「毎回手動でMicrosoft Teamsで共有するの、正直めんどくさい…」
「あの最新ファイル、共有したっけ？」
そんな経験はありませんか？日々の業務でファイルの共有や手動通知を繰り返していると、意外と時間が取られてしまうもの。もしこれらの作業を自動でできたら、もっとコアな業務に集中できると思いませんか？
実は、Microsoft Teamsと様々なツールを連携することで、実際に自動化できちゃうんです！
例えば、クラウドストレージにアップされたファイル情報やデータベースの更新内容など、多様な情報をMicrosoft Teamsに自動通知したりすることが可能です。
本記事では、具体的な自動化例をいくつかピックアップし、ノーコードで手間をかけずに自動化する手順を詳しく解説！
ぜひ最後までチェックして、日々感じている”小さな手間”を削減し、よりスマートな働き方を実現してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft Teamsを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが既に用意されています。今すぐ試したい方は以下バナーの「試してみる」をクリックして、早速スタートしましょう！
OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローを利用すると、作業負担が軽減されます。
自動でファイル情報を通知できるため、作業時間が短縮され業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを利用してファイルの共有やバックアップを行っている方
・OneDriveにファイルがアップロードされたタイミングで迅速に対応したいと考えている方
・ファイルを素早く確認し、次のアクションにつなげたい方
・社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを使って効率的に情報を共有したい方
・ファイルのアップロード状況をメール通知でスピーディに把握したい方
■注意事項
・OneDriveとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsにデータを自動で送信・転送する様々な方法
いろいろな方法で、Microsoft Teamsにデータを自動で送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにMicrosoft Teamsの自動通知を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
ストレージサービスのデータをMicrosoft Teamsに自動で送信・転送する
様々なクラウドストレージの更新情報を、Microsoft Teamsに自動通知することが可能です。
たとえば、OneDriveやDropboxなどにファイルが格納された際に、そのデータをタイムリーにMicrosoft Teamsに自動通知できます。情報共有を迅速化してチーム全体が最新データをスムーズに確認できることで、効率的な業務進行をサポートします。
Dropboxに新しいファイルが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Dropboxの指定フォルダに新しいファイルが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローはDropboxとMicrosoft Teamsを連携させファイルの追加を素早くチームに共有する業務ワークフローです。
ファイル共有や情報共有で最新のファイルが追加されたことをチーム全体に伝えるのは重要ですが、手動で通知するのは手間がかかります。
そこでこのワークフローを使ってDropboxの指定フォルダに新しいファイルが追加された際にMicrosoft Teamsに自動で通知を送ることができ、スムーズな情報共有が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用しているチームやプロジェクト管理者の方
・新しいファイルの共有状況をリアルタイムで把握したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したい方
・手動の通知作業を減らし、業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローを利用すると、作業負担が軽減されます。
自動でファイル情報を通知できるため、作業時間が短縮され業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを利用してファイルの共有やバックアップを行っている方
・OneDriveにファイルがアップロードされたタイミングで迅速に対応したいと考えている方
・ファイルを素早く確認し、次のアクションにつなげたい方
・社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを使って効率的に情報を共有したい方
・ファイルのアップロード状況をメール通知でスピーディに把握したい方
■注意事項
・OneDriveとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
データベース/CRMサービスのデータをMicrosoft Teamsに自動で送信・転送する
データベースやCRMサービスのデータを、Microsoft Teamsに自動通知することも可能です。
Yoomを使えば、Google スプレッドシートやSalesforceなど、多様な便利なツールとMicrosoft Teamsを連携できます。ツールを連携して自動通知を活用することで、共有漏れやミスコミュニケーションを防ぎ、チーム連携の強化に期待できます。
たとえば、Salesforceに追加されたレコード情報を速やかに共有できることで、効率的な営業活動の実現に寄与できるでしょう。
Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、営業チームの迅速な対応を支援する業務ワークフローです。
新しいリードがSalesforceに登録されるたびに、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、チーム全体がリアルタイムで情報を共有できます。
これにより、リードフォローアップのタイミングを逃さず、効率的な営業活動が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用してリード管理を行っている営業担当者の方
・Microsoft Teamsでチームコミュニケーションを強化したい営業マネージャーの方
・リードの迅速なフォローアップを自動化し、営業効率を向上させたい企業の経営者
・Yoomを利用してSalesforceとMicrosoft Teamsの連携を簡単に設定したいIT担当者の方
■注意事項
・Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
フォームのデータをMicrosoft Teamsに自動で送信・転送する
さまざまなフォームツールで受信した回答データを、Microsoft Teamsに自動通知することもできます。
回答データをそのまま通知するだけでなく、AIを活用して内容を整理した上で自動通知することも可能。
たとえば、フォームで受信した問い合わせ内容をタイムリーに通知できることで、サポートチームや営業チームの迅速な対応をサポートします。これにより、顧客満足度の向上や信頼度向上に期待できるでしょう。
Googleフォームで送信された情報をMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めた問い合わせやアンケートの回答を、都度確認してMicrosoft Teamsに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は、対応漏れや共有の遅延といった課題につながることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知でき、こうした情報共有の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた問い合わせや依頼を、チームで迅速に共有したい方
・手作業での情報共有による通知漏れや、対応の遅れに課題を感じているご担当者様
・フォームの回答確認や転記作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの内容をChatGPTで整理して、Microsoft Teamsのチャットに通知する
試してみる
■概要
「フォームの内容をChatGPTで整理して、Microsoft Teamsのチャットに通知する」フローは、社内コミュニケーションをスムーズにする業務ワークフローです。
フォームの回答に対してChatGPTが内容を整理するし通知することで、情報共有の効率化やサポート体制の強化が可能になります。
これにより従業員はよりわかりやすい情報を得られ、次にやるべきことなどを素早く判断することができるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に活用しており、チャットに届く通知内容にに課題を感じている方
・ChatGPTとの連携を通じて、業務の効率化を図りたいIT担当者やチームリーダー
・社外・社内サポートの体制を強化し、顧客や従業員の疑問や質問に迅速に対応したい経営者や管理職の方
■注意事項
・Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には
Microsoft Teamsにデータを自動で送信・転送するフローを作ってみよう ！
それでは、さっそくMicrosoft Teamsにデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OneDriveとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- OneDriveのトリガー設定およびMicrosoft Teamsの自動通知設定
- トリガーをONにしてフローボットの動作確認
OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローを利用すると、作業負担が軽減されます。
自動でファイル情報を通知できるため、作業時間が短縮され業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを利用してファイルの共有やバックアップを行っている方
・OneDriveにファイルがアップロードされたタイミングで迅速に対応したいと考えている方
・ファイルを素早く確認し、次のアクションにつなげたい方
・社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを使って効率的に情報を共有したい方
・ファイルのアップロード状況をメール通知でスピーディに把握したい方
■注意事項
・OneDriveとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OneDriveとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録
はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携するため、マイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左側の「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。
【OneDriveのマイアプリ登録】
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携に失敗する可能性があります。
「新規接続」クリック後、アプリ一覧からOneDriveを検索します。
Yoomと連携するMicrosoftアカウントにログインしましょう。アカウントのメールアドレスを入力して「次へ」をクリックしてください。
アカウントのパスワードを入力して、「サインイン」をクリックします。
マイアプリにOneDriveが表示されていれば、マイアプリ登録完了です！
【Microsoft Teamsのマイアプリ登録】
※OneDriveのマイアプリ登録時同様に、Microsoft 365（旧Office 365）の一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）に加入していない場合には、Yoomとの連携に失敗する可能性がありますので、ご注意ください。
先ほど同様に「新規接続」をクリック後、アプリ一覧からMicrosoft Teamsを検索します。
先ほどと同様に、Yoomと連携するMicrosoftアカウントにログインしてください。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから実際にフローボットを作成していきます！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローを利用すると、作業負担が軽減されます。
自動でファイル情報を通知できるため、作業時間が短縮され業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを利用してファイルの共有やバックアップを行っている方
・OneDriveにファイルがアップロードされたタイミングで迅速に対応したいと考えている方
・ファイルを素早く確認し、次のアクションにつなげたい方
・社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを使って効率的に情報を共有したい方
・ファイルのアップロード状況をメール通知でスピーディに把握したい方
■注意事項
・OneDriveとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると、テンプレートが自動的にお使いのYoom画面にコピーされます。
以下の画面が表示されるので、「OK」をクリックして次に進みましょう。
ステップ3：アプリトリガー設定
まずは、OneDriveにファイルが格納されたら自動的にフローボットを起動させるための、アプリトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みましょう。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できますが、基本的にはご利用中のプランの最短の起動間隔に設定することをおすすめします。
※ご利用中のプランによって設定できる最短の起動間隔が違うので、ご注意ください。
今回は5分に設定しました！
「ドライブID」欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されます。
候補から使用するドライブIDを選択しましょう。
フォルダ名は、入力欄下の注意事項を確認して入力してください。
フォルダIDをドライブID同様に、候補から選択しましょう。
設定完了後、テストを行います。テスト用に、実際にOneDriveにファイルを格納してください。
格納後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。テストが成功すると、以下の画面が表示されます。
格納したファイル情報が、アウトプットとして取得できます。
ここで取得したアウトプットを、Microsoft Teamsの通知設定時に活用することで、OneDriveのデータをMicrosoft Teamsに自動通知できるようになります！
正しく情報が取得できていることを確認し、保存しましょう。
ステップ4：Microsoft Teamsのチャネルに自動通知する設定
続いて、OneDriveに格納されたファイルデータを、Microsoft Teamsに自動通知する設定を行います。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
OneDriveのファイルデータを通知する、「チームID」を候補から選択しましょう。
チャネルIDも同様に、候補から選択してください。
「メッセージ」欄に、自動通知する内容を設定します。
「OneDriveにファイルが格納されました。」など、毎回同じテキストを使用する部分は定型文として固定値で入力し、「アイテム名」や「URL」など、OneDriveのデータを引用する部分はアウトプットを用いて入力しましょう。
下図の設定例を参考に、自由にメッセージを設定してみてくださいね！
※メンションや添付ファイルは、必要に応じて設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、指定したチームのチャネル宛に、設定したメッセージが届きます。Microsoft Teamsに通知が届いていることを確認してください。
確認後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ5：トリガーをONにして、フローボットの動作確認
設定が完了すると、以下の画面が表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットが正常に動作することを確認しましょう。
以上で設定完了です！
Microsoft Teamsを使った便利な自動化例
他にもさまざまなツールとMicrosoft Teamsを連携し、多様なデータを自動通知することが可能です。フォームの回答をデータベースに自動で追加した上でMicrosoft Teamsに通知したり、商品の注文・発送情報を通知することもできます。逆に、Microsoft Teamsのメッセージ内容を、他のコミュニケーションツールに転送することもできますよ！
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。
重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
・部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
・手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
試してみる
■概要
・Microsoft Teamsのチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使って別の箇所にメールを送ります。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
Shopifyで商品が発送されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Shopifyで商品が発送されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローは、eコマース運営における情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。商品の発送情報が自動的にMicrosoft Teamsに通知されることで、チーム全体の連携が強化され、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Shopifyを利用してオンラインショップを運営しており、発送情報の管理に課題を感じている方
・Microsoft Teamsを活用してチームコミュニケーションを円滑にしたいと考えている管理者の方
・業務ワークフローの自動化を通じて、日常業務の効率化を目指しているビジネスオーナーの方
・ShopifyとMicrosoft Teamsの連携を簡単に実現したいと考えているIT担当者の方
■注意事項
・Shopify、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
毎月の月末に起動して通知するフローボットです。分岐後の右側にフローを追加してください。
アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
アンケートフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
終わりに
いかがでしたか？Microsoft Teamsでのデータ自動送信・転送は、日々手間がかかっている業務を効率化する大きな助けになります。クラウドストレージのファイル更新をチームにタイムリーに通知したり、データベースの情報をMicrosoft Teamsに集約したりといった、これまで手作業で行っていた作業も自動送信・転送を活用することで、日々の業務に余裕が生まれるでしょう。チーム全体で最新情報を素早く共有できる環境が整えば、チーム連携を強化でき、スムーズな業務遂行を実現できるはずです。
Yoomを使えば、自動送信・転送の仕組み化も、ノーコードで時間をかけず簡単に実現可能！
「本当に簡単に設定できるの？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒で完了！登録後はすぐに、様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
今すぐ無料でアカウントを作成する
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大！ぜひ自社の業務に合った最適な自動化フローを構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
ぜひ本記事を参考に、日々の「ちょっと面倒だな...」と感じる作業に、自動化を取り入れてみてください。
