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「毎回手動でMicrosoft Teamsで共有するの、正直めんどくさい…」
「あの最新ファイル、共有したっけ？」
そんな経験はありませんか？日々の業務でファイルの共有や手動通知を繰り返していると、意外と時間が取られてしまうもの。もしこれらの作業を自動でできたら、もっとコアな業務に集中できると思いませんか？
実は、Microsoft Teamsと様々なツールを連携することで、実際に自動化できちゃうんです！
例えば、クラウドストレージにアップされたファイル情報やデータベースの更新内容など、多様な情報をMicrosoft Teamsに自動通知したりすることが可能です。
本記事では、具体的な自動化例をいくつかピックアップし、ノーコードで手間をかけずに自動化する手順を詳しく解説！
ぜひ最後までチェックして、日々感じている”小さな手間”を削減し、よりスマートな働き方を実現してみてください。
YoomにはMicrosoft Teamsを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが既に用意されています。今すぐ試したい方は以下バナーの「試してみる」をクリックして、早速スタートしましょう！
■概要
OneDriveにファイルを格納するたびに、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業は、地味ながらも重要な業務ですが、手作業では手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが格納されたことをきっかけに、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知できるため、関係者への迅速な情報共有と作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いろいろな方法で、Microsoft Teamsにデータを自動で送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにMicrosoft Teamsの自動通知を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
様々なクラウドストレージの更新情報を、Microsoft Teamsに自動通知することが可能です。
たとえば、OneDriveやDropboxなどにファイルが格納された際に、そのデータをタイムリーにMicrosoft Teamsに自動通知できます。情報共有を迅速化してチーム全体が最新データをスムーズに確認できることで、効率的な業務進行をサポートします。
■概要
Dropboxに重要なファイルを追加したものの、関係者への共有が遅れてしまうことはありませんか。また、毎回手動でチャットツールに通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxに新しいファイルが追加されると自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、迅速で確実な情報共有を実現し、確認漏れといった課題を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
OneDriveにファイルを格納するたびに、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業は、地味ながらも重要な業務ですが、手作業では手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが格納されたことをきっかけに、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知できるため、関係者への迅速な情報共有と作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
データベースやCRMサービスのデータを、Microsoft Teamsに自動通知することも可能です。
Yoomを使えば、Google スプレッドシートやSalesforceなど、多様な便利なツールとMicrosoft Teamsを連携できます。ツールを連携して自動通知を活用することで、共有漏れやミスコミュニケーションを防ぎ、チーム連携の強化に期待できます。
たとえば、Salesforceに追加されたレコード情報を速やかに共有できることで、効率的な営業活動の実現に寄与できるでしょう。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録された際、都度Microsoft Teamsで営業担当に連絡する作業に手間を感じていませんか。
こういった連絡は通知漏れやタイムラグの原因となり、貴重なビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Microsoft Teamsへ即座に通知を自動化できます。
迅速で確実な情報共有を実現し、営業活動のスピードを高めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有のシートで情報管理や追加を行う事務職の方
・同時に複数名で同一シートを編集したい経理部門の方
2.Microsoft Teamsを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内の情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチームでやりとりを行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートで情報の管理を行うことは、チーム内で情報共有がスムーズにし、プロジェクトの活性化に繋がります。
Microsoft Teamsを利用することで、より一層チーム内の情報の共有を容易に行います。
しかしGoogle スプレッドシートの情報を、毎回手入力で通知するのは大きな手間です。
情報を追加したら、すぐに全体共有したい考える方にこのフローは適しています。
内容の追加と同時にMicrosoft Teamsへ通知を送付することで、手入力の手間を省き、素早い情報共有を行います。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
さまざまなフォームツールで受信した回答データを、Microsoft Teamsに自動通知することもできます。
回答データをそのまま通知するだけでなく、AIを活用して内容を整理した上で自動通知することも可能。
たとえば、フォームで受信した問い合わせ内容をタイムリーに通知できることで、サポートチームや営業チームの迅速な対応をサポートします。これにより、顧客満足度の向上や信頼度向上に期待できるでしょう。
■概要
Googleフォームで集めた問い合わせやアンケートの回答を、都度確認してMicrosoft Teamsに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は、対応漏れや共有の遅延といった課題につながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知でき、こうした情報共有の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Webサイトなどから寄せられるフォームの問い合わせ内容は多岐にわたるため、内容を都度確認し、手作業で要約・整理して関係部署に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームで受け取った情報をChatGPTが自動で整理し、指定のMicrosoft Teamsチャネルに通知することが可能となり、問い合わせ対応の初動を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそくMicrosoft Teamsにデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
OneDriveにファイルを格納するたびに、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業は、地味ながらも重要な業務ですが、手作業では手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが格納されたことをきっかけに、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知できるため、関係者への迅速な情報共有と作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携するため、マイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左側の「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。
【OneDriveのマイアプリ登録】
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携に失敗する可能性があります。
「新規接続」クリック後、アプリ一覧からOneDriveを検索します。
Yoomと連携するMicrosoftアカウントにログインしましょう。アカウントのメールアドレスを入力して「次へ」をクリックしてください。
アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
マイアプリにOneDriveが表示されていれば、マイアプリ登録完了です！
【Microsoft Teamsのマイアプリ登録】
※OneDriveのマイアプリ登録時同様に、Microsoft 365（旧Office 365）の一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）に加入していない場合には、Yoomとの連携に失敗する可能性がありますので、ご注意ください。
先ほど同様に「新規接続」をクリック後、アプリ一覧からMicrosoft Teamsを検索します。
先ほどと同様に、Yoomと連携するMicrosoftアカウントにログインしてください。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ登録完了です！
ここから実際にフローボットを作成していきます！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
■概要
OneDriveにファイルを格納するたびに、Microsoft Teamsで関係者に通知する作業は、地味ながらも重要な業務ですが、手作業では手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが格納されたことをきっかけに、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知できるため、関係者への迅速な情報共有と作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、テンプレートが自動的にお使いのYoom画面にコピーされます。
以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックして次に進みましょう。
まずは、OneDriveにファイルが格納されたら自動的にフローボットを起動させるための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みましょう。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できますが、基本的にはご利用中のプランの最短の起動間隔に設定することをおすすめします。
※ご利用中のプランによって設定できる最短の起動間隔が違うので、ご注意ください。
今回は5分に設定しました！
「ドライブID」欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。
候補から使用するドライブIDを選択しましょう。
フォルダ名は、入力欄下の注意事項を確認して入力してください。
フォルダIDをドライブID同様に、候補から選択しましょう。
設定完了後、テストを行います。テスト用に、実際にOneDriveにファイルを格納してください。
格納後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。テストが成功すると、以下の画面が表示されます。
格納したファイル情報が、アウトプットとして取得できます。
ここで取得したアウトプットを、Microsoft Teamsの通知設定時に活用することで、OneDriveのデータをMicrosoft Teamsに自動通知できるようになります！
正しく情報が取得できていることを確認し、保存しましょう。
続いて、OneDriveに格納されたファイルデータを、Microsoft Teamsに自動通知する設定を行います。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
OneDriveのファイルデータを通知する、「チームID」を候補から選択しましょう。
チャネルIDも同様に、候補から選択してください。
「メッセージ」欄に、自動通知する内容を設定します。
「OneDriveにファイルが格納されました。」など、毎回同じテキストを使用する部分は定型文として固定値で入力し、「アイテム名」や「URL」など、OneDriveのデータを引用する部分はアウトプットを用いて入力しましょう。
下図の設定例を参考に、自由にメッセージを設定してみてくださいね！
※メンションや添付ファイルは、必要に応じて設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、指定したチームのチャネル宛に、設定したメッセージが届きます。Microsoft Teamsに通知が届いていることを確認してください。
確認後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
設定が完了すると、以下の画面が表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットが正常に動作することを確認しましょう。
以上で設定完了です！
他にもさまざまなツールとMicrosoft Teamsを連携し、多様なデータを自動通知することが可能です。フォームの回答をデータベースに自動で追加した上でMicrosoft Teamsに通知したり、商品の注文・発送情報を通知することもできます。逆に、Microsoft Teamsのメッセージ内容を、他のコミュニケーションツールに転送することもできますよ！
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
Microsoft Teamsの特定のチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使ってメールで転送します。
Outlookのメールの本文や宛先は自由に変更してご利用ください。
間に分岐処理を追加することで、Microsoft Teamsの投稿内容に応じてメールの内容や宛先を分岐することも可能です。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Shopifyで商品が発送されるたびに、関係部署へ手動で連絡をしていませんか？注文数が増えるにつれてこの作業は負担となり、通知の遅延や漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Shopifyでの発送完了をトリガーに、注文情報や配送情報をMicrosoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知でき、手作業による連絡の手間をなくし、迅速で正確な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Shopify、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
毎月の月末に自動的に起動し、あわせてMicrosoft Teamsで通知を行うフローボットです。
このフローボットは、右側の分岐後に追加されたフローによって、様々な自動処理を行うことができます。
※例えば、毎月の請求書発行処理や、スプレッドシートへの集計処理、または定期的なデータバックアップ処理など、様々な用途でご活用ください。
■設定方法
・フローボットのスケジュールトリガーを使用して、毎月の月末付近（28日,29日,30日,31日）にフローボットを起動します。
・「データを操作・変換する」アクションでフローボット起動日を取得し、月末の日付との差分を計算し、月末日当日か照合させます。
・フローボット起動日の日付が月末日当日ではない場合には、フローボットが終了します。
・フローボット起動日の日付が月末日当日の場合は、右側に分岐し、Microsoft Teamsで通知します。
・通知先のチャネルの指定をしてください。
・その後に追加するフローは、目的や用途に応じて自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
・フローボットの設定内容を適宜変更してご利用ください。
・分岐後の右側に追加するフローの設定や内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
アンケートフォームとMicrosoft Excel、Microsoft Teamsを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができます。
さらに、自動的にMicrosoft Excelに回答内容の追加とMicrosoft Teamsに通知されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
いかがでしたか？Microsoft Teamsでのデータ自動送信・転送は、日々手間がかかっている業務を効率化する大きな助けになります。クラウドストレージのファイル更新をチームにタイムリーに通知したり、データベースの情報をMicrosoft Teamsに集約したりといった、これまで手作業で行っていた作業も自動送信・転送を活用することで、日々の業務に余裕が生まれるでしょう。チーム全体で最新情報を素早く共有できる環境が整えば、チーム連携を強化でき、スムーズな業務遂行を実現できるはずです。
Yoomを使えば、自動送信・転送の仕組み化も、ノーコードで時間をかけず簡単に実現可能！
「本当に簡単に設定できるの？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒で完了！登録後はすぐに、様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大！ぜひ自社の業務に合った最適な自動化フローを構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
ぜひ本記事を参考に、日々の「ちょっと面倒だな...」と感じる作業に、自動化を取り入れてみてください。
