoft Teamsを連携できます。ツールを連携して自動通知を活用することで、共有漏れやミスコミュニケーションを防ぎ、チーム連携の強化に期待できます。
たとえば、Salesforceに追加されたレコード情報を速やかに共有できることで、効率的な営業活動の実現に寄与できるでしょう。
さまざまなフォームツールで受信した回答データを、Microsoft Teamsに自動通知することもできます。
回答データをそのまま通知するだけでなく、AIを活用して内容を整理した上で自動通知することも可能。
たとえば、フォームで受信した問い合わせ内容をタイムリーに通知できることで、サポートチームや営業チームの迅速な対応をサポートします。これにより、顧客満足度の向上や信頼度向上に期待できるでしょう。
それでは、さっそくMicrosoft Teamsにデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携するため、マイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左側の「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。
【OneDriveのマイアプリ登録】
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携に失敗する可能性があります。
「新規接続」クリック後、アプリ一覧からOneDriveを検索します。
Yoomと連携するMicrosoftアカウントにログインしましょう。アカウントのメールアドレスを入力して「次へ」をクリックしてください。
アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
マイアプリにOneDriveが表示されていれば、マイアプリ登録完了です！
【Microsoft Teamsのマイアプリ登録】
※OneDriveのマイアプリ登録時同様に、Microsoft 365（旧Office 365）の一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）に加入していない場合には、Yoomとの連携に失敗する可能性がありますので、ご注意ください。
先ほど同様に「新規接続」をクリック後、アプリ一覧からMicrosoft Teamsを検索します。
先ほどと同様に、Yoomと連携するMicrosoftアカウントにログインしてください。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ登録完了です！
ここから実際にフローボットを作成していきます！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
クリックすると、テンプレートが自動的にお使いのYoom画面にコピーされます。
以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックして次に進みましょう。
まずは、OneDriveにファイルが格納されたら自動的にフローボットを起動させるための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みましょう。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できますが、基本的にはご利用中のプランの最短の起動間隔に設定することをおすすめします。
※ご利用中のプランによって設定できる最短の起動間隔が違うので、ご注意ください。
今回は5分に設定しました！
「ドライブID」欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。
候補から使用するドライブIDを選択しましょう。
フォルダ名は、入力欄下の注意事項を確認して入力してください。
フォルダIDをドライブID同様に、候補から選択しましょう。
設定完了後、テストを行います。テスト用に、実際にOneDriveにファイルを格納してください。
格納後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。テストが成功すると、以下の画面が表示されます。
格納したファイル情報が、アウトプットとして取得できます。
ここで取得したアウトプットを、Microsoft Teamsの通知設定時に活用することで、OneDriveのデータをMicrosoft Teamsに自動通知できるようになります！
正しく情報が取得できていることを確認し、保存しましょう。
続いて、OneDriveに格納されたファイルデータを、Microsoft Teamsに自動通知する設定を行います。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
OneDriveのファイルデータを通知する、「チームID」を候補から選択しましょう。
チャネルIDも同様に、候補から選択してください。
「メッセージ」欄に、自動通知する内容を設定します。
「OneDriveにファイルが格納されました。」など、毎回同じテキストを使用する部分は定型文として固定値で入力し、「アイテム名」や「URL」など、OneDriveのデータを引用する部分はアウトプットを用いて入力しましょう。
下図の設定例を参考に、自由にメッセージを設定してみてくださいね！
※メンションや添付ファイルは、必要に応じて設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、指定したチームのチャネル宛に、設定したメッセージが届きます。Microsoft Teamsに通知が届いていることを確認してください。
確認後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
設定が完了すると、以下の画面が表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットが正常に動作することを確認しましょう。
以上で設定完了です！
他にもさまざまなツールとMicrosoft Teamsを連携し、多様なデータを自動通知することが可能です。フォームの回答をデータベースに自動で追加した上でMicrosoft Teamsに通知したり、商品の注文・発送情報を通知することもできます。逆に、Microsoft Teamsのメッセージ内容を、他のコミュニケーションツールに転送することもできますよ！
いかがでしたか？Microsoft Teamsでのデータ自動送信・転送は、日々手間がかかっている業務を効率化する大きな助けになります。クラウドストレージのファイル更新をチームにタイムリーに通知したり、データベースの情報をMicrosoft Teamsに集約したりといった、これまで手作業で行っていた作業も自動送信・転送を活用することで、日々の業務に余裕が生まれるでしょう。チーム全体で最新情報を素早く共有できる環境が整えば、チーム連携を強化でき、スムーズな業務遂行を実現できるはずです。
Yoomを使えば、自動送信・転送の仕組み化も、ノーコードで時間をかけず簡単に実現可能！
「本当に簡単に設定できるの？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒で完了！登録後はすぐに、様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大！ぜひ自社の業務に合った最適な自動化フローを構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
ぜひ本記事を参考に、日々の「ちょっと面倒だな...」と感じる作業に、自動化を取り入れてみてください。
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